El Dise

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El Diseño de Equipos Efectivos

• Don Mankin, Susan G, Cohen y Tora K. Bikson
• Harvard Business School Press
• Boston, Mass. L996
• Katzenbach Smith, La Sabidurìa de los Equipos.
  1997. P. Senge, La Quinta Disciplina en la
  Pràctica, l995.
• Traducido y sintetizado libremente por B. Lara
• MAFI-UCA 2005

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Construyendo Equipos Efectivos
Objetivos Al finalizar el módulo los
participantes podrán

• Reconocer los conceptos básicos definiciones
  claves para poder formar equipos efectivos de
  mejora o de aprendizaje a nivel organizacional,
  personal y grupal.
• Comprender su estilo de aprendizaje de tal
  forma que pueda identificar las fortalezas y
  debilidades que ello implica para la integración
  efectiva en un equipo.
• Integrarse y organizarse con eficiencia en un
  equipo de aprendizaje.

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Qué es un Grupo ?
- Un conjunto de personas (dos o más) que
interactúan entre sí de modo que cada persona
recibe la influencia de cada una de las otras
personas y a su vez ejerce influencia en
ellas. - Un conjunto estructurado (en diverso
grado) con metas, normas y roles acordados
(Explícita e implícitamente).
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Tipos de grupo Por el grado de cohesión e
intimidad

• Primario
• - Pequeño en número
• (menos de 18)
• - Asociación íntima cara a cara
• (Familia, amigos)
• - Son fundamentales en la formación de naturaleza
  social, la persona es lo importante en el afecto
  mutuo.
• Ejemplo
• - Familia, Amigos de vecindad
• - Amigos de trabajo

• Secundario
• - Grandes (más de 18)
• - Contacto intermitente
• - Comunicación intergrupal
• es más escrita que verbal
• - Relaciones Formales
• la tarea, similitud de
• intereses
• son vínculos primordiales.
• Ejemplo
• - Grupos formales de
• trabajo, estudio,
• profesión

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Características claves de Equipos

• La característica principal de los equipos es la
  interdependencia en el logro de una meta
  compartida o propósito, esto es que el trabajo de
  cada miembro del equipo es dependiente sobre el
  trabajo de al menos alguno de los otros.
• La interdependencia puede ser más o menos
  interactiva como en un equipo de redacción.
• Un departamento de técnicos trabajando cada uno
  en sus proyectos no es un equipo. La mayoría del
  tiempo trabajan independientes.

• La gente tiene una noción de que lo importante
  para trabajar en equipo es el hacer sacrificios
  por conseguir la meta común en un grupo.
• Normalmente se exhorta a trabajar juntos y tener
  buena interacción para lograr el compromiso
  dedicado y el sacrificio mencionado.
• Esta concepción es errónea y se presta a
  confusión. No todo grupo que lo llamemos equipo
  lo es.

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Diferencias claves entre Grupo y Equipo.
Grupo de Trabajo
Equipo de Trabajo

• Líder fuerte y centrado en la Tarea.
• Responsabilidad individual.
• Propósito del grupo es el mismo que el de la
  organización.
• El producto del trabajo es
• generado en forma individual.
• Celebran reuniones eficientes.

• El liderazgo es compartido.
• La responsabilidad es individual y conjunta.
• El propósito es específico del equipo, que es
  quien lo consigue.
• Se generan productos fruto de trabajo colectivo.
• Se fomentan discusiones abiertas y objeto de las
  reuniones es resolver problemas en forma activa.

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Diferencias claves entre Grupo y Equipo.

• La eficacia se mide de forma indirecta por medio
  de efectos en resultados producidos (excedentes).
• Se discute, se decide y se delega.

• Los resultados se miden de forma directa,
  mediante la evaluación del producto.
• Se discute, se decide y se trabaja conjuntamente.

