CASO PRCTICO

1
CASO PRÁCTICO IMPLANTACIÓN REGISTRO DE
PROVEEDORES REGIC EN CODELCO
2
REGIC Registro Integral de Proveedores para el
sector minero

• Qué es REGIC? Registro de Proveedores y
  Contratistas para el sector minero Chileno.
• Primer Registro de Proveedores de Aquiles para la
  minería.
• Operativo desde Agosto de 2005.
• Sistema abierto a todas las Empresas Mineras,
  REGIC está generado gran interés nacional e
  internacional.
• REGIC permite obtener completa información sobre
  los proveedores de estas empresas optimizando la
  gestión de la documentación e información.
• Sistema con clara vocación de mejora en la
  gestión de las áreas de abastecimiento entre los
  distintos centros y/o unidades de negocio de las
  empresas mineras.

3
CODELCO La Empresa Participante

• CODELCO (Corporación Nacional del Cobre) empresa
  chilena dedicada a la gran minería.
• El mayor productor de cobre del Mundo (1,8 Mill
  de Tons anuales) con más del 20 de las reservas
  mundiales de este metal.
• Empresa Estructurada en 6 divisiones a lo largo
  de Chile, correspondientes a las explotaciones
  mineras de la compañía.
• Gasto anual en adquisición de bienes y servicios
  1.500 millones de USD.
• Tras analizar las distintas opciones a nivel
  nacional e internacional (Módulos SAP SMR y CRM,
  Sistema de Calificación SICEP, ) y para lograr
  Un abastecimiento de Clase Mundial decidieron
  ocupar los servicios de Aquiles.

4
Por qué Codelco ha elegido los servicios de
Aquiles?

• Alternativas identificadas por CODELCO

• Puntuación obtenida comparando los atributos de
  las distintas alternativas.

5

• IMPLANTACIÓN
• INTERNA

• EXTERNA

6
Implantación Interna en la Empresa (I)

• más de 1.000 usuarios de CODELCO en REGIC.
• Acciones realizadas
• Creación grupo de trabajo Codelco-Aquiles Grupo
  que definió las acciones a realizar.
• Desarrollo de Folleto REGIC con explicaciones
  sobre el Registro y ejemplos prácticos para
  usuarios internos.
• Envío de carta/invitación a usuarios de REGIC
  informando sobre el registro.
• Publicación de Noticia en la revista corporativa
  de CODELCO.
• Formación interna a usuarios con la participación
  de Aquiles 6 distintos centros de CODELCO en
  todo el país. Objetivos
• Presentación del proyecto y de la empresa
  gestora.
• Demostración teórica y práctica de las ventajas
  de REGIC.
• Apertura y cierre de las presentaciónes por los
  gerentes corporativos y divisionales reiterando
  la importancia de la iniciativa y la necesidad de
  transmitir un mensaje claro a los proveedores.

7
Programa de Lanzamiento Interno
Nº Asistentes por Evento
Nº Asistentes por Evento
Lugar
Lugar
175
Codelco Norte
75
Salvador
140
150
Andina
El Teniente
150
Ventanas
120
Casa Matriz
8
Resultados Encuesta Formación Interna a usuarios
REGIC
0
20
40
60
80
100
Calidad Expositores
1
4
35
60
1
7
30
61
Ventajas/Beneficios
Utilidad Ejemplos
2
9
50
39
Etapas Implantación
21
52
27
Información
1
25
47
27
Req. Capacitación
5
12
34
50
Inquietudes Prov.
1
37
45
17
Tiempos y Programa
6
12
30
52
3
8
29
60
Consultas
Dependencias
2
17
34
46
Soporte
1
5
29
66
Ubicación
1
2
25
72
9
Implantación Interna en la Empresa (II)

• Mención expresa a REGIC en todas las reuniones
  entre usuarios internos y personal responsable de
  la implantación del sistema en CODELCO.
• Nota interna de la Gerencia de Aprovisionamientos
  a todos los responsables de abastecimiento en la
  que se solicitaba
• Instruir a todas las áreas y departamentos de
  contratos sobre REGIC y los pasos a seguir por
  los proveedores.
• En el llamado a licitación Incorporar en las
  bases administrativas especiales para contratos
  gtKUS 300 el siguiente párrafo
• Será requisito para la adjudicación de un
  contrato que la empresa se encuentre inscrita y
  vigente en el Registro Integral de Contratistas
  REGIC
• Previo a la Adjudicación y modificación de
  Contratos solicitar a las empresas que al menos
  estén en trámite de registro.
• Creación del sitio de capacitación
  permite a los usuarios familiarizarse con el
  sistema, en un ambiente controlado de datos
  (www.aquilestest.com).

