Cycle de confrences Webducation no' 3 Les intranets

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Cycle de conférences WebÉducation no. 3Les
intranets

• Benoît Girard
• Ministère des Relations avec les citoyens et de
  lImmigration
• benoit.girard_at_gouv.qc.ca
• Mars 2002

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Appréhender léléphant

• Comme pour le proverbial éléphant, lintranet
  prend divers visages pour différents observateurs.

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Appréhender léléphant

• Comme pour le proverbial éléphant, lintranet
  prend divers visages pour différents
  observateurs.
• Lintranet est un petit Internet privé
• TCP/IP et Serveur Web sont inhérent au concept

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Appréhender léléphant

• Comme pour le proverbial éléphant, lintranet
  prend divers visages pour différents
  observateurs.
• Lintranet est un petit Internet privé
• TCP/IP et Serveur Web sont inhérent au concept
• Lintranet ne comprend pas linformatique
  traditionnelle

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Plan de lexposé

• 1. La nature du problème
• 2. La stratégie dapproche
• 3. Les fonctions de lintranet
• 4. La démarche

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Un gros éléphant

• Développer et implanter un intranet pleinement
  mature est un projet beaucoup plus considérable
  que la réalisation dun site Web Internet.

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Un gros éléphant et un iceberg

• Développer et implanter un intranet pleinement
  mature est un projet beaucoup plus considérable
  que la réalisation dun site Web Internet.
• Lintranet est un iceberg dont les 8/9 sont
  submergés.

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La partie visible de liceberg

• Trouver linformation interne avec la même
  facilité que lorsquon navigue sur Internet

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La partie visible de liceberg

• Trouver linformation interne avec la même
  facilité que lorsquon navigue sur Internet
•  Nous avons déjà le réseau local. Il ne nous
  manque quun serveur pour permettre à lintranet
  de prendre son envol. 

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Quattendions-nous à lépoque des réseaux Novell?

• Un intranet napporte que peu de choses par
  rapport à un réseau local.
• Nous avons des réseaux locaux depuis 15 ans.
• Quen avons-nous fait?
• Quattendions-nous?
• Quest-ce qui nous retenait?

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Pour être tout-à-fait honnête...

• Internet existait aussi depuis longtemps avant le
  Web, et il restait confiné dans un milieu très
  étroit
• La facilité de navigation du Web a frappé
  limagination de tout le monde
• Et il est vrai quun intranet permettrait de
  récupérer tout le développement logiciel fait
  sous TCP/IP depuis dix ans.

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La partie invisible de liceberg

• Il y a des raisons pour lesquelles tant Internet
  que les réseaux locaux nont pas pris leur essor
  avant larrivée du Web

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La partie invisible de liceberg

• Il y a des raisons pour lesquelles tant Internet
  que les réseaux locaux nont pas pris leur essor
  avant larrivée du Web
• Cest que le travail darrière-plan à accomplir
  pour récolter les bénéfices
• est considérable

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La partie invisible de liceberg

• Il y a des raisons pour lesquelles tant Internet
  que les réseaux locaux nont pas pris leur essor
  avant larrivée du Web
• Cest que le travail darrière-plan à accomplir
  pour récolter les bénéfices
• est considérable
• exige la coopération dun grand nombre
  dintervenants indépendants.

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La partie invisible de liceberg

• Lintranet est avant tout un problème de GESTION.
• Analyse des besoins
• Formulation des objectifs
• Élaboration des consensus
• Développement des solutions
• Déploiement et peaufinage
• Formation et accompagnement des utilisateurs.

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Plan de lexposé

• 1. La nature du problème
• 2. La stratégie dapproche
• 3. Les fonctions de lintranet
• 4. La démarche

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Situer notre intranet au bon niveau
intranet gouvernemental
intranet ministériel
intranet sectoriel
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Qui travaille avec qui?
À lintérieur de lintranet
Ou à lextérieur
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La coopération implique la synchronisation
Bonjour!
What?
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Léquilibre de base
Consultation
Implantation
Formation et accompagnement
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La stratégie densemble
Commencer modestement
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La stratégie densemble
Élargir progressivement en respectant toujours
léquilibre de base
Commencer modestement
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La formule de léchec assuré

• Se laisser éblouir par les vendeurs de
   solutions  toutes faites

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La formule de léchec assuré

• Se laisser éblouir par les vendeurs de
   solutions  toutes faites
• Régler tous les détails dans une tour divoire

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La formule de léchec assuré

• Se laisser éblouir par les vendeurs de
   solutions  toutes faites
• Régler tous les détails dans une tour divoire
• Développer et implanter avec laide dun nombre
  minimum de représentants des usagers

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La formule de léchec assuré

• Se laisser éblouir par les vendeurs de
   solutions  toutes faites
• Régler tous les détails dans une tour divoire
• Développer et implanter avec laide dun nombre
  minimum de représentants des usagers
• Laisser au représentant des usagers le soin de
  les former et de les accompagner.

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Quoi faire en premier?Les principes

• Ce qui apporte la meilleure plus value
• Ce qui apporte un bénéfice clair au plus grand
  nombre de personnes
• Ce qui est le plus facile à réaliser.

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Plan de lexposé

• 1. La nature du problème
• 2. La stratégie dapproche
• 3. Les fonctions de lintranet
• 4. La démarche

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Les grands domaines dapplication de lintranet

• La prestation interne de services

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La réservation de salle
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Le dossier personnelà la Dir. des resources
humaines

• Nom
• N.A .S
• Vacances
• Journées de maladie
• Temps supplémentaire
• Etc...

