PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

1
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

• Presented by
• Dr. Heru Kurnianto Tjahjono

2
Tujuan Pembahasan

• Menilai kesesuaian antara arah strategi
  perusahaan dengan perencanaan sumber daya
  manusia.

• Mengevaluasi keefektifan program perencanaan
  sumber daya manusia.

3
Pendahuluan

• Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses
  pembuatan keputusan berkaitan dengan akuisisi dan
  penggunaan sumber daya manusia.
• Perencanaan sumber daya manusia merupakan bagian
  proses pembuatan keputusan stratejik.

• Perencanaan sumber daya manusia memfokuskan
  tujuan dan perencanaan untuk mengakuisisi sumber
  daya manusia untuk memenuhi tujuan stratejik
  perusahaan.

4
Pendahuluan 2

• Perencanaan sumber daya manusia adalah jumlah
  total perencanaan yang diformulasikan untuk
• recruitment,
• screening,
• kompensasi,
• pelatihan,
• struktur kerja,
• promosi.

• Perencanaan merupakan proses yang didesain untuk
• menerjemahkan perencanaan dan tujuan organisasi
  dengan persyaratan pekerjaan secara kualitatif
  dan kuantitatif di masa yang akan datang,
• memenuhi persyaratan permintaan tenaga kerja pada
  jangka waktu pendek dan panjang.

5
Peran Perencanaan Sumber Daya Manusia dalam
Organisasi

• Peran sumber daya manusia dalam organisasi harus
  memahami strategi organisasi secara keseluruhan
  dan menentukan bagaimana memberi kontribusi
  kepada pengembangan strategi.
• Peran sumber daya memfokuskan pada pencocokan
  tenaga kerja atau manusia terhadap strategi bukan
  pencocokan strategi terhadap orangnya.
• Dengan kata lain, peran sumber daya manusia dalam
  organisasi harus bersifat fleksibel dan lentur
  sehingga selalu bersifat adaptif pada setiap
  perkembangan strategi.

6
Evaluasi Perencanaan Sumber Daya Manusia

• Apakah sumber daya manusia sudah berperan dengan
  tepat dalam memahami strategi organisasi secara
  keseluruhan?
• Apakah sumber daya manusia memberi kontribusi
  kepada pengembangan strategi.
• Apakah peran sumber daya sudah sesuai dengan
  kualifikasi pekerjaan?

• Apakah proses perencanaan sumber daya manusia
  sudah berjalan dengan baik?
• Apakah ada kesesuaian antara labor demand dan
  labor surplus?

7
Gambar 1. Hubungan Peran Sumber Daya Manusia dan
Strategi
Model diadaptasi dari Schuler Jackson, 1987
(1987)
8
Karakteristik Strategi Inovatif

• tingkat perilaku yang kreatif,
• memfokuskan pada periode jangka panjang,
• perilaku yang kooperatif,
  

• memiliki perhatian baik pada kualitas dan
  kuantitas,
• mau mengambil risiko,
• memiliki toleransi pada ambiguitas dan
  ketidakpastian.

9
Tabel 1. Perilaku Peranan untuk Strategi
Kompetitif/Inovatif
Non-Kompetitif Kompetitif
Highly repetitive, predictable behavior Very short-term focus Highly interdependent Very low concern for quality Very low concern for quantity Very low risk raking Very high concern for process High preference to avoid responsibility Very inflexible to change Very comfortable with stability Narrow skill application Low job involvement Highly creative, innovative behavior Very long-term focus Highly independent Very high concern for quality Very high concern for quantity Very high risk raking Very high concern for result High preference to assume responsibility Very flexible to change Very comfortable with ambiguity and unpredictability Broad skill application High job involvement
10
Karakteristik Strategi Kualitas

• pendekatan kualitas dan diikuti oleh praktik
  sumber daya manusia yang spesifik,
• strategi umpan balik,

• menggunakan kerja tim,
• memudahkan fasilitas untuk membuat keputusan dan
  memfokuskan pertanggungjawaban.

11
Karakteristik Strategi Biaya

• Strategi biaya menekankan pada peningkatan
  produktivitas yang memperhatikan biaya output per
  orang.
• Hal ini akan berkaitan dengan pengurangan jumlah
  karyawan atau upah.

• Pengurangan biaya dapat dilakukan dengan
  menggunakan
• part-time employee,
• subkontrak,
• simplifikasi pekerjaan,
• perubahan aturan kerja
• fleksibilitas penugasan kerja,
• otomatisasi.

