Teknologi Informasi dan Produktivitas Kerja

1
Teknologi Informasi dan Produktivitas
Kerja Pegawai

• Oleh
• Muji Joko Warsito

2
PENDAHULUAN 

• Teknologi informasi semakin memainkan peran yang
  signifikan dalam manajemen perkantoran saat ini.
  Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya
  birokrasi tata persuratan, semakin mudahnya akses
  informasi dari satu titik ke titik lainnya. Tentu
  saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian
  besar kontribusinya bagi perkembangan manajemen
  perkantoran jika peran sumber daya manusia tidak
  dioptimalkan.

3

• Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas
  dari peran perangkat komputer, manajemen dan
  teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat
  dikatakan sebagai jantung teknologi informasi.
  Sejak 1990an perangkat komputer telah mengalami
  perkembangan yang sangat pesat.
• Sehubungan dengan perkembangan teknologi
  infomrasi ini, hingga saat ini telah terjadi
  perkembangan yang signifikan di hampir semua
  lembaga tidak terkecuali di UNY,
• Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen
  kelembagaan khususnya manajemen perkantoran dapat
  menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan
  produktivitas kerjanya

4

• Contoh kasus,
• jika seorang pegawai ekspedisi menghabiskan waktu
  satu sampai dua jam untuk mengantar surat maka
  dengan menggunakan mesin fax atau e-mail maka
  waktu yang dua jam tadi dapat dimanfaatkan untuk
  mengerjakan pekerjaan lain. Dengan lain
  perkataan, pegawai ekspedisi tersebut dapat
  ditingkatkan produktivitasnya

5
Tiga kategori masalah

• Pelayanan perkantoran sebelum adanya kemajuan
  teknologi/perangkat komputer
• Pelayanan perkantoran setelah adanya
  teknologi/perangkat komputer
• Pelayanan perkantoran setelah adanya komputer,
  jaringan dan TI 

6
Dari konstelasi masalah di atas dapat kita ambil
berbagai pernyataan berikut

• 1)  Faktor-faktor apa saja yang dapat
  mempengaruhi produktivitas kerja pegawai?
• 2)    Apakah ada pengaruh penerapan teknologi
  informasi dalam manajamen perkantoran modern
  terhadap produktivitas kerja pegawai?
• 3)    Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh
  penerapan teknologi informasi dalam manajemen
  perkantoran modern terhadap produkitivitas kerja
  pegawai?
• 4)    Adakah faktor lain yang dapat mempengaruhi
  peningkat produktivitas kerja pegawai di bidang
  manajemen perkantoran?

7
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI

• Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf
  kemajuan yang luar biasa. Penemuan teknologi
  prosesor komputer yang sudah semakin cepat,
  semakin tingginya kecepatan Random Access Memory
  (RAM)  serta ruang harddisk yang semakin luas
  berdampak pada semakin cepatnya waktu start up
  dan response popups komputer

8

• Dalam prakteknya, Teknologi Informasi dapat
  dijadikan alat bantu untuk mempersingkat jalur
  birokrasi.  

9
Manajemen Perkantoran Modern

• Manajemen Perkantoran
• The Liang Gie kemudian mengemukakan
  rumusannya mengenai manajemen perkantoran.
  Dikatakannya Dengan demikian, pada pokoknya
  manajemen perkantoran merupakan rangkaian
  aktivitas merencanakan, mengorganisasikan
  (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
  arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
  (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan
  secara tertib sesuatu hal.

10
Rangkaian kegiatan

• tata penyelenggaraan
• pelaksanaan secara efisien
• pengendalian, pengawasan dan pengarahan
• perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
• penggerakan.

11
Manajemen Modern

• Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara
  berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan
  dalam istilah modern adalah berkenaan dengan
  penanganan data/informasi. Perkantoran modern
  mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata
  ruang yang baik, menggunakan alat dan
  perlengkapan termasuk mebeler yang tepat para
  pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya
  berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara
  berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan
  jaman. Kantor modern juga mendayagunakan biaya,
  menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif,
  efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan
  manusiawi

12
Produktivitas Kerja Pegawai

• 1. Produktivitas Total Kuantitas Output  /
  Kuantitas Input
• 2. Produktivitas Total Kuantitas dan Kualitas
  Output / Kuantitas dan Kualitas Input

13
Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas
kerja Menurut Sukarna (199341), produktivitas
kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor,

• a. Kemampuan dan ketangkasan karyawan
• b. Managerial skill atau kemampuan pimpinan
  perusahaan.
• c. Lingkungan kerja yang baik.
• d. Lingkungan masyarakat yang baik.
• e. Upah kerja.
• f. Motivasi pekerja untuk meraih prestasi kerja.
• g. Disiplin kerja karyawan.
• h. Kondisi politik atau keamanan, dan ketertiban
  negara.
• i. Kesatuan dan persatuan antara kelompok
  pekerja.
• j. Kebudayaan suatu negara.
• k. Pendidikan dan pengalaman kerja.
• l. Kesehatan dan keselamatan pekerja karyawan.
• m. Fasilitas kerja.
• n. Kebijakan dan sistem administrasi perusahaan.

14
Pengukuran produktivitas kerja

• a. Penggunaan waktu
• b. Output yaitu hasil produksi karyawan yang
  diperoleh sesuai produk yang diinginkan
  perusahaan.

15
Kesimpulan

• Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi
  meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Peran
  komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu
  meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat
  akurasi, kecepatan dan kemudahan yang tinggi.
  Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan
  ringkasan Sistem Informasi Manajemen kini banyak
  diterapkan di kantor-kantor pemerintah maupun
  swasta dengan sistem database yang kompleks dan
  terintegrasi sehingga peningkatatan produktivitas
  kerja pegawai meningkat sangat signifikan.

16
Saran

• Dari pembahasan ini diajukan saran-saran sebagai
  berikut
•  Dalam pelayanan awal untuk database hendanya
  terjadi pelayanan satu atap sehingga tidak
  terjadi kerancuan data pada setiap unit-unit
  kerja.
• Hendaknya di setiap kantor di lingkungan kerja
  terpasang jaringan Local Area Network dan
  Jaringan Intranet agar kemudahan akses pegawai
  dan masyarakat dapat terwujud.
• Jaringan yang sudah ada sudah selayaknya
  dikoneksikan ke seluruh sistem secara
  terintegrasi, serta adanya singkronisasi data
  antar unit-unnit

17
Daftar Pustaka

• Daftar Pustaka 
• Buku
• Mcleod, Raymond. Management Information System,
  SeventhEdition, 1998.
• Shore, Barry. Instruction to Computere
  Information Systems, 1995.
• Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992
• Jogiyanto HM, Analisis Disain Sistem Informasi,
  1999