PROTOCOLO EN LOS EVENTOS DE LA UNIVERSIDAD

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PROTOCOLO EN LOS EVENTOS DE LA UNIVERSIDAD

• Esp. María Eugenia Correa
• Esp. Diana Patricia Barreneche

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El Protocolo se convierte en una herramienta
clave de la comunicación de la empresa
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Qué es el Protocolo
Conjunto de técnicas, normas y tradiciones que
nos permiten organizar con eficacia y rigor los
eventos y ceremonias que la Universidad promueve.
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Técnicas de Protocolo.

• Todos los invitados a un acto deben ser
  recibidos por el anfitrión o por un alto
  representante de la Universidad.
• La presidencia estará ocupa por el rector,
  máximo representante de la Universidad.
• Las autoridades se colocarán en un lugar
  relevante del acto.
• Debe procurarse que en una mesa principal una
  dama no cierre fila.
• En el caso de comidas, el anfitrión ofrece el
  brindis, siendo contestado por el invitado de
  honor.
• En comidas u otros actos de carácter social se
  procura, en el caso de que haya varias mesas, que
  en cada una de ellas se sitúe un representante de
  la Universidad.

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Tarjetas

• Cargo, nombre, apellidos del anfitrión, quien
  además NO FIRMA.
• Carácter del acontecimiento.
• En honor de quien o con qué motivo.
• Hora de iniciación y duración si hay acto.
• Tipo de traje.
• R.S.V. o Por favor confirme asistencia al
  teléfono
• El sitio y el día.
• Logotipo.

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Tarjetas

• Nunca es recomendable utilizar abreviaturas.
• Marcar el sobre a mano.
• Tarjetas preimpresas llenar espacios a mano.
• Dichos espacios no deben contener líneas.
• Ser entregadas, como mínimo, con una semana de
  antelación.
• A veces es necesario un mapa.
• Cuando quien ocupa el cargo es mujer y es
  casada.
• Utilizar en el tratamiento la profesión.

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Cuando somos anfitriones

• La adecuada actitud en un evento interno nos
  permite compartir con nuestros compañeros y
  lograr mostrar a los invitados una buena imagen
  de nosotros y por ende de la Universidad.
• Hacer pasar a la mesa en primer lugar a los
  invitados.
• Orientarlos y acompañarlos sin caer en el
  empalgo.
• No abalanzarse con avidez sobre la comida. No
  coger una cantidad exagerada ni mucho menos
  empacar.
• No tomar licor en exceso.

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Cuando somos anfitriones

• Evitar el protocolo ficticio.
• Seleccionar los invitados.
• Alternar con todos los invitados.
• No demostrar preferencias por un invitado.
• No excederse en disculpas por algún incidente.
• Corresponde al anfitrión determinar cuando
  tiempo se espera a un invitado.
• Dar por terminada la reunión.
• Buena comida, buen licor, buena conversación,
  buena compañía y magnífica atención.

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PRE EVENTO
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"

• Definir grupo responsable
• Nombrar coordinador
• Establecer objetivos del evento
• Definir público objetivo
• Definir programa

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PRE EVENTO
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"

• Definir fechas y horarios
• Solicitar cotizaciones
• Elaborar presupuesto
• Hacer requisiciones
• Actualización y consolidación de las bases de
  datos existentes
• Consecución de recinto y adecuación técnica
• Definir programa

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EVENTO
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"
Promoción y publicidad Diseño de piezas e
imagen corporativa invitaciones, backing,
pendones, señalización, portanombres, carpetas,
lapiceros, formatos de preguntas, evaluación del
evento, escarapelas, certificados de asistencia,
diplomas, cumplidos, página web y/o banner,
plegable de promoción, afiches, pasacalles,
papelería membreteada, memorias carátula para
CD, tiqueteras, estandarte de ubicación para
recibir personajes en el aeropuerto, semáforo de
tiempo y formatos de preguntas.
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EVENTO
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"

• Alimentación
• Transporte
• Tiquetes
• Ornato
• Grupos culturales
• Necesidades de equipos impresoras,
  computadores, teléfonos, fax, amplificación de
  sonido, micrófonos de pie, solapa e
  inalámbrico, video beam, pantalla, etc.

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EVENTO
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"

• Personal de apoyo guías, traductores,
  fotógrafos, maestros de ceremonias, periodistas,
  mensajería,
• Servicios de apoyo embalaje, distribución de
  correspondencia
• Seguros
• Regalos corporativos
• Atenciones sociales
• Hospedaje

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EVENTO
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"

• Elaboración de bases de datos
• Seguimiento y proceso de inscripción

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Montaje Logístico
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"

• Silletería
• Mesas auxiliares y principal
• Ubicación de Pendones
• Instalación backing
• Tapetes
• Arreglos florales
• Mantelería
• Portanombres

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Montaje Logístico
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"

• Atril
• Amplificación de sonido y micrófonos de solapa,
  inalámbrico y de pie.
• Ayudas audiovisuales Video beam, pantalla,
  grabación en audio o audiovisual, etc.
• Aseo del lugar
• Ubicación de la señalización del recinto y zonas
  aledañas y de servicio

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Protocolo
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"

• Carta de invitación a autoridades y otras
  personalidades a la inauguración y la clausura
• Disposición de mesa directiva Precedencias,
  portanombres, papelería específica, saludo
  protocolario, orden del día
• Elaboración de libreto
• Designación de maestro de ceremonias
• Disposición de himnos y banderas

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Actos culturales
"Certamen de planeación larga y ejecución corta"

• Inauguración y clausura
• Definición del tipo de acto
• Locación
• Elementos técnicos como luces, sonido,
  plataforma
• Transporte, alimentación e hidratación de los
  artistas, si no está incluido en el contrato.

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Pos evento

• Pago a proveedores
• Cartas de agradecimiento
• Devolución de elementos y utilería

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MUCHAS GRACIAS
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La imagen personal
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Vivimos en un mundo de

• Servicio
• Relaciones
• Imagen

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Aspectos a considerar de la imagen

• IMAGEN
• Buena presentación
• Sumatoria de varios aspectos
• Comportamiento
• Percepción
• Gestos

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El Lenguaje Corporal

• Son los hábitos que se adquieren, se desarrollan
  inconscientemente y se manifiestan como
  reacciones automáticas
• Reacciones automáticas Son las posturas, los
  gestos, el caminar, la expresión del rostro, las
  manos , el cuerpo , los ojos.

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Aspectos de la imagen

• El peinado
• El vestuario
• Los accesorios
• El perfume
• El lenguaje corporal
• Los modales
• Tono de voz y forma de expresarse

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Fundamentos de la imagen

• El autoconocimiento
• El arte de mirar hacia adentro y sonreír
• Armonía y nitidez
• Sobriedad
• Flexibilidad

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Qué es una imagen agradable???

• Ser y sentirnos agradables
• Es la apariencia visible
• Es aquello que los demás perciben de nosotros en
  una mirada
• Tenemos que proyectar una imagen acorde con la
  actividad que desempeñamos

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El vestuario debe escogerse de acuerdo con

• La edad
• La configuración física
• El clima
• La hora
• El evento
• La imagen de la empresa y la
• actividad que se desarrolla

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Qué imagen da el éxito

• Identidad
• Madurez
• Aceptación
• Gusto
• Energía
• Naturalidad

I M A G E N
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• La imagen que proyectamos es como una tarjeta
  de presentación personal

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• Tu imagen como proyección interior
• Nadie da de lo que no tiene
• Todos nos observan