EVALUACI

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EVALUACIÓN PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
1er Estado de Avance Julio 2007Marco Básico
Sept.2007
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Temario

• Proceso de Preparación
• Proceso de Evaluación
• Proceso Análisis de Resultados
• Conclusiones
• Recomendaciones
• Plan de Asistencia

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Proceso de Preparación

• Para este año se definieron dos pautas de
  revisión, una para los Servicios que se
  encuentran en Marco Básico del Sistema y los
  Servicios que este año pasaron a Marco Avanzado
  del Sistema.
• Para los Servicios que se encuentran en marco
  básico se definió planilla excel con las
  variables a considerar por cada etapa, de cada
  informe definidos en la Guía para Medios de
  Verificación.
• A cada variable se define un rango y una frase
  estándar, más un campo editable aclaratorio.
• Las variables generales abordan temas de Formato,
  Completitud de Datos y Calidad de las acciones
  realizadas a la fecha.

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Proceso de Evaluación

• Se conformó un equipo de trabajo compuesto por el
  equipo de PMG y el equipo de Gobierno de la
  División Clientes.
• Se recepcionaron en fecha de corte (30 y 31 de
  Julio) los Informes de los 133 Servicios.
• Para realizar la evaluación, cada evaluador
  revisa informe a informe y determina el nivel de
  cumplimiento de la variable, según los tramos
  definidos. Además completa el campo editable,
  para detallar a lo que se refiere.

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• Proceso Análisis de Resultados

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Resultados
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Conclusiones

• Etapa 1, Competencias.
• Algunos servicios no realizan diagnóstico de
  competencias a sus funcionarios acreditados,
  entendiendo con esto que las brechas en
  competencias se encuentran superadas, lo cual es
  incorrecto.

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Recomendaciones Etapa 1

• Contar con un instrumento de Diagnóstico que
  permita determinar las brechas existentes.
• Realizar de manera permanente acciones de
  capacitación que permitan disminuir las brechas
  detectadas.

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Sobre la Acreditación

• Objetivos de la Acreditación
• Contribuir al desarrollo profesional de los
  usuarios del área de abastecimiento
• Fomentar un eficiente gestión de abastecimiento
• Desarrollar programas de formación que
  contribuyan a desarrollar las competencias en
  gestión de abastecimiento
• Reconocer las competencias adquiridas a través de
  la experiencia
• Competencias a evaluar
• Realizar la Gestión de Abastecimiento
• Usar el Portal para realizar los procesos de
  adquisición.
• Aplicar la Normativa a los procesos de Compras
  Públicas
• Aplicar Ética y Probidad en el Sistema de Compras
  Públicas

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Proceso de Acreditación

• El proceso de acreditación 2007 se realizará los
  días 8 y 9 de enero de 2008.
• El período de inscripción se realizará a partir
  del mes de noviembre hasta la 1ra quincena del
  mes de diciembre.
• El proceso de acreditación será similar al
  realizado el año 2007.
• Se enviará instructivo próximamente informando el
  proceso.
• Dudas y consultas acreditacion_at_chilecompra.cl

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Conclusiones

• Etapa 2, Gestión de compras y Contrataciones.
• Se observa una mayor comprensión de los objetivos
  de medición de los indicadores de gestión con
  respecto al anterior periodo de evaluación. Sin
  embargo existen algunos servicios que aún no
  comprenden el alcance de los Indicadores (qué
  mide, interpretación, los datos que considera, el
  objetivo).

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Recomendaciones Etapa 2

• Revisar de manera permanente la Plataforma de
  Probidad Activa.
• Registrar en las fechas indicadas los resultados
  obtenidos en los indicadores de gestión.
• Continuar con aquellas acciones que permitieron
  mejorar los resultados de sus indicadores durante
  el año.

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Conclusiones

• Etapa 3, Programación de Compras y Gestión de
  Contratos
• Al incorporar la columna para justificar la no
  evaluación de los contratos vigentes, se pudo
  constatar que gran parte de los servicios no
  comprende lo que significa gestionar contratos.
• Algunos Servicios enviaron un número de contratos
  bastante menor al enviado en enero de 2006.

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Recomendaciones Etapa 3

• Todos los contratos que tienen cláusulas de
  renovación automática deben evaluarse antes de su
  fecha de vencimiento, de lo contrario, se pierde
  el objetivo.
• Todos los contratos con cláusula de término
  anticipado deben evaluarse durante la ejecución
  del contrato y no al final de éste.
• La evaluación de contratos debe ser una práctica
  habitual para mejorar la calidad de las
  condiciones y/o de los productos/servicios
  contratados.
• La evaluación significa determinar la calidad de
  los actuales contratos y no la que se realiza en
  el proceso de adquisición. No es adecuado colocar
  como actividades la ID del proceso, ya que ello
  indica que no hubo gestión (evaluación) previa.

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Conclusiones

• Etapa 4, Plan de compras
• Las acciones correctivas que el Servicio propone
  no se orientan a disminuir o eliminar las
  desviaciones que causan impactos negativos y
  mejorar el proceso de planificación, incluyendo
  los oportunos ajustes.

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Recomendaciones Etapa 4

• El análisis debe realizarse frente a los 10
  productos o servicios más desviados y relevantes
  durante los períodos solicitados (informe de
  final acumulado enero-diciembre y el mes de
  diciembre), no sobre ítemes presupuestarios.
• Es un ejercicio para mejorar la gestión
  institucional en el ámbito de Abastecimiento, por
  lo tanto debe aplicarse oportunamente y como
  práctica habitual.

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Conclusiones

• Etapa 5, Modelo Mejoramiento Continuo
• Gran parte de los servicios no cumple con
  terminar sus actividades en un 70 como lo
  señalan los documentos técnicos.
• Se observa que la gran mayoría de los servicios
  no realiza proyectos, sino que abordan sus áreas
  con riesgo con actividades de corta duración.

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Principales debilidades detectadas

• Etapa 6, Resultado Programa seguimiento de
  proyectos anteriores
• Gran parte de los servicios no incorpora los
  indicadores de los proyectos ya terminados en el
  Panel de Control, para continuar con su monitoreo.

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Recomendaciones Etapa 5 y 6

• Terminar las actividades que se encuentren en
  estado pendiente, así como continuar con la
  implementación de los proyectos que fueron
  formulados el año 2007.
• Abordar aquellas áreas con riesgo que aún
  presentan debilidades.
• Leer informe final del año 2006, considerar
  además las observaciones enviadas en este evento
  y revisar la información de proyectos de años
  anteriores (etapa 6).
• Incorporar los indicadores de aquellos proyectos
  que se encuentren terminados en el Panel de
  Control.

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Plan de Asistencia técnica

• Se elaboró calendario de reuniones con aquellos
  Servicios que presentaron mayores debilidades en
  el 1er Estado de Avance.
• Apoyo permanente a aquellos Servicios que lo
  estimen necesario.
• Dudas y consultas pmg_at_chilecompra.cl

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Consideraciones Finales

• Fecha de entrega Informe Final 10 de enero de
  2008.
• Rol de los Auditores Internos.

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(No Transcript)
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