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Construyendo versus DiseñandoEquipos Efectivos

• La Tradición ha insistido en construir equipos
  efectivos mediante la creación de un clima de
  confianza, buenas rela- ciones interpersonales,
  resolución de conflictos.. hoy en día se ha
  confirmado en investigación que las variables de
  diseño del sistema del equipo y su incorporación
  dentro del sistema organizacional son claves
  primordiales para la efectividad. Por lo tanto
  vamos a dar unos pasos para ello.
• Identifique el tipo de Equipo y las Metas esto
  involucra primero la naturaleza y la función que
  hace falta para darse cuenta si es un equipo de
  trabajo,un equipo de proyecto, un equipo en
  paralelo, o un equipo gerencial o una Red ad hoc.

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Tipos de Equipos

• 1- Equipos de Trabajo son permanentes, parte de
  estructura formal.
• 2- Equipos de proyecto y desarrollomenos
  permanentes, sacados de varias unidades
  funcionales para realizar proyectos temporales
  que requieren dichas experticias funcionales.
• 3- Equipos paralelos Existen en paralelo con el
  resto de la organización, son también integrados
  por miembros de otras unidades, para realizar
  tareas claves que no pueden ser hechas por
  ninguna unidad en particular, como coordinación,
  resolución de problemas o mejoramiento.
• 4. Equipos Gerenciales responsables de la
  gerencia coordinada de un un número de
  subunidades (equipos, grupos de trabajo) que son
  interdependientes en el logro de un resultado
  colectivo , tales como un proceso entero o un
  producto.
• 5- Redes Ad Hoc grupo de gente que colabora una
  con otra, se mantiene en contacto sobre un tema
  o un proyecto de una manera no formal.,
  espontánea sobre un interés compartido.
  Usualmente es entre miembros de una red
  informática.

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Organización de los Equipos de Trabajo

• La forma tradicional
• un supervisor dirige el equipo desde un punto de
  vista administrativo y operativo, él toma la
  mayor parte de las decisiones sobre qué se debe
  hace y quién hace cuales cosas.
• El jefe los deja solos en el cómo hacer el
  quehacer operacional a aquellos que tienen
  experiencia, y les de- lega o comparte alguna
  autoridad.

• La forma autodirigida
• Es la participación de todos los miembros del
  equipo en decisiones antes reservadas a los
  supervisores y gerentes.
• Hay evidencias que es una forma de lograr ser
  competitivos a nivel global.
• También ayuda a eliminar los costos de los
  supervisores y gerentes.
• Pueden ser usados donde la gente trabaja
  interdependientemente y puede responsabilizarse
  por la producción de un producto o proveer un
  servicio a un cliente interno o exteno.
• Ejemplos Procter Gamble, G.M. Texas
  Instrument, H.P.

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Una Organización por Equipos de Trabajo
Características Claves Unidades permanentes de
trabajo Producen productos o servicios. Equipos
Alfa y Beta apoyan, C.D.E. son de
producción/servicio Trabajo continuo. Composición
estable.
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Equipos de Proyecto y Desarrollo

• Trabajadores de conocimiento son extraídos de
  diferentes uni -dades funcionales para hacer un
  equipo de proyecto y desarrollo. Tiene un
  resultado de una sola vez, como un nuevo producto
  o servicio a ser mercadeado por la compañía, o
  un sistema de información nuevo o una nueva
  planta.
• Cuando el trabajo es completado, estos equipos
  son desbandados y los miembros retornan a sus
  unidades de origen o se mueven a otro proyecto.
• Las organizaciones pueden usar esta forma de
  organización para crear la mezcla correcta de
  conocimiento y habilidades necesaria para los
  proyectos particulares sin perder las ventajas de
  la especialización funcional.
• Algunas compañías de alta tecnología se han
  estructurado así.