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Des applications qui nattendent que notre
imagination

• Quel serait le taux de succès de la campagne
  annuelle de souscription aux obligations
  dépargne du Québec sil suffisait de cliquer et
  de compléter un petit formulaire en ligne pour
  souscrire?
• Combien CentrAide épargnerait-il dargent en
  informatisant sa procédure de souscription
  annuelle?

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Les grands domaines dapplication de lintranet

• La prestation interne de services
• Laccès à linformation interne
• Documentation
• Dossiers.

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Linterface Web
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Les centres de documentation virtuels

• Remplacent les centres de documentation
  papiers...
• mais pas entièrement.
• Doivent accélérer le rythme

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Les centres de documentation virtuels

• Remplacent les centres de documentation
  papiers...
• mais pas entièrement.
• Doivent accélérer le rythme
• Le métier de bibliothécaire se transforme mais
  est loin de disparaître.
• De la gestion dentrepôt à la gestion des flux
  dinformation et des connaissances.

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Le plan de classification des dossiers

• Linformation vivante du M/O

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Le plan de classification des dossiers

• Linformation vivante du M/O
• Des plans qui doivent prévoir limprévu

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Le plan de classification des dossiers

• Linformation vivante du M/O
• Des plans qui doivent prévoir limprévu
• Des plans qui relèvent de lordre et de la
  méthode davantage que de la technologie

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Le plan de classification des dossiers
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Les grands domaines dapplication de lintranet

• La prestation interne de services
• Laccès à linformation interne
• Documentation
• Dossiers.
• Le travail en groupe
• Groupe virtuel
• Groupe réel utilisant un support virtuel.

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Le travail de groupe
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Le travail de groupe

• Les fonctions évoquées par les représentants
• Lagenda commun
• Le suivi des déplacements
• Le babillard
• Le carnet dadresses intégré
• La liste de choses à faire intégrée
• Le suivi de projet.

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Le travail de groupe

• Les fonctions évoquées par les représentants
• Lagenda commun
• Le suivi des déplacements
• Le babillard
• Le carnet dadresses intégré
• La liste de choses à faire intégrée
• Le suivi de projet.

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SharePoint Portal Server
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Acrobat 5.0

• Lapproche dAdobe
• Document chiffré
• Document altérable par segment
• Signature possible dun document inaltérable
• Corrections et refontes de multiples sources
• Impression interdite ou permise au choix de
  lauteur
• Etc.

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Le travail de groupenest pas au point

• Parce quil est limité à une partie seulement de
  nos interlocuteurs (internes)
• Parce quil ne repose pas souvent sur lanalyse
  sérieuse des besoins et des façons de travailler
• Parce quil exigerait pour être vraiment utile la
  présence dune infrastructure encore négligée
  (plan de classification, etc.)

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Le travail de groupeobjet du WebÉducation de mai

• Nous reviendrons en détails sur loffre
  logicielle du travail de groupe en mai.
• Cest le thème de notre deuxième
  journée-rencontre de la saison consacrée aux
  intranets.

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Les tableaux de bord

• À lusage de la haute Direction
• Choix dindicateurs agrégés
• Permettent de suivre lévolution de la
  performance de lorganisation.

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Quoi faire en premier, donc?

• Les services internes
• La bibliothèque virtuelle
• Les dossiers opérationnels
• Le travail de groupe
• Les tableaux de bord

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Plan de lexposé

• 1. La nature du problème
• 2. La stratégie dapproche
• 3. Les fonctions de lintranet
• 4. La démarche

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Les étapes du projet
Opération
Réalisation
Planif.
Éval.
Obj.
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Avant mêmela détermination des objectifs

• nous avons déterminé, au moins grosso modo,
  lordre de réalisation des projets dont
  lensemble va constituer lintranet complet.

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La détermination des objectifs

• Respecter léquilibre de base à tout moment de la
  démarche
• Informez et consultez les usagers
• Écoutez-les
• Soumettez-leur vos plans
• Prenez le temps de les convaincre (et de vous
  laisser convaincre)
• Prenez le temps détablir des consensus.

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La planification détaillée

• Linterface usager est crucial, dans un intranet.
  
• Les usagers sont en général mal outillés pour
  exprimer leurs besoins
• Ils peuvent par contre aisément reconnaître la
  solution si on la leur montre
• Par conséquent, soumettez-leur des tas de
  maquettes et de prototypes.

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La réalisation

• Codez modulaire
• Restez avec les standards ouverts (XML)
• Prenez la peine denlever les irritants.

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Lopération

• Maintenez léquilibre de base
• Documentez adéquatement
• Accompagnez lappropriation de façon adéquate.
• Soyez prêts à reprendre certains modules
• Il y a toujours quelque chose qui a été oublié.

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Lévaluation

• Repose principalement sur le taux dadoption et
  dutilisation de lintranet
• Ne passez pas au projet suivant sans un taux
  dadoption et de satisfaction suffisant.

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Conclusion

• La nouveauté des intranets suscite toutes sortes
  dexpériences.
• Gardons la tête froide ce nest pas la
  technologie qui nous montrera à travailler Cest
  à nous de lui dicter comment elle doit se mettre
  à notre service.