Informe Trimestral sobre la Administracin de Recursos de la OEA

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Informe Trimestral sobre la Administración
de Recursos de la OEA Al 30 de septiembre
de 2007 Comisión de Asuntos Administrativos y
Presupuestarios (CAAP)
SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Octubre
2007
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Qué incluye esta presentación?

• I. Contexto
• II. Contenido del informe y resultados del 3er
  trimestre de la administración de recursos
• III. Siguientes pasos para la CAAP y la SG/OEA

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I Contexto
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Contexto Junta de Auditores Externos

• Informa al Consejo Permanente y al Secretario
  General.
• Identifica aspectos de control interno y
  oportunidades para incrementar eficiencia.
• Supervisa la auditoría anual de cuentas a los
  estados financieros. Conducidas por la firma de
  auditores externos.
• Evalúa recursos, trabajo y planes de la OIG.
• Recomienda medidas correctivas y seguimiento.

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Recursos de la OEA hasta Sep 07
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Contexto Recomendación de la Junta de Auditores
Externos
Continuar desarrollando informes financieros que
proporcionan, en lo posible, una conexión entre
el uso de recursos y logros de metas estratégicas
y objetivos de un modo que sea útil a los Estados
Miembros, a la Administración y a los donantes
Auditoría Anual de Cuentas
Informes Trimestrales
Programa Presupuesto
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Contexto Ciclo Administrativo Anual de la
OEAAuditoría Anual, Programa Presupuesto e
Informes Trimestrales alineados a la Agenda de la
CAAP
Dic 31 Ene 1
Auditoría preliminar de Cuentas (SEP a OCT)
Auditoría de Cuentas (ENE a ABR)
Fase 2 La SAF incorpora insumos presupuestarios
Informe de la Junta de Auditores
Externos (finales de MAR)
Fase 1 Formulación y planificación del Programa
Presupuesto
Fase 3 Análisis, preparación y presentación del
Presupuesto 90 días previo a la AG
Planificación financiera anual y evaluación de
rendimiento
Mar 31
1er Informe Trimestral
Sep 30
3er Informe Trimestral
Fase 6 Publicación y distribución del Presupuesto
dentro de los 60 días posteriores a la aprobación
Fase 4 Discusión y revisión de la CAAP y
recomendaciones para el Comité Preparatorio 15
días previo a la AG
Fase 5 (Jun 1 Jun 6) Aprobación del Programa
Presupuesto por la AG
Publicación del Programa- Presupuesto del FR
Publicación de la Auditoria Anual de Cuentas
Indicadores Auditoría Anual Programa-Presupuesto
FR Informes Trimestrales
Jun 30
2do Informe trimestral
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II Contenido del informe y resultados del 3er
trimestre de la administración de recursos
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Recursos de la OEA hasta Sep 07
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Informe Trimestral sobre la Administración de
Recursos de la OEA

• Si bien es una fuente no auditada, es una fuente
  de información fehaciente para los Estados
  Miembros, la Administración y donantes.
• Provee una fuente administrativa confiable de la
  situación de la Organización, hasta la fecha del
  informe.
• Provee el status en el que se encuentran las
  recomendaciones de la Junta de los Auditores
  Externos.
• Evalúa el rendimiento de los componentes que
  forman parte del Ciclo Administrativo Anual de la
  OEA.
• Identifica riesgos y oportunidades
  administrativas dentro de la SG/OEA.

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Informe Trimestral sobre la Administración de
Recursos de la OEA

• El formato del informe es similar a aquellos de
  organizaciones privadas y públicas

SECCION I
Discusión de Gestión y Análisis Provee un
panorama sobre la situación financiera de la
Organización y un informe sobre el estado de
otras actividades administrativas.
SECCION II
Estados Financieros e Informes Provee estados
financieros y proyecciones detalladas.
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Ejecución del presupuesto al 30 de
septiembre de 2007 (páginas 4-5)

• La mayoría del presupuesto aprobado ha sido
  comprometido, dado que las áreas han obligado más
  del 95.
• El nivel de presupuesto comprometido permite a
  las áreas poca o ninguna flexibilidad de
  ejecución en el último trimestre de 2007.

