PR

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PRÁTICA DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
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Situação Atual em Gerência de Documentos
Científicos

• Necessidades das instituições de pesquisa
• Trabalhar, competir e cooperar em escala mundial
• Manter e reproduzir suas competências e sua
  identidade independente da distância geográfica,
  lingüística e cultural.
• Os documentos e conteúdos por si só não são
  capazes de impulsionar estas instituições ao
  sucesso.
• Ausência de arquitetura de gerência de
  documentos e conteúdos especificamente para
  ambientes científicos.

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Ferramentas Comerciais

• Principais Ferramentas
• DB2 Content Management (IBM)
• Content Management Server (Microsoft)
• Domino.Doc (Lotus)
• DocuShare (Xerox)
• ECM Solutions (FileNet)
• GlobalDOC (Polo) entre outras.
• As ferramentas comerciais não atendem
  satisfatoriamente usuários de ambientes
  científicos.

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Motivação

• Ausência de uma ferramenta própria de gerência
  de documentos e conteúdos científicos em ambiente
  web que possibilite melhoria funcional de
  projetos desenvolvidos por um grupo de
  pesquisadores.

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Ferramenta de Gerência de Documentos e Conteúdos
em um Ambiente Científico
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Objetivo

• Desenvolver uma arquitetura para gerência de
  documentos e conteúdos científicos, a S-DOC.
• Apoiar a gerência de conhecimento científico e o
  processo decisório.
• Facilitar a colaboração entre pesquisadores
• Facilitar a criação e a troca de documentos e
  metadados relacionados.
• Aplicar a S-DOC em Agrometeorologia e Recursos
  Hídricos.

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Contexto

• Projeto SPeCS - Spatial Decision Support
  Collaborative System (MEDEIROS, 2002).
• Ambiente de trabalho cooperativo, comum,
  flexível e de uso intuitivo, no qual os membros
  de um grupo podem estar geograficamente
  distribuídos em ambientes heterogêneos,
  interagindo na tomada de decisões.

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ARQUITETURA S-DOC
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Modelo de Metadados

• Para o desenvolvimento da arquitetura SDOC se
  fez necessário a especificação de alguns
  metadados que posteriormente serão relacionados
  aos documentos e projetos

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MODELO DE METADADOS
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ARQUITETURA S-DOC
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Gerência do Ciclo de Vida

• Principal módulo da ferramenta e tem dois
  objetivos principais
• gerência completa do ciclo de vida do
  documentos
• controle de versões.
• Ciclo de vida proposto no Projeto S-DOC
• i) criação
• ii) categorização
• iii) armazenamento

iv) conversão v) publicação vi) reutilização
e vii) eliminação.
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Ciclo de vida de documentos científicos
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Controle de Versões

• É realizado pelo módulo de gerência de ciclo de
  vida.
• Manterá cópias completas dos documentos
  armazenados no servidor objetivando a melhoria de
  desempenho da aplicação.
• O número de cópias armazenadas será gerenciado
  no módulo de Administração e Configuração.
• Existe a possibilidade de visualização das
  versões anteriores com seus respectivos
  metadados.

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ARQUITETURA S-DOC
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Gerência de Projetos

• Em ambientes científicos, normalmente se utiliza
  o conceito de projeto para a realização de
  tarefas específicas.
• Todo e qualquer documento manipulado em um
  ambiente científico pode ser adicionado a um
  projeto.
• No momento da criação do projeto é estabelecido
  um conjunto de metadados relacionados, para que
  posteriormente este conjunto seja utilizado como
  informação para outros módulos e ferramentas.

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Gerência de Projetos

• Após a criação do projeto, aos pesquisadores é
  disponibilizado um espaço específico para
  inserção de documentos e conteúdos inerentes ao
  projeto.
• Documentos são estruturados em diretórios e
  guardam seus próprios metadados.
• A principal vantagem é o compartilhamento de
  documentos e conteúdos de acordo com o nível de
  autorização de cada pesquisador.

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ARQUITETURA S-DOC
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Gerência de Metadados

• No momento em que se tem a possibilidade de
  criação de projetos, automaticamente se tem a
  necessidade de criação de metadados para estes
  projetos e para outras funcionalidades do
  ambiente.
• Realiza cadastro, alteração, exclusão e
  gerência de metadados para ambientes científicos.
• Entre estes metadados pode-se exemplificar
  órgãos financiadores, domínios de aplicação,
  pesquisadores, instituições, ....

