Pasos para formar Equipo de Mejora

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Pasos para formar Equipo de Mejora

• Bernardo J. Lara C.
• Inspirado en P. Scholtes, El Manual del Equipo,
• Deborah Harrington, Team Development Tool Kit y
  otros.

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Creación e Integración de Equipos de Mejora
Objetivos Al finalizar el módulo los participan
podrán,

• Resumir los pasos claves para un equipo
  efectivo, en especial , el proceso de formación
  de un equipo de mejora (o de aprendizaje
  organizacional).
• Poder ser capaces de integrarse y organizarse
  con eficiencia en un equipo de Proyectos de
  Consultoría en Facilitación de Procesos de
  Equipos para mejorar una Unidad Organizacional.

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Criterios de Efectividad Organizacional
Claridad - Entendemos lo mismo - Explicitamos
conscientemente
Acuerdo Aceptamos - Significado común como
valido - Actitud de aceptar y apoyar para fin
común
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Criterio de Efectividad Organizacional del
Equipo El engrane o la congruencia

• El Engrane o la Congruencia ( simbolizada en )
• Es la correspondencia entre los objetivos,
  valores y normas del equipo , el sistema
  cliente y la organización que le sirve de
  sustentación y apoyo (El equipo de mejora se
  forma con delegados de una red de equipos).

Gerencia
Equipo de apoyo
Sistema cliente
Equipo Operador
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Equipo de Mejora

• Es grupo de personas de diferentes áreas de la
  organización que se reúnen periódicamente para
  analizar y proponer soluciones a los problemas y
  aprovechar oportunidades que se presentan en la
  empresa, es muy semejante al Equipo de
  aprendizaje organizacional.
• (ver los pasos primeros para formar un equipo de
  aprendizaje)

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Factores Claves del Éxito en Equipos
1.Misión-Visión Valores Compartidos
2.Objetivos Retadores Factibles Comprometidos
todos a lograr
8.Evaluar para Aprender
3.Roles Aceptados y asumidos
Claves del Exito en Equipo
De interaccion
7.Ejecutar juntos o Coordinados
4. Normas
De calidad
6.Planear Juntos
5.Procedimientos
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1.Fijar objetivos retadores, urgentes Con
indicadores de éxito.
8.Aprovechar el poder positivo De la
retro-información
2.Selección de integrantes con habilidades
complementarias
7.Pasar mucho tiempo juntos O comunicándonos por
la red.
Pasos para desarrollo del Equipo de Mejora
6.Retar al grupo con Nueva información
3.Asignar Roles y Establecer reglas y
procedimientos
5.Planificar bien las reuniones y acciones.
4.Establecer tareas y Metas de corto plazo
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Cinco Etapas para el Mejoramiento de un proceso

• 1. Entender el proceso.
• 2. Eliminar los Errores
• 3. Suprimir lo innecesario
• 4. Reducir la variación
• 5. Plan para el Mejoramiento Continuo.

Fuente P. Scholtes, Manual del Equipo, 1995
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Cinco fuentes de Problemas en un Proceso

• 1- El conocimiento inadecuado de
• a) cómo funciona un proceso.
• b) cómo debe desenvolverse un proceso.

2. Errores y equivocaciones en la ejecución de
los procedimientos 3. Las prácticas actuales no
reconocen medidas preventivas como mantenimiento
de los equipos técnicos y humanos,
maquinaria... 4. Las actitudes erróneas que
motivan pasos innecesarios, o reprocesos ,
medidas como seguridad o auditoría que producen
despilfarro. 5. La variación de los insumos
(calidad no consistente) y los resultados.
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Actividades cruciales en Esfuerzo de Mejora
1. ABRIR Y MANTENER COMUNICACION
2.ARREGLAR PROBLEMAS OBVIOS
3.OBSERVAR ETAPAS ANTERIORES
5.VIGILAR CAMBIOS
4.DOCUMENTAR PROGRESO Y PROBLEMA
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ESTRATEGIAS BASICAS DEL METODO CIENTIFICO

• EL USO DE METODO SISTEMATICO PARA LA CREACION DE
  PLAN DE MEJORA DEFINE EL EXITO O FRACASO DE UN
  EQUIPO
• 1- RECOPILAR DATOS UTILES
• 2. IDENTIFICAR CAUSAS FUNDAMENTALES DE
  PROBLEMAS.
• 3. DESARROLLAR SOLUCIONES APROPIADAS.
• 4. PLANIFICAR Y EJECUTAR CAMBIOS.

