La chane de traitement du document Y' Desrichard, Mdiadix, Septembre 2005

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La chaîne de traitement du document(Y.
Desrichard, Médiadix, Septembre 2005)

• Principes
• Un ensemble dopérations matérielles
  vérification du document, ajout déléments sur le
  document, équipement du document, rangement du
  document.
• Un ensemble dopérations intellectuelles
  description du document dans le catalogue,
  classement du document dans la bibliothèque.
• Un ensemble dopérations manuelles (réalisées sur
  le document).
• Un ensemble dopérations intellectuelles
  désormais largement informatisées (ou
  informatisables).
• De la réception du document à sa mise à
  disposition pour le public, de son acquisition à
  son éventuelle élimination.
• La chaîne de traitement  lieux distincts,
  méthodes distinctes, personnel différent,
  organisation à optimiser.

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• Les différentes étapes
• Lordre peut varier dune bibliothèque à lautre,
  mais certaines opérations ne peuvent se dérouler
  que successivement. Un vocabulaire spécialisé,
  des règles (propres à un établissement) ou des
  normes ou standards (nationaux ou internationaux)
  dont lapplication est obligatoire ou
  recommandée.
• Vérification des documents acquis.
• Estampillage.
• Enregistrement ou bulletinage.
• Catalogage et indexation.
• Equipement.
• Classement.
• Contrôle des fonds.
• Elimination ou désherbage.

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La chaîne de traitement du document(Y.
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• Les différentes étapes
• Vérification des documents acquis.
• Estampillage.
• Enregistrement ou bulletinage.
• Catalogage et indexation.
• Equipement.
• Classement.
• Contrôle des fonds.
• Elimination ou désherbage.

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• Vérification des documents acquis
• Les documents qui entrent dans la bibliothèque
  doivent être contrôlés avant leur entrée
   officielle  dans les collections.
• Lacquisition des documents nest pas stricto
  sensu une part de la chaîne de traitement sa
  gestion peut cependant être informatisée.
• Comparaison à la réception avec le bordereau de
  livraison.
• Comparaison à la réception avec le bon de
  commande (auteur, titre, date, édition, nombre
  dexemplaires, prix,).
• Mêmes opérations quand les documents sont des
  dons ou des échanges, sauf laspect financier.
• Collationnement réception et vérification de
  létat des documents (intégrité) difficile à
  faire pour les documents autres quimprimés
  plus par sondages que systématique.
• Réclamations éventuelles auprès des fournisseurs.

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• Les différentes étapes
• Vérification des documents acquis.
• Estampillage.
• Enregistrement ou bulletinage.
• Catalogage et indexation.
• Equipement.
• Classement.
• Contrôle des fonds.
• Elimination ou désherbage.

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• Estampillage
• Cette opération permet de matérialiser la
  propriété de la bibliothèque sur les documents
  acquis et, éventuellement, de les identifier, par
  exemple en cas de vol.
•  Lestampillage est lapposition du cachet de la
  bibliothèque (estampille) pour attester la
  propriété de la bibliothèque .
• Utile en cas de vol ou de perte.
• Délicat à apposer sur certains types de
  documents.
• On peut lapposer non sur le document lui-même,
  mais sur son conteneur (DVD, CD)
• Ne peut concerner bien évidemment que les
  documents  matériels .

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• Les différentes étapes
• Vérification des documents acquis.
• Estampillage.
• Enregistrement ou bulletinage.
• Catalogage et indexation.
• Equipement.
• Classement.
• Contrôle des fonds.
• Elimination ou désherbage.

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• Enregistrement et bulletinage
• Lenregistrement ne remplace pas le catalogage
  cest une opération à valeur officielle et
  comptable, et non intellectuelle.
• Enregistrement
• Inscription de chaque acquisition au registre
  dentrée-inventaire (si pas informatisé).
• Numéro propre à chaque exemplaire à lintérieur
  dune numérotation continue ce numéro est de
  plus en plus le code à barres dans un système
  informatisé ce numéro doit reporté sur le
  document.
• Bulletinage
• Opération spécifique aux publications en série.
• Pointer les numéros arrivés, manquants, à venir
  (outil informatique ou registre papier
  spécifique).
• Permet de faire des relances, etc.

