EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

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EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y
BEBIDAS

• 1.7 Tipos de Costos

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Tipos de costos (ABC)

• ALIMENTOS
• BEBIDAS
• CIGARROS Y PUROS
• OTROS (TIENDA, PERIODICOS, REVISTAS)

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Alimentos

• ABARROTES Industrializados y listos para ser
  procesados (atún, duraznos en almíbar, frijoles
  enlatados, salsa catsup, leche condensada,
  mayonesa, harina)
• AVES Pollo, pato, avestruz, pavo, faisán y
  codorniz
• CARNICOS Carnes provenientes de ganado vacuno,
  ovino y porcino.
• ESPECIAS Hojas tallos, frutos, semillas y polvos
  que se utilizan para perfeccionar sabores y
  aromas.
• FRUTAS, VERDURAS, LEGUMINOSAS Productos
  provenientes del campo (papaya, piña, uvas,
  plátanos, sandias, kiwi, melón, lima)
• LACTEOS Lo relacionado con leche y derivados.
• PASTAS Productos elaborados a base de harinas y
  aguas (fideos, espagueti, macarrones, ravioles)
• PESCADOS Y MARISCOS Productos del mar (mero,
  tilapia, langostinos, pulpo, ostiones)

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Bebidas

• Todos los productos que se surten desde la barra
• REFRESCOS/SODAS bebidas no alcohólicas, agua
  natural, aguas carbonatadas, aguas de sabor
• CERVEZA envasadas o en barril.
• LICORES NACIONALES E IMPORTADOS brandis, rones,
  tequilas, licores de hierbas y frutos, ginebras,
  vodkas
• VINOS Bebidas de baja graduación alcohólica,
  elaboradas a base de uva.

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Costos en el ramo de AyB
COMPRAS
ALMACÉN
TRANSFERENCIAS
BARRA
COCINA
CAJA
VENTAS
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Mitos sobre el control de costos (1)

• EL CONTROL DE COSTOS AFECTARA LA CALIDAD DE LOS
  PRODUCTOS Al aplicar las técnicas se mejora la
  rotación de los productos, frescura y calidad.
• LOS EMPLEADOS SON CULPABLES DE LOS COSTOS ALTOS
  Generalmente los sobre-costos se deben al exceso
  de producción o problemas con proveedores
• EL CONTROL DE COSTOS AFECTARA LA CANTIDAD EN
  PLATILLOS Y BEBIDAS Se pretende que las
  cantidades sean las exactas de acuerdo a las
  recetas.
• ES MUY COSTOSO EL CONTROL DE COSTOS Su costo es
  minino comparado con los beneficios que se
  obtienen.
• SE REQUIERE CONTRATAR MAS PERSONAL PARA LLEVAR
  LOS CONTROLES Al tener orden se obtiene una
  mejor eficiencia de los trabajadores.
• EL PERSONAL NO TIENE LA CAPACIDAD DE LLEVAR
  CONTROLES Basta saber con contar, sumar y restar
  para llevarlos.
• EL COSTO QUE ACTUALMENTE TENEMOS ES EL IDEAL
  Siempre pueden obtenerse mejores niveles de
  eficiencia y optimizar el costo.

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Mitos sobre el control de costos (2)

• LOS RESTAURANTES QUE MANEJAN CONTROL DE COSTOS
  CAEN EN EXCESO DE PAPELEOS El personal en las
  diferentes áreas solo debe destinar 15 minutos
  para el llenado de controles.
• AL CUIDAR LOS GASTOS Y COSTOS DE DESCUIDA EL
  NEGOCIO El cliente disfrutara de mejores
  servicios. Una mayor rentabilidad generara
  recursos para destinarlos al mejoramiento de los
  servicios y de las instalaciones.
• PARA BAJAR LOS COSTOS, LO MAS SIMPLE ES SUBIR LOS
  PRECIOS Debe ser la ultima alternativa ya que
  los clientes no deben absorber nuestras
  ineficiencias.
• PARA FIJAR EL PRECIO DE ALGUN PLATILLO SOLO BASTA
  MULTIPLICAR SU COSTO POR TRES Y AGREGAR EL IVA
  Pensar así provocará que algunos platillos no se
  desplacen por ser caros y otros solo se vendan no
  por su calidad sino por su precio. Tanto la
  competencia y la popularidad deben tomarse en
  cuenta.
• CUALQUIER LIBRO DE COSTOS ES BUENO La naturaleza
  de los restaurantes es muy diferente a la de las
  industrias.
• LA BASURA ES SOLO ESO Al revisar la basura e
  interpretarla podremos identificar procesos mal
  ejecutados, excesos de compras y mermas no
  justificadas.
• CONCLUYENDO EL CONTROL DE COSTOS AYUDA A
  INCREMENTAR LAS UTILIDADES.

