WORKSHOP Sixth Framework Programme GROUPE DES ECOLES DES TELECOMMUNICATIONS C'U'R'I'E' Paris' Jeudi

1
WORKSHOP Sixth Framework Programme GROUPE DES
ECOLES DES TELECOMMUNICATIONS / C.U.R.I.E.
Paris. Jeudi 22 mai 2003
Consortia, Risques, Structure de Gestion de
projets Christian PICORY (GET/CURIE)
2
NoE-IP caractéristiques des réseaux -1-

• Assurent lexcellence de la recherche par
• Organisation, structuration/intégration de la
  recherche conjointe(NoE)
• Production de résultats de la recherche conjointe
  (IP)
• Assurent une masse critique
• Des meilleurs experts réunis selon une
  organisation conjointement choisie par la
  communauté scientifique et par spécialités (NoE)
• Des laboratoires et chercheurs les plus aptes à
  produire conjointement des résultats définis par
  la communauté scientifique (IP)

3
NoE-IP caractéristiques des réseaux -2-

• Assurent une valorisation conjointe des
  programmes de recherche. Sur laxe de la
  valorisation le curseur est
• Plus axé sur la valorisation académique des
  programmes de recherche (NoE)
• Diffusion des connaissances dans (et hors) réseau
• Efforts dintégration workshops, colloques,
  mobilités de chercheurs au sein des réseaux
• Plus axé sur la valorisation économique des
  résultats de la recherche conjointe (IP)
• Diffusion des résultats de recherches conjointes
• Transferts de technologies vers les laboratoires
  partenaires et éventuellement vers léconomie

4
NoE-IP caractéristiques des réseaux -3-

• Gestion de projets
• Décentralisée sur les réseaux eux-mêmes
•  Certaine  obligation de résultats - subvention
  versée sur la conformité des livrables au Contrat
• Efforts dintégration sur long terme,
  modification organisation de la recherche,
  efforts de diffusion de lexcellence (NoE)
• Résultats de la recherche conjointe (IP)
• A coûts partagés. Contribution communautaire
• Très limitée coûts dintégration supportés par
  les participants (NoE). Financement recherches
  possible.
• Plus élevée coûts de la recherche supportés par
  les participants (IP)
• Multipartenaires hétérogènes
• Personnalité morale Privé/Public
• Géographique Europe/Hors Europe
• Activité Centre de recherche, Grandes
  Entreprises, SMEs

5
NoE Contenu du projet -1-

• Un Programme Commun dactivités (Outline JPA)
• Activité de Recherche
• Activité dIntégration des participants
• Activité de diffusion de lexcellence
• Un plan daction (implémentation des trois
  activités) sur un horizon quil faut concevoir
   glissant  de 18 mois (detailed JPA)
• Objectifs, workpackages, livrables pour les trois
  activités
• Une gouvernance commune du réseau
• Une organisation AG, Steering Comitee,
  Management Team,
• Des règles de fonctionnement et de décision
• Des règles darbitrage en cas de désaccord
• Des règles en matière dévolution de la
  composition des consortia
• Des règles en matière de mobilité des personnels

6
NoE Contenu du projet -2-

• Une gestion commune
• Des moyens (ressources humaines, équipements,
  infrastructure, fonctionnement)
• Des IPRights
• Preexisting know how (connaissances antérieures
  apportées au projet -background- ou développées
  en parallèle au projet-sideground-) droits
  daccès et exploitation
• Knowledge (résultats du projet) droits daccès
  et exploitation
• Mobilité des personnels
• Rayonnement académique (Publications, colloques,
  soutenance de thèses)

7
NoE Contenu du projet -3-

• Un budget commun
• Suivi et gestion des fonds (contribution
  communautaires, charges et recettes)
• Règles de management financier
• Un reporting commun
• Etat davancement du JPA
• Délivrables
• Rapports scientifiques et techniques
• Certification des comptes
• Contrôle et rapports de gestion

