Proceso de Planeamiento Estrat

1
(No Transcript)
2
Programa de Capacitaciónpara Pequeñas y Medianas
Empresas en la Implementación de Sistemas de
Administración Ambiental
Auditoría Interna del SAA
Programa Ambiental México-EE.UU. Frontera 2012
7-8 de diciembre 2007
3
Temas Para el Tallerde Auditoría Interna

• Resumen del ISO 14001 y el Rol de Auditor
• Lineamientos de Auditoría Ambiental ISO 19011
• Junta de Apertura y Panorama del Proceso
• Auditoría del Proceso de Identificación de los
  Aspectos Ambientales Significativos

4
Temas Para el Tallerde Auditoría Interna (cont.)

• Escribiendo No-Conformidades
• Auditando la Implementación
• Auditoría de Aseguramiento del Cumplimiento Legal
• Auditoría de la Documentación
• Junta de Clausura y Reporte

5
Módulo 16

• Resumen del ISO 14001
• y el Rol de la Auditoría Interna

6
Las Seis Secciones del ISO 14001
4.4 Implantación y Operación
4.1 Req. Generales
4.4.1 Recursos, Roles, Responsabilidades y
Autoridad 4.4.2 Competencia, Capacitación, y
Sensibilización 4.4.3 Comunicación 4.4.4
Documentación del SAA 4.4.5 Control de la
Documentación 4.4.6 Control de las
Operaciones 4.4.7 Atención de Emergencias
4.2 Política Ambiental
4.3 Planeación
4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2
Requisitos Legales 4.3.3 Objetivos y
Metas y Programa(s) de Acción
4.5 Revisión y acción correctiva
4.5.1 Monitoreo y Medición 4.5.2 Evaluación de
Cumplimiento 4.5.3 No-conformidad, Acción
Correctiva y Preventiva 4.5.4 Control de
Registros 4.5.5 Auditorías del SAA
4.6 Revisión Gerencial
6
7
Las Tres Cláusulas de Planeación
Objetivos/ Metas y Programas 4.3.3
Planeación 4.3
Aspectos Ambientales 4.3.1
Requisitos Legales y Otros Requisitos 4.3.2
Aspectos Ambientales Significativos
7
8
Las Siete Cláusulas deImplantación y Operación
Atención de Emergencias4.4.7
Documentación del SAA 4.4.4
Recursos, Roles, Responsabilidades y Autoridad
4.4.1
Control de la Documentación 4.4.5
Competencia, Capacitación, y sensibilización 4.4
.2
Control de las Operaciones 4.4.6
Comunicación 4.4.3
8
9
Revisión y Acción Correctiva
Verificación 4.5
Auditoría del SAA4.5.5
Monitoreo yMedición4.5.1
Control de Registros 4.5.4
Monitoreo yMedición4.5.1
No-conformidad,Acción Correctiva y Acción
Preventiva 4.5.3
Evaluación de Cumplimiento4.5.2
9
10
Revisión por parte de la Alta Dirección
Cláusula 4.6
11
Rol Crítico del Auditor SAA

• La revisión gerencial periódica es
  insuficiente.
• Necesidad de mantener personal que observe los
  detalles objetiva e independientemente.
• Los auditores son la conciencia del SAA.

12
Temas CríticosISO 14001

• Hasta qué grado pueden confiar las dependencias
  gubernamentales nacionales y locales en la
  efectividad de la actuación ambiental mejorada
  por parte de estos directores competitivos de
  negocios?

13
Auditores de Primera Parte

• Auditores empleados por la organización para
  verificar su propio sistema de administración.
• Los auditores de primera parte efectúan la
  Auditoría Interna.
• Los auditores de primera parte deben permanecer
  objetivos e independientes cuando conducen las
  auditorías

14
Auditorías de Segunda Parte

• Auditorías de proveedores o contratistas.
• Se usa a menudo para asegurar calidad.
• Dentro del campo ambiental, las auditorías de
  segunda parte se usan para determinar si los
  proveedores de servicios de manejo de residuos
  peligrosos están operando correctamente
  (cumpliendo con las responsabilidades legales).

