PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR UPM/PU/PS/P008

1
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN
AKHIR UPM/PU/PS/P008
Carta Alir Proses Penyediaan Kertas Soalan
Peperiksaan Akhir
2
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Edar Notis Penyediaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan Edar notis penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir kepada pensyarah selewat-lewatnya pada minggu kelapan (8) dan hantar salinan kepada Bahagian Akademik UPM. Ketua PTJ/TDA
7.3 Sedia Kertas Soalan/ Skema Jawapan Sediakan dua set (set pilihan dan set simpanan) kertas soalan/ skema jawapan yang berbeza bagi setiap kursus dengan merujuk silibus kursus berkenaan selewat-lewatnya pada minggu ke 10 (kesepuluh). (Rujuk Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan). PK/Pensyarah
7.4 Perlu Moderasi? 7.4.1 Sekiranya kursus melibatkan lebih dari seorang pensyarah buat moderasi kertas soalan dan skema jawapan 7.4.2 Jika Ya, ikut langkah 7.5 7.4.3 Jika Tidak, ikut langkah 7.6 PK/Pensyarah
3
Tindakan Tanggungjawab
7.5 Laksana Moderasi 7.5.1 Lantik moderator bagi kursus yang mempunyai lebih dari seorang pensyarah. 7.5.2 Buat moderasi kertas soalan/ skema jawapan melalui perbincangan dengan pensyarah berkaitan dengan mengambil kira keseimbangan soalan mengikut silibus, kesesuaian dan kejelasan soalan, dan ketepatan skema jawapan. 7.5.3 Rekodkan hasil perbincangan dengan menggunakan Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS01/PEP) dan serahkan senarai semak berkenaan kepada KJ untuk mendapat pengesahan. 7.5.4 Jika ada perbezaan pendapat yang tidak dapat diselesaikan antara moderator dengan pensyarah kursus, lantik seorang arbitrator untuk menangani masalah tersebut. 7.5.5 Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah dimoderasi kepada KJ. (Rujuk Garis Panduan Peperiksaan PU/PS/GP007) Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan)) KJ KJ Moderator TDA/KJ PK/Pensyarah
4
Tindakan Tanggungjawab
7.6 Semak Kertas Soalan/ Skema Jawapan 7.6.1 Maklum kepada Ketua PTJ, Kertas Soalan/ Skema Jawapan yang belum diterima dan ambil tindakan susulan. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP) 7.6.2 Buat semakan soalan/ skema jawapan pada minggu ke 11 (kesebelas). 7.6.3 Rekodkan semakan kertas soalan/ skema jawapan menggunakan Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR16/PEP) TDA/KJ JPSSJ KJ
7.7 Pindaan? Serah Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR16/PEP) yang memerlukan pindaan kepada PK/Pensyarah berkenaan. 7.7.1 Jika Ya, ikut langkah 7.8 7.7.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.9 KJ
5
Tindakan Tanggungjawab
7.8 Pinda Kertas Soalan/ Skema Jawapan 7.8.1 Pinda Kertas soalan/ Skema Jawapan peperiksaan akhir berdasarkan cadangan JPSSJ. 7.8.2 Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah dipinda kepada KJ untuk pengesahan (Rujuk Garis Panduan Peperiksaan - PU/PS/GP007) Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan) 7.8.3 Serah Skema Jawapan kepada TDA. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP). 7.8.4 Serah Kertas Soalan dan Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) kepada PT PTJ 7.8.5 Rekodkan kertas soalan yang diterima dalam Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP). 7.8.6 Simpan dan pastikan keselamatan kertas soalan dan skema jawapan ujian/ peperiksan akhir. 7.8.7 Maklumkan kepada Ketua Jabatan kertas soalan yang belum dihantar untuk dicetak. PK/Pensyarah PK/Pensyarah KJ KJ PT PTJ TDA/PT PTJ PT PTJ
6
Tindakan Tanggungjawab
7.9 Cetak Kertas Soalan 7.9.1 Cetak Kertas Soalan mengikut keperluan di Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) . 7.9.2 Pastikan keselamatan kertas soalan semasa proses pencetakan. Lengkapkan Log Percetakan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP) (Rujuk Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) - Para 6.1.3 Percetakan Kertas soalan dan Para 6.1.4 Keselamatan Kertas Soalan) PT (PTJ)/ PT(P/O) PTJ PT PTJ/PT (P/O) PTJ
7.10 Simpan Kertas Soalan Simpan dan susun kertas soalan didalam sampul berlakri mengikut tarikh peperiksaan dalam peti keselamatan di bilik Khas/ Pejabat TDA hingga hari peperiksaan. PT (PTJ)/KJ
7.11 Soalan Bocor? 7.11.1 Pastikan kertas soalan disimpan dengan selamat supaya tidak berlaku kebocoran. 7.11.2 Jika Ya, ikut langkah 7.12 7.11.3 Jika Tidak, ikut langkah 7.15 Ketua PTJ
7
Tindakan Tanggungjawab
7.12 Sebelum Peperiksaan? 7.12.1 Jika soalan bocor sebelum peperiksaan, ikut langkah 7.14 7.12.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.13 Ketua PTJ Ketua PTJ
7.13 Laksana Tindakan Kawalan Ketidakpatuhan Produk Sekiranya kebocoran dikesan selepas peperiksaan laksana tindakan kawalan ketidakpatuhan produk (Rujuk Prosedur Kawalan Ketidakpatuhan Produk (UPM/PGR/P003)) Ketua PTJ
7.14 Guna Soalan Set Kedua (2) 7.14.1 Cetak kertas soalan simpanan dan ikut langkah 7.9 7.14.2 Pastikan Peperiksaan dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan. PT PTJ
7.15 Laksana Peperiksaan 7.15.1 Ambil kertas soalan dan keperluan peperiksaan satu (1) jam sebelum peperiksaan bermula. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (Rujuk PU/PS/LG02/PEP). 7.15.2 Laksanakan Peperiksaan mengikut jadual yang ditetapkan (Rujuk Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) Para 6.1.7 Tugas Dan Tanggungjawab Pengawas Peperiksaan) Ketua Pengawas Ketua Pengawas
8
Tindakan Tanggungjawab
7.16 Penyerahan Buku Jawapan 7.16.1 Arahkan pelajar meninggalkan dewan peperiksaan dengan meletakkan buku jawapan dan soalan ditempat masing- masing atau letak di tempat yang disediakan. 7.16.2 Kumpul dan semak bilangan kertas soalan dan buku jawapan selaras dengan bilangan calon yang hadir. 7.16.3 Serahkan Buku Jawapan, Kertas Soalan dan Laporan Ketua Pengawas kepada PT PTJ. 7.16.4 Agihkan Buku Jawapan kepada PK/ Pensyarah. Lengkapkan Log Penyerahan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP). 7.16.5 Agihkan Buku Jawapan kepada pensyarah jika terdapat lebih daripada seorang pensyarah yang mengajar kursus. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP). Ketua Pengawas Ketua Pengawas/ Pengawas Ketua Pengawas PT PTJ PK
9
Tindakan Tanggungjawab
7.17 Periksa Buku Jawapan dan Buat Penilaian 7.17.1 Periksa Buku jawapan, beri markah dan rekodkan markah (Rujuk Prosedur pemarkahan dan Penggredan Kursus (UPM/PU/PS/P010) Pensyarah
7.18 Tamat
10
PROSEDUR PENYEDIAAN, PELAKSANAAN DAN
