Oleh

1

PERENCANAAN STRATEGIK UNTUK MUTU PERGURUAN TINGGI

• Oleh
• Margono Slamet
• Institut Pertanian Bogor

2

PERENCANAAN STRATEGIK UNTUK MUTU

• Mutu tidak akan datang dengan sendirinya, perlu
  usaha khusus.
• Peningkatan mutu yang terus-menerus adalah hasil
  dari budaya kerja.
• Budaya kerja yang baik adalah hasil pembinaan
  jangka panjang.
• Agar budaya kerja yang baik tercapai perlu
  perencanaan jangka panjang yang bersifat
  strategik.
• Rencana jangka panjang perlu tujuan-tujuan yang
  jelas, yang berfokus pada kepentingan dan
  kebutuhan para pelanggan.
• Rencana jangka panjang harus realistik,
  berdasarkan kondisi diri dan lingkungan.
• 
  

3

PEMIKIRAN FILOSOFIS

• Mengapa Fakultas ini ada atau diadakan ?
• Untuk apa dan untuk siapa Fakultas ini ada ?
• Apakah Fakultas ini sedang mengejar pencapaian
  tujuan-tujuan yang benar ?
• Apakah tujuan-tujuan itu berusaha dicapai dengan
  cara-cara yang benar ?

4

PROSES PERENCANAAN STRATEGIS
VISI dan MISI Apakah yang kita inginkan ? Apakah
visi, misi dan nilai-nilai kita ? PERSYARATAN
DARI PELANGGAN Siapakah yang menjadi
pelanggan-pelanggan kita ? Apa saja yang
diharapkan dari kita oleh para pelanggan ?
Kita perlu baik dalam hal apa saja agar mampu
memenuhi harapan-harapan para pelanggan ? Apakah
yang dituntut mahasiswa dari institusi kita ? Apa
yg dituntut oleh masyarakat dari institusi kita
? Metoda apa yang kita gunakan untuk
mengidentifikasi kebutuhan para pelanggan ?
5

• (Lanjutan)
• JALAN MENUJU SUKSES
• Apakah kekuatan-2, kelemahan-2, kesempatan-2
  dan ancaman-2 yang kita miliki dan hadapi ?
• Faktor-2 mana yang menentukan kesuksesan kita ?
• Bagaimana kita akan dapat meraih sukses ?
• KINERJA YANG BERMUTU
• Standar kinerja mana yang akan kita pakai ?
• Bagaimana kita akan menyajikan mutu ?
• Mutu yang akan kita sajikan itu menuntut biaya
  dan pengorbanan apa dari kita ?

6
( Lanjutan ) INVESTASI PADA SDM SDM kita harus
dikembangkan menjadi bagaimana ? Apakah kita
sudah cukup berinvestasi untuk mengembangkan SDM
? MENGEVALUASI PROSES Apakah kita telah
menjalankan proses peningkatan mutu dengan benar
? Bagaimana kita tahu bahwa kita telah meraih
suskses ?

7
URUTAN LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS
1
Visi , Misi dan Nilai2
Bidang apa yang kita geluti
Identifikasi Pelang-gan Kebutuhan
Siapa pelanggan2 kita dan apa yang mereka
butuhkan dan harapkan
2
Analisa SWOT FPK
3
Kita harus mampu lebih baik dalam hal apa saja
Rencana Perguruan Tinggi
Bagaimana kita akan meraih sukses
4
Kebijakan Mutu dan Rencana Mutu
Bagaimana kita akan menyajikan mutu
5
Apa dan berapa biaya dan pengorbanan yang
diperlukan
6
Biaya Mutu
Evaluasi dan Umpan balik
Bagaimana kita tahu kalau kita sukses
7
8
VISI , MISI , NILAI dan TUJUAN

• Pemisahan secara jelas keempat hal tersebut akan
  membuat jelas institusi apa yang ingin
  dikembangkan.
• VISI adalah pernyataan tentang maksud akhir yang
  ingin diwujudkan oleh/dengan adanya institusi
  itu. Contoh Menyajikan pendidikan yang
  bermutu tinggi
• Mencari dan memberi yang
  terbaik
• Mewujudkan masyarakat yang sadar
  akan
• kebesaran Tuhan dan
  alam ciptaannya.
• Membangun masyarakat yang ber-
  IMTAQ dan
• ber-IPTEK.
• Dari pernyataan singkat itu kemudian
  dijabarkan agar menjadi
• lebih jelas.

