Journ

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Journées BFC - SIRHUSOctobre 2007V1.1
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Préalable pour les Formateurs Internes Sirhus

• Information à démultiplier en délégation
• Documentation disponible sur lintranet Sirhus,
  espace Formation
• Public cible fonction de votre organisation en
  délégation
• Date cible de partage de linformation paie de
  novembre

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Journées BFC - SIRHUSINTRODUCTION du BCP
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UNE VISION GLOBALE ET PARTAGEE

• A CHAQUE METIER, SON OUTIL
• SIRHUS GESTION DE PERSONNEL ET PAIE
• BFC FINANCES BUDGET ET COMPTABILITE
• DANS UN SYSTEME GLOBAL ET INTEGRE
• SAISIE UNIQUE A LA SOURCE
• REFERENTIELS PARTAGES

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LA PAIE ...EXECUTION FINANCIERE DU CONTRAT DE
TRAVAIL

• Le dossier SIRHUS de chaque agent doit comporter
  toutes les informations nécessaires
• au calcul de sa paie
• statut juridique (catégorie statut - nature de
  contrat)
• situation personnelle ( enfants ..)
• évènements de gestion (affectation fonction )
• service fait (quotité absences..)
• retenues et oppositions
• et à sa comptabilisation
• analytique (poste)
• générale (évènements et statut juridique)
• budgétaire (poste)

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LES DEUX ETAPES DU CALCUL DE PAIE

• A chaque calcul de paie et agent par agent
• RPCALC (programme de calcul de paie)
• Conformité de la paie par rapport à la situation
  de chaque agent en conformité avec la
  réglementation
• Vérification SRH et BCP si non-conformité
• correction éventuelle du dossier SIRHUS ou
  matricule bloqué en paie
• RPCIPE ( programme dintégration comptable)
• Traduction comptable du calcul de paie
   balance comptable  par agent
• Vérification BCP si non équilibré
• matricule bloqué en paie

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Journées BFC - SIRHUSINTRODUCTIONsur Les
problématiques budgétaires et comptables
dimputations des dépenses de personnels dans
SIRHUS(fonds 0 et fonds 1)
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Rappels sur les postes ressources de
financement et imputations budgétaires

• Cest lorigine de la ressource de financement
  dun poste qui détermine les acteurs en charge de
  la création du poste.
• Subvention détat fonds 0 SECG
• Ressources propres fonds 1 SRH
• Cofinancement fonds 0 et fonds 1 SECG
• Linformation sur le fonds induit une imputation
  budgétaire.
• Colonne NA regroupement des dépenses de
  personnels financées en tout ou partie sur la
  subvention détat
• Colonne NB regroupement des dépenses de
  personnels financées exclusivement sur ressources
  propres.
• Faut-il en déduire que fonds 0 colonne NA et
  fonds 1 colonne NB ?
• Le cas des financements à 100
• Le cas particulier des cofinancements

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La raison et les enjeux de ces informations

• La philosophie de la LOLF et la logique des
  dépenses de personnels limitatives dans le
  nouveau cadre budgétaire et comptable.
• Le poids et la dynamique des dépenses de
  personnels du budget de létat à celui du CNRS.
  
• Pourquoi un double plafond limitatif en crédits
  et en ETPT pour les personnels financés sur
  subvention détat ? Et pour les autres ?
• Nouvelles marges de manœuvre et
  responsabilisation des décideurs sur les
  politiques de rémunération et de recrutement.
• Mieux maîtriser les dépenses de personnels pour
  en faire quoi ?
• Les conséquences dune mauvaise imputation
  budgétaire dun poste.
• Les enjeux pour lagent, lunité et le SRH
• Les enjeux pour le SECG
• Les enjeux pour létablissement
• Un exemple concret avec les contrats financés par
  la DGA

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Quelques conseils pour ne plus se tromper

• Ce quil ne faut pas faire une catégorie, un
  statut un fonds
• Pas si simple
• Pas durable
• La bonne question qui finance le poste ?
• Cest quoi une subvention détat ?
• Cest quoi une ressource propre ?
• Exemples et piéges sur les populations
  contractuelles
• Un contrat de courte durée article 6-2
• Un post-docs ministériel et un post-docs
  entreprise
• Un contrat DGA et un doctorant DGA
• Un contrat ANR et une chaire dexcellence ANR

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Journées BFC - SIRHUS INTRODUCTION de la DFI
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A quoi sert le budget ( des dépenses de
personnel) ?