PENGENDALIAN UJIANUPM/PU/PS/P009
Carta Alir Proses Penyediaan, Pelaksanaan Dan
Pengendalian Ujian
11
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Rancang Tarikh dan Tempat Ujian 7.2.1 Tentukan tarikh dan tempat ujian. (Rujuk Borang Rancangan Pengajaran (PU/PS/BR01/AJR)) 7.2.2 Maklumkan kepada pelajar tarikh, masa dan tempat ujian dijalankan. 7.2.3 Buat tempahan bilik di Pejabat TD/ HEPA atau di Bahagian Akademik Fakulti jika perlu. PK/Pensyarah PK/Pensyarah PT(P/O) PTJ
7.3 Sediakan Soalan dan Skema Jawapan 7.3.1 Lantik penyelaras kursus bagi kursus yang mempunyai lebih daripada seorang pensyarah. 7.3.2 Sediakan soalan dan skema jawapan selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum ujian dilaksanakan. 7.3.3 Buat moderasi kertas ujian dan skema jawapan bagi kursus yang mempunyai lebih daripada seorang pensyarah (Rujuk Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Ujian (PU/PS/SS03/PEP) KJ PK/Pensyarah PK/Pensyarah
12
Tindakan Tanggungjawab
7.3.4 Semak dan sahkan soalan dan skema jawapan (Rujuk Borang Semakan Kertas Soalan/Skema Jawapan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/BR16/PEP)) 7.3.5 Cetak kertas soalan berdasarkan bilangan pelajar dan lebihkan lima (5) salinan. Salinan yang lebih mesti dirincih bersama kertas soalan lain (Rujuk Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP), Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP) dan Log Percetakan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP)). 7.3.6 Pastikan keselamatan soalan dan skema jawapan supaya tidak berlaku kebocoran. (Rujuk Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) - Para 6.1.4 Keselamatan Kertas Soalan). KJ PT PTJ PK/Pensyarah
13
Tindakan Tanggungjawab
7.4 Perlu Pengawas 7.4.1 Jika Ya, ikut langkah 7.5 7.4.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.6. PK/Pensyarah
7.5 Lantik Pengawas Lantik pengawas di kalangan pegawai fakulti dan maklumkan kepada pegawai tersebut selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum ujian bermula. Ketua PTJ
7.6 Laksana Ujian 7.6.1 Bawa bersama kertas soalan dan segala keperluan ujian ke tempat ujian, dalam tempoh satu (1) jam sebelum ujian bermula. (Rujuk Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) Para 6.1.4 Keselamatan Kertas Soalan) 7.6.2 Rekod dan sahkan kehadiran pelajar dengan berpandukan kad matrik/ kad pengenalan dan senarai SMP (Rujuk Borang Kehadiran Pelajar (PU/PS/BR03/AJR)) 7.6.3 Pantau perjalanan ujian dan jika didapati pelajar meniru (Rujuk Perenggan 55 (f), Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)) PK/Pensyarah PK/Pensyarah/ Pengawas PK/Pensyarah/ Pengawas
14
Tindakan Tanggungjawab
7.7 Pelajar Hadir? 7.7.1 Jika Pelajar hadir, ikut langkah 7.11 7.7.2 Jika tidak, ikut langkah 7.8 PK/ Pensyarah
7.8 Alasan Munasabah? 7.8.1 Dapatkan alasan daripada pelajar. (Contoh Masalah kesihatan, kematian waris, kemalangan, dan lain-lain). 7.8.2 Jika Ya, ikut langkah 7.10 7.8.3 Jika Tidak, ikut langkah 7.9 PK/Pensyarah
7.9 Beri Markah Sifar 7.9.1 Beri markah sifar jika pelajar tidak hadir ujian tanpa alasan munasabah. 7.9.2 Ikut langkah 7.14 PK/Pensyarah
7.10 Laksana Ujian Gantian 7.10.1 Tetapkan tarikh ujian gantian setelah berbincang dengan pelajar 7.10.2 Sediakan kertas soalan dan skema jawapan ujian gantian. 7.10.3 Laksanakan ujian gantian. PK/Pensyarah PK/Pensyarah PK/Pensyarah
15
Tindakan Tanggungjawab
7.11 Periksa Buku Jawapan 7.11.1 Periksa buku jawapan dan beri markah berpandukan skema jawapan. 7.11.2 Simpan satu salinan kertas ujian dan skema jawapan dalam fail kursus selepas urusan pemeriksaan tamat. PK/Pensyarah KJ
7.12 Masuk Markah Ke SMP 7.12.1 Rekodkan markah ujian setiap pelajar dalam senarai markah ujian dan masukkan markah ujian dalam SMP selewat-lewatnya sebelum minggu ketujuh (7) berakhir untuk ujian 1 dan sebelum minggu ke 12 (keduabelas) berakhir untuk ujian 2 (Rujuk Manual SMP (Peperiksaan) Modul Masuk Markah). 7.12.2 Semak dan sahkan markah yang telah dimasukkan ke dalam SMP. PK/Pensyarah KJ
16
Tindakan Tanggungjawab
7.13 Pantau Kemasukan Markah Ujian 1 dan Ujian 2 7.13.1 Pantau kemasukan markah ujian 1 dan ujian 2. 7.13.2 Hantar surat peringatan masuk markah ujian 1 pada pertengahan minggu ketujuh (7) dan ujian 2 pada pertengahan minggu ke 12 (keduabelas) PT PT
7.14 Maklum Keputusan 7.14.1 Keputusan ujian perlu ditandatangani oleh Ketua Jabatan dan tarikh dipamerkan dinyatakan. Keputusan Ujian yang pertama hendaklah dipamerkan sebelum minggu ketujuh (7) berakhir. Keputusan Ujian yang kedua (2) hendaklah dipamerkan sebelum minggu ke 12 (keduabelas) berakhir. 7.14.2 Pulangkan kertas jawapan yang telah diperiksa kepada pelajar (jika perlu). KJ/PK/Pensyarah PK/Pensyarah
7.15 Tamat
17
PROSEDUR PEMARKAHAN DAN PENGGREDAN KURSUS
UPM/PU/PS/P010
Carta Alir Proses Pemarkahan Dan Penggredan Kursus
18
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Perlu Moderasi? 7.2.1 Sekiranya kursus melibatkan lebih dari seorang pensyarah buat moderasi pemarkahan. 7.2.2 Jika Ya, ikut langkah 7.3 7.2.3 Jika Tidak, ikut langkah 7.4 PK/Pensyarah
7.3 Laksana Moderasi 7.3.1 Laksana moderasi bagi kursus yang mempunyai lebih dari seorang pensyarah untuk memenuhi keperluan berikut 7.3.1.1 Pemarkahan seragam mengikut skema jawapan dan peratus pemarkahan yang sama seperti yang telah ditetapkan. 7.3.1.2 Taburan gred normal atau hampir normal. KJ PK/Pensyarah PK/Pensyarah
19
Tindakan Tanggungjawab
7.4 Masuk Markah Penilaian dalam SMP 7.4.1 Masukkan markah penilaian ke dalam SMP selewat- lewatnya 10 (sepuluh) hari bagi semester pertama/14 (empat belas) hari bagi semester kedua selepas tarikh peperiksaan akhir setiap kursus berkenaan. (Rujuk Manual SMP (Peperiksaan) Modul Masuk Markah) 7.4.2 Cetak markah dan gred berserta laporan statistik (bagi program bacelor/diploma/asasi) dari SMP, dan serahkan kepada KJ untuk disahkan. (Rujuk Manual SMP (Peperiksaan) Modul Laporan) PK/Pensyarah PK/Pensyarah
7.5 Pantau Masuk Markah 7.5.1 Semak senarai kursus yang masih tiada gred bagi memastikan gred dimasukkan dalam tempoh yang ditetapkan. 7.5.2 Hantar surat makluman senarai kursus yang masih tiada gred kepada Ketua PTJ. 7.5.3 Hantar notis/ surat kemasukkan markah penilaian kepada penyelaras kursus/ pengajar yang belum memasukkan markah penilaian ke dalam SMP dalam tempoh yang ditetapkan dan buat salinan notis/ surat kepada KJ berkenaan. PT PT Ketua PTJ/TDA
20
Tindakan Tanggungjawab