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Los sobre-costos (1)

• Se entiende por sobre-costo todos los recursos
  materiales y monetarios que se utilicen de mas.
  Sus principales causas son
• SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Precios mas altos,
  presentación de los productos inadecuada, no es
  honrado, no es puntual, varia la calidad de la
  mercancía recibida.
• PEDIDO DE LA MERCANCIA No se consideran las
  necesidades a corto plazo, la caducidad de los
  productos, la presentación y los tiempos de
  entrega. Se pide de mas por miedo a que falten.
• RECEPCION DE LA MERCANCIA No se entrega el peso
  facturado, no proporcionan la calidad
  establecida, no surten en el horario
  preestablecido, no entregan la presentación
  solicitada, no entregan productos facturados, la
  factura no cumple con requisitos fiscales.
• NO SE ACOMODA ADECUADAMENTE LA MERCANCIA
  Especialmente la que requiere permanecer en
  lugares frescos o congelar o refrigerar no se
  colocan en lugares seguros los productos de alto
  costo.
• TEMPERATURAS DE REFRIGERACION/CONGELACION No
  tener los refrigeradores y congeladores a las
  temperaturas adecuadas mayores gastos de energía
  eléctrica se pueden ocasionar problemas
  operativos.

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Los sobre-costos (2)

• FALTA DE CONTROL EN EL ALMACEN No restringir el
  acceso al almacén no llevar un control y registro
  interno a donde se surte mercancía.
• FALTA DE CONTROL EN AREAS DE PRODUCCION No se
  lleva un registro de las cantidades producidas,
  existencias iniciales y finales y además no se
  comparan con las ventas.
• EXCESO O FALTA DE PRODUCCION Cuando se produce
  de mas o de menos, ya que los excesos se traducen
  en mermas y faltantes y afectan la imagen del
  establecimiento, afectando las ventas y los
  costos.
• ERRORES EN LAS TOMAS DE ORDENES A LOS CLIENTES
  Cuando no se toma la orden con claridad puede
  haber devoluciones y cancelaciones, además del
  desprestigio que ello implica.
• COBRO AL CLIENTE Si no hay orden en el registro
  de comandas y la elaboración de las cuentas para
  el cliente puede suceder que se cobren platillos
  no consumidos y viceversa, ocasionando
  desprestigio.

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Conciliación de costos

• Es poco eficiente sumar las compras de alimentos,
  bebidas y cigarros y después compararlas contra
  las ventas.
• Es necesario cuantificar el costo de cada
  departamento por separado.
• El estado de conciliación de costos es un reporte
  financiero, dinámico, a un periodo determinado,
  donde se muestran el estado de los inventarios,
  de las compras y las salidas controladas
  (cortesías, alimentos de personal y mermas) y
  cuyo fin es calcular el costo global del
  restaurante y cuantificar los sobre-costos por
  departamento.

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Conciliación de Alimentos

• Se trata del departamento mas difícil de
  controlar
• Trabaja mas personal
• El valor de los materiales en conjunto es mas
  alto
• Es fácil que éstos se descompongan o no se vendan
• Hay mucho movimiento

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Conciliación de costos de Alimentos
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Conciliación de costos de Bebidas
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Costo Global
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Conciliación de costos de Cigarros
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Análisis del Costo Bruto
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El costo óptimo

• El costo óptimo representa el nivel mas bajo
  posible de costo, si la preparación de cualquier
  bebida o platillo se apega totalmente a la receta
  y que no existan fugas ni mermas.

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Calculo del costo óptimo
Es conveniente calcular el costo de los
alimentos, bebidas y demás, al menos cada seis
meses cuando la inflación sea de un digito y
trimestralmente cuando sea de dos
dígitos. EJEMPLO
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Análisis del sobre-costo

• Para analizarlos primero hay que separarlos entre
  los que se conoce su origen y los que no.

Después continuar con el análisis de los demás
rubros partiendo del mas importante.
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Controles internos de producción

• Se trata de una serie de formatos que deben
  elaborarse a diario en las áreas de alimentos,
  bebidas, cigarros, puros, artículos de limpieza y
  mantelería y que sirven para conocer el destino
  de la producción y en su caso detectar
  diferencias.
• CONCEPTO Nombre del insumo
• EI Inventario inicial al iniciar turno
• ENT Cantidad que entro
• EF Inventario final al terminar el turno
• CONS Consumo
• MERMA Platillos rechazados. Ingrediente echado a
  perder
• CORT Si el platillo de cortesía tenia este
  ingrediente
• VENTA Todos los platillos que contienen este
  ingrediente
• DIF Todos los ingredientes o platillos que
  faltan y se desconoce su destino

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Ejemplo de control de cárnicos
Ventas

• Estados iniciales

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Control interno para bebidas y cigarros

• En el caso de las bebidas el control es
  prácticamente el mismo, considerando
• Que en el almacén se controlan por botella y en
  la barra por copa o porción.
• El rendimiento de las botellas depende de su
  capacidad
• Un litro 24 copas
• 750 ml 18 copas
• 500 ml 12 copas
• Es muy poco común que se reporten mermas.
• Medir el inventario de botellas requiere practica
  o se puede contar con reglas que tengan las
  medidas marcadas de cada copa.
• En cuanto a los cigarros
• Prácticamente no hay mermas

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Planeación de la producción

• Una de las técnicas utilizadas por los
  restaurantes es la planeación de la producción.
• Sirve para aquellos productos que deben
  consumirse frescos y el mismo día.
• Utiliza un método estadístico muy sencillo.
• Permite producir los alimentos en cantidades
  suficientes, tomando como referencia los mismos
  días de semanas anteriores.

