Organisatieboek

1

• Organisatieboek
• FOD Financiën
• Deel 1 Organisatiestructuur

2
Inhoudstafel

• Inleiding
• Aanpak en werkwijze
• Overzicht van de organisatie
• Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot
  de lijndiensten
• Organisatieschema
• Toewijzing van processen en functies aan het
  organisatieschema
• Structurerende factoren
• Organisatieschema van de stafdiensten
• Belastingen en Invorderingen
• Methodologie
• Organisatieschema per organisatorische entiteit
• Organisatieschema
• Toewijzing van processen en functies aan het
  organisatieschema
• Structurerende factoren
• Patrimoniumdocumentatie
• Methodologie
• Organisatieschema per organisatorische entiteit
• Organisatieschema
• Toewijzing van processen en functies aan het
  organisatieschema

3
Inleiding
4
Inleiding
Doelstelling en scope van het Organisatieboek

• Het organisatieboek presenteert een overzicht van
  de To-Be organisatie van de FOD Financiën,
  inclusief de benodigde personeelsinzet. Het
  organisatieboek bestaat uit 2 delen. Deel 1,
  Organisatiestructuur, presenteert de structuur
  van de lijn- en stafdiensten van de FOD
  Financiën, met inbegrip van de processen en
  functies die in deze structuur voorkomen. Deel 2,
  Personeelsinzet, presenteert voor de betrokken
  lijn- en stafdiensten de personeelsinzet die
  nodig is om de To-Be processen uit te voeren.
• Het organisatieboek staat niet los van de overige
  rapporten van het Coperfin BPR-project. Het dient
  te worden gelezen samen met het procesboek en het
  functieboek. Bij de bespreking van de individuele
  organisatieschemas van de lijn- en stafdiensten
  wordt trouwens telkens aangegeven welke processen
  en welke functies in de betrokken
  organisatorische entiteiten voorkomen. De nadere
  beschrijving van deze processen en functies zijn
  terug te vinden in het procesboek en het
  functieboek, respectievelijk.
• De scope van dit organisatieboek omvat de
  organisatiestructuur en de personeelsinzet die
  nodig zijn om de processen te voeren zoals deze
  zijn geïdentificeerd en uitgetekend tijdens de
  BPR Coperfin. Hiertoe behoren zowel de
  functionele processen als de ondersteunende
  processen, de sturende processen, de processen
  voor specifieke verwerking en de processen inzake
  reglementering en werkprocedures. Het betreft,
  met andere woorden, zowel de lijndiensten als de
  stafdiensten.
• De organisatiestructuur van de horizontale
  directies en hun afdelingen (PO, BB, ICT,
  Secretariaat Logistiek) behoren niet tot de
  scope van dit organisatieboek, aangezien zij geen
  deel uitmaken van de huidige Coperfin BPR.
• Aan noden van overleg en coördinatie tussen
  entiteiten en pijlers zal tegemoet gekomen moeten
  worden, in het bijzonder m.b.t. de
  fraudebestrijding, en dit via ad hoc structuren
  en mechanismen te bepalen door het management
  N1/N2.

5
Inleiding
Structuur van Deel 1 van het Organisatieboek

• Deel 1 van het Organisatieboek,
  Organisatiestructuur, presenteert de structuur
  van de lijn- en stafdiensten van de FOD
  Financiën, met inbegrip van de processen en
  functies die in deze structuur voorkomen.
• Naast een overzicht van de gevolgde methodiek en
  werkwijze en een overzicht van de
  organisatiestructuur van de gehele FOD Financiën,
  bestaat Deel 1 voornamelijk uit een bespreking
  van het organisatieschema van de verschillende
  lijn- en stafdiensten.
• Deze bespreking van de organisatiestructuur is
  telkens opgebouwd uit 3 onderdelen
• OrganisatieschemaDit eerste onderdeel
  presenteert de organisatiestructuur voor de
  betrokken organisatorische entiteit.
• Toewijzing van processen en functies aan het
  organisatieschemaHet tweede onderdeel
  presenteert een lijst van de processen en de
  functies die in de betrokken organisatorische
  entiteit voorkomen.
• Structurerende factorenHet derde en laatste
  onderdeel beschrijft de elementen die aan de
  basis liggen van de structuur die aan de
  betrokken organisatorische entiteit is gegeven.

6
Aanpak en werkwijze
7
Aanpak en werkwijze
Inleiding (1/2)

• De Coperfin werkgroepen hebben de
  organisatieschemas van de diverse entiteiten
  uitgetekend op basis van een aantal
  structurerende factoren, d.i. elementen die een
  belangrijke rol spelen bij het tekenen van een
  structuur. Deze elementen bepalen, met andere
  woorden, welke processen of delen van processen
  en welke functies bij elkaar worden gebracht in
  een organisatorische entiteit. Deze
  structurerende factoren worden voor elke
  organisatorische entiteit in dit Organisatieboek
  besproken.
• Teneinde de ontwikkeling van de
  organisatieschemas coherent en consistent te
  laten verlopen, werden op voorhand een aantal
  algemene richtlijnen en een basistekening
  uitgewerkt, waarop de werkgroepen konden steunen
  bij de aanvang van de ontwikkeling van de
  organisatieschemas.
• De algemene richtlijnen vinden hun oorsprong
  voornamelijk in
• De Copernicus principes, zoals beschreven in de
  nota aan de regering Fundamenten voor de
  modernisering van de federale administratie
• Het goedgekeurd eindrapport Conceptuele
  uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD
  Financiën (december 2000)
• Het goedgekeurd eindrapport Bepaling van het
  aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties
  van N-3 niveau voor de FOD Financiën (augustus
  2001)
• De strategische principes en het procesboek
  ontwikkeld binnen het kader van Coperfin
• Deze algemene richtlijnen worden verder in dit
  hoofdstuk bondig toegelicht.
• De basistekening vindt u in dit document na de
  bespreking van de algemene richtlijnen. Het doel
  van de basistekening was in de eerste plaats
  bedoeld om de discussies in de verschillende
  werkgroepen met een concreet basisschema te
  kunnen starten. Deze basistekening werd door de
  werkgroepen vervolgens ingevuld naar de
  specifieke context van de betrokken
  organisatorische entiteiten. Het resultaat zijn
  de organisatie-schemas en hun verantwoording in
  dit Organisatieboek.