7.7 Dapat Perakuan 7.7.1 Perakukan senarai markah dan gred yang telah disemak dan disahkan oleh KJ. 7.7.2 Hantar senarai markah dan gred ke Bahagian Akademik Universiti selewat-lewatnya satu (1) minggu selepas tarikh tamat tempoh kemasukan markah. Edarkan salinan kepada Ketua Jabatan, PK/ Pensyarah dan Ketua PTJ Fakulti kursus berkenaan untuk simpanan. Ketua PTJ/TDA PT PTJ
7.8 Cetak Gred Untuk Paparan Cetak dan paparkan senarai gred yang telah diperakukan oleh TDA di papan kenyataan fakulti. PT PTJ
7.9 Tamat
21
ARAHAN KERJA PERMOHONAN SEMAKAN
GREDUPM/PU/PS/AK028

• Carta Alir Proses Permohonan Semakan Gred

22
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7..2 Terima Permohonan Semakan Gred Terima permohonan semakan gred pelajar secara dalam talian yang telah lengkap diisi. (Rujuk Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB) Ketua PTJ/Pensyarah
7.3 Semak Pemarkahan Pelajar 7.3.1 Semak pemarkahan pelajar secara menyeluruh merangkumi penilaian berterusan dan peperiksaan akhir. 7.3.2 Buat pindaan jika berkaitan atau kekalkan gred. (Rujuk Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB) PK/Pensyarah
23
Tindakan Tanggungjawab
7.4 Sokong/ Tidak Sokong Cadangan Pindaan Gred atau Gred Kekal Sokong atau Tidak Sokong cadangan pindaan gred atau gred kekal yang diberi oleh pensyarah secara dalam talian. (Rujuk Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB) KJ
7.5 Sah Cadangan Pindaan Gred atau Gred Kekal Sah cadangan pindaan gred atau gred kekal dengan menyokong atau tidak sokong pindaan gred atau gred kekal yang diberi oleh pensyarah secara dalam talian. (Rujuk Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB) Ketua PTJ/TDA
7.6 Tamat
24
ARAHAN KERJA PERMOHONAN SEMAKAN
GBUPM/PU/PS/AK029

• Carta Alir Proses Permohonan Semakan GB

25
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Terima Permohonan Semakan GB Terima permohonan semakan GB secara dalam talian yang telah lengkap diisi. (Rujuk Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB) Ketua PTJ/Pensyarah
7.3 Semak Pemarkahan Pelajar 7.3.1 Semak pemarkahan pelajar secara menyeluruh merangkumi ujian/tugasan/amali dan peperiksaan akhir 7.3.2 Buat pindaan jika berkaitan atau kekalkan gred secara dalam talian. (Rujuk Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB) PK/Pensyarah PK/Pensyarah
7.4 Sokong/Tidak sokong cadangan pindaan gred atau gred kekal Sokong atau tidak sokong cadangan pindaan gred atau gred kekal yang diberi oleh Pensyarah secara dalam talian untuk dimajukan ke Mesyuarat Rayuan di peringkat fakulti. (Rujuk Manual SMP - Modul Semakan Gred/GB) KJ
26
Tindakan Tanggungjawab
7.5 Laksana Mesyuarat Rayuan Laksanakan Mesyuarat Rayuan di peringkat fakulti bagi menyelaras dan memperakukan markah kursus dalam masa yang ditetapkan (Rujuk Surat Pemberitahuan Semakan Senat Keputusan Peperiksaan Semester) Ketua PTJ
7.6 Sah cadangan pindaan gred atau gred kekal Sah cadangan pindaan gred atau gred kekal dengan menyokong atau tidak sokong pindaan gred atau gred kekal secara dalam talian berdasarkan perakuan Mesyuarat Jawatankuasa Rayuan fakulti. (Rujuk Manual SMP Modul Semakan Gred/GB). Ketua PTJ/TDA
7.7 Tamat
27
PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR
BERMASALAHUPM/PU/PS/P013
Carta Alir Proses Pengendalian Pelajar Bermasalah
28
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Tentukan kategori pelajar PBB dan PB Akademik dan Bukan Akademik 7.2.1 Tentukan kategori PBB dan PB Akademik dan Bukan Akademik. 7.2.2 Jika PBB Akademik, ikut langkah 7.3 7.2.3 Jika PB Akademik, ikut langkah 7.9 7.2.4 Jika PBB dan PB Bukan Akademik, ikut langkah 7.16 PK/Pensyarah
7.3 Kenalpasti PBB Akademik 7.3.1 Kenalpasti PBB Akademik satu (1) minggu selepas keputusan ujian diumumkan dan maklumkan kepada PA. PK/Pensyarah
29
Tindakan Tanggungjawab
7.4 Bincang dengan Pelajar 7.4.1 Bincang dengan pelajar dan catitkan ringkasan perbincangan serta tindakan bagi mengatasi masalah berpotensi. (Rujuk Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP) 7.4.2 Jika pelajar tidak datang selepas dipanggil dan diberi peringatan pelajar dianggap tidak berminat mendapat pertolongan. Catit dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (Rujuk Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)). Ikut langkah 7.18. PA PA
7.5 Buat Tindakan Pencegahan 7.5.1 Buat tindakan pencegahan seperti 7.5.1.1 Pelajar berjumpa pensyarah kursus untuk pengajaran tambahan, mendapatkan nasihat mengenai pendaftaran kursus, tutorial tambahan, kelas bimbingan, dll. 7.5.1.2 Beri peringatan/amaran kepada pelajar mengenai kepentingan 80 kehadiran. (Rujuk Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PGR/P006)). PK/Pensyarah PA
30
Tindakan Tanggungjawab
7.6 Tentukan Tindakan Pencegahan Berkesan Tentukan tindakan pencegahan berkesan berdasarkan hasil pemantauan pada ujian berikutnya. PA
7.7 Berkesan? 7.7.1 Jika markah masih 50 , ikut langkah 7.10. 7.7.2 Jika markah gt50, ikut langkah 7.8. Pensyarah dan PA
7.8 Buat Laporan Prestasi Pelajar 7.8.1 Buat laporan prestasi pelajar dalam SMP Modul Sistem Penasihatan Akademik pada minggu ke-13 (ketiga belas). 7.8.2 Ikut langkah 7.18 PA
7.9 Kenalpasti PB Akademik 7.9.1 Kenalpasti PB Akademik melalui 7.9.1.1 Markah ujian lt40 7.9.1.2 Kehadiran kuliah lt80 di akhir minggu ketujuh (7) 7.9.1.3 PNGK lt2.50 7.9.1.4 Lain-lain masalah akademik. PK/Pensyarah
31
Tindakan Tanggungjawab
7.10 Edar senarai PB kepada PA berkenaan 7.10.1 Edarkan senarai PB kepada PA yang berkenaan dan sesalinan kepada TDA. 7.10.2 Bentangkan senarai PB dalam Mesyuarat Pengurusan Fakulti untuk makluman. PK/Pensyarah TDA
7.11 Bincang dengan PB untuk kenalpasti punca masalah 7.11.1 Bincang dengan pelajar untuk mengenalpasti punca masalah yang dihadapi dan beri khidmat nasihat yang bersesuaian. Catitkan ringkasan pebincangan dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (Rujuk Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)) atau secara online dalam SMP Modul Sistem Penasihatan Akademik. 7.11.2 Jika pelajar tidak datang selepas dipanggil dan diberi peringatan pelajar dianggap tidak berminat mendapat pertolongan. Catit dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (Rujuk Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)). Ikut langkah 7.18 PA/Pensyarah PA/Pensyarah
32
Tindakan Tanggungjawab