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ARQUITETURA S-DOC
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Administração e Configuração

• É responsável pela administração e configuração
  de tarefas operacionais do sistema.
• Entre as principais atividades pode-se citar
• Criação de rotinas de backup
• Configuração do ciclo de vida do documento
• Configuração do versionamento
• Criação e manutenção de templates
• Controle de acesso
• Implementação do controle de segurança
• Manutenção de índices entre outros.

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ARQUITETURA S-DOC
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Módulo de Busca

• Se justifica devido a importância e a freqüência
  de utilização desta tarefa em ambiente
  científicos.
• Utiliza métodos simples de pesquisa, por
  exemplo, Full Text Search para encontrar conteúdo
  textual em documentos ou na busca de metadados.
• Poderão ser implementados métodos mais
  elaborados, por exemplo Data Mining, para
  realizar esta tarefa dependendo do tamanho da
  base de documentos.

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ARQUITETURA S-DOC
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Gerência de Imagem

• Tem funcionalidade restrita, pois é responsável
  apenas pelo processo de digitalização e criação
  de documentos indexados através desta técnica.
• Utiliza algoritmos padrão de OCR para o
  reconhecimento de caracteres em documentos.
• Através deste módulo é realizada a criação de
  documentos através da categoria imagem, descrita
  no módulo de gerência de ciclo de vida.

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ARQUITETURA S-DOC
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Gerência de Recomendação

• Funciona como uma ferramenta colaborativa para
  um grupo de pesquisadores qualificar documentos e
  conteúdos que estão armazenados na base de dados.
• A qualificação depende diretamente de outros
  metadados que também estão armazenados.
• Adota a abordagem colaborativa, isto é, os
  próprios pesquisadores analisam e qualificam os
  documentos e conteúdos do ambiente, participando
  diretamente do processo de filtragem.

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MÓDULOS NÃO IMPLEMENTADOS
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Workflow Integrado

• Na arquitetura S-DOC, o workflow funciona de
  forma integrada ao módulo de gerência de ciclo de
  vida, objetivando uma melhor visualização por
  parte dos pesquisadores do acompanhamento do
  ciclo de vida.
• O pesquisador poderá acompanhar as fases de
  distribuição, revisão e aprovação de documentos e
  conteúdos, de forma gráfica.

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Publicação de Conteúdo

• Funcionalidade de publicação imediata de
  conteúdo em formato padrão de maneira eficiente.
• Os pesquisadores analisam os metadados dos
  conteúdos, escolhendo-os e a ferramenta e
  encarrega de publicá-lo no formato padrão que
  também é indicado.
• A publicação normalmente é para web, resultando
  em facilidade de acesso para outras instituições,
  colaboradores e pesquisadores.

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Criação e Publicação Colaborativa

• Capacita a arquitetura a permitir criação e
  manipulação de documentos e conteúdos de uma
  forma colaborativa.
• Mais de um pesquisador pode participar da
  manipulação do documento por vez, utilizando
  trabalhos propostos de editores colaborativos.
• Com este módulo, participantes dos projetos
  podem trabalhar em conteúdos diferentes do mesmo
  documento.

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Implementação do Protótipo

• Tecnologias de desenvolvimento
• Java e Servlet
• Java Server Pages (JSP)
• Microsoft SQLServer 2000
• Ambiente de Desenvolvimento
• Windows 2000 Server
• JBuilder 8.0
• Microsoft Internet Information Server (IIS)

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Estudos de Caso

• Foram realizados dois estudos de caso
• Em Agrometeorologia (Projeto AgroMet) em parceria
  com a Embrapa Solos, em Zoneamento
  Agro-climático
• Em Recursos Hídricos (Projeto KMHidro) em
  parceria com o Programa de Engenharia Civil da
  COPPE/UFRJ, em Elaboração do Diagnóstico de
  Recursos Hídricos.
• Em ambos o casos, foram encontrados alguns
  problemas em relação ao uso de documentos que
  foram solucionados ou reduzidos com a utilização
  do ambiente S-DOC.

