UNIDAD DE POLITICA DE RECURSOS HUMANOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

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Sistema para Aprobación y Registro de Estructuras
Organizacionales (SAREO)
Abril 2010

• UNIDAD DE POLITICA DE RECURSOS HUMANOS DE LA
  ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

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CONTENIDO

1. Antecedentes
2. Objetivo
3. Disposiciones Normativas
4. Proceso General.
5. Acceso al Sistema.
6. Menú de Opciones.
7. Estructura Actual.
8. Generar Propuesta.
9. Validación.
10. Envío a SFP.
11. Autorización.

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http//www.usp.funcionpublica.gob.mx/doctossareo/
4
OBJETIVO

• Conocer el funcionamiento y especificaciones
  técnicas del Sistema para Aprobación y Registro
  de Estructuras Organizacionales (SAREO) con en
  fin de realizar carga de información y
  movimientos organizacionales.

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DISPOSICIONES NORMATIVAS

• Lo anterior sin detrimento de lo estipulado en el
  oficio circular SSFP/408/DHO/007/2009 y la Guía
  Técnica para el Proceso de la Planeación de las
  Estructuras Organizacionales de la APF y Reglas
  de Operación para su Aprobación y Registro de 4
  de septiembre de 2009, así como la normatividad
  vigente en la materia.
• Ley Orgánica de la Administración Pública
  Federal, artículo 37, fracción XVIII.
• Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad
  Hacendaria, articulo 65, fracción XI.
• Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y
  Responsabilidad Hacendaria, artículo 103 y 104.
• Reglamento Interior de la Secretaría de la
  Función Pública, artículo 19, fracción VII, y 22,
  fracciones VI y VII.

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PROCESO GENERAL
Acceso a la aplicación
Menú de opciones
GENERA PROPUESTA DE CARGA INICIAL-UNICA VEZ

• Anexar justificación
• Observaciones

• Semáforos

Ir a Carga Inicial
AUTORIZACIÓN SFP
GENERAR PROPUESTA
VALIDACIÓN
ENVÍO POR SISTEMA A SFP
ESTRUCTURA ACTUAL
IR
Ir a generar propuesta
Ir a envío a SFP
Ir a validación

• MODIFICACIONES A UAS Y PUESTOS
• Creación
• Cancelación
• Cambio con valuación
• Cambio sin valuación

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ACCESO A LA APLICACIÓN

• El acceso a la aplicación se realiza a través de
  la siguiente dirección electrónica
• http//www.usp.funcionpublica.gob.mx/sareo/servlet
  /login
• Se presenta la siguiente pantalla

Ingresar Usuario y contraseña y dar clic en
acceder
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ARBOL DE MENÚ DE OPCIONES

• Propuestas
• Crear Crear propuestas de carga inicial y de
  modificación.
• Bandeja Consultar propuestas.
• Estructura Actual
• Consulta Consultar estructura actual, se
  actualizan modificaciones autorizadas.
• Carga de Archivos Importar archivos de carga
  inicial y propuestas de modificación
• Estadísticos
• Estadístico de propuestas (no disponible)
• Seguridad
• Cambio de contraseña Personalizar contraseña.

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CARGA INICIAL

1. Dar clic en opción carga de archivos
2. Activar tipo de archivo (.xls o .txt)
3. Presionar el botón EXAMINAR. Ubicar ruta de
   archivo, seleccionar y abrir
4. Dar clic en botón Importar para ubicar y
   seleccionar ruta de archivo.

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REPORTE DE INCIDENCIAS

• 5. Si el sistema detecta errores de estructura o
  de formato, presenta reporte de incidencias.
• Deberá descargar el reporte en formato excel para
  verificar la totalidad de incidencias, corregir y
  volver a importar el archivo.
• Después de corregir las
  incidencias que marca el sistema se deberá
  guardar el archivo con otra versión, esto se
  deberá realizar cada vez que se corrijan las
  incidencias.
• 6. Si el sistema detecta incidencias en archivo
  de carga inicial presenta pantalla de
  actualización de incidencias.