7.12 Jalankan tindakan pembetulan. 7.12.1 Buat tindakan pembetulan seperti 7.12.1.1 Pelajar berjumpa pensyarah kursus untuk pengajaran tambahan, pelajar berjumpa kaunselor, atau lain-lain yang difikirkan sesuai 7.12.2 Catitkan tindakan yang perlu diambil dalam Borang Pengendalian Pelajar Masalah. (Rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005)) PA/Pensyarah PA/Pensyarah
7.13 Jalankan pemantauan dan tindakan susulan 7.13.1 Jalankan pemantauan dan tindakan susulan berdasarkan perkara berikut 7.13.1.1 Laporan bertulis daripada pihak dirujuk. 7.13.1.2 Perbincangan semula dengan pelajar 7.13.2 Catitkan hasil pemantauan dan tindakan susulan dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)) dan serahkan borang berkenaan kepada TDA. PA/Pensyarah PA/Pensyarah
33
Tindakan Tanggungjawab
7.14 Tentukan tindakan keberkesanan tindakan pembetulan Tentukan keberkesanan berdasarkan hasil pemantauan pada ujian/ semester berikutnya mengikut masalah yang dihadapi oleh pelajar. PA/Pensyarah
7.15 Berkesan? 7.15.1 Jika tindakan pembetulan tidak berkesan ikut langkah 7.11 7.15.2 Jika tindakan pembetulan berkesan ikut langkah 7.18. PA/Pensyarah
7.16 Kenalpasti PB dan PBB Bukan Akademik 7.16.1 Kenalpasti PB dan PBB bukan akademik berdasarkan masalah pelajar. (Rujuk Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik (PU/PS/GP003)) 7.16.2 Buat perjumpaan dan adakan perbincangan dengan pelajar. Maklumkan hasil perbincangan kepada Ketua PTJ/ TDA/ Ketua Jabatan/ Penyelaras Kursus/ Pensyarah yang berkenaan. (Rujuk Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)) PA/Pensyarah PA
34
Tindakan Tanggungjawab
7.17 Tindakan PTJ berkenaan 7.17.1 Minta pelajar rujuk kepada PTJ berpandukan kepada masalah seperti berikut 7.17.1.1 Masalah peribadi rujuk ke Seksyen Kaunseling Bahagian Hal Ehwal Pelajar 7.17.1.2 Masalah kesihatan rujuk ke Pusat Kesihatan Universiti 7.17.1.3 Masalah kewangan rujuk ke Seksyen Kebajikan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar 7.17.1.4 Masalah lain rujuk kepada Ketua PTJ. 7.17.2 Rekodkan perbincangan dengan pelajar. (Rujuk Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)) KJ KJ
7.18 Tamat
35
GARIS PANDUAN PEPERIKSAANPU/PS/GP007
36
Tindakan Tanggungjawab
6.1 Panduan Peperiksaan
6.1.1 Arahan Am Peperiksaan 6.1.1.1 Setiap guru yang mengajar sesuatu kursus pengajian adalah layak dan dengan ini terlantik menjadi pemeriksa bagi kursus pengajian yang diajarnya. 6.1.1.2 Setiap fakulti hendaklah mewujudkan jawatankuasa berikut 6.1.1.2.1 Jawatankuasa Penyemakan Soalan dan Skema Jawapan dan 6.1.1.2.2 Jawatankuasa Penyemakan Keputusan Peperiksaan 6.1.1.3 Pensyarah/Penyelaras hendaklah memaklumkan rangka kursus, tarikh ujian/penilaian dan peperiksaan akhir bagi kursus yang diajarkannya kepada pelajar pada hari pertama kuliah semester bermula. Pensyarah Ketua PTJ Pensyarah
37
Tindakan Tanggungjawab
6.1.1.4 Peperiksaan bagi sesuatu kursus hendaklah diadakan pada masa yang ditetapkan dan lazimnya dihadkan kepada dua (2) jam, kecuali bagi program yang perlu menepati keperluan akreditasi badan profesional, tempoh peperiksaan dihadkan selama tiga (3) jam. 6.1.1.5 Penilaian pertama hendaklah diadakan sekitar minggu kelima (antara minggu keempat hingga minggu keenam) dan keputusannya hendaklah dimaklumkan sebelum minggu ketujuh berakhir. 6.1.1.6 Penilaian kedua hendaklah diadakan sekitar minggu ke- (antara minggu kesembilan hingga minggu ke-) dan keputusannya hendaklah dimaklumkan sebelum minggu ke- berakhir. 6.1.1.7 Bagi kursus yang dilaksanakan secara penilaian berterusan, keputusannya hendaklah dimaklumkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas peperiksaan atau penilaian berterusan itu diadakan. TDA KJ/TDA KJ/TDA KJ/TDA
38
Tindakan Tanggungjawab
6.1.1.8 Peperiksaan Akhir Semester ditetapkan pada minggu ke-16 (enam belas) hingga minggu ke-17 (tujuh belas) dan hendaklah dilaksanakan mengikut Jadual Waktu Peperiksaan yang telah ditetapkan. 6.1.1.9 Pensyarah tidak dibenarkan sama sekali untuk menukar Jadual Waktu Peperiksaan yang telah dikeluarkan oleh Bahagian Akademik. 6.1.1.10 Fakulti dikehendaki menyediakan Laporan Keseluruhan Pengendalian Peperiksaan kepada Bahagian Akademik. Format Laporan Keseluruhan Pengendalian Peperiksaan adalah seperti di Lampiran 1 TDA Pensyarah/ PT TDA
6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan 6.1.2.1 Pensyarah hendaklah memastikan kerahsiaan dan keselamatan soalan peperiksaan dan skema jawapan dijaga sepenuhnya sepanjang proses penyediaan soalan tersebut. Pensyarah
39
Tindakan Tanggungjawab
6.1.2.2 Pensyarah dikehendaki untuk menyediakan sekurang- kurangnya dua set soalan yang berbeza serta skema jawapan setiap soalan dalam dwibahasa pada setiap semester (set soalan kedua akan digunakan sekiranya berlaku kebocoran soalan/pertindihan masa peperiksaan pelajar). 6.1.2.3 Bagi soalan peperiksaan yang disediakan dalam dua set yang berbeza, pensyarah hendaklah memastikan bahawa ia adalah sama tahap antara satu dengan lain.   6.1.2.4 Kertas soalan peperiksaan akhir hendaklah terdiri daripada soalan panjang komprehensif bagi mengukur kebolehan pelajar bagi menilai, menghurai, menghubung kait maklumat, menganalisa dan berfikir secara kritis melalui jawapan yang diberi. 6.1.2.5 Soalan yang mengandungi gambarajah berkaitan hendaklah jelas, mudah dibaca dan difahami. Pensyarah Pensyarah Pensyarah Pensyarah
40
Tindakan Tanggungjawab
6.1.2.6 Segala arahan kepada calon hendaklah dijelaskan dalam ARAHAN pada muka pertama kertas soalan. 6.1.2.7 Soalan mesti ditaip menggunakan program Microsoft Word untuk memudahkan penyuntingan (jika perlu) dan mematuhi panduan berikut   6.1.2.7.1 Saiz kertas A4 6.1.2.7.2 Jarak antara barisan 1.2-1.5 6.1.2.7.3 Saiz Font 16 6.1.2.7.4 Jenis Font Arial (Italic bagi terjemahan)   6.1.2.8 Untuk tujuan keseragaman, gunakan format muka hadapan kertas soalan yang ditetapkan oleh Bahagian Akademik seperti yang ditunjukkan di Lampiran 2. Pensyarah PK/ Pensyarah PK/ Pensyarah
41
Tindakan Tanggungjawab
6.1.2.9 Soalan mestilah bermula dengan muka surat dua (2) dan nombor muka surat sebaik-baiknya dicetak di bahagian bawah-tengah kertas soalan.   6.1.2.10 Setiap Pensyarah dikehendaki menyediakan sekurang- kurangnya satu (1) set kertas soalan untuk Peperiksaan Gantian/Khas, jika perlu.   6.1.2.11 Bagi soalan peperiksaan yang berbentuk objektif perlu disediakan beberapa set soalan dan disusun secara berselang-seli semasa peperiksaan dijalankan untuk mengelakkan kejadian perbuatan meniru. PK/Pensyarah       PK/Pensyarah         PK/Pensyarah  
42
Tindakan Tanggungjawab