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Equipos en Paralelo
Los equipos en paralelo, son separados en
paralelo Mejoran o coordinan actividades Limites
Claros y hacen recomendaciones
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Equipos en Paralelo

• Semejantes a los equipos de proyectos, existen
  paralelos con el resto de la organización,
  extrayendo a la gente de diferentes unidades de
  trabajo para realizar tareas o funciones que no
  pueden ser logradas dentro de las estructuras
  formales organizacionales.
• La diferencia es la naturaleza de las tareas y la
  intensidad del esfuerzo necesario para realizar
  sus tareas. Su función es solamente coordinación
  , resolver problemas y tareas orientadas a la
  mejora.
• La intensidad Bastan unas horas a la semana o
  cada cierto tiempo mientras se continua haciendo
  sus trabajos regulares.
• El equipo normalmente dará recomendaciones,equipos
  de aprendizaje organizacional o de mejora ..

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Redes Ad Hoc o Equipos Virtuales

• Este tipo de equipo, algunos no lo consideran
  como tal, se considera que existen como grupos
  con un interés común que nacen espontáneamente o
  bajo los auspicios de la gerencia, en los cuales
  privan la comunicación libre entre miembros de
  una red social o de informática hay intercambios
  sobre un tema de interés común para un propósito
  compartido. Son a tiempo parcial y su membresía
  es fluida y difusa.
• Ejemplos de estos son
• antiguos integrantes de equipos de mejora o de
  proyectos que siguen en contacto regularmente
  para hacer el seguimiento o compartir
  experiencias de trabajo,
• antiguos participantes en un taller que se
  mantienen en comuni- cación por correo
  electrónico para discutir sobre tema tratados en
  el taller.
• una red de aprendizaje sobre un tema propuesto
  por la gerencia.

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El Equipo Gerencial

• Son responsables de la gerencia coordinada de un
  número de subunidades (equipos, grupos de
  trabajo) que son interdependientes en el logro de
  un resultado colectivo, como un proceso entero o
  un producto.(Cohen y Morman)
• La función del equipo será dar dirección y
  recursos así como manejar la unidad más grande o
  el proceso que hacen estas uni- dades.
• Los equipos gerenciales están compuestos de
  gerentes responsables por la integración de
  actividades de las unidades que reportan a los
  miembros individuales del equipo.
• Hoy en día la efectividad del equipo gerencial
  debe crecer en la combinación de experticia
  colectiva y responsabilidad compartida ante un
  ambiente turbulento y complejo.
• Este equipo en el nivel de la unidad estratégica
  de negocio ayuda a integrar lateramente las
  unidades interdependientes que atraviesan los
  procesos de negocios.

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El proceso de formación de un equipo efectivo

• Para organizar un equipo efectivo
• 1) es definida la misión entre la gerencia y los
  integrantes.
• 2) son aclarados los objetivos que se requieren
  del equipo.
• 3) se establecen la estructura los roles de
  liderazgo, de registro de los acuerdos,
  desarrolle las conexiones, y las normas y
  procedimientos.
• 4) se desarrollan las capacidades requeridas por
  los objetivos y la estructuración.
• 5) Diseño o construcción de un equipo,
  interrelaciones entre el proceso psicológico
  afectivo y el diseño efectivo.

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Definición de la Misión y los Objetivos

• En algunos equipos las metas incluyen objetivos
  de aprendizaje.
• Esto es lo que Senge llama la alineación de las
  metas de los individuos con las de la organi
  -zación, y así las metas de los equipos deben de
  estar dentro de la estrategia general.

• MISION
• Una vez definido el tipo de equipo y por
  tanto su función primordial se pasa a definir la
  misión , o propósito y razón de ser
• METAS
• A partir de la misión se desa-rrollan las
  metas explícitas que están vinculadas con la
  estrategia general del negocio.
• Esto es un paso que se aplica a todos los tipos
  de equipos.

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Determine la Estructura del Equipo

• Esto implica entre otras cosas
• Definir la composición del Equipo
• La identificación de las tareas a ser
  desempeñadas debe determinar quién es el que se
  incluye en el equipo.
• Lo critico es la interdependencia, las
  actividades a ser integradas, la gente que
  necesita comunicarse para enfrentar los asuntos
  pendientes y el trabajo que debe ser coordinado
  para producir un producto relativamente completo
  o proveer un servicio.