15
Auditoría de Tercera Parte

• Los Certificadores de Sistemas ISO
• El Certificador evalúa su documentación.
• Si la documentación cumple con 14001, entonces se
  programa la auditoría de certificación
• El Certificador verifica la implementación del
  SAA.
• Aprobado (con tal que se corrijan algunas
  no-conformidades menores)
• CERTIFICACION!
• Auditorías de seguimiento intercaladas entre las
  completas (1 ó 2 por año).
• Auditoría completa cada 3 años.

16

• ISO 19011
• Lineamientos para Auditores

17
ISO 19011

• Lineamientos para auditores de sistemas de
  calidad ISO 9001 y sistemas de administración
  ambiental ISO 14001
• Facilitan la integración de la administración de
  calidad y ambiental
• Permiten y facilitan la auditoría de ambos
  sistemas
• Menos gastos e interrupciones

18
ISO 19011 - Principios

• Etica Auditores deben evitar acciones que
  pueden influenciar los resultados de la auditoría
• Imparcialidad la obligación de reportar los
  resultados en una manera digno de confianza
• Profesionalismo usando diligencia y
  discernimiento en la auditoría

19
ISO 19011 - Principios

• Independencia la base de la imparcialidad de
  las conclusiones de la auditoría
• Evidencia la base racional para alcanzar
  conclusiones puntuales y reproducibles en un
  proceso sistemático de auditoría

20
ISO 19011 - Programa de Auditoría

• Propósito del Programa planear el tipo y número
  de auditorías e identificar los recursos
  necesarios
• Nombramiento y autorización (por parte de dueño,
  Gerente General, Alta Dirección) de una persona
  quien se encarga del programa

21
19011 Programa de Auditoría

• La persona responsable debe
• Establecer los objetivos y alcance del programa
• Establecer responsabilidades, recursos y
  procedimientos
• Asegurar la implementación del programa
• Monitorear y mejorar el programa
• Asegurar que se conserven registros apropiados

22
Ejemplos de Planeación de Auditorías

• 2 auditorías internas programadas cada seis meses
  y realizadas por el auditor interno de la empresa
• Auditorías cada mes cubriendo uno o dos de los
  elementos del ISO 14001 (cubriendo todos los
  elementos en un año)

23
19011 Objetivos del Programa

• Los objetivos del programa deben basarse en
  consideración de
• Prioridades de la alta dirección
• Requisitos del ISO 14001, Sec. 4.5.5
• Requisitos de la normativa (y contratos)
• (Para Proveedores) la necesidad de cumplir con
  evaluaciones de proveedores
• Confirmación de la auto-certificación de la
  empresa (por parte de una parte externa)
• Riesgos
• Intereses de las partes interesadas

24
19011 Ejemplos de Objetivos

• Cumplir con los requisitos para la certificación
  del SAA (o Sistema de Calidad)
• Asegurar conformidad con los requisitos en el
  contrato con el cliente (calidad)
• Obtener y mantener confianza en la capacidad del
  proveedor (para empresas clientes)

25
19011 Alcance del Programa de Auditoría

• Depende de variables como
• Tamaño, tipo de negocio y complejidad de la
  organización
• Necesidad de acreditación o certificación

26
19011 Programa de Auditoría Responsabilidades
y Recursos

• La persona responsable debe
• definir, implementar, monitorear, revisar y
  mejorar el programa de auditoría interna
• Identificar y proveer recursos
• Recursos
• Entrenamiento de los auditores internos
• Proceso para mejorar la competencia de los
  auditores

27
19011 Procedimientos del Programa

• Procedimiento debe cubrir
• Planeación y programación de las auditorías
• Asegurando la competencia de los auditores
  internos y del auditor líder
• Conduciendo la auditoría
• Seguimiento
• Mantenimiento de los registros de auditorías
• Monitoreo y mejora del programa de auditoría