10
Implicación interna de CODELCO en el proyecto
FERNANDO MOURE (Vicepresidente Servicios
Compartidos)
PATRICIO MCNIVEN (Gerente Corporativo de
Abastecimiento)
HENRY HANSSENS (Director Proyecto Gestión
Integral de Contratistas)
ALAN SPENCER (Asesor Proyecto Gestión Integral
de Contratistas)
DIV. ANDINA
DIV EL TENIENTE
CASA MATRIZ
DIV. SALVADOR
DIV VENTANAS.
DIV. NORTE
- Mandos Intermedios de cada División, encargados
de transmitir a su personal información sobre el
registro y pautas para informar a los
proveedores. - Personal de Abastecimiento en
Divisiones, encargados de Informar a todos los
proveedores que REGIC es el nuevo registro de
CODELCO y que es necesario estar registrado para
tener vínculo contractual.
11

• IMPLANTACIÓN
• INTERNA

• EXTERNA

12
Implantación Externa (I)

• 1000 Proveedores de servicios invitados en una 1ª
  fase.
• Acciones de Implantación Externa
• Desarrollo de Folleto REGIC explicativo sobre el
  sistema, incluyendo casos prácticos sobre
  cuestionario de proveedores.
• Lanzamiento del sistema, 2 presentaciones
• Santiago evento de presentación ante 800
  proveedores.
• Calama Presentación ante 200 proveedores.
• Objetivo de ambas presentaciones Informar sobre
  el sistema, presentar a la empresa gestora y
  recalcar que REGIC es el nuevo y único registro
  de proveedores de CODELCO. En las presentaciones
  paticipó activamente el vicepresidente de
  Servicios compartidos y el Gerente de
  Abastecimiento.
• Carta a Proveedores entregada en el lanzamiento.
• Correo electrónico enviado a todos aquellos
  proveedores que no asistieron al lanzamiento
  informandoles sobre REGIC.

13
Implantación Externa (II)

• Inclusión de información sobre REGIC en
  www.codelco.cl
• Publicación en periódicos nacionales y regionales
  solicitando el registro a sus proveedores
  (Septiembre y Noviembre).
• Carta/recordatorio a proveedores invitados y no
  inscritos transcurrido un mes del evento de
  lanzamiento.
• Contacto telefónico con proveedores y
  contratistas con el objeto de informar sobre el
  registro y recabar su inscripción.
• Participación activa de Aquiles en todos los
  eventos organizados por CODELCO a sus
  proveedores 10º Encuentro de
  Proveedores y Contratistas (Octubre)
• Presencia en la feria Mines Tech (Argentina)
  promocionando REGIC e informando a todos los
  proveedores.

14
(No Transcript)
15
Implantación Externa (II)

• Inclusión de información sobre REGIC en
  www.codelco.cl
• Publicación en periódicos nacionales y regionales
  solicitando el registro a sus proveedores
  (Septiembre y Noviembre).
• Carta/recordatorio a proveedores invitados y no
  inscritos transcurrido un mes del evento de
  lanzamiento.
• Contacto telefónico con proveedores y
  contratistas con el objeto de informar sobre el
  registro y recabar su inscripción.
• Participación activa de Aquiles en todos los
  eventos organizados por CODELCO a sus
  proveedores 10º Encuentro de
  Proveedores y Contratistas (Octubre)
• Presencia en la feria Mines Tech (Argentina)
  promocionando REGIC e informando a todos los
  proveedores.

16
Evolución Implantación Externa
17
Cronograma de acciones internas y externas
realizadas
18
Resultados de la Implantación Interna

• Más de 800 usuarios capacitados.
• Alto grado de comprensión del proyecto por parte
  de los usuarios.
• Gran interés sobre el sistema y las ventajas que
  éste aporta.
• Se estableció el primer contacto entre los
  usuarios de Codelco y Aquiles como empresa
  gestora del sistema.
• Se homogeneizó y concretó el mensaje a transmitir
  por los usuarios de CODELCO a los proveedores en
  el momento de realizar el lanzamiento externo.
• Se alcanzó repercusión en los medios de prensa
  local.

19
(No Transcript)
20
Resultados Lanzamiento Externo

• Más de 1200 proveedores informados.
• Alto interés generado entre los proveedores
  nacionales e internacionales del sector minero
  chileno.
• Correcta identificación de las ventajas que,
  REGIC aporta a los proveedores.
• Nula resistencia a la inscripción por parte de
  los proveedores.
• Rapidez de los proveedores en solicitar el
  registro y completar los datos y antecedentes.
• 3 MESES DESPUÉS DEL LANZAMIENTO 600 PROVEEDORES
  INSCRITOS EN REGIC