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Curso Internacional Políticas presupuestarias y
gestión por resultados Santiago de Chile 20 de
noviembre al 1º de Diciembre de 2006
Planificación Estratégica en organizaciones
públicas
Marianela Armijo Consultora Área de Políticas
Presupuestarias y Gestión Pública
ILPES/CEPAL Marianela.armijo_at_cepal.org
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Algunas reflexiones sobre la utilidad de la
Planificación Estratégica

• Alicia Qué camino debo tomar?
• Gato Eso depende del lugar donde vayas
• AliciaNo sé para donde voy
• Gato Entonces no importa cual camino debes tomar
• Lewis Carrol Alicia en el País de las Maravillas

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La medición del desempeño es parte de un largo
proceso de planeamiento
Misión
Objetivos
Indicadores de Desempeño
Quienes somos,que hacemos y para quienes
Como sabemos que llegamos
Donde queremos ir
Cómo podemos llegar
Estrategias
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PLANIFICACION ESTRATEGICA
Proceso que se sigue para determinar las metas
de una organización y las estrategias que
permitirán alcanzarlas ()
La Planificación estratégica fija los límites
dentro de los cuales tiene lugar el control y
evaluación de gestión
() Anthony Robert N. El Control de Gestión
Marco, Entorno Proceso. Harvard Business School.
Ed. Deusto. 1998
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ESTRATEGIAS
Directrices que ayudan a elegir las acciones
adecuadas para alcanzar las metas de la
organización
Proporcionan una base para la toma de decisiones
respecto de los cursos de acción propuestos
OBJETIVOS PROGRAMAS DE ACCION PRIORIDADES EN LA
ASIGNACION DE RECURSOS
Constituyen un medio para establecer el PROPÓSITO
ORGANIZACIONAL en términos de
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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMO PROCESO PREVIO
PARA LA EXISTENCIA DEL CONTROL DE GESTION
Un proceso de formulación de estrategias
Puede ser
Un proceso de revisión de estrategias
En este contexto la Planificación Estratégica es
un proceso de toma de decisiones sobre
modificaciones que deben ser incorporadas en las
estrategias existentes
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PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE GESTION

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() Adaptado de Figura Las cuadtro etapas del
control de gestión. Anthony Robert N. El
Control de Gestión Marco, Entorno Proceso.
Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998
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PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE METODOLOGICA
DEL PLAN DE GESTION
QUE SE HARA EN UN FUTURO CERCANO PARA LOGRAR LOS
RESULTADOS CON EL MAXIMO DE EFICIENCIA, EFICACIA,
CALIDAD
PLANIFICACION ESTRATEGICA
PRODUCTOS USUARIOS
MISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS METAS INDICADORES
PARA QUE EXISTE LA ORGANIZACION PROPOSITO
FUNDAMENTAL PARA QUIEN COMO
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ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTES ESTRA
TÉGICOS

• Principal bien o servicio que la institución
  proporciona directamente a un usuario externo

Tangibilidad o intangibilidad Prioridad
Estratégica relacionado con el mandato legal,
las prioridades de gobierno, las prioridades
institucionales. Demanda de los usuarios
continua, sistemática, permanente,
cautiva. Número de transacciones Recursos que
se consumen en su generación (porcentaje del
presupuesto destinado a la provisión del
servicio) o de recursos humanos (porcentaje de
funcionarios afectados a la provisión del
servicio).
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ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTES ESTRA
TÉGICOS

• Principal bien o servicio que la institución
  proporciona directamente a un usuario externo

• Servicios pagados tarifas por certificados
• Servicios no pagados fiscalizaciones,
  informaciones
• Financiamiento de los servicios (autofinanciado,
  presupuesto
• nacional)

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ANALISIS DE PRODUCTOS INTERMEDIOS

• Productos intermedios dirigidos a
  clientes/usuarios internos/externos de la
  institución
• Relación con los usuarios externos de la
  institución
• Importancia en el proceso productivo general
• Recursos consumidos para la provisión del
  servicio (financieros, recursos humanos, etc)
• Requerimientos de servicios de las otras unidades
  de la organización rapidez, oportunidad,
  precisión
• Quién más provee el servicio/ producto en la
  institución

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Análisis de Usuarios/Clientes Principal

• RECEPTOR DIRECTO DE LOS
• SERVICIOS/PRODUCTOS
• QUIEN TIENE ACCESO A LOS SERVICIOS A
• TRAVES DE UN TRATO DIRECTO CON LOS
• PROVEEDORES DE ESTOS
• A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DEL
• SERVICIO O TRANSACCION EL USUARIO EVALUA
• SU GRADO DE SATISFACCION EN LA ENTREGA DEL
• SERVICIO