8
NoE Risques -1-

• De non conformité au JPA
• Solution
• Management scientifique et technique (Chef de
  projet)
• Organisation efficace, permettant les décisions
  (Accord de consortium) et prévoyant les
  défaillances
• Suivi du projet
• Business plan glissant
• Workflow
• Organisationnels (variation du périmètre des
  consortia, différends, )
• Solution
• Qui-fait-Quoi-Comment-Où-Dans quelles conditions-
  Avec quels moyens- Selon quelles responsabilités-
  Selon quels délais-Pour quels livrables précis
  ???
• Accord de consortium un JPA précis, procédures
  efficaces de décisions, règlement des différends,
  sanctions
• Notariat des consortia

9
NoE Risques -2-

• Risques administratifs et financiers liés à
• Reporting EU
• Livrables on time et selon spécifications
• Comptabilité analytique
• Gestion des flux financiers
• Importance des contributions communautaires et
  mode de versement Risque de trésorerie
• Pluriannualité
• Consortia multinationaux pour des partenaires
  fiables sur le plan financier (Risque de
  Solvabilité / Garanties-Responsabilité)
• Paiement multinationaux (Risque procédural)
• Risque de change
• Certificats de conformité (éligibilité des coûts
  et audit financier)

10
NoE Besoins de gestion administrative et
financière

• Gestion administrative
• Interne (au quotidien)
• Rapports
• Réunions
• Suivi éléments livrables
• Gestion financière
• Partie liée aux établissements
• Suivi Quotidien dépenses
• Rapports financiers
• Management financier
• Gestion scientifique

• Mutualisation Etablissement
• Nimporte qui
• Interne
• Externalisation difficile
• Externalisation possible
• Externalisation souhaitable
• Interne Car cur de métier

11
NoE Réponses structurelles aux besoins de
Gestion du projet -1-

• Internalisation sans changement difficile car
• Apparition de nouvelles règles de pilotage de la
  recherche Comptabilité aux coûts complets,
  Fiscalisation
• Inadaptation relative des procédures de gestion
  publiques
• Provisionnement, amortissement et pluriannualité
• Couverture financière pour garanties (risques)
• Soumission au code des marchés publics (trade-off
  sécurité des opérations/rapidité-flexibilité
• Séparation de lordonnateur et du
  comptable/payeur
• Lourdeurs et délais de traitement

12
NoE Réponses structurelles aux besoins de
Gestion du projet -2-

• Internalisation avec changement organisationnel
• Création du SAIC. Trois difficultés majeures
• Modification profonde de lorganisation, des
  process en parallèle à gestion de gros projet
  (NoE)
• Reste soumis en partie aux contraintes de gestion
  publique (marchés, séparation ordonnateur
  comptable payeur)
• Un business model à tester et consolider

13
NoE Réponses structurelles aux besoins de
Gestion du projet -3-

• Externalisation sur
• Association proscrit pour des raisons
  fiscales 
• Sous-traitants possible mais leurs coûts ne
  sont pas éligibles
• Filiales
• Groupement dintérêt économique (GIE), Groupement
  européen dintérêt économique (GEIE)
• Recours à des partenaires spécialisés dans les
  métiers de gestion de projet et intermédiation
  financière
• Consultants
• CDC,
• Elf, Amron,

14
NoE Réponses structurelles aux besoins de
Gestion du projet -4-

• Contraintes (Filiales, Groupement dintérêt ou
  Recours à des partenaires spécialisés)
• Intégrer le partenaire en tant que membre et
  contractor du consortium
• Négociation avec les autres participants
• Distinguer et répartir proprement les rôles et
  responsabilités
• Management scientifique et technique
• Management administratif et financier
• Prévoir articulation avec létablissement sur le
  plan
• Organisation et définition des procédures de
  gestion
• Flux dinformation
• Communication institutionnelle
• Evaluer les coûts de lexternalisation et
  vérifier la faisabilité avec la répartition des
  coûts de management entre participants (le gâteau
  des 7)

