La transferencia de documentacin

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La transferencia de documentación

• Concepto
• Es el traspaso físico de documentación de un
  Archivo a otro del Sistema Archivístico
• Es el traspaso de la custodia de la documentación
  de un Archivo a otro del Sistema Archivístico.
• Objetivos
• Optimizar el espacio en las oficinas
• Traspasar a un Servicio especializado las
  funciones de gestión, conservación, acceso y
  consulta

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Fases de la transferencia

• Hoja de previsión de transferencia
• Preparación de la documentación a transferir
• Comprobar que no falta documentación
• Verificar la ordenación correcta
• Separar copias, duplicados, folletos y doc.
  Informativa
• Utilizar carpetas, subcarpetas y etiquetas
  normalizadas para describir el expediente
• Colocar las carpetas en cajas de archivo
  definitivo
• Rotular las cajas con el tejuelo proporcionado
  por el Archivo General

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Fases de la transferencia

• Redacción de la hoja de transferencia
• Función Prueba el traspaso de la documentación
  de un Archivo a otro.
• Traslado de la documentación
• Entrada en el Archivo General
• Comprobar la exacta correlación de lo reseñado en
  la hoja de transferencia con lo efectivamente
  enviado.
• Enviar a la unidad remitente una copia de la hoja
  de transferencia firmada con la conformidad del
  AG
• Asignar la signatura topográfica a la
  documentación
• Guardar las hojas de transferencia

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