• Esto determinará cuales son
• los Roles /Funciones,
• las Tareas y Responsabilidades
• que deben ser incluidos dentro de
• las fronteras del equipo.
• Fronteras del equipo pueden
• atravesar varios departamentosy
• unidades organizacionales.
• Luego, implica buscar la gente que
• pueda desempeñar esos roles.
• Cuáles habilidades necesitan los
• miembros para este desempeño
• efectivo?
• Se necesita dedicación parcial o
• a tiempo completo , durante cuanto
• tiempo?

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Determine la Estructura del Equipo

• Desarrolle Conexiones
• Externas
• Este paso anterior está vinculado al resto de la
  organi- zación y más allá. En particular , el
  equipo que está siendo diseñado necesita estar
  conectado a aquellos individuos, equipos y
  unidades que serán más afectadas o tienen el
  mayor impacto en su trabajo.
• Este punto es crítico para todos los tipos de
  equipos. Cuáles serán estas conexiones del tipo
  de equipo?

• Defina y Llene los Roles de
• Liderazgo
• Todos los tipos de equipos necesitan
  liderazgo.
• Este puede ser provisto por una persona a lo
  largo de toda la vida del equipo, o por
  diferentes personas a diferentes tiempos.
• Determinar quiénes van a llenar estos roles y
  cómo ellos los desempeñarán, dependerá del tipo
  de equipo y otras circunstancias. Estos asuntos
  deben definirse apenas se termine la composición
  del equipo.

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Desarrolle las Capacidades del Equipo

• Cuando la estructura está diseñada el asunto
  principal es desarrollar la habilidad del equipo
  para desempeñar las tareas. Se hace de dos
  formas
• Proveer Acceso a Recursos de Información.
• Acceder a recursos críticos especialmente
  la información que necesita para hacer su trabajo
  y las herramienta que necesita para gerenciar,
  analizar y comunicar esta información.
• Proveer entrenamiento. (continuo)

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Proveer Entrenamiento Capacitador del Equipo

• Principio universal de diseño
• los miembros del equipo deberían poseer las
  habilidades requeridas por sus roles y tareas.
• También necesitan habilidades in-terpersonales,
  sin importar el tipo de equipo y sus tareas.
• Cuando sea posible esto debe ser.Pero aún cuando
  se den las mejores circunstancias algún
  entrenamiento será necesario para compensar por
  la falta de algunas habilidades críticas y el
  cono- cimiento entre algunos o todos los
  miembros. El entrenamiento varía de acuerdo a la
  fase de desarrollo del equipo, pues aprenden
  trabajando en el equipo.

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Construcción y Diseño del Equipo

• La construcción del Equipo involucra el diseño
  como un paso primordial.
• El conflicto es inevitable, incluso en los
  equipos mejor diseñados , incluso más si los
  miembros del equipo son muy motivados y provienen
  de diversas profesiones.
• La participación y el compromiso de todos los
  miembros necesitan ser animados, muchos equipos
  necesitan enfocarse en las metas mientras hacen
  sus tareas.

• Los miembros necesitan comunicarse unos con
  otros, en todo diseño del equipo.
• La construcción del equipo es valiosa para el
  diseño, pues los procesos de grupo están
  frecuentemente marcados por tensión, conflicto,
  falta de concentración, desconfiaza e
  insensibilidad.
• Se neutralizan estos impactos negativos con
  intervenciones de construcción de equipo.

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La construcción y el diseño del equipo para la
efectividad organizacional

• Un buen diseño ayuda a las condiciones de buena
  interacción humana. confianza e integración
  humana pueden pulir las aristas en un equipo bien
  diseñado.
• El último fin no es la efectividad del equipo
  sino la de la organización, por lo que esta
  necesita crear macroestructuras que apoyen
  actividades de equipo y aseguren que todos esté
  alineado con la estrategia y las metas
  organizacionales.