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(No Transcript)
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(No Transcript)
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• Les différentes étapes
• Vérification des documents acquis.
• Estampillage.
• Enregistrement ou bulletinage.
• Catalogage et indexation.
• Equipement.
• Classement.
• Contrôle des fonds.
• Elimination ou désherbage.

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• Catalogage et indexation
• Ces opérations permettent de  décrire  le
  document sous forme dinformations dont la
  collecte et la présentation sont normalisées. On
  obtient des notices, qui vont constituer le
  catalogue, qui va permettre de gérer les
  documents et de les rechercher.
• Implications matérielles permettent le
  classement du document dans la bibliothèque (dans
  le cas du libre accès).
• Implications intellectuelles signalement du
  document dans le catalogue de la bibliothèque
  pour en permettre la recherche.
• Lié à laspect matériel du document
  caractéristiques du support (contenant, pour le
  catalogage).
• Lié à laspect intellectuel du document
  identification et signalement du document
  (contenu, pour le catalogage et pour
  lindexation).

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Quest-ce que cataloguer ?  Cest établir, en
fonction dune norme, la carte didentité (notice
de base) dun document. Cest décrire son aspect
extérieur (description matérielle), ses origines
intellectuelles et éditoriales (description
bibliographique) en respectant les règles de
transcription des données, dordre des éléments
et de ponctuation . Le catalogage est basé sur
lapplication de règles strictes destinées à
favoriser lhomogénéisation des
catalogues. Quest-ce quindexer ?  Cest
déterminer, à partir de lanalyse dun document,
les différents descripteurs (mots-sujets),
mots-clés ou indices qui permettront den
indiquer le contenu . Il existe un grand nombre
de méthodes distinctes dindexation.
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• Catalogage
• Sources dinformation
• Où prendre les éléments descriptifs ? Dans le
  document dans dautres sources.
• Eléments principaux  type de document, titre,
  auteur éditeur, date dédition pagination,
  format collection numéros didentification
• Méthodes de collecte et de présentation des
  informations
• Respect des règles destiné à assurer la cohérence
  et lharmonisation des catalogues.
• LISBD (International standard bibliographic
  description), un standard international les
  normes françaises de catalogage.
• Les formats MARC, pour la saisie informatisée des
  données bibliographiques le format UNIMARC
  utilisé en France.

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• Consultation de trois catalogues en ligne
• Bibliothèque nationale de France
  http//www.bnf.fr
• Bibliothèque publique dinformation
  http//www.bpi.fr
• Système universitaire de documentation
  http//www.sudoc.abes.fr

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• Indexation
• Principes
•  Permettre une recherche efficace des
  informations contenues dans un fonds de documents
  et indiquer rapidement sous une forme concise la
  teneur du document .
• Rendre compte du document au moyen dun
   langage  documentaire (mots-clés ou
  classification).
• Permet les recherches dans le catalogue (langage
  documentaire) ou le classement des documents en
  libre accès (classification).
• Méthodes
• Lecture de parties du document la 4ème de
  couverture, rabats de la jaquette, table des
  matières, préface, Connaissance préalable
  indispensable de loutil utilisé.