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Pasos para la planeación de la producción

• Registrar diariamente el consumo del producto.
• Suprimir el día mas alto y el mas bajo de cada
  día de la semana.
• Calcular la suma de todos los consumos de cada
  día de la semana.
• Dividir el resultado entre el numero de días
  registrados.
• Multiplicar el promedio resultante por un factor
  de seguridad. Se recomienda un 15.
• Redondear y ajustar al rendimiento de la receta.

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Formato para la planeación de la producción

• Se debe tener criterio suficiente para modificar
  la producción en función de los cambios en la
  demanda, en los precios, en la preferencia de los
  consumidores y en las temporadas.
• Planear la producción ayuda, entre otras cosas, a
  disminuir los sobrantes de cada día y por tanto
  los costos.

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Principales causas de las mermas

• Errores en el acomodo de la mercancía
• Exceso de compras
• Mala calidad en las compras
• No revisar o recibir adecuadamente la mercancía
• No establecer una política de compras,
  presentaciones y pesos
• No rotar adecuadamente la mercancía
• Falta de capacitación o supervisión en cocina en
  cuanto a la preparación de las materias primas y
  los platillos
• Falta de capacitación o supervisión en cocina en
  cuanto a la preparación de las bebidas
• No contar con espacios o las instalaciones
  adecuadas
• Problemas de temperatura en los refrigeradores y
  congeladores
• Problemas de temperatura en las mesas fría y
  caliente
• No contar con los empaques y depósitos adecuados
• Exceso de producción de platillos o preparaciones
• No utilizar los recortes producidos en frutas,
  verduras y cárnicos
• No establecer políticas de procesamiento de las
  materias primas
• No reciclar productos como galletas, pan y
  mermeladas individualmente empacadas
• Falta de promoción de platillos rezagados
• Errores en la fijación de precios
• Exceso de producción de jugos naturales y
  preparaciones en la barra.

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Todos los casos se pueden solucionar

• Con capacitación y supervisión al personal e
  todas las áreas
• Con políticas y procedimientos adecuados de
  compras, procesamiento, rotación y acomodo
• Contando con el equipo de cocina, barra y almacén
• Planeando la producción
• Con buenas políticas de precios
• Con un buen diseño del menú
• Con un buen análisis de la basura
• Promocionando artículos rezagados
• Revisando y supervisando la producción
• Con un buen sistema de comandas, toma de orden y
  ventas
• Proponiendo soluciones viables, rentables y
  factibles que no afecten la operación

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Revisión de los centros de producción

• Una de las funciones mas importantes de los
  gerentes en los restaurantes es revisar
  diariamente la producción tanto de la cocina como
  en la barra
• Verificar las temperaturas de los refrigeradores
  y congeladores
• Verificar el estado de las mercancías
• Detectar faltantes de productos y materias primas
• Probar todos los alimentos
• Verificar la limpieza de todas las áreas
• Revisar los controles
• Verificar la presentación del personal

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Rastreo de diferencias

• ALMACEN La forma de detectar un faltante en
  almacén es cuando se levanta el inventario (ver
  paginas 109-110).
• COCINA En la cocina es donde normalmente se
  detectan mas sobre-costos y se detectan por medio
  de los controles internos (ver pagina 112)
• BARRA Aparentemente es mas sencillo, ya que casi
  todas las materias primas no son perecederas,
  casi no se requiere preparación y las porciones
  son mas estandarizadas. Sin embargo, los
  productos que contienen alcohol son muy
  atractivos para los empleados (ver paginas
  114-115).
• OTROS Para estos hay que revisar su consumo
  periódicamente (ver pagina 116).

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Costeo de platillos y bebidas

• Costear una receta es muy sencillo, hay que
  conocer los ingredientes y su precio de compra.

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Cálculo del precio de venta

• Si los costos han aumentado y el precio máximo
  admitido por los clientes, el rango para fijar el
  precio se reduce.
• Fijar el precio ligeramente mayor al admitido por
  los comensales significa no vender o etiquetar al
  establecimiento como caro.
• Si lo fijamos por debajo del costo del platillo,
  perdemos.
• El precio de venta deberá ser lo suficientemente
  alto para absorber los costos y generar un margen
  bruto suficiente también, para cubrir los gastos,
  impuestos y por supuesto generar utilidades.
• Si fijamos el precio por debajo del rango, la
  cantidad de comensales aumentara, si lo fijamos
  en los puntos mas altos del rango disminuirá
  sensiblemente. LEY DE LA OFERTA Y LA DEMANDA.
• Los precios con costos unitarios mas altos, deben
  tener menos utilidad, los mas bajos mayor
  utilidad, para lograr un equilibrio.
• Siempre considerar los precios de la competencia
  para platillos similares, para establecer un
  rango adecuado.