• Prévoir
• Contrôler la disponibilité du crédit
• Bénéficier des marges de manœuvre
• Rendre compte de lactivité par grandes fonctions
• Calculer les coûts complets des activités

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Une dépense est imputée par destination et par
nature
X
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La logique des échanges Sirhus-BFC
Informations Sirhus
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OBJETS ANALYTIQUES BFC REPRESENTANT UNE UNITE DU
CNRS
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Journées BFC - SIRHUSDéclinaison
opérationnelle
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Sirhus BFC (1/2)
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SIRH BFC (2/2)

• Récupération quotidienne des référentiels BFC
• Mises à jour sur les centres de coûts, les EOTP
  et le plan de compte général
• Envoi quotidien des Personnels
• Mises à jour sur les dossiers Agents et nouveaux
  dossiers Agents
• Envoi programmé des avances et acomptes pour
  règlement par BFC
• Déclenché par le Bureau Central de la Paie (BCP)
• Envoi mensuel de la Paie
• 1 seul flux pour
• Comptabilisation budgétaire, analytique et
  comptable de la Paie
• Règlement aux agents et aux organismes sociaux
  (URSSAF, MGEN, )
• Mais 2 traitements distincts
• Déclenché par le BCP

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Circuit des structures

• Une unité LABINTEL est représentée dans SIRHUS
  par
• Une unité structurelle
• Une unité LABINTEL est représentée dans BFC par
• Une division (module dépenses)
• Un centre financier (module budget)
• Plusieurs centres de coûts (module comptabilité
  analytique)
• Dont le centre de coûts paie (PAAAnnnn ou
  PACRnnnn)
• Lintégration du flux LABINTEL dans Sirhus est
  AUTOMATIQUE
• Lintégration du flux LABINTEL dans BFC est
  MANUELLE

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Circuit des centres de coûts et des EOTP

• Un centre de coûts  paie  est créé par centre
  financier
• Un OTP est créé dans BFC si le contrat est à
  justifier
• Un EOTP spécifique est créé en cas de dépenses de
  personnel
• Avec un domaine dactivité égal à 0009
• Ne pas oublier les 000000 du numéro dOIP
• Les centres de coûts et les EOTP sont transférés
  tous les soirs vers SIRHUS
• La fiche navette est complétée avec le numéro de
  centre de coûts ou dEOTP

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Circuit des agents

• Le référentiel des dossiers Agents CNRS est dans
  SIRHUS
• Lenvoi à BFC est réalisé tous les soirs
• Lintégration dans BFC est effective si
• Une mesure est présente (IT0)
• Une affectation est présente (IT1)
• Lidentité est présente avec nom, prénom et NIR
  (IT2)
• Lagent est transformé en tiers fournisseur si
• Lagent est intégré avec adresse (IT6) et mode de
  paiement (IT9)
• La date deffet est inférieure ou égale à la date
  du jour

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Disponibilité des crédits recrutements sur RP

• Elle est obligatoire pour finaliser lembauche
• Elle est réalisée dans BFC par
• La saisie dun pré-engagement (facultatif, mais)
• Anonyme
• Sans transfert vers Xlab
• La saisie dun engagement (obligatoire)
• En référence à un pré-engagement si présent
• En référence à un tiers fournisseur (retrouvé via
  le matricule)
• Avec transfert vers Xlab sous la forme dune
  commande de personnel
• La fiche navette est complétée avec lattestation
  de disponibilité des crédits

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Engagement individuel (EI) règles 1/2