6.1.3 Percetakan Kertas Soalan 6.1.3.1 Bilik percetakan khas untuk kertas soalan perlu disediakan dan sistem kawalan keluar masuk ke bilik tersebut perlu dilaksanakan dengan menyediakan buku rekod kawalan masuk. Hanya individu tertentu sahaja dibenarkan untuk masuk ke bilik tersebut. 6.1.3.2 Semasa proses percetakan dijalankan, pintu bilik percetakan khas tersebut perlu dipastikan supaya sentiasa berkunci. 6.1.3.3 Mesin percetakan tersebut perlu dipastikan dapat berfungsi dengan baik dan kecukupan keperluan mesin percetakan tersebut (contoh toner) perlu dipastikan. Ketua PTJ/TDA PT PTJ PT PTJ
43
Tindakan Tanggungjawab
6.1.3.4 Kertas soalan yang dicetak hendaklah dimasukkan ke dalam sampul yang dimeteri dan bilangan kertas soalan perlu mengikut bilangan pelajar yang telah berdaftar dan dilebihkan lagi dengan sekurang-kurangnya lima (5) soalan. Salinan yang lebih mesti dirincih bersama kertas soalan lain. (format sampul kertas soalan adalah seperti di Lampiran 3) yang mengandungi maklumat berikut 6.1.3.4.1 kod kursus dan kumpulan 6.1.3.4.2 tempat, tarikh dan masa peperiksaan 6.1.3.4.3 bilangan calon yang akan menduduki peperiksaan kertas berkenaan 6.1.3.4.4 bilangan keseluruhan kertas soalan 6.1.3.4.5 bilangan sampul soalan 6.1.3.4.6 nama Pemeriksa Kursus 6.1.3.4.7 nama Ketua Pengawas dan 6.1.3.4.8 ruangan tandatangan pegawai bertanggungjawab. PT PTJ
44
Tindakan Tanggungjawab
6.1.3.5 Sampul kertas soalan hendaklah disimpan dalam kabinet/ peti besi berkunci. 6.1.3.6 Sebarang salinan yang rosak semasa proses penyediaan dan cetakan kertas soalan hendaklah dirincih dengan mesin perincih yang terlebih dahulu direkod dan disahkan oleh Pegawai Tadbir fakulti. PT PTJ
6.1.4 Keselamatan Kertas Soalan   6.1.4.1 Ketua PTJ/TDA Fakulti hendaklah melantik Pegawai Tadbir sebagai pegawai yang bertanggungjawab/ Urusetia terhadap pengurusan dan keselamatan kertas soalan peperiksaan fakulti. 6.1.4.2 Semua kakitangan yang terlibat dengan penyediaan/pengendalian kertas soalan sama ada pensyarah sendiri atau kakitangan yang ditugaskan pada setiap semester, hendaklah membuat pengakuan secara rasmi untuk menjaga kerahsiaan mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972. Contoh Perakuan oleh Penjawat Awam adalah seperti di Lampiran 4. Ketua PTJ/TDA       PT PTJ
45
Tindakan Tanggungjawab
  6.1.4.3 Setiap fakulti hendaklah menyediakan sebuah bilik khas/bilik kebal untuk tujuan penyediaan dan penyimpanan kertas soalan peperiksaan. Penyediaan kertas soalan hendaklah dibuat di bilik yang tidak terdedah kepada umum. 6.1.4.4 Skema jawapan hendaklah disimpan oleh Timbalan Dekan (Akademik) di fakulti masing-masing. 6.1.4.5 Soalan peperiksaan hendaklah disimpan dalam storan luaran (disket, thumb drive atau CD) dan komputer tidak disambung ke sistem rangkaian komputer/rangkaian internet bagi mengelakkan dari dicerobohi. 6.1.4.6 Kertas soalan yang telah diproses dan disimpan akan hanya dikeluarkan oleh Pegawai Tadbir fakulti pada hari peperiksaan kursus berkenaan. 6.1.4.7 Ketua Pengawas sahaja yang dibenarkan untuk mengambil kertas soalan dan keperluan peperiksaan dalam bilik khas/bilik kebal tersebut. PT PTJ          TDA    KJ          PT PTJ      PT PTJ    
46
Tindakan Tanggungjawab
  6.1.4.8 Kertas soalan hendaklah diambil dan dibawa oleh Ketua Pengawas ke dewan/bilik peperiksaan satu (1) jam sebelum peperiksaan bermula dengan kebenaran Pegawai Tadbir setelah direkodkan. PT PTJ / Ketua Pengawas
6.1.5 Pengendalian Dewan Peperiksaan   6.1.5.1 Tempat kuliah adalah juga merupakan tempat peperiksaan bagi kursus tersebut, kecuali dalam keadaan tertentu dan dengan permohonan pensyarah, tempat peperiksaan ditentukan oleh Bahagian Akademik. Permohonan tempat perlulah dikemukakan kepada Bahagian Akademik pada awal semester. Bagi peperiksaan yang melebihi dua (2) jam, ia perlu dimaklumkan lebih awal bagi tujuan perancangan penjadualan yang lebih sistematik. PT
47
Tindakan Tanggungjawab
6.1.5.2 Bahagian Akademik akan menentukan dewan/bilik untuk dijadikan tempat peperiksaan. Penempatan peperiksaan di bilik/dewan fakulti diberi keutamaan kepada kursus fakulti berkenaan. 6.1.5.3 Fakulti hendaklah menyediakan dewan/bilik peperiksaan seperti meja, kerusi dan kelengkapan yang lain bagi bilik/dewan di fakulti masing-masing. Bagi dewan/bilik peperiksaan yang dipusatkan, kelengkapan dewan akan disediakan oleh Bahagian Akademik. 6.1.5.4 Meja hendaklah disusun pada jarak yang sesuai (lebih kurang 1 meter) antara tepi meja dengan tepi meja lain di sebelahnya serta dilekatkan nombor berukuran 8cm x 8cm di sebelah kiri meja.   6.1.5.5 Menyediakan kemudahan meja/kerusi peperiksaan yang dikhususkan untuk calon   PT/ PT PTJ PT/ PT PTJ PT/ PT PTJ PT/ PT PTJ
48
Tindakan Tanggungjawab
6.1.5.5.1 kurang upaya/mengandung 6.1.5.5.2 bersaiz badan besar 6.1.5.5.3 kidal dan 6.1.5.5.4 memerlukan keperluan khas dan sebagainya. 6.1.5.6 Dewan/bilik peperiksaan hendaklah mempunyai kemudahan yang mencukupi seperti alat pandang dengar, pembesar suara dan jam dinding yang boleh didengar dan dilihat oleh pelajar. 6.1.5.7 Menyediakan peti pertolongan cemas (first aid kit) di dewan peperiksaan. 6.1.5.8 Fakulti dan Bahagian Akademik hendaklah memastikan dewan/bilik peperiksaan fakulti dalam keadaan selamat digunakan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan. 6.1.5.9 Ruang luar dewan/bilik peperiksaan hendaklah dalam keadaan bersih, teratur dan 6.1.5.9.1 Tiada gangguan (lalu-lalang, bising). 6.1.5.9.2 Mempunyai kemudahan bilik air/tandas yang berhampiran. PT/PT PTJ PT/PT PTJ PT/PT PTJ PT/PT PTJ
49
Tindakan Tanggungjawab
6.1.5.9.3 Tanda arah dan arahan berkaitan peperiksaan yang menunjukkan tempat/perkara berikut 6.1.5.9.3.1 bilik / dewan peperiksaan 6.1.5.9.3.2 bilik air / tandas 6.1.5.9.3.3 jangan bising, Peperiksaan sedang dijalankan dan 6.1.5.9.3.4 masuk dan keluar dewan peperiksaan. 6.1.5.9.4 Mempamerkan di tempat yang boleh dilihat dengan mudah oleh calon 6.1.5.9.4.1 Bahagian II, Tatatertib Am, Para 3 (f), (j) dan (k), Akta Universiti dan Kolej Universiti, Kaedah-kaedah Universiti Pertanian Malaysia (Tatatertib Pelajar-pelajar) 1975. Contoh adalah seperti ditunjukkan di Lampiran 5 6.1.5.9.4.2 susun atur meja dan senarai calon peperiksaan yang mengandungi maklumat sesi semester, kod kursus, kumpulan, tarikh, masa, tempat, nombor meja, nombor matrik dan nama calon untuk rujukan pelajar di pintu masuk dewan peperiksaan PT/PT PTJ PT/PT PTJ PT/PT PTJ PT/PT PTJ
50
Tindakan Tanggungjawab