15
NoE Management administratif et financier
contenu -1-

• Dabord un engagement de bonne fin dans le
  respect scrupuleux des rôles, règles, procédures
  et règlements communautaires
• Gestion financière et comptable des projets
• Gestion des fonds communautaires réception
  (domiciliation bancaire), répartition entre
  activités et membres du consortium
• Gestion des recettes (le cas échéant)
  domiciliation bancaire et imputation comptable
• Gestion des dépenses domiciliation bancaire et
  imputation comptable
• Tenue des comptes du consortium (reporting à la
  Commission ventilation des fonds entre
  activités et participants, des dates de
  transferts, etc)
• Tenue du compte des coûts de management des
  projets, en distinguant les coûts de management
  assurés par le partenaire, de ceux assurés par
  les autres participants.

16
NoE Management administratif et financier
contenu -2-

• Laudit financier des projets
• Certification par chaque participant des
  opérations qui relèvent de sa gestion.
• Eligibilité des dépenses ne constituent pas une
  taxe ou un impôt, sont réels, nécessaires au
  workpackage dont lorganisme à la responsabilité,
  encourus pendant la durée du projet, déterminés
  selon les pratiques comptables de lorganisme, et
  enregistrés dans la comptabilité de lorganisme.
• Contrôle densemble de gestion du projet
• adéquation des ressources aux workpackages,
• imputation dans les comptes des participants,
• conformité aux règlements financiers
  (Communauté)
• Certification pour lensemble de la gestion du
  projet hors management.
• Certification garantissant sa propre gestion
  des fonds destinés au management, conformément
  aux règlements communautaires

17
NoE Management administratif et financier
contenu -3-

• Suivi, Contrôle de gestion et information des
  organes décisionnels des consortia
• Suivi dun plan daffaire pluriannuel
• Conformité des réalisations (workpackages,
  efforts dintégration, .) par rapport aux
  objectifs annoncés dans laccord de consortium et
  dans le contrat avec la Commission (JPA)
• Suivi financier par ligne de budget (recettes,
  dépenses) pour chaque workpackage et chaque
  partenaire par rapport au budget prévisionnel
  prévu dans les contrats,
• Adéquation des ressources affectées à chaque
  tâche, conformément à léconomie générale des
  projets.
• Recommandations aux instances décisionnelles sur
  les conséquences budgétaires des modifications
  apportées aux plans de travail des projets ou aux
  consortia

18
NoE Management administratif et financier
contenu -4-

• Suivi, Contrôle de gestion et information des
  organes décisionnels des consortia (suite)
• Workflow du projet gestion des échéances des
  livrables, des costs statements, des rapports
  destinés à la Commission, alarmes sur les
  aspects stratégiques du projet, etc.
• Mise à disposition des partenaires du consortium
  des outils informatiques nécessaires à la gestion
  pluri annuelle de projets
• Diffusion de manuels de procédures

19
NoE Management administratif et financier
contenu -5-

• Coordination administrative des projets
• Gestion des informations entre lUnion Européenne
  et les consortia
• Gestion des informations entre les partenaires de
  consortia.
• Collecte auprès des partenaires, de lensemble
  des informations nécessaires à létablissement
  des rapports dactivité et financiers prévus dans
  les accords
• Collecte de toute information nécessaire à la
  bonne fin des projets, au suivi et au contrôle de
  gestion, ou encore à la justification des
  activités des consortia auprès de la Commission
  selon les indications émises par les instances
  décisionnelles.
• Transmission des livrables à la Commission,
  après leur approbation par les instances
  décisionnelles des consortia.

20
NoE Management administratif et financier
contenu -6-

• Intermédiaire certifié
• Collecte et la vérification de validité des
  audits financiers des participants des consortia,
  dans les conditions prévues par les règlements
  communautaires et toute certification que lagent
  comptable ne saurait assurer pour les coûts
  reliés aux participants de létablissement
• Administration juridique des consortia en cas
  dévolution, de modification de la composition
  des consortia, selon les dispositions prévues par
  les accords de consortium et les contrats
  souscrits avec lUE