8
Aanpak en werkwijze
Inleiding (2/2)

• Voor wat de stafdiensten betreft, hebben de
  werkgroepen, naast de inachtname van de algemene
  richtlijnen en de basistekening voor de
  lijndiensten, voor het toewijzen van de functies
  aan een organisatieschema, volgende methodiek in
  4 stappen gevolgd
• Stap 1 Voor elke functie volgend uit de
  generieke processen werden scores gegeven aan
  verschillende criteria die betrekking hebben op
  de verschillende blauwdrukelementen, zoals
  competenties, strategie, organisatie en cultuur.
• Stap 2 Op basis van hun drie belangrijkste
  criteria werden functies gegroepeerd.
• Stap 3 Op basis van deze groepering van functies
  werden organisatorische entiteiten gedefinieerd.
• Stap 4 Aan de hand van groepering en aan de hand
  van de algemene richtlijnen werd een finaal
  organisatieschema uitgetekend.
• Deze methodiek wordt uitgelegd en geïllustreerd
  aan de hand van voorbeelden in het hoofdstuk
  Organisatieschema van de stafdiensten.

9
Aanpak en werkwijze
Algemene richtlijnen

• In de Fundamenten voor de modernisering van de
  federale administratie wordt er vooral verwezen
  naar de elementen rond afplatting van de
  managementstructuur en de herdefinitie van
  groepen van ambtenaren
• Een sterk gelaagde hiërarchische organisatie
  werkt remmend op de snelheid en doelmatigheid van
  een organisatie.
• Waar mogelijk moeten mechanismen zoals
  multidisciplinaire projectwerking,
  taakverruiming, teamwerking en netwerking over de
  grenzen van organisatorische entiteiten in de
  plaats komen van de bestaande verticale werking.
• Het aantal lagen en de grootte van de individuele
  organisatorische eenheden binnen de verschillende
  lagen moeten geval per geval door de
  verantwoordelijke van de organisatorische
  entiteit bepaald worden en moeten permanent
  kunnen evolueren in functie van
• Maatschappelijke en strategische meerwaarde van
  de entiteiten
• De inhoud, omvang en complexiteit van de
  behandelde materie
• Beheerde budget
• De strategie van de organisatie en het daarmee
  gepaard gaande organisatiemodel (bv. Scheiding
  tussen strategische en operationele
  departementen, centraal vs. Decentraal, interne
  controlesysteem, communicatielijnen,)
• Gewenste schaal van organisatorische entiteiten
  (te bepalen op basis van kritische massa van
  organisatie-entiteiten, homogeniteit van
  dienstverleningspakketten, nagestreefde span of
  control,).
• Het streefdoel moet zijn om het aantal
  hiërarchische/leidinggevende lagen tot een
  minimum te beperken, zonder dat de zaak
  onbeheersbaar wordt voor de verantwoordelijke
  (i.e. geen te grote span of control).
• Tevens wordt de responsabilisering benadrukt
• Aan de leiding van de organisatie wordt
  beheersautonomie gegeven. Dit wil zeggen dat de
  leidinggevende ambtenaar een grote mate van
  autonomie heeft op het vlak van de organisatie
  van de entiteit waarvoor hij verantwoordelijk is
  en de manier waarop hij middelen inzet om de
  opdracht te vervullen.

10
Aanpak en werkwijze
Algemene richtlijnen

• In de Conceptuele uitwerking van een nieuw
  organogram voor de FOD Financiën wordt er
  verwezen naar de volgende algemene richtlijnen
• De vereiste interactie van de belastingplichtige
  met de overheidsdienst moet zo gemakkelijk en
  beperkt mogelijk zijn (op het vlak van de
  inspanningen die hij moet leveren en het aantal
  interacties) en moet maximaal worden aangepast
  aan de wensen van de belastingplichtige, steeds
  rekening houdend met de bedrijfsvoeringkosten en
  binnen het wettelijk kader.
• De fiscale afhandeling moet een maximaal
  geïntegreerd proces zijn. Dit betekent dat de
  pro-actieve dienstverlening, de verwerking van de
  aangiftes, de beheerscontroles, de opvolging van
  de invorderingsmogelijkheden, de inning, de
  invordering en behandeling van de geschillen die
  daarop betrekking hebben, maximaal geïntegreerd
  moeten worden. Dit gebeurt idealiter in
  werkstations waarbinnen de hele afhandeling
  gebeurt, anders moet men zorgen voor een optimale
  informatie uitwisseling.
• De entiteit die zich bezighoudt met grondige
  controles dient deze controles uit te voeren voor
  alle soorten belastingen waaraan de
  belastingplichtige onderworpen is.

11
Aanpak en werkwijze
Basistekening (1/3)

• Afdeling Dienstverlening aan burgers
• Typisch functies die betrekking hebben op alle
  soorten interacties met de belastingplichtige,
  zowel algemeen als dossiergbonden
• Deze afdelingen worden de afdelingen waartoe de
  belastingplichtige zich automatisch zal richten
  bij vragen.
• Afdeling Gestandaardiseerde verwerking
• Typisch functies die gestandaardiseerde taken
  vervullen typisch in grote volumes, sterk te
  automatiseren en zonder vereiste van interactie
  met de belastingplichtige verder dan
  basiscontact
• Deze afdelingen worden typisch de afdelingen in
  back office, waarmee de balstingplichtige niet
  bewust mee in contact treedt.
• Afdeling Specifieke behandeling
• Typisch functies die betrekking hebben op acties
  door de administratie, op basis van verwerkte en
  geïnterpreteerde gegevens (op basis van
  Risicobeheer als typevoorbeeld)
• Deze afdelingen worden de afdelingen waar de
  administratie zelf stappen onderneemt naar de
  belastingsplichtige toe in functie van
  opsporingen, controle, actieve bijstandsactie,

Directeur-Generaal bij Belastingen
Invorderingen Departementaal Administrateur bij
Patrimoniumdocumentatie en Thesaurie
12
Aanpak en werkwijze
Basistekening (2/3)

• Opmerkingen bij de basistekening
• Er kunnen meerdere afdelingen Dienstverlening
  aan burgerszijn.
• Er kunnen meerdere afdelingen Specifieke
  behandeling zijn.
• Gestandaardiseerde verwerking wordt een
  organisatorische entiteit waar nodig.
• Dienstverlening aan burgers en Specifieke
  Behandeling zijn evenwaardige organisatorische
  entiteiten.
• Er is in principe één gecentraliseerde afdeling
  Gestandaardiseerde verwerking. Waar relevant
  moet gekeken worden of deze centralisatie niet op
  een nog hoger niveau dan N3 moet gebeuren.
• Er wordt gewerkt tot op het niveau
  Afdelingshoofd / Teamchef
• Organisatie onder dit niveau kan men in feite
  werkafspraken noemen, die moeten worden
  overgelaten aan de discretie van de
  leidinggevenden, eventueel bijgestaan door
  Managemenondersteuning.
• Het is niet ondenkbaar dat een het niveau
  teamchef voorkomt zonder een niveau
  afdelingshoofd erboven.
• Uitgangspunt bij de voorgestelde organogrammen is
  dat vertrokken wordt van het niveau TEAM en
  enkel een niveau afdelingshoofd wordt toegevoegd
  indien vereist omwille van span of control.