12
Tabel 2. Praktik Sumber Daya Manusia
Pilihan Perencanaan Pilihan Perencanaan
Informal Short-term Explicit job analysis Job simplification Low employee involvement Formal Long-term Implicit job analysis Job enrichment High employee involvement
Staffing Choice Staffing Choice
Internal source Narrow path Single ladder Explicit criteria Limited socialization Closed procedure External source Broad paths Multiple ladders Implicit criteria Extensive socialization Open procedure
Appraising Choice Appraising Choice
Behavioral criteria Low employee participation Short-term criteria Individual criteria Result criteria High employee participation Long-term criteria Group criteria
13
Compensating Choice Compensating Choice
Low base salaries Internal equity Few perks Standar, fixed package Low participation No incentives Short-term incentives No employment security Hierarchical High base salaries External equity Many perks Flexible package High participation Many incentives Long-term incentives High employment security High participation
Training Development Training Development
Short-term Narrow application Productivity emphasis Spontaneous, unplanned Individual orientation Low participation Long-term Broad application Quality of work life emphasis Planned, systematic Group orientation High participation
14
Implikasi SDM pada Strategi Inovasi

• pekerjaan yang menghendaki koordinasi dan
  interaksi antar individu
• penilaian kinerja yang merefleksikan prestasi
  jangka panjang dan didasarkan pada kelompok
• pekerjaan yang memberikan pengembangan keahlian
  yang dapat digunakan pada posisi lain

• sistem gaji yang cenderung lebih rendah tetapi
  lebih memfokuskan pada pemilihan pembayaran yang
  meliputi gaji, bonus, pilihan saham,
• sistem kompensasi yang menekankan pada internal
  equity.

15
Implikasi SDM pada Strategi Inovasi 2

• mengelola sumber daya meliputi individu yang
  memiliki keahlian,
• memberikan individu kebebasan untuk mengemukakan
  ide,
• menggunakan kontrol minimal, mengalokasikan
  sumber daya organisasi dalam sumber daya manusia,
  

• memberikan kesempatan untuk melakukan uji coba
  agar mengetahui letak kesalahan,
• memberikan penilaian kinerja yang fleksibel
  sesuai dengan keahlian individu

16
Implikasi SDM pada Strategi Kualitas

• memiliki deskripsi yang eksplisit dan fixed,
• memberi partisipasi cukup kepada para pekerja,
• kinerja individu berdasarkan pada jangka pendek
  dan hasil,

• individu memiliki kesamaan sikap,
• memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan.

17
Implikasi SDM pada Strategi Kualitas 2

• perilaku yang cenderung repetitif dan bisa
  diprediksi,
• menekankan pada jangka panjang dan menengah,
• perilaku yang kooperatif,

• fokus pada kualitas dan kuantitas
• menekankan pada proses,
• aktivitas berisiko yang rendah,
• komitmen pada tujuan organisasi.

18
Strategi Pengurangan Biaya

• memiliki deskripsi yang eksplisit dan fixed,
• memberikan desain kerja sempit yang memfokuskan
  pada spesialisasi, expertise dan efisiensi,
• memfokuskan pada penilaian kinerja jangka pendek
  dan hasil,

• melakukan monitoring pada sistem dan tingkat gaji
  untuk digunakan memperbaiki sistem gaji
  perusahaan,
• menerapkan tingkat pelatihan yang minimal.

19
Gambar Perspektif Strategi Bisnis dan Sumber Daya
Manusia
20
Tipologi Perencanaan Sumber Daya Manusia

• Tipologi ini memberikan cara mengintegrasikan
  sumber daya manusia dengan strategi maupun
  struktur organisasi.
• Tipologi ini memberikan rerangka untuk pembuat
  strategi yang ingin meningkatkan fungsi
  kompetitif sumber daya manusia.

• Tipologi ini juga memberikan pertimbangan bagi
  manajer dalam mempertimbangkan sumber daya
  manusia sebagai cara untuk mencapai posisi
  kompetitif yang lebih baik.

21
Gambar 3. Matriks Kesiapan Pertumbuhan
High
Growth

Low
Organizational readiness
High
Low
Investasi
Return
22
Keterangan Kuadran

• Pertumbuhan tinggi berarti ada kesempatan yang
  meningkat, strategi beragam, aliran kas yang
  tinggi dan ekspansi.
• Kesiapan organisasi berkaitan dengan keberadaan
  sumber daya manusia, jumlah, keahlian dan
  pengalaman yang dibutuhkan oleh organisasi.
• Perpindahan dari satu kuadran ke kuadran
  dipengaruhi oleh interaksi antara kondisi
  lingkungan dan pilihan organisasi.

23
Kuadran 1-Development

• Kuadran ini dikarakteristikkan memiliki
  ekspektasi pertumbuhan tinggi dan tingkat
  kesiapan yang rendah antara strategi dan keahlian
  sumber daya.

• Perusahaan dapat melakukan
• investasi pada sumber daya manusia,
• mengubah tujuan perusahaan
• mengubah strategi perusahaan untuk memanfaatkan
  keahlian sumber daya manusia.