La unidad con poder de cambios sistema
Las herramien tas y sistemas de informac.y
comunicacion .
Grupo de gente inter- dependiente con meta común.
25
El Equilibrio Dinámico entre el Individuo y el
Equipo

• El equipo autodirigido ha sido una moda popular.
  Muchos se han montado en este camino de la
  facultación de equipo.
• Si la característica definitoria del equipo es la
  interdepen-dencia y el propósito y metas
  comunes, se debe ver si los be neficios de
  reestructurar su trabajo para hacerlos interde
  pendientes (si fuera posible) justifican sus
  costos, si no es así, es mejor dejar las cosas
  como están.
• En este caso, se buscan vías de enriquecer el
  desempeño individual, más que hacer
  artificialmente un equipo donde no tiene sentido.
• Al estar demasiado tiempo juntos y al ser
  demasiado cohesivo los miembros del equipo
  pueden presionar a los individuos a rendirse en
  hacer su trabajo. Las tareas de grupo se logran
  cuando los individuos trabajan hacen su tarea
  en casa.

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Lo que requiere el Diseño y el Trabajo de Equipos

• El diseño de un equipo se debe adaptar
  creativamente , no adoptarlo porque funcionó en
  alguna otra parte.
• La complejidad de la gerencia de un equipo no
  permite un enfoque simple de que la gente se
  sienta bien, que tenga el software más
  sofisticado de grupo y/o exhortaciones
  gerenciales de trabajemos juntos como un
  equipo.
• Requiere planificación cuidadosa, tedioso
  esfuerzo, considerable paciencia y sobre todo ,
  conocimiento acerca de lo que permite trabajar en
  equipo efectivamente.

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Concentrándose en lo Básico del Equipo Exitoso
Resultados de desempeño
Habilidades
Responsabilidades
Resolución de problemas
Mutua
Número pequeño de gente
Técnico funcional
Propósito significativo
Interpersonal
Metas especificadas Enfoque común Propósito
significativo
Compromiso
Productos de trabajo colectivo
Crecimiento personal
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Equipos en su Evolución

• El pseudoequipo se dice que es pero realmente no
  tiene el grado de cooperación crativa necesaria.
• El equipo potencial tiene la capacidad para
  convertirse en equipo. La tarea debe ser
  realizada en equipo. Falta más integración.

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Los equipos en evolución

• El equipo real
• Tiene todas las características anotadas
  habilidades complementarias, responsabilidad,
  compromiso con la misión, aunque falta un
  compromiso con el crecimiento personal de todos.

• Equipo de Alto Rendimiento
• Además de las condiciones dichas, se tiene
  un compromiso por el crecimiento personal de
  todos los miembros del equipo.

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Equipo de Aprendizaje

• Es un grupo de personas que se reúnen
  periódicamente para aprender a analizar y
  proponer soluciones a los problemas y aprovechar
  las oportunidades de desarrollo que se presentan.

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Establecer Misión

• El equipo recibe ordinariamente la misión por
  parte de la dirección de la empresa, o la misma
  valida una misión compartida por un grupo.
• La misión implica un objetivo general, una tarea
  primordial importante, como alcanzar un reto de
  desempeño de acuerdo a los valores del grupo.
• Por ej. Resolver el problema de tardanza de
  entrega de los reportes en un 25 con eficiencia
  y equidad

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Visión Valorativa

• El equipo construye o recibe creativamente un
  conjunto de características o valores que debe
  vivir el equipo
• por ej. Ser un equipo con eficiencia,
  eficacia, calidad a nivel de excelencia,
  productividad, equidad meritoria, cooperación
  creativa, oportunidad, comunicación congruente..

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Objetivos Retadores

• Objetivos especificos retadores o dificiles y
  logrables.
• Se decide proveer o recoger información necesaria
  para mejorar la situacion de la organización.
• Sintetizar y ofrecer propuestas de solución a los
  problemas seleccionados.