13
Aanpak en werkwijze
Basistekening (3/3)
De werkgroepen hebben, vertrekkende van de
basistekening, de volgende stappen doorlopen

• Aan de hand van relevante criteria worden
  functies samengevoegd in logische entiteiten
  vanaf niveau N-3
• Deze criteria kunnen betrekking hebben op één of
  meerdere dimensies van het Blauwdrukmodel
  specifieke competenties, procesmatige redenen,
  specifieke ICT-aspecten, beleidscyclus
  (beleidstaken vs. uitvoerende taken), enz.
• De entiteiten worden een eerste maal ten opzichte
  van elkaar gepositioneerd onder de N-3.
• Aan de hand van (gewogen) werklast en betrokken
  aantal en type ambtenaren kunnen vervolgens
• Meerdere gelijke entiteiten worden bijgevoegd
  horizontale spreiding
• Onder de entiteit een nieuw niveau worden
  toegevoegd verticale spreiding
• Discussie heeft uitgemaakt wat beste optie is.
  Afplatting van het organogram is steeds een
  leidend principe geweest.
• Eens de consolidatie inzake Infrastructuur
  beëindigd kan er nog een impact van de lokaties
  van de kantoren op het organogram zijn. Echter
• Het principe moet zijn dat het aantal kantoren
  geen impact heeft op het aantal teamchefs.
• De kantoren worden in deze fase van Coperfin nog
  niet verdeeld over de teamchefs.

N-3
N-3
Afdelingen
Afdeling
Teams
Refereert naar de Business Integration
Blueprint, Accenture 2001
14
Overzicht van de organisatie
15
Legende bij de organisatieschemas
Een organisatorische eenheid met een kader in
volle lijn betekent dat deze eenheid geleid wordt
door een functie met een formeel
niveau. Een organisatorische eenheid met
een meervuldige kader betekent dat deze entiteit
meerdere malen voorkomt, afhankelijk van het
aantal VTEs. Een organisatorisch
eenheid zonder kader groepeert functies die niet
worden geleid door een functie met een formeel
niveau
Kader in volle lijn

Meervuldige kader
Entiteit zonder lijn
16
FOD Financiën
Beleidsraad
Auditcomité
Voorzitter Directie comité
Interne audit
Cel Beleids-voorbereiding
Budget Beheerscontrole
Studie en onderzoek
Personeel Organisatie
ICT
PMO
Secretariaat en Logistieke Diensten
Belastingen en invorderingen
Thesaurie
Patrimonium documentatie
17
Belastingen InvorderingenAdministrateur-Generaa
l en Stafdiensten onder N1
Administrateur-Generaal Belastingen en
Invorderingen
Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning
Directeur Dienstverlening coördinatie en
uitvoering


Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging
Afdelingshoofd Informatie en Impulsbeheer
Afdelingshoofd Bijstand aan belastingplichtigen,
Controle Invordering
Afdelingshoofd Communicatie
Afdelingshoofd Contact Center
Afdelingshoofd Voorafgaande afspraken
Afdelingshoofd Reglementering
Afdelingshoofd Commentaar
Algemene Reglementering
Algemene Commentaar
Algemene Werkmethodes
Interne Informatie



Externe Informatie
Reglementering Inkomstenbelastingen
Commentaar Inkomstenbelastingen
Werkmethodes P-KMO-GO

Impulsbeheer

Werkmethodes DA
Reglementering Verbruiksbelastingen
Commentaar Verbruiksbelastingen

Opvolging
Reglementering Douane
Commentaar Douane
Internationale Fiscale Zaken
PMO
18
Belastingen InvorderingenDouane Accijnzen
Directeur-Generaal Douane Accijnzen 5
Directeur Doelgroepen strategie
Directeur Management ondersteuning
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise
Afdelingshoofd Labo
Directeur EOGFL
Federaal Administrateur Onderzoek Opsporing
1 nationaal centrum
Doelgroepen strategie

• Specialist (jurist)
• Extern Correspondent (externe instanties)
• Toezichtambtenaar
• Reglementair bemiddelaar

• Coördinatoren3

Doelgroepen-beheer
Gegevensbeheer

Afdelingshoofd Intelligence 1
Afdelingshoofd Mobiel Toezicht
Afdelingshoofd Klantbehandeling
Afdelingshoofd Aangifte-behandeling

TeamchefTechnische Ondersteuning
TeamchefRapporteren Analyse
Permanentie
Teamchef Informatie- opzoeking
Signaal-oriëntatie
TeamchefAangifte-verwerking
Teamchef Vergunningen
Teamchef Geschillen Invorderingen
Teamchef Verbintenissen/ Aanzuivering/
Rectificatie
Afsluiting
Teamchef Regiekamer
19
Belastingen InvorderingenParticulieren
Directeur-Generaal Particulieren 5
Directeur Doelgroepen Strategie
Directeur Management ondersteuning
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise

Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers9
Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking9
Afdelingshoofd Opsporingen

Teamchef Gestandaardiseerde Verwerking
Teamchef Gestandaardiseerde Verwerking
20
Belastingen InvorderingenKMO
Directeur-Generaal KMO 5
Directeur Management ondersteuning
Directeur Doelgroepen Strategie
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise


Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking9
Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers9
Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking9
Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers

Teamchef Dienstverlening
21
Belastingen InvorderingenGrote Ondernemingen
Directeur-Generaal GO 5
Directeur Management ondersteuning
Directeur Doelgroepen Strategie
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise


Afdelingshoofd Sector X 10
Afdelingshoofd Gestandaardi-seerde verwerking

Teamchef Spec. behandeling (incl. Geschil.8)
Sector X
22
Belastingen InvorderingenInvordering
Directeur-Generaal Invordering
Directeur Management ondersteuning
Directeur Doelgroepen Strategie
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise

• Extern Correspondents (Rekenhof, Andere
  Overheden, Thesaurie)