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Análisis de Usuarios/Clientes Interno

• AREA/FUNCIONARIO QUE DEPENDE DEL TRABAJO
• REALIZADO POR EL OTRO
• SE INSERTA EN UNA IDEA INTEGRADA DE GESTION
• ORIENTADA AL SERVICIO Y SATISFACCION AL USUARIO
• NIVEL DE SATISFACCION DE CLIENTE INTERNO COMO
• FACTOR CRITICO PARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOS
• SERVICIOS DIRIGIDOS HACIA CLIENTES EXTERNOS

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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIAR
IOS
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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIAR
IOS
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PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIAR
IOS
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Esquema del Proceso de Planificación Estratégica
VISION MISION
Amenazas /Oportunidades
Fortalezas y debilidades
ANALISIS EXTERNO Factores Institucionales Económ
icos Tecnológicos Marco Presupuestario
ANALISIS INTERNO Estructura Procesos Funciones Re
cursos
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
AREAS CLAVES DE DESEMPEÑO
METAS
PROGRAMAS, PLANES, PROYECTOS
INDICADORES
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VISION

• Valores y principios de la organización que
• orienta y dar el marco para el accionar de su
• propósito, imagen objetivo.
• SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL
  ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA EN
  LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA
  DESTACADA EN LA COMUNIDAD
• Instituto de Normalización Previsional

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MISION

• Declaración fundamental que le da el carácter
  constitutivo
• a la organización y a su acción
• Fija los los propósitos, fines y límites de la
  organización

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA
MISION

• PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
• CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?
• CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?
• PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS
  PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.
• CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/
  PROGRAMA?

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA
MISION

• CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA
  ACTUAL?
• CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y
  CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA
  INSTITUCION/PROGRAMA?

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El valor de una organización no se limita
al valor operativo de la MISION ACTUAL

• Serán necesarias estas funciones y estos
  productos?

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Aspectos a considerar en la declaración de la
Misión

• Nivel de concreción o abstracción
• Ejemplos Humanizar el trato a los jóvenes
• Departamento Juvenil de Massachusetts. USA
• Reducción de la contaminación
• Departamento Medio Ambiental. USA
• .
• Riesgo implícito en los compromisos asumidos
  Cómo se rinde de cuentas de los resultados
  comprometidos?

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Utilidad de una buena declaración de Misión

• Establecen el marco que justifica la intervención
  pública en el ámbito de responsabilidad
• Capacidad de mantener el foco directivo en lo
  importante
• Lograr encauzar los apoyos políticos y
  capacidades administrativas de la institución
• Mostrar a los grupos de interés la creación de
  valor público esperado

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Misión InstitucionalSERVIU XI

• El SERVIU XI Región de Aysén tiene como misión
  contribuir a mejorar la calidad de vida de la
  población regional, a través de la
  materialización de Planes y Programas propuestos
  por la Secretaría Regional de Vivienda y
  Urbanismo, generando igualdad de oportunidades
  que permitan acceder a una vivienda apropiada
  para la rigurosidad climática local y ciudades
  más seguras y equitativas para la comunidad de
  nuestra región, focalizando nuestro trabajo en el
  sector más carente y de escasos recursos. 

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OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Son logros que la organización persigue en un
plazo determinado. Estos deben ser coherentes con
la misión y orientaciones de las políticas
ministeriales
La definición de los objetivos permitirá
seleccionar las actividades prioritarias para el
mejoramiento de la organización y aprovechar
las ventajas.
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta
a unapregunta esencial Qué debemos lograr en el
corto, mediano y largo plazo, para tener un
accionar coherente con la misión?
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OBJETIVOS ESTRATEGICOS

• Su definición debe permitir identificar acciones
  en ámbitos de
• programación
• procesos
• cobertura
• calidad
• oportunidad del servicio, etc

Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar,
alcanzar, generar, adecuar
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OBJETIVOS ESTRATEGICOS

• Optimizar la calidad de las obras definiendo,
  analizando y
• mejorando los procesos constructivos
• Mejorar la atención al usuario, reduciendo los
  tiempos de
• espera en la tramitación y otorgamiento de los
  beneficios.
• Promover el desarrollo personal y profesional de
  los
• funcionarios, su motivación y adhesión hacia el
  servicios

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OBJETIVOS ESTRATEGICOS

• Se fortalecerá la acción normativa, de control,
  prevención
• y promoción de salud
• Se focalizará la asistencia médica gratuita
  hacia los sectores
• de población indigentes y de escasos recursos
• Se promoverá la reforma gradual de gestión de
  las prestaciones
• de los Hospitales Públicos, fundado a través de
  la descentralización
• operativa
• Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.