28
19011 Implementación del Programa

• Programación y comunicación a los empleados
• Proceso para evaluar los auditores y determinar
  las necesidades de capacitación adicional
• Asegurando nombramiento del equipo (o auditor)
• Asegurando revisión y aprobación de los reportes
  de auditoría
• Seguimiento

29
19011 Registros de Auditorías

• Deben mantener registros que demuestran la
  implementación del programa de auditoría,
  incluyendo
• Plan de la auditoría
• Reporte de la auditoría
• Notificación de no conformidad
• Acción Correctiva/Preventiva
• Resultados de revisiones del programa de
  auditoría
• Registros de capacitación de los auditores

30
19011 Monitoreo y Revisión del Programa

• Monitoreo
• La organización debe monitorear el programa
  de auditoría para determinar si está logrando sus
  objetivos y para identificar oportunidades para
  su mejora
• Revisión
• Evaluación de la efectividad e identificación
  de oportunidades de mejora

31
19011Competencia de los Auditores

• Conocimiento genérico de los auditores
• Principios de auditoría, procesos y técnicas
• Sistema de administración (ambiental y/o calidad)
• Situaciones organizacionales
• Requisitos legales que aplican

32
19011Competencia de los Auditores Líder

• Conocimiento genérico de los auditores líderes
• Además de lo anterior
• Planeación de auditorías
• Comunicación con el auditado (cliente)
• Organizando y dirigiendo auditores
• Preparar conclusiones y reportes de auditorías
• Resolver conflictos

33
19011 Competencia de los Auditores

• Conocimiento específico de los auditores
• Técnicas y herramientas de administración
  ambiental
• Terminología en el campo de administración
  ambiental
• Ciencia y tecnología y sus aplicaciones en el
  campo ambiental

34
19011Competencia de los Auditores

• Atributos personales
• Ético, sincero, honesto, prudente, imparcial
• Receptivo a diferentes puntos de vista
• Diplomático
• Observador
• Tenaz
• Decisivo
• Tener confianza en sí
• flexible

35
19011 Competencia de los Auditores

• Educación suficiente para obtener los
  conocimientos genéricos y específicos
• Experiencia de Trabajo puestos y
  responsabilidades de resolver problemas,
  comunicación con clientes y semejante
• Capacitación en Auditoría suficiente para
  contribuir al desarrollo de los conocimientos
  genéricos y específicos
• Experiencia en Auditoría participación en
  auditorías completas de sistemas de
  administración bajo la supervisión de un auditor
  que es competente para liderar un equipo de
  auditores.

36
19011 Competencia de los Auditores

• Mejora continua
• Desarrollo profesional
• Mantenimiento de experiencia en auditorías
• Evaluación de los Auditores
• Inicial
• Durante la selección de los auditores
• periódico

37
Completando la Auditoría
Iniciando la Auditoría
Preparando y Comunicando el Reporte
Revisando la documentación
Conduciendo la Auditoría
Preparación
38
Fuentes de Información
Conclusiones
Colección a través de Muestras
Hallazgos
Evaluación en base de Criterios
Evidencias
Verificación
39
Etapas del Proceso de Auditoría
Preparación
Responsabilidad Identificar equipo de
auditoría Lider del equipo auditoría Entender
la organización verificada Equipo de
auditoría Definir el alcance verificativo Lider
del equipo auditoría Revisar la documentación
Equipo de auditoría Planear la auditoría
Lider del equipo auditoría Preparar el Protocolo
Equipo de auditoría
40
Preparando el Plan de Auditoría

• Documentos/información importante
• Organigrama
• Roles y responsabilidades del SAA
• Horario de trabajo del negocio
• Lista de empleados/gerentes claves
• Ultimo reporte de auditoría SAA
• Metodología para identificar aspectos ambientales
  y criterios de significancia
• Objetivos ambientales y metas detalladas
• Manual y Procedimientos
• Lista Maestra de Documentos del SAA