24
Lanjutan Kuadran 1

• Jika organisasi tidak dapat memenuhi tujuannya,
  maka perusahaan dapat melakukan
• menyelidiki penyebab ketidaksiapan organisasi,
• memahami posisi kompetitif perusahaan,
• melakukan investasi jangka panjang dengan
  memberikan fleksibilitas-perusahaan antara lain
  melakukan promosi dari dalam.

25
Kuadran 2-Expansion

• Kuadran expansion dikarakteristikkan dengan
  pertumbuhan tinggi dan tingkat kesiapan bagus
  antara strategi dan keahlian sumber daya manusia.
  
• Hal-hal yang dilakukan antara lain melakukan
  updating sistem perencanaan, informasi, dan
  sosialisasi pegawai baru.

• Budaya juga memainkan peranan penting pada proses
  organisasi.
• Ekspansi perusahaan merefleksikan kepribadian dan
  keahlian anggota baru.

26
Lanjutan Kuadran 2

• Langkah-langkah dalam ekspansi berkaitan dengan
• menganalisis analisis industri,
• memperhatikan biaya tidak langsung,
• mengidentifikasi biaya untuk mengelola
  pertumbuhan,
  
• mempertimbangkan biaya versus revenue.

27
Kuadran 3-Productivity

• Kuadran 3 dikarakteristikkan dengan ekspektasi
  pertumbuhan yang rendah dan kesiapan kuat untuk
  pelaksanaan strategi.

• Perusahaan dapat melakukan
• mengevaluasi tren kompetitif untuk menentukan
  horison waktu dari perencanaan,
• meninjau kembali struktur industri dan
• memahami strategi saat ini dan daya tarik
  industri jangka panjang.

28
Kuadran 4-Redirection

• Kuadran ini dikarakteristikkan dengan ekpektasi
  pertumbuhan yang rendah dan kesiapan yang tidak
  bagus.
• Perusahaan ini menghadapi kebangkrutan.
• Pilihannya adalah keluar dari industri atau
  melakukan perputaran strategi.

• Budaya dan filosofi perusahaan haruslah ditinjau
  ulang.
• Kalau perusahaan bisa melakukan turnaround,
  perusahaan harus mengetahui apakah perusahaan
  masih memiliki sumber daya manusia yang memiliki
  keahlian tersisa.

29
Gambar 4. Model Proses Perencanaan Sumber Daya
Manusia
30
Gambar 5. Forecasting Kombinasi Labor Demand dan
Labor Supply
31
Forecasting

• Forecasting di sisi permintaan atau penawaran
  dapat dianalisis menggunakan metode statistik
  atau judgment ahli yang bisa memperkirakan
  prediksi permintaan dan penawaran sumber daya.
• Prediksi permintaan dikembangkan berkaitan dengan
  kategori pekerjaan spesifik yang meliputi
  keahlian dan keterampilan yang dibutuhkan.

• Indikator untuk menunjukkan adanya permintaan
  tenaga kerja lebih besar bisa berupa
• sales level,
• inventory level,
• employment level dan
• profit level.

32
Gambar 6. Pendekatan Subyektif Teknik Nominal
Group-Demand Workforce
33
Penawaran Tenaga Kerja

• Penentuan penawaran tenaga kerja secara statistik
  membutuhkan analisis kekuatan pasar tenaga kerja
  secara eksternal dan perbandingan nasional.
• Perusahaan bisa memiliki matriks transisi untuk
  memberi pola penawaran tenaga kerja.

• Teknik ini hampir sama dengan teknik Nominal
  Group tetapi individu-individu yang terlibat
  tidak pernah bertemu muka.
• Respon yang diperoleh oleh pemimpin diberikan
  kepada anggota lain. Proses ini berhenti sampai
  timbul adanya konsensus.

34
. Strategi Pengurangan Surplus Tenaga Kerja
Strategi Kecepatan Efek
Layoffs Fast High
Pay reduction Fast High
Demotions Fast High
Transfer Fast Moderate
Work sharing Fast Moderate
Retirement Slow Low
Natural attrition Slow Low
Retraining Slow Low
35
Tabel 5. Strategi Menghindari Kekurangan Tenaga
Kerja
Strategi Speed Revocability
Overtime Fast High
Temporary employees Fast High
Subcontracting Fast High
Retrained transfer Slow High
Turnover reduction Slow Moderate
New external hires Slow Low
36
Program Implementation Evaluation

• Program Implementation
• Dalam pelaksanaan perencanaan, harus ada
  seseorang yang bertanggung jawab. Di samping itu
  harus ada laporan perkembangan mengenai
  pencapaian tujuan.
• Program Evaluation
• Evaluasi ini meliputi aktivitas untuk
  menyesuaikan apakah penawaran dan permintaan
  sumber daya manusia sudah sesuai atau tidak.