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Objetivos Estratégicos
Mejorar el servicio de asistencia técnica,
disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a
través de la informatización del registro de
solicitudes de asistencia
Ampliar instrumentos de Asistencia Técnica y
uso efectivo de éstos
Servicio de Cooperación Técnica. Chile
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Objetivos EstratégicosSERVICIO DE VIVIENDA Y
URBANISMO
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(No Transcript)
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Qué capacidad tienen los directivos públicos para
establecer Objetivos Estratégicos

• Facultades, flexibilidad
• Recursos presupuestarios
• Apoyo político
• Comprensión del Ministro, Usuarios, Ciudadanía
• ETC,,,,,

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METAS

• CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE,
  DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO
  (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL
  OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO
• CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE
  ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN
  HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO
• TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS

• DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO QUE
  PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y
  FINANCIEROS.

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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS

• IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS,
  POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE
  OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS

• ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION
  EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

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Ejemplos de Metas ambiguas y adecuadas

• Metas ambiguas
• Mejoremos el sistema de tramitación de Quejas
• Compraremos la mayor cantidad de libros posibles
  para las escuelas
• Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de
  la región
• Lograremos que nuestros usuarios estén
  completamente satisfechos con nuestros servicios
• Metas adecuadas
• Aumentar a un 10 la cobertura de beneficiarios
  del Programa Salud para todos
• Mejorar el tiempo promedio de atención a los
  usuarios, reduciendo a 30 minutos el trámite de
  iniciación de actividades comerciales
• Aumentaremos el número de visitas a las
  bibliotecas locales en un 20 antes del 31 de
  Diciembre de 2006

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INDICADORES

• INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS VARIABLES
  ASOCIADAS A LAS METAS
• MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA
• INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y
  METAS

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EJEMPLOS PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO PARTE DEL
PRESUPUESTO NACIONAL
42
(No Transcript)
43
(No Transcript)
44
CHILE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN E INTEGRACIÓN
AL CICLO PRESUPUESTARIO
PROCESO PRESUPUESTARIO  
  BALANCE GESTION INTEGRAL
  BALANCE GESTION INTEGRAL
EVALUACION INTERNA DIPRES
FORMULACION
LEY DE PRESUPUESTOS
EJECUCION
INDICADORES DE DESEMPEÑO
                                                 
 
                                                 
 
Presentación Proyecto
Aprobación Ley
EVALUACION DE PROGRAMAS
Misión Productos, usuarios Objetivos
Estratégicos Metas, Indicadores
DEFINICIONES ESTRATEGICAS
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE GESTION
FONDO CONCURSABLE
BALANCE GESTION INTEGRAL
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LECCIONES APRENDIDAS

• CONSIDERACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA
  PLANIFICACION ESTRATEGICA EN INSTITUCIONES
  PUBLICAS
• COMO UTILIZAR EL PLAN ESTRATEGICO PARA QUE SEA
  UTIL EN UNA INSTITUCION PUBLICA
• QUIENES DEBEN PARTICIPAR
• CADA CUANTO TIEMPO DEBE HACERSE
• CONSULTORA EXTERNA/RECURSOS PROPIOS
• OTRAS ALTERNATIVAS PARA APOYAR LA TOMA DE
  DECISIONES ESTRATEGICAS ?

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FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE
PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Compromiso y liderazgo de directivos Más que
  hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE
• Regularidad y continuidad en la aplicación
• Internalización de la PE en los procesos de la
  institución
• Capacidad de desagregar los objetivos
  estratégicos en metas concretas monitoreadas

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FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE
PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Existencia de una unidad responsable por el
  control de gestión y con directa interacción con
  la jefatura máxima de la institución.
• Profesionales capacitados en las técnicas de
  gestión (planificación, indicadores, evaluación)
• Tecnologías de información (simples y accesibles)
  para asociar la planificación estratégica al
  control de gestión.

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FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE
PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Capacidad de retroalimentar a los niveles
  directivos (centros de responsabilidad) el nivel
  de logros de compromisos alcanzados y generar
  acciones correctivas.
• Alinear la planificación estratégica al ciclo
  presupuestario y considerarlo como insumo para su
  formulación
• Comunicación de los resultados de la
  planificación estratégica