41
Plan de Auditoría

• El Plan de Auditoría es la base de una auditoría
  exitosa
• Seleccione diferentes áreas o departamentos
  funcionales
• Verifique diferentes elementos ISO 14001 en
  diferentes áreas/departamentos funcionales
• Ponga a prueba diferentes procedimientos SAA que
  abarquen toda la instalación/sitio
• Revise los instructivos de trabajo (ITA) y su
  aplicación

42
Etapas del Proceso de Auditoría
Conduciendo la Auditoría Responsabilidad Diri
gir la junta de apertura Lider del
equipo auditoría Entrevistar empleados y observar
Equipo de auditoría Producir evidencia
objetiva basada Equipo de auditoría en
documentos y entrevistas
43
Junta de Apertura (Proceso Formal)

• Dirigida por el Auditor Líder
• Deben estar presentes el gerente general otros
  gerentes y el representante de la alta gerencia
• Revisar los objetivos, alcance y plan de la
  auditoría
• Solicitar la cooperación gerencial para resolver
  rápidamente diferencias sobre los hallazgos
• Comprometerse a reportar hallazgos

44
Conduciendo la Auditoría

• El equipo de auditoría lleva a cabo el plan de
  auditoría
• Revise procedimientos e ITAs documentados
• Ponga a prueba el proceso de control de
  documentos
• Sea selectivo al inspeccionar registros
• Entreviste a gerentes claves y empleados
  seleccionados (ej. concientización de los
  empleados sobre la Política, objetivos y metas,
  aspectos ambientales significativos)

45
Qué Hacen los Auditores?

• Los auditores buscan evidencia objetiva de lo
  siguiente
• Existe un SAA establecido?
• El SAA cumple con los criterios de la auditoría
  (ej. requisitos ISO 14001)?
• Está implantado el SAA?
• Opera con eficiencia?

46
Evidencia

• Procedimientos e ITAs documentados
• Registros
• Resultados de entrevistas (documentados)
• Observaciones del auditor (documentadas)

47
Hallazgos

• Un hallazgo de no-conformidad debe ser explicado
  y justificado
• Usen evidencia documentada, resultados de
  entrevistas y observaciones documentadas
• Una no-conformidad debe ser descrita
  específicamente en términos de uno o más
  criterios específicos de auditoría (ejm
  requisito específico del Manual del SAA o ISO
  14001 y Procedimientos)

48
Etapas del Proceso de Auditoría
Reportar Responsabilidad Preparar
hallazgos Equipo de auditoría Dirigir junta de
clausura Auditor Lider Preparar reporte
auditoría Auditor Lider Acción
Correctiva Tomar acción correctiva Gerencia
basada en hallazgos Verificar la acción
correctiva Equipo de auditoría
49
Reportando los Hallazgos y Conclusiones

• El equipo de auditoría prepara los hallazgos
• El líder del equipo determina si el hallazgo es
  una no-conformidad o una observación
• Usen el formato del Procedimiento para escribir
  no-conformidades
• Observen si existen mejoras significativas desde
  la última auditoría interna

50
Módulo 17

• Auditoría
• del Proceso de Identificación de los Aspectos
  Ambientales y los Significativos

51
Alcance del SAAy Aspectos Ambientales

• El alcance del SAA determina el rango de
  actividades, productos y servicios y verifica
  el proceso de identificar aspectos ambientales.
• El alcance del SAA normalmente abarca actividades
  de sitio y productos/servicios que puede
  controlar o razonablemente influenciar.