9

• M I S I adalah pernyataan yang berkaitan erat
  dengan Visi, dan memberi arah yang jelas
  apa yang akan ditempuh pada masa ini dan yang
  akan datang.
• Pernyataan tentang misi ini membuat suatu
  institusi berbeda dengan yang lain.
• Misi harus dapat dijabarkan menjadi
  tindakan-tindakan de- ngan
  memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada bagi
  institusinya.
• Bila misi ini didukung oleh adanya strategi
  mutu jangka panjang, maka tidak perlu khawatir
  misi tidak akan dapat dilaksanakan.
• Kriteria untuk menyusun pernyataan misi

• Mudah dihafal
• Mudah dikomunikasikan
• Sifat bidang garapan jelas
• Ada komitmen pada mutu
• Mengandung maksud jangka-panjang

• Memfokus pada pelanggan
• Harus fleksibel

10
C O N T O H
(1) Fakultas Ekonomi Univ. Purbakala bermaksud
mengajarkan ilmu-ilmu Ekonomi dan Mnajemen
kepada para mahasiswanya dengan standar mutu
tinggi agar bermanfaat bagi lulusan setelah
lulus. (2). Fakultas Ekonomi Univ. Semenanjung
memberi pelayanan pendidikan dengan mutu yang
setinggi mungkin. (3). Fakultas Ekonomi Univ.
Alamiah menyiapkan SDM yang menguasai ilmu
Ekonomi dengan mutu tinggi agar bisa diamalkan
dengan sebaik-baiknya.
11
TATA NILAI

• Tata nilai suatu institusi adalah prinsip-prinsip
  yang digunakan dalam mencari dan mewujudkan
  visi dan misinya.
• Tata nilai institusi menyatakan keyakinan-2 dan
  aspirasi-2 dari institusi yang
  bersangkutan.
• Pernyataan nilai harus singkat, mudah dihafal,
  dan mudah dikomunikasikan.
• Tata nilai mendorong dan memberi arah bagi
  institusi, serta menjamin adanya maksud
  yang konsisten.
• CONTOH
• 1. Mengutamakan kepentingan pelanggan.
• 2. Bekerja dengan jujur sesuai standar
  profesional yang tinggi.
• 3. Bekerja sambil melakukan perbaikan mutu
  secara berkelan- jutan.

12
TATA NILAI DEPDIKNAS
INPUT VALUES PROCESS
VALUES OUTPUT VALUES Nilai-nilai yang dapat
ditemukan Nilai-nilai yang harus
diperhatikan Nilai-nilai yang dijunjung dalam
diri setiap pegawai dalam
bekerja di Depdiknas, tinggi oleh mereka
yang Depdiknas. dalam rangka
mencapai dan berkepentingan terhadap
mempertahankan kondisi keunggulan. Depdiknas.
KEPEMIMPINAN MANAJEMEN YANG PRIMA
PEMERATAAN PENYE-LENGGARAAN PENDI-DIKAN YANG
BERMUTU
PEGAWAI DEPDIKNAS

1. Visioner berwawasan
2. Menjadi teladan
3. Memotivasi (Motivating)
4. Mengilhami (Inspiring)
5. Memberdayakan (Empowering)
6. Membudayakan (Culture forming)
7. Taat azas
8. Koordinatif bersinergi dalam kerengka kerja tim
9. Akuntabel

1. Amanah
2. Profesional
3. Antusias Ber-moral Tinggi
4. Bertanggung jawab
5. Kreati
6. Disiplin
7. Peduli

1. Produktif (Efektif Efisien)
2. Gandrung mutu tinggi (Service Excellence)
3. Dapat dipercaya (Andal)
4. Responsif Aspiratif
5. Antisipatif Inovatif
6. Demokratis, Berkeadilan dan Inklusif
7. Pembelajar Sepanjang Hayat

13
T U J U A N

• VISI, MISI dan TATA NILAI dijabarkan menjadi
  tujuan- tujuan yang dapat dicapai.
• Visi, misi, tata nilai dan tujuan harus
  nyambung dengan adanya benang merah yang jelas.
• TUJUAN seharusnya dirumuskan dalam bentuk yang
  dapat diukur, sehingga hasil yang dicapai
  dapat di- evaluasi secara terukur pula.
• TUJUAN harus realistik dan memungkinkan untuk
  dicapai. Tak perlu muluk-muluk tetapi tak mampu
  mencapainya.

