LES TABLEAUX DE BORD Indicateurs d

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LES TABLEAUX DE BORDIndicateurs dactivités et
de performances
Équipe Projet Indicateurs de Performances
Consultant M. LOTFI
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LES TABLEAUX DE BORD
Définition Un tableau de bord est un outil de
pilotage et de compte rendu permettant au
gestionnaire de réagir en temps réel par rapport
à un objectif clairement fixé.
Son élaboration repose sur quelques principes
simples
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• Il faut un destinataire qui exprime son besoin
• Cest un ensemble de données organisées
• Il est composé dindicateurs pertinents,
  cest-à-dire reliés à un
• objectif.
• Sa présentation doit être simple et
  conviviale (nimporte qui doit le
• comprendre)
• Il doit être périodique à date fixe
• Il faut toujours joindre un commentaire aux
  chiffres
• Cest un outil danticipation et de
  management participatif (car il
• faut être daccord sur un objectif).

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La forme des tableaux de bord
Il ny a pas de forme standard de présentation
dun tableau de bord et chaque structure adopte
celle qui lui convient le mieux en fonction des
coûts. En tout état de cause le modèle présenté
ci-après à le mérite de rassembler toutes les
informations nécessaires, dêtre simple à lire et
peu onéreux à fabriquer
DFI
Date Auteur
TABLEAU DE BORD
OBJECTIFS
Activités Périodicité Déclinaison Visualisation
Tableau, graphique Destinataires SG, DG, CG,
Service
Commentaires
Prévu
Réalisé
Ecart Indicateur 1 Indicateur
2 Indicateur 3
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Quelques éléments de réflexion

• Le tableau de bord est un des éléments
  principaux de la  boite à outil  du contrôle de
  gestion.
• L outil ne doit pas être plus important que la
  démarche.
• Sans bons outils, aucune démarche ne peut
  vraiment réussir

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La fonction du tableau de bord
Sous la forme d un ensemble d information
synthétiques, il permet à un responsable donné de
mesurer le niveau de performance (économique, de
qualité, d efficience et d efficacité) de ses
ressources et d engager d éventuelles actions
correctives.

• Pour ce faire cest donc
• un document physique
• concis et explicite
• élaborer selon une procédure formalisée
• un outil pour l action

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La fonction du tableau de bord

• Chaque niveau de pilotage a besoin
  d informations appropriées
• Le tableau de bord traduit une mesure de
  résultats partiels à des fins de suivi
  d activités clairement identifiées
• le tableau de bord est un outil destiné, après
  lanalyse à l action correctrice.

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L architecture du système de tableaux de bord

• tableau générale (niveau
• stratégique)
• tableaux de bord intermé-
• -diaires (sectoriels)
• tableaux de bord de pilotage
• (opérationnels)

Direction Département service
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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• Le tableau de bord ne s accommode pas de la
  forme orale incomplète et imprécise.
• La forme écrite et/ou graphique s impose
• Un tableau de bord n est pas une collection de
  données non organisées, mais un regroupement
  d indicateurs retenus pour leur pertinence

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Tableaux de bord et indicateurs de performance
La présentation, la périodicité, le responsable
de l alimentation du tableau de bord ne varient
pas nécessité d une procédure formalisée
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Tableaux de bord et indicateurs de performance
Fonction du tableau de bord dans la mise en
place d un contrôle de gestion

• Aider la direction à formaliser les objectifs
  stratégiques de l organisation
• Fournir aux responsables opérationnels les
  moyens d évaluer leurs performances au moyen
  d indicateurs financiers mais aussi
  non-financiers.

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• Introduire une fonction d analyse et de
  régulation permanente dans les processus de
  décision
• Eclairer les choix en amont
• Piloter les actions correctives en aval (ce qui
  diffère des rapports d activité)

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• Rapport d activité
• statique
• produit annuellement
• vision rétroviseur
• actions correctives possible
• année N 1

• Tableau de bord
• au cœur de l action
• produit en temps réel
• vision prospective
• actions correctives
• permanentes

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• Les 3 E
• économie
• conditions d acquisition de l ensemble des
  moyens en terme de coûts, qualité, quantité,
  délais
• efficience
• rapprochement entre les moyens mis en œuvre et
  les résultats obtenus (proche de la notion de
  productivité)
• efficacité
• rapprochement entre les résultats obtenus et les
  objectifs recherchés s efforce de prendre en
  compte l ensemble des effets produits

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• Approche méthodologique du tableau de bord
• - remarques tirées de l expérience
• la démarche tableaux de bord est l affaire de
  tous
• tous les niveaux hiérarchiques doivent sy
  impliquer

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• Méthodologie conseillée
• 1ère étape je m assure que les objectifs de
  mon service sont clairs, connus et mesurables
• sans ambiguïté par rapport à mon responsable
  hiérarchique direct
• réaliste et pouvant être atteint dans un laps de
  temps peu éloigné
• connus des personnes concernées par leur
  réalisation
• acceptés par ces mêmes personnes

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• 2ème étape j étudie le système de réalisation
  de mes prestations
• - identification des tâches à accomplir pour
  mener à bien les missions et avoir la meilleure
  compréhension possible du processus de
  réalisation de mes prestations
• (qui fait quoi, chaînage des étapes)

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• 3ème étape je définis les indicateurs qui
  paraissent, à mes collaborateurs et à moi-même
  les plus pertinents
• établissement d une liste d indicateurs
• validation de cette représentation des objectifs
  et des activités du service avec vos
  collaborateurs et N1
• vérification de la pertinence des indicateurs
  dans la gestion quotidienne du service

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• 4ème étape j analyse dans quelles conditions
  linformation sera disponible
• production régulière des indicateurs à des coûts
  qui restent raisonnables
• analyse des modalités de production et de
  collecte des informations nécessaires
• prévoir un calendrier de réalisation et de mise
  en service du tableau de bord

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• 5ème étape je formalise les indicateurs dans un
  tableau de bord et je m assure de la clarté du
  document
• formalisation du tableau de bord
• présentation claire, synthétique, information
  facile à lire
• regroupement des indicateurs en fonction de
  leurs facteurs de corrélation
• production des commentaires à l appui du
  tableau de bord

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• Choix des indicateurs
• faire le choix dindicateurs facile à produire
• être sélectif 20/80
• soit 20 des activités qui représentent 80
  du
• budget ou 80 des résultats
• ne retenir que quelques critères essentiels de
  mesure
• des activités et de performances
• ne pas chercher l exhaustivité

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Tableaux de bord et indicateurs de performance

• Les indicateurs doivent
• être représentatifs de l activité mesurée
• se prêter à une analyse (interprétable en terme
  de gestion comparaison par rapport à un
  objectif, une norme, un standard)
• être datés et quantifiés

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Exemples dindicateurs dactivité et
de performance
Indicateurs dactivité
Indicateurs de performance
-Nombre de dossiers constitués -Nombre de dossiers révisés -Nombre de pièces reçues -Nombre de dossiers constitués / nombre de dossiers reçus -Nombre de pièces reçues / nombre de pièces réclamées -Nombre de dossiers liquidés / dossiers déposés