Clic en el botón cerrar, el sistema cierra la
ventana actual
5
NOTA
Descargar archivo
Dar clic tres veces consecutivas para actualizar
las incidencias. (Esperar 2 a 3 minutos)
6
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CONFIRMAR CARGA INICIAL

• En caso de no encontrar incidencias presenta
  mensaje para confirmar carga inicial
• Si da clic el botón SI, es importante asegurarse
  que la información es correcta ya que este
  proceso se realiza por única vez en el sistema.
• Verificar que se ha completado su proceso,
  monitoreando desde el menú consulta de
  estructura actual, con la tecla F5 podrá validar
  este proceso. Al término de esta tarea el
  sistema presentará las UAs y sus respectivos
  puestos.
• Si da clic en el botón SI, el
  tiempo para consultar la estructura actual es
  variable Si al consultar la estructura actual
  todavía no termina de cargar los puestos presenta
  el siguiente mensaje
• Si da clic en el botón NO regresa a la pantalla
  de carga inicial, sin haber realizado la carga
  inicial.

NOTA
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CONSULTA ESTRUCTURA ACTUAL

• Una vez realizada la carga inicial o autorización
  de estructura por sistema, en esta sección el
  usuario podrá consultar, la última estructura
  registrada y vigente para la institución.
• Recuerde que para enviar carga inicial
  es necesario generar una propuesta y enviar a
  SFP, misma que deberá corresponder a la última
  estructura registrada de manera oficial.
• Cualquier cambio autorizado se verá reflejado en
  esta consulta.
• Se presenta en una estructura de árbol para
  visualizar la dependencia de los puestos.
• Es posible consultar el detalle por UR, UA y
  puesto.
• Los datos se pueden exportar a Excel, PDF.

NOTA
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CONSULTA ESTRUCTURA ACTUAL
Seleccione el nombre de la Unidad Responsable UR
para consultar su detalle
Al consultar UR, tiene la opción de decargar
archivo en formato Excel, pdf, o visio.
Seleccione Unidad Administrativa (UA) para
consultar detalle
Seleccione el puesto que requiera para consultar
detalle
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CREACIÓN DE PROPUESTA

• Para crear una propuesta
• Dar clic en la opción de menú crear.
• Seleccionar la Unidad de Responsabilidad. El
  sistema sólo puede generar propuesta a partir de
  la UR.
• Dar clic en el botón GENERAR, el sistema presenta
  la pantalla para indicar la fecha de vigencia de
  propuesta

2
Si realiza la creación a partir de una UA el
sistema presenta el siguiente mensaje
1
1
3
NOTA
El proceso es el mismo para crear propuesta de
carga inicial o propuesta de modificación.
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CREACIÓN DE PROPUESTA

• Elegir fecha de vigencia.
• Dar clic en el botón CREAR.
• Podrá monitorear el avance de su propuesta
  presionando la tecla F5, hasta que el sistema
  presente la ventana anterior.
• Dar clic en el botón CANCELAR, el sistema regresa
  a la bandeja de propuestas

4
6
5
NOTA

• La fecha de vigencia deberá ser igual o mayor a
  la última estructura autorizada en el sistema, de
  lo contrario enviara el siguiente mensaje

Deberá seleccionar una fecha mayor o igual a la
autorizada
NOTA
En CARGA INICIAL sí se puede ingresar fecha
anterior.
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BANDEJA DE PROPUESTAS

• Una vez que se haya terminado de generar la
  propuesta, el sistema presenta la siguiente
  pantalla, en la cual, en su caso, puede generar
  otra propuesta.

1. Para consultar las propuestas, dar clic en opción
   de menú BANDEJA
2. Seleccionar el estatus de propuesta deseado

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BANDEJA DE PROPUESTAS
ESTATUS DE PROPUESTA DESCRIPCIÓN
CREACIÓN Aquellas creadas por el usuario para realizar algún tipo de movimiento y que no han sido enviadas a SFP o canceladas por usuario. Editable.
PARA REVISIÓN EN SFP-CON JUSTIFICACIÓN Enviadas a SFP que presento semáforo amarillo. No editable.
PARA REVISIÓN EN SFP-SIN JUSTIFICACIÓN Enviadas a SFP sin presentar semáforo. No editable.
AUTORIZADA Autorizadas por SFP a través del sistema. No editable.
RECHAZADA Rechazadas por SFP a través del sistema. No editable.
CANCELACIÓN Canceladas desde la aplicación por el usuario. No editable.
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BANDEJA DE PROPUESTAS

• Si se autoriza una propuesta de estructura,
  aquellas propuestas que tienen estatus de
  creación cambian de acuerdo a lo siguiente