14
IDENTIFIKASI PELANGGAN DAN KEBUTUHANNYA

• Mengidentifikasi berbagai kelompok pelanggan
  perguruan tinggi
• secara spesifik sangatlah penting, baik
  pelanggan eksternal (primer,
• sekunder dan tersier) maupun internal.
• Masing-masing fungsi PT (pendidikan,
  penelitian, pengabdian dan
• administrasi) memiliki kelompok pelanggan
  yang berbeda.
• Masing-masing kelompok pelanggan memiliki
  kebutuhan dan
• harapan.
• Perguruan tinggi harus berusaha memenuhi
  kebutuhan dan harapan
• itu.
• Dengarkan dan baca kebutuhan dan harapan
  pelanggan, baik aktual
• maupun potensial.
• Produk dan jasa yang dikatakan bermutu tak
  berarti apa-apa tanpa
• analisa pasar ini.

15
MATRIK KEBUTUHAN PELANGGAN PERGURUAN TINGGI
P e l a n g g a n E k s t e r n a l
I n t e r n a l Primer Sekunder Tersier
Dosen Pegawai
Fungsi PT
1. Pendidikan 2. Penelitian
DIISI SECARA SPESIFIK SIAPA
3. Pengabdian pd Masyarakat
4. Administrasi
16
ANALISIS SWOT DANFAKTOR PENENTU KEBERHASILAN

• SWOT analisis merupakan alat yang paling efektif
  untuk mengetahui potensi institusi.
• SWOT analisis dapat dibagi dua
• a. analisis internal memfokus pada kinerja
  institusi
• kekuatan dan kelemahan dalam berkinerja.
• b. analisis kondisi dan situasi lingkungan
• kesempatan dan ancaman berada dan berasal
  dari lingkungan eksternal.
• Tujuan analisis SWOT adalah
• a. Memaximalkan kekuatan
• b. Meminimalkan kelemahan
• c. Memanfaatkan secara maximal kesempatan yang
  ada
• d. Mengurangi acaman

17
(Lanjutan Analisis SWOT)

• Aktivitas SWOT dapat diperkuat bila analisis
  difokuskan pada
• a. Persyaratan yang dituntut pelanggan, dan
• b. Keunggulan kompetitif dari institusi.
• Kedua hal itu (a dan b) adalah kunci untuk
  menyusun strategi jangka panjang.
• Strategi perguruan tinggi perlu dikembangkan
  sede- mikian rupa agar dapat melindungi dirinya
  dari persaingan dan dapat meningkatkan daya
  tariknya terhadap pelanggannya.
• Bila analisis ini dipadukan dengan misi dan
  nilai-nilai yang dimiliki, maka menghasilkan
  identitas yang membe-dakan dari
  pesaing-pesaingnya.

18
ANALISIS SWOT

• Kekuatan
• Memiliki banyak mahasiswa
• Tim pimpinan yang bersemangat
• Hasil ujian yang sangat baik
• Jurusan Manajemen Akuntansi kuat
• Dukungan orang tua kuat
• Moral staf baik
• Dukungan Pemda
• Kesempatan
• Merger dengan PTS berreputasi
• kurang tapi punya fasilitas baik
• Mengembangkan reputasi penelitian
• Semangat menghadapi situasi baru
• Kesempatan meningkatkan keahlian . staf
  pengajar staf pendukung

• Kelemahan
• Gedung-gedung tua yang tak menarik
• Staf pengajar kebanyakan masih muda
• Anggaran yang kecil
• Kurang fasiltas laboratorium
• Mutu mahasiswa baru kurang
• Buku di perpustakaan sangat kurang

• Ancaman
• Kehilangan identitas dan reputasi
• Kehilangan dosen senior yang berpeng-
• alaman
• Munculnya perguruan tinggi baru
• Berkurangnya lulusan SMU