Toezicht- ambtenaren
Toezicht-ambtenaren
Toezicht- ambtenaren
Afdelingshoofd Invordering Fraudebestrijding, GO
Buitenland
Teamchef Dienstverlening aan de burger
Teamchef Juridische Zaken Administratieve
Geschillen
Teamchef Vervaldag- beheer Ontvangsten Uitgaven
Teamchef Dienstverlening aan de burger
Teamchef Inputbeheer Invordering
Teamchef Invordering Fraude-bestrijding
Teamchef Invordering GO
Teamchef Inputbeheer Invordering
Teamchef Juridische Zaken Administratieve
geschillen
Teamchef Invordering Buitenland
23
Belastingen InvorderingenFraudebestrijding
Directeur-Generaal Fraudebestrijding
Directeur Management ondersteuning
4 centra
Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding
Afdelingshoofd Juridische zaken
Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding
Afdelingshoofd Juridische zaken
Teamchef Inputbeheer
Teamchef Inputbeheer
24
Patrimonium documentatieAdministrateur-Generaal
en Stafdiensten onder N-1
Adminstrateur-Generaal Patrimonium documentatie
Directeur Dienstverlening, strategie en uitvoering
Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning
Afdelingshoofd Reglementering, Informatie en
Impulsbeheer
Afdelingshoofd Contact Center
Afdelingshoofd Commentaar en Helpdesk
Afdelingshoofd Marketing
Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging
Commentaar Patrimonium Diensten Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering Patrimonium Diensten
Werkmethodes Patrimonium Diensten Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering Opmetingen en Waarderingen
Commentaar Rechtszekerheid
Reglementering Rechtszekerheid
Werkmethodes Rechtszekerheid
Helpdesk
Informatie en Impulsbeheer
PMO
25
Patrimonium documentatie
Departementale Administrateur Rechtszekerheid
Departementale Administrateur Opmetingen en
waarderingen
Departementale Administrateur Patrimoniumdiensten
Departementale AdministrateurNiet-fiscale
Invordering 7
Departementale Administrateur Informatie
verzameling en uitwisseling
Beursgenoteerde aandelen
Toezichtambtenaar
Toezichtambtenaar
0 centra
Fotogrammetrie






Teamchef Griffierechten (BO)
Bijzondere Authentieke Akten
Project Management Grote Projecten
TeamchefNiet-Fiscale Invordering Erfloze
Nalatenschappen
26
Opmerkingen

• (1) Coördinator (kenniscoördinator) kan een rol
  van het Afdelingshoofd Intelligence zijn.
• (2) Per regio is het aantal teams bepaald in
  functie van de werklast en is ieder team intern
  samengesteld in functie van het lokale belang van
  de verschillende inhoudelijke materies, waarvoor
  OO bevoegd is. De 4 inhoudelijke materies die
  worden onderscheiden zijn
• - Materie 1 Douanecriminaliteit -
  Materie 2 Accijnzencriminaliteit- Materie 3
  Commerciële fraude - Materie 4 Gemeenrecht
• (3) De 4 coördinatoren (zaakcoördinatoren)
  hebben ieder één inhoudelijke materiespecialisatie
  , met name
• - Coördinator 1 Douanecriminaliteit -
  Coördinator 2 Accijnzencriminaliteit-
  Coördinator 3 Commerciële fraude -
  Coördinator 4 Gemeenrecht
• Hiërarchisch afhankelijk van Federaal
  Administrateur Opsporingen, gelokaliseerd in
  centrum P-KMO-GO
• Bij DA, P, KMO en GO wordt het totaal aantal N-3
  centra vanuit de studie gerespecteerd maar de
  invulling wijzigt
• Respectievelijke bedrijfssectoren worden verdeeld
  over de 6 centra Grote Ondernemingen
• Moet nog door de Ministerraad worden goedgekeurd
• Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers
  naargelang de karakteristieken van de
  zaken/dossiers
• Kan eventueel voor meerdere centra samen
  georganiseerd worden. De scanningoperaties kunnen
  hier eventueel aan toegevoegd worden.
• Gewestelijk Administrateur GO Gestandaardiseerde
  verwerking, Gewestelijke Administrateur Sector X
  en Afdelingshoofd Sector X zitten nationaal

27
Wijzigingen t.o.v. Conceptuele uitwerking van
een nieuw organogram voor de FOD Financiën

• De volgende zaken zijn wijzigingen ten opzichte
  van het goedgekeurd eindrapport Conceptuele
  uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD
  Financiën (december 2000) en het goedgekeurd
  eindrapport Bepaling van het aantal en de
  ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau
  voor de FOD Financiën (augustus 2001)
• Bij Douane Accijnzen, Particulieren, KMO, en
  Grote Ondernemingen wordt het totale aantal N3
  centra zoals bepaald in het goedgekeurd
  eindrapport Bepaling van het aantal en de
  ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau
  voor de FOD Financiën (augustus 2001)
  gerespecteerd. De invulling van deze centra is
  echter gewijzigd ten opzichte van voormeld
  rapport.
• Niet-fiscale Invordering (N2) is ondergebracht
  bij Patrimonium documentatie.
• Op het niveau van de Voorzitter van het
  Directiecomité wordt een stafdienst PMO (Program
  Management Office) voorzien.

28
Sturingsorganen

• Tijdens de besprekingen omtrent de ontwikkeling
  van de organisatiestructuur van de FOD Financiën
  is tevens een voorstel uitgewerkt voor de
  sturingsorganen van de FOD. Deze sturingsorganen
  vormen de kern van het management van de FOD
  Financiën.
• Dit voorstel wordt schematisch weergegeven op de
  volgende pagina.

29
Sturingsorganen

• FOD Fïnanciën
• Voorzitter (N)
• Administrateur-Generaal Belastingen en
  Invorderingen
• Administrateur-Generaal Patrimoniumdocumentatie
• Administrateur Generaal Thesaurie
• Hoofden van de stafdiensten(BB, PO, ICT,
  Secretariaat en Logistieke Diensten, Studie
  Onderzoek, Cel Beleidsvoorbereiding, Strategische
  PMO)
• N-2 bij uitnodiging

Sturingsorgaan niveau FOD (N) ltDirectiecomité
FOD Financiëngt

• Belastingen Invorderingen
• Administrateur-Generaal (N-1)
• Directeurs-Generaal (N-2)
• Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening
  coördinatie uitvoering, PMO)

• Patrimonium documentatie
• Administrateur-Generaal (N-1)
• Departementale Administrateurs (N-2)
• Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening
  strategie uitvoering, PMO)

• Thesaurie
• Administrateur-Generaal (N-1)
• Departementale Administrateurs (N-2)