6.1.5.9.4.2 susun atur meja dan senarai calon peperiksaan yang mengandungi maklumat sesi semester, kod kursus, kumpulan, tarikh, masa, tempat, nombor meja, nombor matrik dan nama calon untuk rujukan pelajar di pintu masuk dewan peperiksaan 6.1.5.9.4.3 Jadual Waktu Peperiksaan dan 6.1.5.9.4.4 arahan-arahan lain dari masa ke semasa. 6.1.6 Pelantikan Ketua Pengawas, Pengawas dan Pembantu Pengawas Peperiksaan 6.1.6.1 Ketua PTJ hendaklah melantik Ketua Pengawas Peperiksaan daripada kalangan pensyarah yang mengajar kursus berkenaan, Pengawas Peperiksaan daripada kalangan Pegawai Akademik dan Pembantu Pengawas Peperiksaan daripada kalangan Pegawai Sokongan. PT/PT PTJ Ketua PTJ
51
Tindakan Tanggungjawab
6.1.6.2 Pelantikan pengawas peperiksaan hendaklah dibuat dua (2) minggu sebelum peperiksaan pada setiap semester. 6.1.6.3 Pegawai yang mempunyai hubungan rapat dengan calon bagi sesuatu kursus tidak boleh dilantik sebagai pengawas bagi peperiksaan kursus berkenaan. 6.1.6.4 Tutor tidak boleh dilantik sebagai Ketua Pengawas Peperiksaan. Pelantikan tutor hanya sebagai Pengawas Peperiksaan sahaja. 6.1.6.5 Ketua Pengawas, Pengawas dan Pembantu Pengawas yang dilantik hendaklah bersifat adil dan amanah semasa menjalankan tugas pengawasan peperiksaan. 6.1.6.6 Fakulti hendaklah menetapkan sekurang-kurangnya dua (2) orang pengawas (lelaki dan perempuan jika perlu) bagi setiap peperiksaan yang dijalankan. Bagaimanapun, jika peperiksaan dijalankan di sebuah dewan peperiksaan yang besar maka nisbah bilangan pengawas dan bilangan calon peperiksaan ialah 150. Ketua PTJ Ketua PTJ/ Ketua Pengawas Ketua PTJ/ Ketua Pengawas Ketua PTJ/ Ketua Pengawas
52
Tindakan Tanggungjawab
6.1.6.6 Fakulti hendaklah menetapkan sekurang- kurangnya dua (2) orang pengawas (lelaki dan perempuan jika perlu) bagi setiap peperiksaan yang dijalankan. Bagaimanapun, jika peperiksaan dijalankan di sebuah dewan peperiksaan yang besar maka nisbah bilangan pengawas dan bilangan calon peperiksaan ialah 150. 6.1.6.7 Pegawai yang tidak dilantik oleh Ketua PTJ tidak dibenarkan berada dalam dewan peperiksaan semasa peperiksaan sedang dijalankan kecuali Pegawai Pemantau dari Bahagian Akademik. 6.1.6.8 Pengawas yang telah dilantik dan tidak dapat bertugas mengawas peperiksaan pada hari tertentu, tidak boleh diganti oleh pegawai lain kecuali dengan persetujuan Ketua PTJ. Ketua PTJ/ Ketua Pengawas Ketua PTJ/ Ketua Pengawas Ketua PTJ/ Ketua Pengawas
53
Tindakan Tanggungjawab
6.1.6.9 Bagi peperiksaan yang dilaksanakan di dewan peperiksaan yang melibatkan lebih daripada satu kursus dan fakulti yang berlainan, salah seorang Ketua Pengawas hendaklah menyampaikan Pengumuman Arahan Peperiksaan 6.1.7 Tugas dan Tanggungjawab Ketua Pengawas Peperiksaan 6.1.7.1 Mengetuai pengawasan peperiksaan mengikut peraturan yang dikuatkuasakan oleh Universiti. 6.1.7.2 Ketua pengawas dikehendaki melapor diri di bilik urusetia peperiksaan fakulti satu (1) jam sebelum peperiksaan bermula dan mengambil perkara berikut 6.1.7.2.1 Sampul yang mengandungi kertas soalan peperiksaan yang mencukupi dan pembetulan kepada soalan, jika ada. Ketua Pengawas Ketua Pengawas
54
Tindakan Tanggungjawab
6.1.7.2.2 Keperluan peperiksaan (buku jawapan, kertas jawapan OMR, buku log, kertas graf, tali pengikat dan lain-lain). 6.1.7.2.3 Fail yang mengandungi perkara-perkara berikut (mana yang berkaitan) 6.1.7.2.3.1 senarai tugas ketua pengawas/pengawas 6.1.7.2.3.2 senarai nama pengawas dan pembantu pengawas peperiksaan 6.1.7.2.3.3 senarai pelajar yang akan menduduki peperiksaan 6.1.7.2.3.4 senarai pelajar yang terhalang daripada menduduki peperiksaan 6.1.7.2.3.5 slip kehadiran 6.1.7.2.3.6 jadual waktu peperiksaan 6.1.7.2.3.7 pengumuman arahan peperiksaan 6.1.7.2.3.8 panduan mengisi borang jawapan OMR
55
Tindakan Tanggungjawab
6.1.7.2.3.9 Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan 6.1.7.2.3.10 Laporan ketua pengawas Peperiksaan 6.1.7.3 Ketua Pengawas dikehendaki berada di bilik/dewan peperiksaan tidak lewat dari 30 (tiga puluh) minit sebelum peperiksaan bermula. 6.1.7.4 Memastikan pengawas hadir ke bilik/dewan peperiksaan tidak lewat dari 30 (tiga puluh) minit sebelum peperiksaan bermula. 6.1.7.5 Memastikan semua tanda arah dan arahan, senarai nama, dan susun atur meja tempat duduk peperiksaan calon telah diletakkan di tempat yang sesuai. 6.1.7.6 Memastikan dewan/bilik peperiksaan dilengkapi ciri-ciri keselamatan. Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas
56
Tindakan Tanggungjawab
6.1.7.7 Memberi penerangan dan mengaturkan tugas pengawas. 6.1.7.8 Ketua Pengawas membuka sampul kertas soalan, menyerahkannya kepada pengawas dan mengarahkan mereka supaya meletakkan kertas soalan, slip kehadiran dan buku jawapan di atas meja calon selewat-lewatnya 25 (dua puluh lima) minit sebelum peperiksaan bermula. 6.1.7.9 Membuat pengumuman pelajar masuk ke dewan sekurang-kurangnya 15 (lima belas) minit sebelum peperiksaan bermula. 6.1.7.10 Memastikan peralatan yang akan dibawa masuk oleh calon ke dalam dewan peperiksaan adalah hanya untuk keperluan peperiksaan sahaja. Lain- lain peralatan atau keperluan hendaklah dengan persetujuan Ketua Pengawas atau pemeriksa kursus. Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas
57
Tindakan Tanggungjawab
6.1.7.11 Menyampaikan Pengumuman Arahan Peperiksaan 10 (sepuluh) minit sebelum peperiksaan bermula atau setelah calon mengambil tempat duduk yang ditetapkan. Teks Pengumuman Arahan Peperiksaan kepada pelajar adalah seperti di Lampiran 6. 6.1.7.12 Membuat pengumuman peperiksaan dimulakan. 6.1.7.13 Menerima senarai kehadiran calon dari pengawas untuk tujuan laporan. 6.1.7.14 Memastikan hanya calon yang disenaraikan layak menduduki peperiksaan tersebut. 6.1.7.15 Mengingatkan calon masa peperiksaan akan tamat kira-kira 15 (lima belas) minit sebelum peperiksaan berakhir. Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas
58
Tindakan Tanggungjawab
6.1.7.16 Membuat pengumuman peperiksaan ditamatkan.   6.1.7.17 Mengarahkan pengawas mengumpulkan semua kertas soalan dan buku jawapan/OMR mengikut kumpulan yang ditetapkan serta jumlahnya hendaklah sama dengan jumlah bilangan calon yang menduduki peperiksaan.   6.1.7.18Mengarahkan pengawas menyemak semua set kertas soalan agar tidak hilang atau dikoyakkan oleh calon. Kes set kertas soalan yang hilang atau dikoyakkan hendaklah dilaporkan kepada Ketua PTJ yang menawarkan kursus berkenaan untuk tindakan tatatertib. Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas
59
Tindakan Tanggungjawab
6.1.7.19 Selepas peperiksaan tamat, Ketua Pengawas dikehendaki untuk menyerahkan satu (1) salinan kertas soalan peperiksaan kepada Pegawai Tadbir Bahagian Akademik dan memastikan tidak ada bahan peperiksaan yang tertinggal di dalam dewan peperiksaan dan menyerahkan kepada urusetia di Fakulti perkara-perkara berikut  6.1.7.19.1 Borang Laporan Ketua Pengawas Peperiksaan  6.1.7.19.2 Buku Jawapan/OMR dan Kertas Soalan  6.1.7.19.3 Senarai kehadiran calon  6.1.7.19.4 Laporan kehadiran calon dan  6.1.7.19.5 Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan. Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas
60
Tindakan Tanggungjawab
6.1.7.20 Bertanggungjawab untuk menghubungi Fakulti /Bahagian Akademik sekiranya terdapat sebarang masalah semasa pengendalian peperiksaan. 6.1.7.21 Mengambil tindakan yang difikirkan sesuai ke atas calon yang melanggar peraturan peperiksaan dan membuat laporan bertulis dengan segera kepada Pihak Berkuasa Tatatertib pelajar (Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)). 6.1.7.22 Menghadiri Perbicaraan Tatatertib pelajar, jika diperlukan. 6.1.8 Tugas dan Tanggungjawab Pengawas 6.1.8.1 Pengawas peperiksaan dikehendaki   6.1.8.1.1 Melapor diri kepada Ketua Pengawas di dewan/bilik peperiksaan selewat- lewatnya 30 (tiga puluh) minit sebelum peperiksaan bermula. 6.1.8.1.2 Membaca dan memahami Garis Panduan Peperiksaan yang ditetapkan. Ketua Pengawas Ketua Pengawas Pengawas
61
Tindakan Tanggungjawab
6.1.8.1.3 Memastikan pelaksanaan peperiksaan berjalan mengikut peraturan yang telah ditetapkan. 6.1.8.1.4 Mengedar dan menyusun kertas soalan yang betul bersama buku jawapan/OMR mengikut arahan yang diarahkan oleh Ketua Pengawas. 6.1.8.1.5 Memastikan tiada nota, buku catatan atau sebarang bahan yang berkaitan dengan peperiksaan dalam bilik air atau mana-mana tempat yang berdekatan dengan dewan peperiksaan. 6.1.8.1.6 Mengawas dan memastikan calon masuk ke dewan peperiksaan dengan mematuhi peraturan peperiksaan. . Pengawas Pengawas Pengawas Pengawas
62
Tindakan Tanggungjawab
6.1.8.1.7 Membantu Ketua Pengawas peperiksaan menyemak kehadiran dan identiti calon dengan. 6.1.8.7.1 Memastikan nombor matrik di kad matrik sama dengan yang terdapat dalam senarai calon peperiksaan dan duduk mengikut nombor meja yang ditetapkan 6.1.8.7.2 Memastikan gambar pada kad matrik sama dengan wajah calon (jika terdapat sebarang kekeliruan kad pengenalan dan slip pendaftaran kursus digunakan untuk pengesahan identiti calon) 6.1.8.7.3 Memastikan calon menulis nama, nombor matrik dan program di muka hadapan kertas soalan (bagi tujuan semakan kertas soalan yang tidak lengkap, hilang atau dikoyakkan) dan Pengawas Pengawas Pengawas Pengawas
63
Tindakan Tanggungjawab
6.1.8.7.4 Menandakan (?) pada senarai kehadiran calon. 6.1.8.1.8 Mengawas pergerakan calon sepanjang peperiksaan supaya calon tidak berhubung antara satu dengan lain ketika menjalani peperiksaan dalam dewan bagi memastikan calon tidak meniru atau melakukan perbuatan yang boleh dianggap sebagai meniru. 6.1.8.1.9 Jika ada calon yang hendak keluar ke tandas atau ada masalah kesihatan maka pengawas yang sama jantina bertanggungjawab mengiringi keluar atau memberi pertolongan kepada calon berkenaan bagi memastikan calon tidak melakukan penipuan. Pengawas Pengawas Pengawas
64
Tindakan Tanggungjawab
6.1.8.10 Melayani pertanyaan/permintaan calon perkara yang bersangkutan dengan peperiksaan. (Jika terdapat sebarang kekeliruan sila rujuk kepada Ketua Pengawas peperiksaan). 6.1.8.11 Melaporkan dengan segera kepada Ketua Pengawas sekiranya terdapat calon yang melanggar peraturan atau disyaki melanggar arahan peperiksaan seperti dalam Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005). 6.1.8.12 Membantu Ketua Pengawas mengumpul/memungut dan mengira bilangan buku jawapan/OMR dan kertas soalan adalah mencukupi dengan bilangan calon yang mengambil peperiksaan. Pengawas Pengawas Pengawas
65
Tindakan Tanggungjawab
6.1.8.13 Menyemak dan mengasingkan semua set kertas soalan dan buku jawapan/OMR. 6.1.8.14 Melaporkan kepada Ketua Pengawas kes kertas soalan yang hilang atau dikoyakkan untuk tindakan tatatertib. 6.1.8.15 Memastikan calon yang keluar dari dewan peperiksaan tidak membawa keluar buku jawapan/OMR. 6.1.8.16 Menghadiri Perbicaraan Tatatertib Pelajar, jika diperlukan. 6.1.9 Tugas dan Tanggungjawab Pembantu Pengawas Peperiksaan   6.1.9.1 Pembantu Pengawas Peperiksaan dikehendaki  6.1.9.1.1 Melapor diri kepada Ketua Pengawas di dewan/bilik peperiksaan selewat- lewatnya 30 (tiga puluh) minit sebelum peperiksaan bermula. Pengawas Pengawas Pengawas
66
Tindakan Tanggungjawab
 6.1.9.1.1 Membaca dan memahami Garis Panduan Peperiksaan yang ditetapkan. 6.1.9.1.2 Membantu Ketua Pengawas dan Pengawas dalam semua tugas pengendalian peperiksaan meliputi 6.1.9.2.3.1 membantu mengambil dan membawa keperluan peperiksaan ke dewan peperiksaan  6.1.9.2.3.2 memastikan meja/kerusi adalah mencukupi dan disusun secara teratur  6.1.9.2.3.3 mengedarkan kertas soalan dan buku jawapan/OMR dan keperluan peperiksaan yang lain di atas meja peperiksaan dengan teratur Pembantu Pengawas Peperiksaan
67
Tindakan Tanggungjawab
6.1.9.2.3.4 mengumpul dan mengira buku jawapan/OMR serta kertas soalan  6.1.9.2.3.5 membantu Ketua Pengawas menyerahkan semua bahan peperiksaan kepada urusetia di fakulti dan 6.1.9.3 Menghadiri Perbicaraan Tatatertib Pelajar, jika diperlukan. 6.1.10 Larangan kepada Ketua Pengawas, Pengawas dan Pembantu Pengawas Peperiksaan 6.1.10.1 Ketua Pengawas, Pengawas dan Pembantu Pengawas adalah dilarang dari melakukan perkara berikut 6.1.10.1.1 Duduk setempat di dalam dewan peperiksaan sepanjang peperiksaan dijalankan. Pembantu Pengawas Peperiksaan Ketua Pengawas/ Pengawas/ Pembantu Pembantu Peperiksaan
68
Tindakan Tanggungjawab
6.1.10.1.2 Berbual dengan pengawas peperiksaan lain dalam dewan peperiksaan ketika sedang bertugas.  6.1.10.1.3 Berkomunikasi dengan calon dalam dewan peperiksaan kecuali perkara yang berkaitan dengan peperiksaan.  6.1.10.1.4 Melakukan aktiviti yang boleh mengganggu calon dalam dewan peperiksaan seperti perbuatan makan, merokok, tidur atau tertidur ketika sedang bertugas. 6.1.10.1.5 Meninggalkan dewan peperiksaan tanpa kebenaran Ketua Pengawas sehingga urusan peperiksaan selesai. 6.1.10.1.6 Membenarkan pelajar membawa bahan yang membolehkan calon meniru dalam dewan peperiksaan.