19
PERENCANAAN STRATEGIS
KESEMPATAN ANCAMAN

• KEKUATAN

• KELEMAHAN

20
FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN

• FPK adalah indikator yang harus ditemukan bila
  perguruan tinggi ingin memuaskan pelanggannya dan
  memenuhi misinya.
• FPK merupakan kunci untuk bisa meningkatkan mutu
  kinerja.
• FPK adalah kegiatan-kegiatan kunci yang
  diidentifikasi sendiri dengan berporos pada misi
  yang diembannya.
• FPK mencakup indikator-indikator
• a. eksternal kepuasan pelanggan, ketanggapan
  terhadap kebutuhan/kepentingan masyara-
• kat.
• b. internal jumlah peningkatan
  keprofesionalan
• staf dan keberhasilan kerja tim-tim yang ada.

21

• FPK INTERNAL mencakup antara lain
• Sistem penerimaan mahasiswa yang terbuka.
• Sarana belajar-mengajar yang memenuhi kebutuhan
  mahasiswa.
• Tim-tim perbaikan mutu yang berfungsi dengan
  baik.
• Ambang batas kelulusan ujian yang diperbaiki.
• Pembinaan nilai-nilai sosial, personal, budaya
  dan etikal
• mahasiswa.
• Perbaikan strategi belajar-mengajar.
• Melibatkan sebagian besar staf dalam tim-tim
  perbaikan mutu.
• Kemudahan dan kecepatan lulusan mendapatkan
  pekerjaan dan
• meneruskan pendidikan.

22

• FPK EKSTERNAL mencakup antara lain
• Peningkatan akses ke perguruan tinggi.
• Meningkatnya kepuasan pelanggan melalui
  survei.
• Meningkatnya pangsa pasar.
• Bertambahnya partisipasi masyarakat dari
  kelom- pok minoritas dan penyandang cacat.
• Meningkatnya ketanggapan terhadap kebutuhan
  dan kepentingan masyarakat.
• Hubungan yang semakin baik dengan industri dan
  bisnis.

23
MENYUSUN RENCANA STRATEGISDI PERGURUAN TINGGI

• Rencana strategis adalah langkah-langkah kegiatan
  yang tersu-sun secara rasional, berkiat, dan
  berjangka panjang, serta berda-sarkan visi, misi,
  dan nilai-nilai / prinsip-prinsip tertentu untuk
  memenuhi kebutuhan para pelanggan masa kini dan
  masa depan.
• Dalam rencana strategis dicantumkan juga
  tujuan-tujuan jangka panjang.
• Rencana strategis perguruan tinggi disusun untuk
  k.l. 10 tahun.
• Rencana strategis disusun berdasarkan visi, misi,
  prinsip-prinsip, hasil-hasil analisis SWOT dan
  FPK, serta hasil identifikasi pelang-gan dan
  kebutuhannya.
• Berdasarkan rencana strategis inilah rencana
  kerja tahunan disu-sun.

24
ISI POKOK RENCANA STRATEGIS

• Pernyataan tentang visi, misi dan nilai-nilai/
  prinsip-prinsip.
• Analisis umum pelanggan dan kebutuhannya.
• Analisis SWOT dan FPK.
• Kebijakan Mutu.
• Sistem Perencanaan Mutu.
• Sistem Penyusunan Biaya Mutu.
• Prinsip-prinsip Penyusunan Rencana Kerja
  Tahunan.
• Sistem Pemantauan dan Evaluasi.

25

KEBIJAKAN MUTU

• KEBIJAKAN MUTU adalah ketetapan organisasi
  tentang mutu yang akan dicapai.
• Kebijakan Mutu berkaitan erat dengan visi, misi
  dan nilai-nilai.
• Kebijakan Mutu biasanya berisi
• a. pentingnya mutu
• b. kemampuan bersaing dengan mutu
• c. hubungan dengan pelanggan
• d. partisipasi seluruh tenaga kerja
• e. perbaikan mutu secara terus menerus.
• Kebijakan Mutu ditetapkan secara tertulis.

26
MUTU PERGURUAN TINGGI
Pada dasarnya mutu PT harus direncanakan guna
dapat memenuhi kebutuhan dan harapan
pelanggannya, dan mengurangi sebanyak mungkin
berbagai jenis defisiensi.