Sturingsorgaan niveau Administrateur-generaal
(N-1) ltCollege Belastingen en Invorderingengt ltCol
lege Patrimonium documentatiegt ltCollege
Thesauriegt

• Belastingen Invorderingen
• Directeur-Generaal (N-2)
• Gewestelijke en/of Federale Administrateurs (N-3)
  
• Hoofden van de stafdiensten (Managementondersteuni
  ng en Doelgroepenstrategie)
• Niet bij Fraude

• Patrimoniumdocumentatie
• Departementale Administrateur (N-2)
• Gewestelijke Administrateurs (N-3)

• Sturingsorgaan niveau
• Directeur-Generaal (N-2 binnen BI)
• Departementale Administrateur (N-2 bij Pat.Doc
  en Thesaurie)
• ltGewestelijk comitégt

30
Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot
de lijndiensten
31

• Organisatieschema
• Belastingen Invorderingen
• Douane Accijnzen

32
Organisatieschema N-2Douane Accijnzen
Douane Accijzen
N-2
Management ondersteuning
Doelgroepen strategie
Doelgroepen strategie
Doelgroepen beheer
Operationele expertise
Gegevensbeheer
Financiële expertise
EOGFL
Labo

N-3
Enig kantoor
Onderzoek Opsporing
N-3
N-3
Gewestelijke Centra
1 centrum
1 centrum
7 centra
33
Organisatieschema N-2 Douane Accijnzen

• De entiteit DA bevat volgende centra
• De entiteit Onderzoek Opsporing is de centrale
  entiteit waar onderzoek gevoerd wordt naar
  mogelijke belangrijke fraudezaken of fraude
  mechanismen. De aanleiding is niet direct een
  resultaat van de verwerking van de aangifte. (zie
  organisatieschema OO)
• DA ziet af van het behoud van een centraal
  centrum voor complexe controles. (cfr eindrapport
  lijnfuncties N-3 juni 2001)
• Het is de bedoeling om de N-3 ten volle te
  responsabiliseren door ze alle type controles te
  laten uitvoeren. De invoering van een performant
  risicobeheer en de opvoering van de competenties
  in de gewestelijke N-3 centra maakt dit centrale
  centrum overbodig.
• De gewestelijke administraties krijgen een
  nationale en internationale bevoegdheid wanneer
  zij met klanten handelen waarvan de activiteiten
  zich nationaal of internationaal uitstrekken.
  Nationale en internationale vergunningen zullen
  afgeleverd worden op de punten waar de klanten
  wensen, dit is in principe waar zij hun
  hoofdactiviteiten uitoefenen. Indien vertalingen
  nodig blijken dan zal een vertaaldienst hiermee
  belast worden.
• Het bepalen van de belastbare waarde van de
  goederen zal plaatsvinden in de stafdienst
  operationele expertise.
• Omwille van de Europese vraag, blijft er wel een
  centrale Controledienst EOGFL bestaan. Art. 11
  van de VO 4045/89 legt aan de Lid-Staten de
  verplichting op om te voorzien in controles
  achteraf door een dienst die onafhankelijk is van
  de diensten die de controles uitvoeren vóór de
  betaling van de steun aan de landbouwers. Deze
  entiteit is echter geen N-3 centrum, maar een
  team dat rechtstreeks rapporteert aan de
  Specifieke dienst EOGFL, die deel uitmaakt van
  de stafdiensten van N-2. Deze specifieke dienst
  rapporteert rechtstreeks aan de Commissie en
  coördineert ook de controles van Economische
  zaken.

34
Organisatieschema N-2 Douane Accijnzen

• Het enig kantoor zal zich concentreren op de
  centrale inning, de administratie van de
  borgtochten en de ondersteuning van de
  elektronische en internationale aangiftes.
• In afwijking van de andere doelgroepentiteiten
  werd beslist om de inning en invordering binnen
  de centra DA op te nemen. (Uit eindrapport
  lijnfuncties N-3 juni 2001)
• De inning blijft sterk verbonden met het
  aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen
  vrijgegeven worden, zolang er niet werd
  vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is.
  De resultaten van het proces aangiftebehandeling
  worden dus in belangrijke mate beïnvloed door de
  processen inning en borgtochten, waardoor het
  aangewezen is om beide processen onder de
  bevoegdheid van de manager Douane en accijnzen te
  plaatsen.
• Anderzijds is een centralisatie van de
  ontvangsten wenselijk. Het bijhouden van de
  boekhouding wordt hierdoor efficiënter, het
  contact met de financiële instellingen wordt
  vereenvoudigd, en de verwerking van
  gestructureerde betalingen kan geoptimaliseerd
  worden. Door de centrale borgstelling worden de
  formaliteiten van de borgstelling voor de klanten
  vereenvoudigd en kunnen de borgtochten
  doeltreffender worden aangewend. De invordering
  blijft echter binnen de centra georganiseerd.
• Het aangifteverkeer zal in de toekomst maximaal
  elektronisch verlopen. Mochten zich hierbij
  problemen voordoen dan kan contact opgenomen
  worden met een nationaal centrum dat instaat voor
  het opvolgen en oplossen van deze problemen. Dit
  centrum zal ook het aanspreekpunt zijn voor
  eventuele problemen met internationale aangiftes.
• De entiteit DA beschikt over 7 gewestelijke
  centra.
• Douane Accijnzen voert overal in het land zijn
  activiteiten uit op polyvalente wijze, waarbij
  een lokale aanwezigheid noodzakelijk is. Ze
  onderscheidt zich door haar specifieke opdracht
  als beheerder van goederenstromen. Het geheel van
  haar activiteiten is sterk in elkaar
  verstrengeld. Een efficiënt beheer vereist een
  integratie van de verschillende onderdelen van
  het proces binnen het centrum en dus een
  polyvalentie van het centrum. Op deze manier kan
  binnen het centrum het gehele proces
  geoptimaliseerd worden. Indien de diensten die de
  beslissing nemen over welke acties dienen
  uitgevoerd te worden voor een bepaalde
  belastingplichtige, en de diensten die ze ook
  effectief uitvoeren, zich in hetzelfde centrum
  bevinden, dan kan de coördinatie tussen beide
  vergemakkelijkt worden. De toewijzing van de
  nodige middelen wordt ook verbeterd omdat de
  manager van het centrum voor het eindresultaat
  verantwoordelijk is en tegelijk de elementen kan
  sturen die een invloed hebben op dit
  eindresultaat. (Uit eindrapport
  lijnfuncties N-3 juni 2001)