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La organización en roles del Equipo
2. Vicecoordinador- consultor
Coordinador(a) del Equipo
Facilitador de Integración
4, Secretario o Registrador de actas
Coordinador de Recursos-Logística
35
El equipo acuerda o acepta por consenso normas
adecuadas
1. Funcionales
Normas del Equipo
2. De Interacción o de Relación
3. De Calidad de Trabajo
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Normas Funcionales
Las fechas y horarios De reunión
Quién hace que rol
Cuáles consecuencias sufren los infractores, o
los incentivos positivos que disfrutan los que
cumplen?
Contribuciones económicas
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7. Confidencialidad
1. Trato como colegas
6.Responder sin defensividad
2. Escuchar con Empatía Atención sin interrumpir
Normas de Interacción
5. Dar y recibir Retroinformación.
3. Ambiente de Confianza para el diálogo y la
exploración
4.Discusión abierta y experta para toma de
decisiones
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6.Reflexión periódica sobre el proceso para
mejorarlo.
1. Cooperación Creativa
2. Decidir cómo decidir Por consenso u otro
criterio.
Normas de Calidad de Trabajo
5. El secretario Hace y distribuye minutas en
máximo de 24 h.
3. Preparar Reuniones
4. Se resuelven conflictos donde todos ganan
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Proceso de Aprendizaje en Equipo
1. Observación y Reflexión Pública
40
Ciclo del Aprendizaje Individual
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Estilos de Aprendizaje
Experiencia Concreta.
Descubrir Problemas
Aplicar y Evaluar Soluciones
Divergente
Acomodador
Experimen- tación Activa
Observación Reflexiva.
Convergente
Asimilador
Inventar Soluciones
Producir Soluciones en Proyectos
Conceptualización Abstracta
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Estilos de Aprendizaje Experiencial

• Divergente Predominan la experiencia concreta
  y la observación reflexiva. Es propio de
  psicólogos, antropólogos, científicos que ven el
• todo, que ven muchas soluciones a un problema.
• Asimilador Predominan la observación, la
  reflexión y la conceptualización abstracta,
  inventan soluciones, quieren asimilar al mundo,
  meterlo en sus categorías.
• Convergente Predomina la conceptualización
  abstracta, el buscar una sola respuesta correcta
  a los problemas, son muy secuenciales y buscan la
  puntualidad. Es propio de ingenieros, de médicos
  especialistas.
• Acomodador Predomina la aplicación de las
  ideas a la práctica del día a día, acomoda y
  cambia las ideas para que sirvan a la
  práctica. Es propio de administradores.

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Ventajas y Desventajas de cada Estilo para
Formar Equipos

• Ventajas
• Divergentes Son intuitivos y creativos.
  Aprenden de vivencias.
• Asimiladores son capaces de resolver problemas
  con profundidad teórica.
• Convergentes estudia y
• da ideas aplicables, puntua-
• lidad en cumplir promesas.
• Acomodadores Contribuyen con ideas prácticas, y
  las aplican.

• Desventajas
• Pueden tardarse más tiempo en aspectos de
  tareas teóricas.
• Pero se desconectan de la práctica, no se
  involucran en ejercicios, ideas a veces no
  útiles.
• La impaciencia y el afán por encontrar la
  solución correcta puede molestar.
• Caen en el pragmatismo y cortoplacismo, les gusta
  más actuar que estudiar.

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Métodos Para seguir Aprendiendo
Aprendizaje de adultos con Diario de
Aprendizaje Llevar notas de lo que cada
día aprendemos siguiendo las fases del ciclo de
aprendizaje a) Qué he descubierto de
problemas dignos de análisis .? b) Cuáles
soluciones he inventado por mis lecturas,
insights? c) Cuáles soluciones he producido
por ensayo y error? d) Cuáles soluciones he
llevado a la práctica y las he evaluado
comparando lo conseguido versus lo
esperado? Fuentes La Quinta Disciplina
Granica, P. Senge.l991, La Quin- ta disciplina
en la Practica, P. Senge y otros.,l995 La
Sabiduría de Equipos, Katzenbach Smith, Edit.
Cecsa,l996. La Danza del Cambio, Peter Senge y
Otros, 2000.