ESTATUS DE PROPUESTA DESCRIPCIÓN
BLOQUEADA POR USO DE UA Aquellas propuestas alternas que tengan cambios en las UAs modificadas de las estructura autorizada, serán bloqueadas y no se podrán utilizar nuevamente, independientemente que la fecha sea igual o mayor a la ultima autorización. No editable.
BLOQUEADA POR FECHA DE VIGENCIA El sistema bloqueara las propuestas cuya fecha de vigencia sea menor a la previa autorizada. Estas pueden ser reactivadas al modificar la fecha y construir en una nueva propuesta. Si estas tienen cambios en las UAs modificadas de la estructura autorizada, se bloquearan por uso de UA. Editable.
NOTA
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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS

• Selecciona la opción de Menú
• Se presentan todas las propuestas creadas por el
  usuario (estatus creación)

Dar clic para ingresar a propuesta

• Seleccionar la propuesta deseada, el sistema
  presenta la siguiente ventana

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
DESCRIPCION DE PANTALLA
Si ya agregó sólo una o más UAs y requiere
agregar todas desde un sólo paso, deberá dar clic
en este botón, el sistema agrega en la ventana
activa toda la estructura de la Institución que
se está trabajando.
Esta lista de selección permite agregar las UAs
automáticamente que requiera trabajar.
Al dar clic, se verifican los comentarios que la
SFP realiza mediante un archivo. (no disponible
en esta fase)
Dar clic para exportar archivos
Al dar clic en este botón, aparece ventana de
filtros organizacionales donde se presenta la
información general de la estructura propuesta y
la estructura actual. En su caso se presentan
semáforos que requieran justificación por parte
de la institución.
Botones de Acción
Este botón, presenta reportes de acuerdo al tipo
de movimiento (s) realizado (s)
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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
BOTONES DE ACCIÓN

• Dependiendo del nivel organización que
  seleccione, esto es, UR, UA o puesto, son las
  acciones a generar con los botones generales.

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS

• El botón , exporta todos los puestos y UAs
  de la propuesta actual en formato Excel.
• El botón , exporta todos los puestos y UAs
  de la propuesta actual a formato Excel para
  generar el organigrama mediante el asistente de
  organigramas de VISIO.
• El botón , exporta todos los puestos y UAs de
  la propuesta actual a formato txt, este archivo
  presenta los puestos delimitados por pipe ,
  entre cada campo.
• El botón , permite consultar la información
  detallada de UR, UA y Puesto seleccionado.
• El botón, permite cancelar la UR, UA y
  Puesto seleccionado.
• El botón , permite modificar o actualizar la
  UR, UA y Puesto seleccionado.
• El botón , así como también la creación de
  UAs desde la selección de una UA y la creación
  de puestos desde un puesto seleccionado.

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS

• Al seleccionar propuesta (UR)

MODIFICAR PROPUESTA
CANCELAR PROPUESTA

• Al seleccionar puesto

CONSULTAR PROPUESTA
CREAR PUESTO
CAMBIO CON VALUACIÓN

• Al seleccionar Unidad Administrativa (UA)

CAMBIO SIN VALUACIÓN
CREAR UAS
CANCELAR PUESTO
CANCELAR UAS
CONSULTAR PUESTO
MODIFICAR UAS
CONSULTAR UAS
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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS

• Seleccionar la UR.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana, donde podrá modificar la fecha
  de vigencia de la propuesta.

Modificar fecha de vigencia, la cual deberá ser
igual o mayor a la última estructura autorizada

• Seleccionar la UR.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana. Presionar botón Confirmar
  para cancelar propuesta.

• Seleccionar la UR.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana.
• Dar clic en Cancelar para regresar a la propuesta.

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
CREAR UAS

• Seleccionar la UA.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana.

NOTA
Al crear una UA, si el identificador de la
UA que captura esta repetido en la estructura, el
sistema presenta el siguiente mensaje
Deberá capturar otro identificador en caso de
crear otra UA.
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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
ELIMINAR O CANCELAR UAS

• Seleccionar la UA.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana.

NOTA
Si la UA tiene puestos vigentes
dependientes, el sistema presenta el siguiente
mensaje

• Si la UA no tiene dependientes presenta la
  siguiente pantalla

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
MODIFICAR UAS

• Seleccionar la UA.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana

Dar clic en confirmar para actualizar los datos y
regresar a la propuesta. Nota No debe haber un
Identificador de UA repetido.
Dar clic en Cancelar para anular modificación
CONSULTAR UAS

• Seleccionar la UA.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
CREAR PUESTO

• Seleccionar Puesto.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana

Capturar los datos correspondientes a los campos
solicitados
Dar clic en Aceptar para confirmar creación
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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
CAMBIO CON VALUACIÓN

• Seleccionar puesto.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana

• Elegir el tipo de movimiento que tendrá el
  puesto.
• CAMBIO CON VALUACIÓN
• CAMBIO SIN VALUACIÓN
• Dar clic en confirmar.