35
Organisatieschema N-3 Enig Kantoor
Administrateur enig kantoor
N-3

• Specialist (jurist)
• Extern Correspondent (externe instanties)
• Toezichtambtenaar

• Reglementair bemiddelaar

Teamchefs Ontvangsten/Uitga-ven en
Borgtochten
Teamchef aangifteverwerking
Afsluiting
36
Organisatieschema N-3 DA

• Het enig kantoor zal zich concentreren op de
  centrale inning, de administratie van de
  borgtochten en de ondersteuning van de
  elektronische en internationale aangiftes.
• In afwijking van de andere doelgroepentiteiten
  werd beslist om de inning en invordering binnen
  de centra DA op te nemen. (Uit
  eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)
• De frequentie van het ontstaan van schulden per
  aangifte bij DA is veel malen hoger dan bij de
  andere fiscale entiteiten. Ook het opvolgen van
  de korte vervaltermijnen en de aanzuivering van
  aangegane verbintenissen is specifiek voor DA.
• Typisch voor DA is ook dat de inning meestal
  gekoppeld is aan een borgstelling. Deze
  borgstelling die als objectief heeft het risico
  te reduceren, onder meer indekking tegen niet
  betaling, wordt overigens ook opgevolgd voor
  transacties die niet tot inning leiden.
• Aangezien schulden het gevolg kunnen zijn van
  aangiften gedaan in andere lidstaten bestaan er
  een aantal specifieke interacties met andere
  douane administraties en de Europese Unie, onder
  meer voor onderlinge afrekeningen. De boekhouding
  van DA staat overigens onder toezicht van de
  Europese Unie.

37
Processen en functies binnen de entiteit
Aangifteverwerking

• Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en
  aangiften
• Algemene interactie specifieke interactie help
  desk electronische aangifte
• Dossierbeheerder
• Applicatie assistent

38
Structurerende factoren voor de entiteit
Aangifteverwerking

• Het proces Verzamelen en beheren van pre-arrival
  gegevens en aangiften richt zich op
• Het proces Verzamelen en beheren van pre-arrival
  gegevens en aangiften staat in voor het
  verzamelen, het vastleggen en het opvolgen van de
  informatie die vereist is voor het uitvoeren van
  de kernfuncties voor Douane an Accijnzen het
  stoppen van illegale goederen, onder het juiste
  formaliteitenstelsel plaatsen van legale
  goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en
  deskundig innen van belastingen.
• De specifieke interactie help desk electronische
  aangifte richt zich op het bijstand verlenen van
  klanten die moeilijkheden ondervinden bij het
  doorsturen van hun electronische aangiften. Dit
  kan zowel zijn wanneer de klant er om vraagt als
  op initiatief van de administratie. (U
  it het rapport Definitie van processen T3)
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
• Strategie In het betrokken proces worden de
  gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de
  kernfuncties van DA. Deze gegevens worden in de
  betrokken activiteitenblok best éénduidig en
  éénmalig gedefiniëerd. Met de eigenaar van de
  gegevens zal overigens moeten overlegd worden
  over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen
  opgeleverd worden. In het proces worden ook de
  regels toegepast zoals zij gedefiniëerd zijn in
  de wettelijk formaliteiten stelsels. Ook hier is
  een ééduidige interpretatie aangewezen. Indien er
  zich bij deze electronische interactie technische
  of functioneel inhoudelijke problemen voordoen
  kan de klant deze help desk contacteren of zal de
  help desk zelf de klant contacteren en de nodige
  bijstand verlenen. Dit gecentraliseerd en enig
  contactpunt speelt een gelijkaardige rol voor het
  internationaal aangiftenverkeer.
• Processen Betrokken functies worden hier
  samengebracht om taken uit te voeren van een
  gelijke aard.
• Competenties Groepering van generieke en
  technische competenties die verband houden met de
  aangiftebehandeling.
• Faciliteiten en infrastructuur /
• Applicaties en uitrusting Groepering rond
  specifieke applicaties.
• Verhouding tussen front-office en back-office
• De betrokken functies zijn typische front office
  functies. Hun bereikbaarheid en beschikbaarheid
  is belangrijk voor een snelle oplossing van de
  problemen.

39
Processen en functies binnen de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten

• Ontvangsten
• Reglementair bemiddelaar
• Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en
  junior onderzoeker)
• Junior dossierbeheerder
• Dossierbeheerder
• Junior gegevensbeheerder
• Uitgaven
• Dossierbeheerder
• Ontvanger
• Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en
  junior onderzoeker)
• Reglementair bemiddelaar
• Borgtochten
• Senior dossierbeheerder
• Specialist (Jurist)
• Invordering
• Extern Correspondent externe instanties
• Toezichtambtenaar
• Reglementair bemiddelaar

40
Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten

• Het proces Ontvangsten richt zich op
• Het proces Ontvangsten behandelt de verwerking
  van alle betalingen (de verschillende
  belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen,
  voorafbetalingen, voorheffingen, boetes en
  toebehoren, borgsommen, enz...)
• (Uit het rapport Definitie van processen
  T3)
• gt Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen
• De inning blijft sterk verbonden met het
  aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen
  vrijgegeven worden, zolang er niet werd
  vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is.
  De resultaten van het proces aangiftebehandeling
  worden dus in belangrijke mate beïnvloed door het
  functioneren van het proces inning en
  borgtochten, waardoor het aangewezen is om beide
  processen onder de bevoegdheid van de manager
  Douane en accijnzen te plaatsen.
• Een centralisatie van de ontvangsten is wenselijk
  omdat het bijhouden van de boekhouding hierdoor
  efficiënter wordt , het contact met de financiële
  instellingen wordt vereenvoudigd, en de
  verwerking van gestructureerde betalingen kan
  geoptimaliseerd worden. Door de centrale
  borgstelling worden de formaliteiten van de
  borgstelling voor de klanten vereenvoudigd en
  kunnen de borgtochten doeltreffender worden
  aangewend. De invordering blijft echter binnen de
  centra georganiseerd.
• Dit gaat samen met gecentraliseerd beheer van de
  borgstellingen en de uitgaven.
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
• Strategie gecentraliseerde organisatie per
  accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het
  benadrukken van elektronisch aangifte en
  betalingsverkeer.
• Processen functioneel samenbrengen van taken van
  gelijke aard, massale verwerking.
• Competenties groepering van gelijklopende
  generieke en technische competenties die
  betrekking hebben op de processen ontvangsten,
  uitgaven, afsluiting en verificatie en
  borgtochten.
• Faciliteiten en infrastructuur /
• Applicaties en uitrusting groepering rond
  specifieke applicaties.
• Verhouding tussen front-office en back-office
• De betrokken functies zijn typische back office
  functies.