• Un engagement individuel est individuel
  (pléonasme, sortez du rang)
• Il ne comporte quun seul poste
• Il fait référence à un tiers correspondant à un
  matricule Sirhus (4)
• Il fait référence
• A un centre de coûts de type paie (PAAAnnnn ou
  PACRnnnn)
• OU à un EOTP de type personnel (Domaine
  dactivité 0009)
• Et exclusivement à la nature NB1
• Un seul EI par imputation et par exercice quelles
  que soient les périodes
• Sirhus envoie des données cumulées par imputation

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Engagement individuel (EI) règles 2/2

• Limputation dun EI ne se modifie pas (cohérence
  Xlab)
• Suppression ou solde de lEI avec données
  erronées
• Création de lEI avec les données correctes
• Un EI est soldé en cochant la case  Traité  au
  niveau de len tête
• Ne pas oublier de solder le pré EI si présent

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Engagement et pré-engagement règles

• Le pré EI permet dattester au plus tôt de la
  disponibilité des crédits
• Il semble logique de lutiliser
• Lintervention sur le montant dun EI est
  précédée de la même intervention sur le pré EI si
  présent
• Le solde dun EI implique de solder également le
  pré EI si présent
• En cochant  Activé terminé  dans le poste de
  lEI
• Faute de quoi le budget correspondant est
  toujours bloqué

26
Engagement individuel (EI) exemple
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Contrôle de cohérence Sirhus BFC

• Il est réalisé pour tous les agents imputés en
  totalité sur RP
• Au début du cycle de comptabilisation de la paie
  M
• Les contrôles portent sur
• La présence obligatoire de lEI
• Le montant non soldé de lEI (gt montant total
  des charges)
• La cohérence des éléments analytiques (CC ou
  EOTP)
• Ces contrôles sont déclenchés par le BCP

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Contrôle de cohérence - Corrections dans Sirhus

• Elles sont possibles entre la reprise des saisies
  en M jusquà la paie de correction en M1
• Elles portent essentiellement
• Sur la ventilation des coûts
• Choix du centre de coût
• Choix de lEOTP
• Choix du fonds

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Contrôle de cohérence - Corrections dans BFC

• Elles sont possibles jusquà lintégration
• Elles portent sur les éléments suivants des EI
• Lajustement du montant (ajuster le pré EI
  dabord si présent)
• Le changement délément dimputation (solde
  création)
• Le solde (pré EI également à solder si présent)
• Elles portent sur les adresses budgétaires et
  analytiques
• Elles portent sur les EOTP
• La fiche navette est contrôlée et ajustée en
  conséquence

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Le traitement BFC des nets à payer

• Il est déclenché par le BCP
• Sirhus adresse à BFC un flux spécifique
• Le flux est intégré dès réception
• Le flux transmis nest pas modifiable
• Il faut donc lintégrer tel que
• Les virements sont réalisés par BFC

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La comptabilisation des paies (1/2)

• Elle est déclenchée par le BCP
• Le traitement est indépendant de celui des nets à
  payer
• Sirhus adresse à BFC un flux spécifique
• Le flux est intégré en différé
• Il nécessite un interlocuteur unique en
  délégation
• Point dentrée pour le traitement des anomalies

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La comptabilisation des paies (2/2)

• Le flux transmis nest pas modifiable
• Il faut donc lintégrer tel que
• La DFI peut intervenir
• Pour aider dans la résolution dun problème
  budgétaire ponctuel
• En attendant les corrections
• La correction est réalisée dans Sirhus si
  mauvaise ventilation des coûts dans Sirhus (CC,
  EOTP et/ou fonds)
• Pour prise en compte dans la paie suivante
• Attention contacter le BCP si le dossier
  concerné par la correction de la ventilation des
  coûts est un dossier sorti antérieurement à la
  paie en cours (le BCP fera en sorte de le
  recycler dans la paie en cours IT 3) 

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La comptabilisation des paies (2/2)

• Correction de la ventilation des coûts dun
  dossier - IT1018 du poste de travail

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La recherche des EI dans BFC