• Si elige cambio con valuación, el sistema
  mostrará la siguiente pantalla, donde deberá
  capturar las modificaciones del puesto de acuerdo
  al tipo de movimiento

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
Capturar los datos correspondientes a los campos
solicitados
Dar clic en el botón ltCancelargt, el sistema no
actualiza los cambios.
Dar clic en el botón ltAceptargt, el sistema
actualiza los cambios.
31
MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
CAMBIO SIN VALUACIÓN

• Si elige cambio con valuación, el sistema
  mostrará la siguiente pantalla, donde deberá
  capturar las modificaciones del puesto de acuerdo
  al tipo de movimiento

Capturar los datos correspondientes a los campos
solicitados
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MODIFICACION DE PROPUESTAS
ELIMINAR O CANCELAR PUESTO

• Seleccionar puesto
• Dar clic en el botón .

• Si el puesto que se requiere eliminar cuenta con
  puestos dependientes el sistema presenta el
  siguiente mensaje.

• En caso contrario, presenta la siguiente pantalla

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MODIFICACION DE PROPUESTAS
Dar clic en el botón ltCancelargt, anula la
eliminación del puesto
Dar clic en el botón ltAceptargt, elimina el puesto
a la UA
34
MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS
CONSULTAR PUESTOS

• Seleccionar puesto.
• Dar clic en el botón el sistema presenta la
  siguiente ventana. Se presenta la información
  detallada del puesto seleccionado, sólo de
  consulta sin poder realizar modificaciones.

Dar clic en el botón ltSalirgt, regresa a la
pantalla de modificación de propuestas
35
CUADRO DE MOVIMIENTOS

• Deberá verificar los cambios en el cuadro de
  movimientos de la pantalla Modificación de
  Propuesta.
• Dar clic en el botón CUADRO DE MOVIMIENTOS de la
  pantalla de Modificación de Propuesta.
• El sistema presenta la siguiente pantalla, con
  los puestos que tienen un tipo de movimiento

36
CUADRO DE MOVIMIENTOS
37
FILTROS ORGANIZACIONALES
VALIDAR PROPUESTA

• Dar clic en el botón Validar Propuesta de la
  pantalla de Modificación de Propuesta.

• El sistema presenta los filtros organizacionales
  de la propuesta que se está trabajando. Así como,
  las variaciones de los puestos en relación con la
  estructura actual.

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FILTROS ORGANIZACIONALES

• Dar clic en el botón CONFIRMAR, el sistema
  presentará la siguiente pantalla
• Dar clic en Aceptar

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ENVÍO A SFP

• El sistema presenta la siguiente pantalla

• Una vez oprimido el botón ENVIAR el sistema
  regresa a la bandeja de propuestas.
• La propuesta enviada pasa al estatus de propuesta
  Para revisión en SFP con o sin justificación.

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AUTORIZACIÓN DE PROPUESTA

• Si la propuesta enviada es autorizada, cambia al
  estatus de AUTORIZADA, esta propuesta no podrá
  ser editada nuevamente, puede consultarse en
  bandeja de propuestas.
• Si SFP rechaza la propuesta enviada, cambia al
  estatus de RECHAZADA, y las propuestas
  alternas se quedan con el mismo estatus.
• Para consultar estatus de propuestas, ir a la
  opción de menú BANDEJA
• Al ser autorizada la propuesta, se actualizará
  Consulta de Estructura Actual.

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL

• Selecciona de la Bandeja de Entrada la propuesta
  que tenga el estatus de creación a modificar.
• Exportar de la pantalla de Modificación de
  Propuesta el Reporte de Excel y guardar en PC.

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL

• El archivo presenta las siguientes
  características
• Identificador de la propuesta.
• Fecha de Vigencia de la propuesta.
• Nombre de la UR a la cual pertenece la Propuesta.
• Los puestos vigentes de la propuesta.
• Presenta los 17 campos estándar de carga inicial.
  Además de Consecutivo único de propuesta y
  Tipo de movimiento.

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL

• No deberá eliminar el encabezado del Excel
  (identificador de la propuesta, fecha de
  vigencia, nombre de la UR de la propuesta).
• No deberá eliminar la columna de los campos guía
  para trabajar los puestos.
• El sistema permite trabajar el archivo de Excel
  mediante un muestreo de puestos, es decir podrá
  trabajar con los puestos que usted requiera, por
  ejemplo, los que tengan algún tipo de movimiento.
• En el archivo de Excel, no podrán crearse puestos
  titulares, ya que en este archivo sólo se dará el
  mantenimiento a puestos.