41
Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten

• Het proces Uitgaven richt zich op
• Het proces Uitgaven verzekert de correcte
  afhandeling van alle bedragen die de federale
  overheid verschuldigd is betreffende belastingen,
  voorafbetalingen, taksen, douaneschulden,
  accijnzen, vrijgegeven borgsommen, voorheffingen,
  boetes en toebehoren, enz ... en de vergoedingen
  voor geleverde prestaties (deurwaarderskosten,
  vergoedingen voor de bewaring van in beslag
  genomen goederen, enz...
• (Uit het rapport Definitie van processen
  T3)
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
• Strategie gecentraliseerde organisatie per
  accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het
  benadrukken van electronisch aangifte en
  betalingsverkeer.
• Processen functioneel samenbrengen van taken van
  gelijke aard, massale verwerking.
• Competenties groepering van gelijklopende
  generieke en technische competenties die
  betrekking hebben op de processen ontvangsten,
  uitgaven, afsluiting en verificatie en
  borgtochten.
• Faciliteiten en infrastructuur /
• Applicaties en uitrusting groepering rond
  specifieke applicaties.
• Verhouding tussen front-office en back-office
• De betrokken functies zijn typische back office
  functies.

42
Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten

• Het proces Borgtochten richt zich op
• Het proces Borgtochten dient om met instemming
  van de belastingsplichtige de nodige waarborgen
  in de vorm van borgtochten te nemen opdat zij hun
  financiële verplichtingen zouden nakomen ten
  aanzien van Douane Accijnzen. Het bewarend
  beslag valt niet onder dit proces.
• De activiteitenblok aanvaarden van de borgtocht
  dient om te controleren of aan alle vormvereisten
  en voorwaarden voldaan is om de borgtocht goed te
  keuren. De borgtocht wordt in deze
  activiteitenblok ook formeel aanvaard of
  afgewezen.
• De activiteitenblok opzegging van de borgtocht
  dient aan een borgtocht een einde te stellen
  indien de borg in gebreke blijft (initiatief van
  DA) of om te controleren of aan alle
  vormvereisten en voorwaarden voldaan is om aan de
  borgtocht een einde te stellen indien de
  belastingplichtige of de borg hierom vraagt. De
  beeindiging van de borgtocht wordt in deze
  activiteitenblok ook formeel aanvaard of
  afgewezen. (Uit het rapport Definitie van
  processen T3)
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
• Strategie Het gaat in deze activiteitenblokken
  om de formele aanvaarding en opzegging van de
  borgtochten. De eenvormigheid in de aanpak is
  hiervoor belangrijk en het is dan ook geraadzaam
  deze activiteiten te concentreren. Het gaat hier
  overigens om een centrale ondersteuning van de
  lokale activiteiten die zich hierdoor op het
  inhoudelijke kunnen concentreren. Daar de
  borgtochten genomen worden als waarborg voor het
  nakomen van de financiële verplichtingen is de
  link met het proces ontvangsten vanzelfsprekend.
• Processen De taken binnen deze activiteitenblok
  worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar
  zich taken van gelijke aard bevinden.
• Competenties Groepering van generieke en
  technische competenties die verband houden met
  kennis van vormvereisten en voorwaarden voor
  borgtochten
• Faciliteiten en infrastructuur /
• Applicaties en uitrusting /
• Verhouding tussen front-office en back-office
• De functies dossierbeheerder borgtochten en
  specialist (jurist) bevinden zich in de back
  office. Er kan eventueel overwogen worden om de
  specialist (jurist) in staf op te nemen.

43
Processen en functies binnen de entiteit
Afsluiting

• Afsluiten
• Dossierbeheerder
• Junior gegevensbeheerder

44
Structurerende factoren voor de entiteit
Afsluiting

• Het proces Afsluiting en verificatie richt zich
  op
• Het proces Afsluiting en verificatie verzekert
  een controle op de coherentie, de juistheid en de
  rechtmatigheid van de boeking van de financiële
  verrichtingen. Bovendien moet dit proces zorgen
  voor een relevante, tijdige en juiste
  rapportering over deze verrichtingen aan het
  management en de controlerende overheden. (Uit
  het rapport Definitie van processen T3)
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
• Strategie het bezorgen aan de belastingplichtige
  van een overzicht van hun financiële
  verplichtingen en rechten.
• Processen functioneel samenbrengen van taken van
  gelijke aard, massale verwerking.
• Competenties groepering van gelijklopende
  generieke en technische competenties die
  betrekking hebben op de processen ontvangsten,
  uitgaven, afsluiting en verificatie en
  borgtochten.
• Faciliteiten en infrastructuur /
• Applicaties en uitrusting Groepering rond
  specifieke applicaties.
• Verhouding tussen front-office en back-office
• De betrokken functies zijn typische back office
  functies. Door hun beperkte aantal en de
  specificiteit van hun controlefunctie worden zij
  als staffunctie voorzien.

45
Organisatieschema N-3 centra Douane Accijnzen
Gewestelijk AdministrateurDA
N-3
Doelgroepen strategie
Doelgroepen- beheer
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Klantbehandeling
Afdelingshoofd Mobiel Toezicht
Afdelingshoofd Aangiftebehandeling

N-3
N-3
Teamchefs Aangiftebehandeling
Teamchef Verbintenissen/aanz-uivering/rectificatie


N-3
N-3
Teamchef Regiekamer
Teamchefs Mobiel Toezicht
Teamchef Geschillen invorderingen
Teamchef Vergunningen en audit
Teamchefs Klantencoordinatie Admin. en
Boekh. Controle
46
Processen en functies binnen de entiteit
Vergunningen

• Vergunningen
• Starterscoördinator
• Dossierbeheerder
• Uitwerken dienstverleningsmodellen
• Analist
• Administratieve en Boekhoudkundige Controle
• Senior beheerder planning
• Senior analist ICT doorlichting
• Senior analist doorlichting
• Senior gegevensbeheerder
• Algemene interactie
• Informatie-ambtenaar