• Mutu yg lebih baik memungkinkan PT untuk
• Meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Dapat menjual produk pendidikan lebih luas.
• Memenangkan persaingan.
• Meningkatkan pangsa pasar.
• Memperoleh pemasukan dari penjualan.
• Menjamin harga.
• Menjamin penjualan

27

RENCANA MUTU

• RENCANA MUTU adalah jabaran operasional dari
  kebijakan mutu, yang berisi terjemahan kebutuhan
  pelanggan menjadi disain mutu yang tersusun
  menjadi suatu sistem, dan proses- proses terbaik
  untuk meng-hasilkan mutu yang sesuai dengan
  disain mutu.
• QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT atau Pengaturan
  Fungsi Mutu adalah teknik untuk menterjemahkan
  kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu.
• Pengaturan Fungsi Mutu terdiri dari empat fase
• 1. perencanaan produk (barang atau jasa), yaitu
  mener- jemahkan kebutuhan pelanggan menjadi
  disain mutu.
• 2. pengaturan bagian-bagian, yaitu menyusun
  disain mutu menjadi suatu sistem.

28
3. perencanaan proses, yaitu penentuan proses-
proses yang paling tepat untuk menghasilkan
mutu sesuai dengan disain mutu. 4.
perencanaan produksi, yaitu langkah-langkah
pelaksanaan produksi dan pengendaliannya. PFM
biasanya dibantu oleh Diagram Rumah Mutu atau
House of Quality Diagram.
29
BIAYA MUTU

• BIAYA MUTU adalah biaya atau korbanan lain
  yang diperlukan untuk meraih mutu.
• Ada dua jenis biaya mutu
• 1. Biaya pencegahan (prevention cost)
• 2. Biaya kegagalan (failure cost).
• BIAYA PENCEGAHAN ialah biaya yang diperlukan
  untuk mencegah terjadinya kegagalan/kesalahan
  dalam proses pengadaan barang atau jasa dan
  dalam penyajiannya.
• CROSBY Mutu tidak mahal, yang mahal adalah
  kesalahan
• Agar tidak terjadi kesalahan diperlukan
• SDM yang bermutu sistem dan proses yang
  bermutu
• tim kerja yang mantap pelatihan yang
  bermutu.

30

• BIAYA KEGAGALAN ialah biaya yang timbul akibat
  terjadinya kesalahan dalam proses pengadaan dan
  penyajian barang atau jasa, atau akibat tidak
  sesuainya barang atau jasa dengan kebutuhan
  pelanggan.
• Biaya kegagalan sering sulit diperhitungkan
  secara tepat,ter- lebih dalam hal jasa, karena
  dapat mencakup ketidak-puasan pelanggan,
  mengulang kembali pekerjaan, waktu yang
  terbuang, rasa kecewa, dll.
• Dalam jangka panjang biaya kegagalan lebih besar
  dari biaya pencegahan.
• Di perguruan tinggi biaya pencegahan perlu untuk
  
• pimpinan yang bermutu dosen-dosen yang
  bermutu tenaga administrasi yang terampil
  disiplin yang baik perpustakaan dan
  laboratorium yang lengkap peraturan yang
  jelas dan sampai pada yang bersangkutan.
• Biaya kegagalan diperlukan untuk
• mahasiswa gagal studi
  lulusan
  banyak menganggur, dll.

31

• RENCANA KERJA adalah rencana kegiatan-kegiatan
  operasional yang tersusun secara rasional,
  berkiat, dan berjangka pendek, biasanya untuk
  satu tahun.
• Rencana kerja adalah jabaran rencana strategis
  yang menguta-makan mutu.
• PEMANTAUAN dan EVALUASI

• PEMANTAUAN adalah kegiatan mengamati pelaksanaan
  renca- na kerja dan mengumpulkan
  informasi-informasi tentang pro- ses
  pelaksanaannya.
• EVALUASI adalah kegiatan untuk mengetahui apakah
  pelaksa- naan rencana kerja itu berhasil
  atau tidak, dan jika tidak berha- sil apa
  sebabnya.
• Hasil-hasil pemantauan dan evaluasi sangat
  diperlukan dan berguna dalam usaha
  perbaikan mutu.
• Pemantauan dan evaluasi mempunyai dua tujuan
  pemantauan dan evaluasi pencegahan
  pemantauan dan evaluasi
  perbaikan.

32
SEKIAN

• SEMOGA BERMAKNA
• BAGI ANDA.