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1.DEFINIR OBJETIVOS
2. DESARROLLAR DEFINICIONES OPERATIVAS Y
PROCEDIMIENTOS
5.CONTINUAR MEJORA CONSISTEN- CIA Y ESTABILI
DAD DE DATOS
RECOPILAR DATOS UTILES
3.PLANIFICAR CONSISTENCIA ESTABILIDAD DE DATOS.
4. COMENZAR RECOPILACION DE DATOS
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1. IDENTIFICAR CAUSAS POTENCIALES
2. VERIFICAR CAUSAS CON DATOS
IDENTIFICAR CAUSAS DE PROBLEMAS
3. VERIFICAR CONCLUSIONES ACERCA DE LAS CAUSAS.
4.ACTUAR
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1.DESCRIBIR NECESIDAD
2. DEFINIR METAS Y CRITERIOS
7.SEGUIMIENTO
DESARROLLAR SOLUCIONES APROPIADAS
6.SELECCIONAR MEJOR OPCION
3. IDENTIFICAR RESTRICCIONES
5.EVALUAR OPCIONES
4.GENERAR OPCIONES
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1. Detectar Problemas y buscar causas.
Analizar la realidad
2. Proponer Soluciones con cambios, acciones y
cronograma
Planificar y ejecutar los cambios para
soluciones con seguimiento
3. Hacer seguimiento
4.Comunicar con cliente para verificar
su satisfacción o insatisfacción
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Motivacional- Relación
Orientación a Tarea
Liderazgo débil en exigir calidad.
Resentimientos y frustración
Desconfianza Perdida del entusiasmo Y de la
energía
Cinismo e hipocresía, Sarcasmo, desesperanza
aprendida.
Ingresos altos por alta productividad y sin
sistema justo de reconocimiento
Falta de claridad en metas
Obstáculos En equipo histórico
Discapacidad (Falta de habilidades)
Falta de recursos en proporción a retos
Discusiones no constructivas, ataques a las
personas.
Cumplir con la Agenda importa más que resultados
Heridas de tipo emocional
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Necesidades para Trabajar en Equipo en una
Organización Real
Necesitamos Actualmente
Cosas que nos gustaría aprender

• Visión global y compartida
• para centralizar sin perjudicar
• otros departamentos. (2)
• Consciencia, flujo de ideas.
• Superar prepotencia y
• cerrazón Varios enfoques (3)
• Superar apatia, falta de
• respondabilidad y poca
• credibilidad Confiables (12)
• Superar poco compromiso con
• la mejora continua. (2)
• Terminar los proyectos

• Integración de compromisos adquiridos
• con la capacidad de los integrantes de
• los equipos (2)
• Puntualidad y preparación de reuniones (3)
• Local apropiado
• La unión y colaboración entre integrantes
• Amigos (6)
• La forma de trabajar sometida a consenso,
• misma sintonía (2)
• Contar con recursos indispensables
• para el trabajo.

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Lista de verificación para el equipo de mejora

• Hemos aclarado la misión y los objetivos del
  equipos?
• Nos hemos organizado internamente para ser
  efectivos?
• Tenemos claras las estrategias básicas del
  método cien-tífico?
• Hemos identificado las necesidades de
  mejoramiento para ser enfrentadas por el equipo?
• Estamos conscientes de las cinco etapas para el
  mejoramiento del proceso?
• Hemos determinado cuáles son las estrategias de
  mejora que se adaptan a nuestro proyecto?
• Hemos creado nuestro diagrama de flujo arriba -
  abajo? (en el cual están asignados las acciones,
  los recursos, el entrenamiento, que necesitarán a
  lo largo del proyecto)