47
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen

• Het proces Vergunningen richt zich op
• Het proces vergunningen dient om de legale
  handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan
  de waarborg van de naleving van de wetgeving.
• (Uit het rapport Definitie van processen
  T3)
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen
• Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing
  van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de
  transacties van de klanten met de DA
  administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de
  bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te
  maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de
  naleving van de wet. Hiervoor is frekwent contact
  met de klant noodzakelijk om hem beter te leren
  kennen en afspraken te kunnen maken. Daarom
  behoort deze entiteit tot de afdeling
  klantbehandeling.
• Vooraleer vergunningen aan te gaan zullen er
  voorafgaande contacten met de klanten gelegd
  worden om om ze de verschillende mogelijkheden
  van de vergunningstelsels te leren kennen. Deze
  contacten maken het ook mogelijk om deze
  eventuele starters beter te leren kennen.
• Zodra het duidelijk is dat het aangaan van een
  vergunning voor de klant interessant wordt de
  nadruk verlegd naar risicoreductie (entiteit
  klantencoördinatie en administratieve en
  boekhoudkundige controle). Deze risicoreductie is
  namelijk de belangrijkste hefboom van het
  vergunningstelsel. Het risico onderzoek en een
  audit (proces administratieve en boekhoudkundige
  controle) van de systemen laten een nog betere
  kennis van de klant toe. Het daaropvolgend
  ontwikkelen van een controleprogramma en bepalen
  van een borgtocht zorgen voor het afdekken van
  het risico. Door de frekwente contacten met de
  klant wordt de kennis van de klant nog verhoogd.
  
• Afspraken met klanten kunnen soms zo ver gaan dat
  er innovatieprojecten uit voortvloeien. Tijdens
  de loopduur van het project is de samenwerking
  met de klant intens.

48
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen

• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
• Strategie In het betrokken proces staat het
  maken van afspraken, geconcretiseerd in
  vergunningen, met de klanten centraal. De kennis
  van de klant, de risicos van zijn activiteiten
  voor DA en de negociatie ten voordele van
  risicoreductie staan hierbij centraal.
• Processen De taken binnen dit proces worden best
  uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook
  taken bevinden die leiden tot hetzelfde
  objectief, namelijk het toekennen van een
  vergunning.
• Competenties Groepering van generieke en
  technische competenties die verband houden met
  regelmatige klantencontacten, risicobeheer en
  kennis van formaliteitenstelsels.
• Faciliteiten en infrastructuur /
• Applicaties en uitrusting Groepering rond
  specifieke applicaties.
• Verhouding tussen front-office en back-office
• Deze entiteit is een zeer goed voorbeeld van een
  nauwe samenwerking tussen front office en back
  office profielen.
• De starterscoordinator heeft een duidelijk
  dienstverleningsprofiel. Hij moet als het ware de
  vergunningen verkopen en initiële onderzoeken
  doen om te zien wat soort van vergunningen gepast
  zijn.
• De dossierbeheerder vergunningen ziet er op toe
  dat aan alle inhoudelijke en vormvereisten van de
  vergunningen voldaan is.

49
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen

• Het proces uitwerken dienstverleningsmodelllen
  richt zich op
• Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen
  heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance
  te verhogen door middel van de creatie van
  dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden
  en de situatie van en georganiseerd rond de
  intenties  (Uit het rapport Definitie van
  de processen T3)
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen
• Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen
  wordt gerealiseerd door de entiteit
  doelgroepenstrategie. Dit proces heeft echter
  een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd
  kan worden door de toewijzing op tijdelijke basis
  van personen uit de lijn.

50
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen

• Het proces Administratieve en Boekhoudkundige
  Controle richt zich op
• Het proces Administratieve en Boekhoudkundige
  Controle dient om het compliance gedrag te
  bevorderen aan de hand van controles van de
  bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori.
  (Uit het rapport Definitie van processen
  T3)
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen
• Hoofdobjectief van dit proces in het kader van
  vergunningen is het uitvoeren van een
  voorafgaande audit op de systemen van de klant
  nadat een goed inzicht bestaat van in de
  bestaande risicos. Het auditrapport dat er uit
  voortvloeit zal aanbevelingen doen voor
  aanpassingen ten einde de risicos te reduceren.
  Aangezien het hier gaat om activiteiten om die
  het afsluiten van vergunningen ondersteunen en er
  integrerend deel van uitmaken worden zij in deze
  entiteit ondergebracht.
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
• Strategie Het proces ondersteunt de afsluiting
  van vergunningen en haar activiteiten maken er
  integrerend deel van uit.
• Processen De taken binnen dit proces worden best
  uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook
  taken bevinden die leiden tot hetzelfde
  objectief, namelijk het toekennen van een
  vergunning.
• Competenties Groepering van generieke en
  technische competenties die verband houden met
  risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels.
  
• Faciliteiten en infrastructuur /
• Applicaties en uitrusting Groepering rond
  specifieke applicaties.
• Verhouding tussen front-office en back-office
• Alhoewel deze functies zich regelmatig bij de
  klanten bevinden hebben zij eerder een back
  office profiel.

51
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen

• Het proces Algemene interactie richt zich op
• Het proces algemene interactie heeft tot doel
  om op een klantvriendelijke en professionele
  wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant
  te interageren.
• (Uit het rapport Definitie van processen
  T3)
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen
• De functie informatie-ambtenaar is operationeel,
  overkoepelend en staat dicht bij het terrein. Zij
  kan dus idealiter in de centra uitgevoerd worden.
  
• Klanteninteracties geschieden principieel via de
  front office, die de link met de back office
  realiseert.
• Waar mogelijk moet de klant bediend worden aan
  één loket voor meerdere diensten (uniek loket).
• Aangezien de entiteit vergunningen het dichtst
  bij de klant staat en de gewestelijke centra over
  een praktisch volledige back office beschikken
  wordt deze functie hierin ondergebracht.
• Verhouding tussen front-office en back-office
• De informatie-ambtenaar is een front-office
  functie.

52
Processen en functies binnen de
entiteitKlantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle

• Vergunningen
• Senior coördinator bedrijfsrisicos
• Coördinator bedrijfsrisicos
• Administratieve en Boekhoudkundige Controle
• Senior beheerder planning
• Senior Inspecteur (expert boekhouder)
• Inspecteur (boekhouder)
• Senior analist ICT doorlichting
• Senior gegevensbeheerder
• Borgtochten
• Coördinator bedrijfsrisicos
• Dossierbeheerder

53
Structurerende factoren voor de entiteit
Klantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle

• Het proces Vergunningen richt zich op
• Het proces vergunningen dient om de legale
  handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan
  de waarborg van de naleving van de wetgeving.
• (Uit het rapport Definitie van processen
  T3)
• Criteria om proces aan deze entiteit toe te
  wijzen
• Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing
  van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de
  transacties van de klanten met de DA
  administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de
  bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te
  maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de
  nalevin