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• Classifications
• Systèmes de classification numérique (Dewey,
  CDU,) basés sur une structuration hiérarchisée
  des connaissances.
•  La place de chaque notion dans lensemble des
  classes, sous-classes et subdivisions est
  représentée par un symbole appelé indice 
  indices avec lesquels on fabrique les cotes pour
  ranger les documents en rayon.
• Indexation par mots
• Listes de mots, thésaurus, langages dindexation
  documentaire (RAMEAU).
• Règles de sens pertinence, précision, unité de
  sens (pas de synonymes, utiliser des renvois).
• Règles de forme singulier/pluriel,
  masculin/féminin, développement ou non des sigles
  et acronymes

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• Consultation de trois catalogues en ligne
• Bibliothèque nationale de France
  http//www.bnf.fr
• Bibliothèque publique dinformation
  http//www.bpi.fr
• Système universitaire de documentation
  http//www.sudoc.abes.fr

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• Les différentes étapes
• Vérification des documents acquis.
• Estampillage.
• Enregistrement ou bulletinage.
• Catalogage et indexation.
• Equipement.
• Classement.
• Contrôle des fonds.
• Elimination ou désherbage.

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• Equipement Cotation
• La cotation na de sens que si les documents sont
  classés en libre accès.
• Attribution dune cote qui permet le classement
  et la localisation dun document à lintérieur
  des collections.
• Si le document est en libre-accès, issue de
  lindexation (opération matérielle découlant
  dune opération intellectuelle, mais non
  confondue).
• Portée sur la page de titre, le dos du document
  (rondage), dans la notice bibliographique de
  façon lisible pour faciliter le classement des
  documents après usage.
• Si les collections sont conservées en magasin,
  cest-à-dire non accessibles directement au
  public, la  cotation  proprement dite nest pas
  nécessaire.

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• Equipement
• Léquipement a pour but de préserver le document
  de ses  ennemis  et notamment du premier
  dentre eux lusager.
• Application du code à barres (peut être fait dès
  lenregistrement), de façon à ce quil puisse
  facilement être  lu  lors des opérations de
  prêt.
• Equipement spécifique au système de prêt choisi.
• Protection antivol  systèmes magnétiques / par
  ondes radio  portiques de détection, circuit à
  mettre en place.
• Protection et renfort du document
  (plastification).
• Reliure du document en interne, en externe
  (livres et périodiques).
• Préparation dun train de reliure  bordereau 
  type de reliure désirée, indications pour chaque
  ouvrage ou lot.

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• Les différentes étapes
• Vérification des documents acquis.
• Estampillage.
• Enregistrement ou bulletinage.
• Catalogage et indexation.
• Equipement.
• Classement.
• Contrôle des fonds.
• Elimination ou désherbage.

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• Classement
• Le classement est une opération matérielle, mais
  fondamentalement liée à lorganisation
  intellectuelle des collections dans la
  bibliothèque, et à laménagement des espaces.
• Bien distinguer classification ( déterminer un
  ordre idéal entre des objets ) et classement
  ( action de ranger effectivement des objets
  daprès un certain ordre ).
• Dépend du mode de communication des documents.
• Par format et/ou par ordre dentrée  accès
  indirect aux documents.
• Alphabétique par noms dauteurs et de titres
  danonymes pour les ouvrages de fiction accès
  direct ou indirect aux documents.
• Systématique (le plus répandu) fait référence
  aux classifications accès direct aux documents.
• Par centres dintérêt (en bibliothèque publique
  peu répandu).

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• Les différentes étapes
• Vérification des documents acquis.
• Estampillage.
• Enregistrement ou bulletinage.
• Catalogage et indexation.
• Equipement.
• Classement.
• Contrôle des fonds.
• Elimination ou désherbage.

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• Contrôles des fonds Elimination ou désherbage
• Sauf dans les bibliothèques patrimoniales, tout
  document acquis est destiné à quitter un jour ou
  lautre la bibliothèque.
• Récolement ou inventaire des fonds
• Comparaison fonds / registre dinventaire.
• Etat physique du document, mais aussi
  vieillissement intellectuel ou documentaire
  disparition ou déprédation.
• Décision de report, réparation, restauration,
  élimination.
• Elimination ou désherbage
• Livres déchirés, détériorés, irréparables,
  obsolètes.
• Passage en magasin, envoi à dautres
  établissements.
• Report sur un autre type de support.
• Mise au pilon (respect des règles
  administratives).