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MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCELEditable
No Editable
NO. CAMPOS CREACIÓN CANCELACIÓN CAMBIO CON VALUACIÓN CAMBIO SIN VALUACIÓN
1 CONSECUTIVO ÚNICO DE PUESTO DE PROPUESTA Capturar que no este en propuesta
2 NOMBRE DE PUESTO
3 UA
4 NOMBRE DE UA
5 TITULAR DE UA
6 CONSECUTIVO ÚNICO DEL INMEDIATO SUPERIOR DE PROPUESTA
7 GRUPO GRADO NIVEL
8 TIPO DE PLAZA
9 RAMA CARGO
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MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCELEditable
No Editable
NO. CAMPOS CREACIÓN CANCELACIÓN CAMBIO CON VALUACIÓN CAMBIO SIN VALUACIÓN
10 TIPO DE PERSONAL
11 FUNCIÓN
12 NUMERO DE NÓMINA INTERNO
13 CÓDIGO PRESUPUESTAL
14 FOLIO SIVAL Capturar folio Capturar folio
15 FOLIO CGOVC Sólo en caso de plaza OIC Sólo en caso de plaza OIC Sólo en caso de plaza OIC
16 APLICA SPC
17 BASE/CONFIANZA
TIPO DE MOVIMIENTO Indicar movimiento Indicar movimiento Indicar movimiento Indicar movimiento
CONSECUTIVO ÚNICO DEL PUESTO No modificar No modificar No modificar
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MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL

• Dar clic en la opción de Menú Carga de Archivos.
• Presenta la siguiente pantalla.

Anexar archivo de propuesta de modificación
Aparece nombre de propuestas en creación, el
sistema detecta de manera automática.
En su caso, verificar totalidad de incidencias
Elegir tipo de archivo
Clic en Importar
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MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL

• Si el sistema no detecta incidencias, se
  actualiza la propuesta y aparece la siguiente
  ventana

• Dar clic en Aceptar.
• Ingresar a Bandeja, y
  seleccionar la propuesta modificada

Dar clic para ingresar a propuesta
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MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL

• Verificar cuadro de movimientos y validación de
  propuesta.

• Si no requiere hacer más modificaciones enviar
  propuesta a SFP.

• Para monitorear el estatus de su propuesta en
  sistema ir a Bandeja de Propuestas.

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ANEXO 2. REGLAS DE OPERACIÓN
NO. REGLAS COMENTARIOS
1 No deberá haber ningún puesto sin inmediato superior. Capturar el campo de Consecutivo único de Inmediato superior.
2 La Unidad Administrativa (UA) del puesto debe ser igual a la UA del Inmediato Superior (Nota los Titulares de UA ó DG si pueden ser diferentes). El Consecutivo Único del Inmediato superior deberá tener la misma UA que el puesto vigente.
3 Ningún puesto deberá tener un sueldo mayor que su inmediato superior. El sueldo del puesto será menor al de su inmediato superior.
4 El número de nómina interno debe ser único por cada puesto. No repetir número de nómina.
5 El Consecutivo Único del inmediato superior del Titular de la Entidad debe ser igual a 0.
6 No puede haber 2 Titulares de una misma UA ó DG Cada UA o DG debe tener un sólo Titular, esto de identifica en el campo no. 5 (ver tabla de campos)
7 Toda UA debe tener un Titular. Se identifica en el campo no. 5 (ver tabla de campos)
8 Toda creación requiere valuación de puestos. Se requiere capturar folio de validación.
9 Los movimientos deben ser congruentes con la (s) modificación (es) realizada (s), de acuerdo a los Procesos y Reglas de Operación para la Actualización Aprobación y Registro de las Estructuras Orgánicas y/u ocupacionales de la APF, así como, los Criterios Técnicos para la Validación de Valuación de Puestos de la APF, los cuales podrá consultar en www.usp.funcionpublica.gob.mx. De acuerdo a normatividad vigente en la materia.
10 En los movimientos de cambio con valuación se registrará folio de validación de puesto emitido por Sistema de Validación de Valuación de Puestos (SIVAL) Se requiere capturar folio de validación.
50
GRACIAS!!

• PREGUNTAS Y RESPUESTAS

PROCESO GRAL