52
Definición

• ISO 14001 Sec. 3.6 aspecto ambiental
• Elemento de las actividades, productos o
  servicios de una organización que puede
  interactuar con el ambiente.
• Lenguaje claro actividad, producto o servicio
  que está causando o puede causar impactos
  ambientales (porque está interactuando o tiene el
  potencial de interactuar con el ambiente)

53
Ejemplos de Aspectos Ambientales

• Las aguas residuales de la planta
• El consumo de agua y de energía de la planta.
• La generación de residuos peligrosos (ej. trapos
  contaminados con solventes o aceite)
• Un contenedor de solventes
• Ruido

54
Aspectos Ambientales

• Aspectos ambientales normados por los
  reglamentos ambientales y las NOMs
• desechos sólidos no regulados
• Aspectos en la eco-eficiencia o productividad
  de recursos (ejm en materia prima o partes/
  componentes empleados en la producción)
• consumo de agua y energéticos

55
Aspectos Ambientales Conceptos Prácticos

• El alcance del SAA debe estar claramente
  definido.
• Hasta dónde se aplica el SAA en relación a las
  actividades de los proveedores o en los sitios de
  los clientes (caso de la empresa que vende
  servicios)?

56
Perspectiva del Auditor Interno

• Los auditores internos deben estar familiarizados
  con la metodología para identificar aspectos
  ambientales y determinar cuáles son
  significativos.
• La parte más importante es el proceso de revisión
  o actualización de los aspectos de los procesos
  productivos (ej. cada año para determinar si hay
  nuevos aspectos)
• A diferencia de los auditores de la tercera parte
  que establecen si satisfacen o no los
  estándares, el equipo de auditoría interna
  recomienda mejoras que pueden aumentar el valor
  del sistema.

57
Mapeo del Proceso

• Una descripción esquematizada para definir,
  redefinir y documentar un proceso productivo o
  auxiliar.
• El trabajo se lleva a cabo a nivel de un proceso
  unitario
• Los procesos tienen entradas y salidas
• Para cualquier proceso existe una secuencia
  funcional de eventos o acciones
• El mapeo del proceso no provee toda la
  información de los aspectos ambientales adentro y
  afuera de la instalación. (Ej. comedor, depto.
  médico, jardín)

58
Determinar Aspectos Significativos

• 4.3.1 Aspectos ambientales
• La organización debe establecer, implementar y
  mantener procedimientos para identificar los
  aspectos ambientales de sus actividades,
  productos y servicios que pueda controlar y
  aquellos sobre los que pueda influir dentro del
  alcance definido del sistema de gestión
  ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos
  nuevos o planificados, o las actividades,
  productos y servicios nuevos o modificados La
  organización debe de actualizar esta información.

59
Determinando Significancia

• El término Significativo no está definido en
  ISO 14001
• La empresa debe de emplear un proceso consistente
  y reproducible para determinar cuáles son los
  aspectos significativos.
• El auditor debe entender los criterios de
  significancia utilizados por la empresa y buscar
  evidencia de que los criterios se aplicaron
  consistentemente.
• Los criterios de significancia también deben ser
  consistentes con la Política Ambiental.

60
Auditoría de un Aspecto Ambiental Significativo

• Rastrear un determinado aspecto ambiental
  significativo entre los aspectos ambientales en
  que se basa.
• Verificar que los aspectos ambientales en que se
  basa fueron consistentemente identificados en uno
  o más procesos unitarios u otras actividades en
  la planta.
• EJ. Un Aspecto Ambiental Significativo
  residuos peligrosos
• se han identificado fugas de aceites en todos
  los procesos unitarios u otras actividades?
• existen procesos (por ejemplo, laboratorio)
  donde se generan residuos peligrosos pero donde
  no se ha identificado su uso como un aspecto
  ambiental?

61
Ejercicio

• Revisen la lista de los aspectos ambientales.
  Aparecen aspectos ambientales como
• Consumo de agua?
• Chatarra ubicada en alguna parte del predio?
• Ruido?
• Varios otros que definitivamente no son
  significativos?
• Comparen sus listas de Aspectos Ambientales
  Significativos con los Objetivos Ambientales de
  sus empresas (plantas)
• Están basadas los Objetivos Ambientales en uno o
  mas Aspectos Ambientales Significativos?