• Rappel lEI est obligatoire pour les agents
  imputés sur RP
• La recherche porte sur le couple matricule /
  élément analytique
• Si elle est infructueuse
• Elle est réalisée sur le matricule seul
• Si elle est infructueuse
• Cest une erreur (mise en œuvre en 2008)

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Comptabilisation - les principales anomalies (1/2)

• EI absent
• Il est obligatoire, il faut donc le saisir
• EI avec disponible insuffisant
• Soit lEI est  terminé  et il faut le solder
• Soit le montant de lEI est à réajuster

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Comptabilisation - les principales anomalies (2/2)

• Adresse budgétaire avec disponible insuffisant
• Il faut trouver quel est le matricule qui a
  déclenché lanomalie
• afin de pouvoir estimer la situation
• et décider de la conduite à tenir
• EOTP dont le domaine dactivité nest pas 0009
• Il faut solder lEI qui y fait référence
• Il faut créer un nouvel EOTP avec le domaine
  dactivité 0009
• Il faut saisir un EI sur cet EOTP

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Le solde des EI en fin de période

• Un EI pour lequel le dernier mois de paie a été
  comptabilisé
• Doit être soldé pour permettre laccès à lEI
  suivant ou pour réajuster les disponibles (règle
  actuelle)
• Ne pas oublier de solder également le pré EI
  s il existe
• La fiche navette doit comporter la date de fin
• On peut aussi attendre le rejet lors de la
  comptabilisation (règle actuelle)
• On peut aussi attendre la fin dexercice

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Exemple de correction (1/2)
Janvier Février Mars Avril
Agent en RP à tort sur janvier, février et mars 1000 1000 1000   EI obligatoire
En avril correction dans Sirhus fonds SE          
La comptabilisation d'avril annule les erreurs en fonds RP       -3000 EI obligatoire et actif
La comptabilisation d'avril rectifie les erreurs en fonds SE       4000  
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Exemple de correction (2/2)
Janvier Février Mars
Agent sur PACR à tort sur janvier et février 1000 1000 EI1 obligatoire sur PACR
En mars correction dans Sirhus EOTP        
La comptabilisation de mars annule les erreurs       -2000 EI1 obligatoire et actif sur PACR
La comptabilisation de mars rectifie les erreurs       3000   EI2 obligatoire sur EOTP
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Laffichage des EI pour un matricule donné

• Menu ? Gestion des engagements individuels ?
  Afficher engagement de fonds ? Sélectionner
  pièces via liste de traitement
• Utiliser la recherche du fournisseur via le
  matricule
• Vous obtenez la liste des EI pour le matricule
  considéré
• Vous visualisez lEI en cliquant sur son numéro
• Vous visualisez les liquidations en cliquant sur
   Utilisation 

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Laffichage des EI écran de sélection
42
Affichage des EI - résultats
Indicateur de solde
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Affichage des liquidations pour un matricule donné

• Menu ? Gestion des engagements individuels ?
  Afficher engagement de fonds
• Afficher lengagement de fonds
• Cliquer sur le bouton  Utilisation 
• Vous obtenez les factures/avoirs imputées sur
  lEI considéré
• Des plus récentes aux plus anciennes
• Détaillées par compte de charge
• Avec possibilité de remonter jusquau poste de la
  pièce de comptabilisation selon les habilitations

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Affichage des liquidations pour un matricule donné
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Les flux avec Xlab

• Les engagements individuels sont adressés à Xlab
• Sous la forme de commandes de personnel
• Les liquidations de personnel sont intégrées dans
  BFC
• Sous la forme décritures comptables détaillées
  par compte
• Les liquidations de personnel sont adressées à
  Xlab
• Comme la dernière situation de lengagement
  individuel

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La fin dexercice

• Les engagements individuels sont tous soldés
• Pour les contrats en cours
• Création automatique des engagements individuels
  pour le nouvel exercice
• Sur la base des données Sirhus (périodes et
  montant)
• Et sur la base des imputations BFC
• Pour les nouveaux contrats
• Saisie manuelle des engagements individuels
• Adresses budgétaires présentes, budgets et pré
  budgets saisis

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La fiche navette