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Pago de cuotas al 30 de septiembre de
2007 (páginas 6-7)

• Para el tercer trimestre de 2007, los pagos de
  cuotas han excedido al de años anteriores (Cuadro
  3), mientras que los atrasos se encuentran en el
  nivel más bajo de los últimos seis años (Cuadro
  4).

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Análisis de Liquidez del Fondo Regular
al 30 de septiembre de 2007 (páginas 7-8)

• Considerando la ausencia de planes de pago de
  cuotas de la mayoría de los Estados Miembros al
  inicio del año, las proyecciones del efectivo se
  basan principalmente en información histórica. En
  adición a la proyección de los planes de pago, la
  proyección de flujo de caja toma en cuenta los
  pagos de las cuotas asignadas de 2007 de 6.4
  millones y un adelanto de 4.9 millones de cuota
  para 2008, basado en conversaciones informales
  con Estados Miembros.

Respaldado por planes de pago OCTUBRE 0.06
milliones DICIEMBRE 11.4 milliones
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Superávit o déficit financiero

• El Subfondo de Reserva es un alivio temporal para
  financiar la ejecución presupuestaria en espera
  del recibo total de las cuotas y otros ingresos
  programados en el Presupuesto del Fondo Regular.
• Un superávit o déficit financiero es la
  diferencia entre recursos proyectados de
  financiamiento y el financiamiento real.
• Los déficits financieros continuos tienen una
  impacto directo desfavorable en el Subfondo de
  Reserva y no son sostenibles a largo plazo.

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Superávit o déficit financiero

• Hasta el 30 de septiembre de 2007, existe un
  déficit financiero de 18.5 millones (65.9 -
  84.4).
• Para fin de año, la SG/OEA estima que los 2.9
  millones que recibirá del Subfondo de Reserva no
  serán necesarios para financiar el Programa
  Presupuesto 2007.
• Además, aproximadamente 1.8 millones en el
  aumentarán el Subfondo de Reserva.
• El Subfondo de Reserva será incrementado
  adicionalmente con recursos no apropiados.

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Fondos Específicos al 30 de septiembre
de 2007 (páginas 12-14)

• El nivel de contribuciones a Fondos Específicos
  alcanzó 40.7 millones, lo cual esta por debajo
  del nivel de los tres años anteriores, como se
  detalla a continuación
• Proyecciones de Fondos Específicos son
  impredecibles.
• La SG/OEA necesita la habilidad de expandirse y
  contraerse en relación al nivel de contribuciones
  a Fondos Específicos.

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Auditoría Anual de Cuentas de la OEA
(páginas 15-16)

• Aunque existe una demora, Ernest and Young ha
  sido seleccionada para conducir la Auditoría
  Anual de Cuentas de la SG/OEA.
• En cuanto a la Junta de Auditores Externos, el
  Sr. Joseph Freamo y el Sr. Terrance S. Bastian
  han sido elegidos para cumplir un período de tres
  y dos años, respectivamente.
• El tercer miembro de la Junta, actuando en su
  ultimo año como Miembro y Presidente de la Junta
  continua siendo el Sr. Howard Krongard.

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Recuperación de Costos Indirectos
(ICR) al 30 de septiembre de 2007 (páginas 17 -
18)

• La Secretaría General está trabajando
  estrechamente con Dependencias Primarias (e.i.
  Secretarías Ejecutivas de la SG/OEA) para
  consolidar la política nueva de ICR emitida el 29
  de mayo de 2007.
• Estos esfuerzos se han centrado principalmente en
  conceptos de administración de proyectos (e.i.
  costeo adecuado), mediante una nueva comisión
  interdepartamental en asuntos administrativos.
• Las recaudaciones de ICR no alcanzarán las
  expectativas, considerando la fase de transición
  de la nueva política de ICR
• La política de ICR emitió en mayo de 2007
• Cláusula de exención por derechos adquiridos
  Grandfathering de acuerdos existentes y
• Contribuciones de Fondos Específicos inferiores a
  lo proyectado.