69
Tindakan Tanggungjawab
6.1.10.1.7 Berpakaian tidak kemas seperti 6.1.4.10.1.7.1 memakai selipar dan 6.1.4.10.1.7.2 memakai pakaian yang menjolok mata yang boleh mengganggu calon. 6.1.10.1.8 Meminta orang lain/kawan untuk bertugas sebagai pengawas ganti semasa peperiksaan sedang berjalan kecuali dengan kebenaran Ketua PTJ .  6.1.10.1.9 Membawa keluar sebarang bahan yang berkaitan peperiksaan dan tidak menyerahkan kepada urusetia fakulti. 6.1.10.1.10 Meninggalkan sebarang dokumen yang berkaitan dengan peperiksaan di dalam atau di luar dewan peperiksaan secara sengaja atau tidak sengaja.
70
Tindakan Tanggungjawab
6.1.11 Pengendalian Markah dan Gred Peperiksaan 6.1.11.1 Pengurusan dan Pengendalian Kemasukan Markah Peperiksaan oleh pensyarah/pemeriksa hendaklah menggunakan Modul Masuk Markah, Sistem Maklumat Pelajar (SMP). 6.1.11.2 Pensyarah/pemeriksa adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas penggunaan ID dan kata laluan serta urusan kemasukan markah bagi kursus masing-masing. Setiap pensyarah/pemeriksa digalakkan untuk meminda kata laluan yang telah diberi kepadanya mengikut keperluan pada bila-bila masa bagi tujuan keselamatan data/markah yang telah dimasukkan ke dalam SMP 6.1.11.3 Pensyarah hendaklah memberikan markah berdasarkan skema markah dan gred seperti dalam Jadual Keempat, Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (pindaan 2005) seperti di Lampiran 7. PT/PPT/PTM Pensyarah Pensyarah
71
Tindakan Tanggungjawab
6.1.11.4 Sebarang pembundaran markah jika ada, hendaklah dilakukan sebelum penjanaan PNG/PNGK dilaksanakan di dalam Modul Masuk Markah. 6.1.11.5 Senarai markah dan gred bagi setiap kursus hendaklah dicetak dan disahkan oleh Ketua Jabatan dan Ketua PTJ, dan salinan kepada 6.1.11.5.1  Bahagian Akademik 6.1.11.5.2 Fakulti yang menawarkan kursus dan 6.1.11.5.3 Fakulti calon. 6.1.11.6 Ketua PTJ mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Penyemakan Keputusan Peperiksaan peringkat fakulti untuk memastikan salinan keputusan peperiksaan (markah dan gred) adalah betul dan tiada calon yang tidak mempunyai gred (gred N), sebelum dimajukan kepada Bahagian Akademik untuk Mesyuarat Jawatankuasa Penyemakan Keputusan Peperiksaan Peringkat Universiti. Pensyarah Ketua PTJ/TDA Ketua PTJ
72
Tindakan Tanggungjawab
6.1.11.7 Tarikh akhir penghantaran gred adalah sepuluh (10) hari bagi semester pertama/empat belas (14) hari bagi semester kedua dari tarikh peperiksaan setiap kursus atau tarikh lain yang ditetapkan oleh Bahagian Akademik.  6.1.11.8 Markah yang telah diproses tidak boleh diubah/dipinda setelah tamat tempoh proses kemasukan markah. 6.1.11.9 Pindaan markah akibat kecuaian atau masalah teknikal dalam pengiraan markah adalah tidak dibenarkan kecuali Pensyarah/ pemeriksa menulis surat permohonan mengubah/meminda markah berserta dengan alasan munasabah kepada Bahagian Akademik setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan dan Ketua PTJ masing-masing Pensyarah Pensyarah Ketua PTJ/ KJ
73
Tindakan Tanggungjawab
6.1.11.10 Keputusan gred kursus secara tidak rasmi boleh diumumkan oleh Ketua Jabatan masing-masing sebaik sahaja markah diproses melalui SMP oleh Pensyarah/pemeriksa kecuali pelajar yang masih berhutang dengan universiti. Pensyarah/pemeriksa tidak dibenarkan sama sekali mengumumkan keputusan gred kursus yang dikendalikan.  6.1.11.11 Senarai markah boleh dicapai/dicetak dari Modul Masuk Markah, SMP. 6.1.11.12 Pensyarah yang memberikan peperiksaan/penilaian berterusan hendaklah memaklumkan keputusan peperiksaan/ penilaian berterusan kepada pelajar yang berkenaan kecuali pelajar yang masih berhutang dengan universiti dalam tempoh dua (2) minggu selepas peperiksaan atau penilaian berterusan itu diadakan. KJ PK/ Pensyarah PK /Pensyarah
74
Tindakan Tanggungjawab
6.1.11.13 Keputusan peperiksaan yang muktamad hendaklah disahkan oleh Senat Universiti dan diumumkan oleh Bahagian Akademik.  6.1.11.14 Keputusan gagal dalam sesuatu kursus tidak diambil kira dalam pengiraan purata nilaian gred keseluruhan apabila pelajar lulus kursus berkenaan yang diulangi. Bagi pelajar yang mengulang berulang-kali dan akhirnya mendapat gred lulus, maka gred gagal kali pertama sahaja tidak diambil kira dalam pengiraan purata nilaian gred keseluruhan.  6.1.11.15 Pelajar dibenarkan mengulang kursus untuk meningkatkan gred hanya sekali, gred ulangan akan digunakan sebagai gred muktamad. (sila rujuk para 59 (i) dan (h), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (pindaan 2005). KPPP/PT TDA TDA
75
Tindakan Tanggungjawab
6.2 PANDUAN PEPERIKSAAN KEPADA PELAJAR 6.2.1 Arahan Am 6.2.1.1 Pelajar dikehendaki menyemak dan menyimpan slip pendaftaran kursus bagi tujuan pengesahan menduduki peperiksaan akhir.  6.2.1.2 Pelajar dikehendaki menyemak Jadual Waktu Peperiksaan dan kumpulan kuliah bagi kursus yang diambil. Jika berlaku pertindihan jadual, sila hubungi pensyarah atau pejabat Dekan Fakulti bagi urusan penyemakan/pembetulan dengan Bahagian Akademik.  6.2.1.3 Pelajar pada setiap masa dikehendaki menghadiri kuliah, tutorial, kelas, menyempurnakan tugasan bagi setiap kerja kursus mengikut tempoh yang ditetapkan atau lain- lain pengajaran berhubungan dengan kursus pengajiannya serta bersedia untuk menghadapi peperiksaan. TDA/PA TDA Pensyarah
76
Tindakan Tanggungjawab
6.2.1.4 Pelajar yang menghadiri kurang daripada 80 (lapan puluh) peratus keseluruhan jam kredit yang ditetapkan bagi sesuatu kursus pengajian yang didaftarkan adalah terhalang dari menduduki peperiksaan akhir kecuali ketidakhadiran adalah disebabkan masalah kesihatan yang disahkah oleh Pegawai Perubatan dari Pusat Kesihatan UPM atau Hospital/K