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Problemas Encontrados e suas Soluções

• Ausência de compartilhamento de documentos
• Os documentos podem ser compartilhados entre os
  pesquisadores, pois são armazenados e manipulados
  em um servidor Web.
• Busca difícil de ser realizada em documentos
  externos
• Os documentos externos podem ser armazenados no
  servidor do ambiente S-DOC de forma estruturada.
  Assim a qualidade e a usabilidade destes
  documentos podem ser avaliadas.

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Problemas Encontrados e suas Soluções

• Ausência de recomendação de documentos
  utilizados por outros pesquisadores
• O ambiente S-DOC permite o armazenamento e a
  consulta de recomendações realizadas pelos
  pesquisadores, bem como disponibiliza um ranking
  estruturado de documentos.
• Ausência de um processo colaborativo na criação
  de documentos
• O ambiente S-DOC permite que um grupo de usuários
  realize a criação colaborativa de documentos.

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Problemas Encontrados e suas Soluções

• Ausência de definição de ciclo de vida de
  documentos
• Todas as fases do ciclo são explicitadas, não
  havendo a necessidade de uma gerência manual.
  Desta maneira, também se consegue a recuperação
  do histórico de um documento.
• Ausência de metadados relacionados aos
  documentos
• O ferramenta S-DOC cadastra todos os metadados
  que são importantes para o ambiente e depois
  relaciona alguns desses metadados com os
  projetos, documentos e conteúdos.

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Problemas Encontrados e suas Soluções

• Os projetos não são representados
• O ambiente S-DOC armazena todos os metadados
  relacionados a um dado projeto, assim como
  pesquisadores participantes e documentos
  utilizados.
• Nenhuma informação sobre o andamento do processo
  é armazenada
• Todos os pesquisadores, com autorização para tal,
  podem visualizar o andamento do trabalho de
  outros pesquisadores, evitando a possibilidade de
  re-trabalho.

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Problemas Encontrados e suas Soluções

• A execução do projeto possui problemas de
  coordenação
• O ambiente S-DOC é para web e existe um local
  específico de visualização de atividades e
  cronogramas.
• Ausência de especificação de documentos comuns
  ou interpostos em domínios diferentes
• Todos os documentos estão organizados em
  diretórios estruturados por domínios, o que
  facilita a busca e evita interposição de
  domínios.

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Problemas Encontrados e suas Soluções

• Redundância de Informação
• Muitos documentos de interesse dos pesquisadores
  já estarão armazenados, categorizados e até
  recomendados, evitando a redundância e também a
  falta de integridade da informação.
• Ausência de apoio à Gerência de Conhecimento e
  ao Processo Decisório
• O ambiente S-DOC não assegura, mas aumenta o
  potencial de apoio à gerência de conhecimento e
  ao processo de tomada de decisão.

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Considerações Finais

• O S-DOC é um Sistema de Gerência de Documentos
  e Conteúdos Científicos fortemente adaptável a
  diversas áreas de domínio que permite
• Apoiar a gerência de conhecimento e o processo
  decisório
• Desenvolvimento de Projetos interinstitucionais e
  interdisciplinares
• Utilizar uma base de recomendação na escolha de
  documentos e conteúdos
• Utilizar metadados relacionados aos documentos.

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Considerações Finais

• O ambiente S-DOC é colaborativo, pois
  possibilita o trabalho de vários pesquisadores ao
  mesmo tempo, permitindo a visualização das
  tarefas de outros pesquisadores e contribuindo
  para a melhoria da tomada de decisão.
• Outras vantagens podem ser alcançadas com o
  S-DOC
• Redução no custo da aquisição de documento
• Não duplicação de documentos existentes
• Troca de conhecimento entre outras.

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Trabalhos Futuros

• Implementação dos módulos Workflow Integrado,
  Publicação de Conteúdo e Criação e Publicação
  Colaborativa.
• Extensões da arquitetura S-DOC para outras áreas
  de aplicação.
• Uso de ontologias de domínio para auxiliar no
  processo de localização de repositórios de
  documentos correlacionados.
• Uso de Web Services para integração com outras
  ferramentas da Arquitetura SPeCS.

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FIM