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Recursos Humanos al 30 de septiembre
de 2007 (páginas 19-23)

• A sugerencia de la Junta de Auditores Externos,
  la SG/OEA ha contratado a un experto de Naciones
  Unidas en clasificación de puestos para revisar
  las descripciones de funciones.
• La SG/OEA está implementando actualmente un nuevo
  Sistema de Evaluación de Desempeño para alinear
  los objetivos individuales con las metas de la
  Organización.

• El Reporte de Personal es el siguiente
• La SG/OEA actualmente está desarrollando un
  informe que analiza la representación geográfica
  dentro de la OEA.

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Instalaciones de la OEA al 30 de
septiembre de 2007 (páginas 23-24)

• El Programa Presupuesto aprobado del Fondo
  Regular de 2007 asignó a la Secretaría General
  4.8 millones para la hipoteca, administración y
  mantenimiento de sus instalaciones. Además,
  estos costos están cubiertos con ingresos de
  alquiler como se detalla a continuación. El saldo
  disponible al 30 de septiembre de 2007 es 909
  mil.

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Servicios de Información Tecnológica
(IT) (páginas 25-26)

• La Secretaría General está actualizando diversos
  niveles de equipo y software en estrecha
  colaboración con los usuarios.
• Esta actualización ayudará a lograr que OASES sea
  compatible con innovaciones tecnológicas y al
  mismo tiempo que sean de uso fácil para los
  usuarios, estableciendo la base para implementar
  actualizaciones futuras tales como la
  Administración de Proyectos de Oracle.
• Esta herramienta incluirá el ciclo de vida del
  proyecto en su totalidad, desde la planificación
  de presupuestos hasta la evaluación del
  desempeño, permitiendo a los administradores
  operar de una manera más eficiente y eficaz.
• Otros proyectos importantes de IT durante este
  año i) Topología de una red actualizada para el
  Edificio Principal ii) Actualización del Sistema
  de Mensajes de llamadas telefónicas iii) Sistema
  de Comunicación Segura (Groove) iv) Sistema de
  Difusión del Correo Electrónico de la OEA (OAS
  Mail Manager), entre otros.

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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er
trimestre Servicios de adquisiciones (páginas
27-31)

• La Junta de los Auditores Externos ha recomendado
  continuar fortaleciendo el proceso de
  supervisión de los CPR. Elaborar un plan para
  administrar el proceso de los CPR
• La SG/OEA ha iniciado una revisión global de los
  requisitos y procesos de los CPR para mejorar la
  aplicación de este mecanismo de contratación.
• En cuanto a las actividades relacionadas con
  viajes, la SG/OEA a contratado, desde febrero, a
  Omega World Travel (Omega), mejorando la
  contabilidad y supervisión de viajes, al igual
  que el alcance de los informes.
• En cuanto a los activos fijos, la Junta recomendó
  Mejorar la conciliación de los activos fijos
  haciendo un seguimiento de los datos y cuentas de
  inventario. La SG/OEA actualizará el software de
  Activos Fijos de Oracle durante 2008 para
  automatizar la administración de activos de la
  OEA, simplificando tareas de contabilidad tales
  como la conciliación.

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III Siguientes pasos para la CAAP y la Secretaría
General
PLAN OPERATIVO SECCION DBFS/FRC
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Siguientes pasos para la CAAP y la Secretaría
General

• Presentar una metodología para fijar la escala de
  asignación de cuotas aprobada por el Consejo
  Permanente y la Asamblea General.
• Apoyar la aprobación de la Asamblea General del
  Programa-Presupuesto de 2009.
• Iniciar sesiones de adiestramiento para el
  personal de la SG/OEA sobre normas de
  contabilidad internacionalmente aceptadas.
• Continuar con la consolidación de la gestión de
  proyectos con la nueva política de ICR.
• Atender las necesidades de Recursos Humanos en
  áreas críticas.
• Reformular mecanismos de compras y
  contrataciones para personal de apoyo temporal.

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PLAN OPERATIVO SECCION DBFS/FRC
CP19079s