Programa de Mejoramiento de la Gesti

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Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG)y
las Normas ISO 90012000Taller Implementadores
Heidi Berner, Jefa División de Control de
Gestión Luna Israel, Jefa Departamento de
Gestión Eliana Carvallo, Analista de Gestión 23
de Agosto 2007
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Temario

• Presupuesto por Resultados y Sistema de Control
  de Gestión
• Mecanismos de Incentivo de Remuneraciones de tipo
  Institucional
• III. Programa de Mejoramiento de la Gestión
• 3.1.Antecedentes del PMG
• 3.2.Aspectos Metodológicos
• 3.3.Resultado del PMG 2006
• 3.4.Mecanismo de Certificación Externa
  de Sistemas de Gestión de los PMG
• IV. Desafío del Gobierno Central

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I- Presupuesto por Resultados y Sistema de
Control de Gestión
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PRESUPUESTO POR RESULTADOS
RESULTADO DE LA PROVISION DE PRODUCTOS
ESTRATEGICOS (bienes y/o servicios)
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SISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
OBJETIVO Proveer de información de desempeño e
introducir prácticas para mejorar la calidad del
gasto.

• Eficiencia en la Asignación de Recursos
• Eficiencia en el Uso de recursos
• Transparencia

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COBERTURA

• Ministerios
• Subsecretarias
• Servicios Públicos

Sistema de Control de Gestión Gobierno Central
Gobierno General
Intendencias (13) Gobernaciones (50) Municipios
(No)
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INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO
Información de Desempeño
Seguimiento
Ley de Presupuestos
EVALUACIÓN INTERNA
EJECUCIÓN
FORMULACIÓN
Presentación Proyecto
Aprobación Ley
PROCESO PRESUPUESTARIO
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INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTIÓN
DEFINICIONES ESTRATÉGICAS
EVALUACIÓN
INDICADORES DE DESEMPEÑO
PRESENTACION DE PROGRAMAS AL PRESUPUESTO
BALANCE DE GESTIÓN INTEGRAL
MECANISMOS DE INCENTIVO REMUNERACIONAL
INSTITUCIONAL Programa de Mejoramiento de la
Gestión
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INFORMACION DE DESEMPEÑO Y PRESUPUESTO

• Relación no Directa (no mecanica).
• Uso en Conjunto con otras categorías de
  información
• - Prioridades de Política
• Restricciones financiera
• Presentación al Congreso junto con el Proyecto de
  Ley de Presupuestos.

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INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTION

• Indicadores de desempeño (1993)
• Evaluación de programas (1997)
• Evaluación de Instituciones (2002)
• Balances de Gestión Integral (1997)
• Presentación Estándar de Programas al Presupuesto
  (2000)
• Mecanismos de Incentivo Institucional
• - Programas de Mejoramiento de Gestión
  (1998)
• Ley Médica (2003)
• Metas de Eficiencia Institucional (2007)

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II- Mecanismos de Incentivo de Remuneraciones de
tipo Institucional.Programa Mejoramiento de
Gestión
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MECANISMOS DE INCENTIVO

• Incentivos de tipo Individual. Corresponde a
  incentivos que se pagan a un porcentaje de
  funcionarios de cada estamento asociado al
  resultado del proceso de evaluación del
  desempeño.
• Incentivos de tipo Colectivo. Corresponde a
  incentivos que se pagan a grupos o unidades de
  trabajo dentro de una institución, generalmente
  asociado al cumplimiento de metas de gestión del
  grupo de trabajo.
• Incentivos de tipo Institucional. Corresponde a
  incentivos que se pagan a todos los funcionarios
  o a todo un estamento de un servicio,
  generalmente asociado al cumplimiento de metas
  comunes de gestión institucional.

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TIPOS DE INCENTIVOS AL DESEMPEÑO
14
MECANISMOS DE INCENTIVO

• Incentivos de tipo Institucional.
• Programa Marco en base a definiciones de política
  del Gobierno Central para lograr el mejoramiento
  de gestión de los servicios públicos.
• Compromisos de cada institución en base a
  Programa Marco
• Evaluación Externa a la institución del
  Cumplimiento de los Compromisos establecidos

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III.Programa de Mejoramiento de la Gestión
16
3.1.Antecedentes del PMG
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ANTECEDENTES PMG

• El cumplimiento de objetivos de gestión se asocia
  a un incentivo de carácter monetario para los
  funcionarios que se desempeñan en los servicios
  públicos (Ley 19.553, 1998).
• El porcentaje de cumplimiento de los objetivos
  de gestión y el porcentaje de incentivos se
  otorga según los siguientes tramos

Porcentaje de Incentivo por Desempeño Institucional Porcentaje de Cumplimiento
5 90 - 100
2,5 75 - 89
0 lt 75
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ANTECEDENTES PERIODOS DEL PMG

• Período 1998 2000. Cumplimiento de metas
  asociados a Indicadores de Desempeño.
• Período 2001 2004. Cumplimiento de Objetivos de
  Gestión establecidos en un Programa Marco.
• Período 2005 en adelante. Cumplimiento de los
  requisitos normativos ISO 90012000 para el
  Programa Marco del PMG.

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ANTECEDENTES ETAPAS PMG
Período 1998 2000

• Durante el período 1998-2000 se utilizaron los
  indicadores de desempeño y sus metas como
  compromisos del PMG. Del análisis del uso de
  este instrumento en este periodo se concluyó lo
  siguiente
• Metas auto-cumplidas, con bajas y diferenciadas
  exigencias por parte de las instituciones frente
  a un mismo incentivo (No se cumplen los
  principios de justicia, comparabilidad ni
  exigencia de las metas).
• Los indicadores comprometidos eran
  mayoritariamente referidos a temas de procesos
  internos
• Se alcanzaban los máximos porcentajes de
  cumplimiento sin una correlación con el
  mejoramiento de gestión en las instituciones

20
ANTECEDENTES ETAPAS PMG
Período 2001 2004
Se realizó una modificación en el diseño del
PMG, pasando de formular compromisos a través de
indicadores a la formulación de compromisos
establecidos en un Programa Marco. Se
establecieron objetivos de gestión y etapas de
desarrollo para 11 sistemas de gestión. Se
definieron Requisitos Técnicos y Medios de
Verificación para cada uno de los objetivos de
gestión y etapas de desarrollo establecidas para
cada sistema.
21
ANTECEDENTES ETAPAS PMG
Período 2005 en adelante

La aplicación de los PMG durante los años
2001 - 2004 alcanzó niveles de desarrollo, en
que un número de servicios (22) logran las metas
definidas. Es por esto que se consideró necesaria
la aplicación de un estándar externo que continúe
promoviendo la excelencia en el servicio público,
pero que también hiciera reconocibles los logros
por parte del conjunto de la sociedad. Se
incorporó el proceso de Certificación ISO
90012000 de los sistemas de gestión del Programa
Marco del PMG. Se utiliza toda la estructura y
organización de la ISO internacional, trabajando
el tema con instituciones especialistas tanto en
la Preparación de un proceso de Certificación,
como con aquellas instituciones acreditadas para
la Certificación ISO.

22
3.2. Aspectos Metodológicos
23
ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL PMG

• Principios
• Programa Marco
• Programa Marco Básico
• Programa Marco Avanzado
• Focos o Áreas de Mejoramiento
• Estructura del Programa Marco

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PRINCIPIOS

• Pertinente las áreas de mejoramiento del
  Mecanismo de Incentivos Institucional deben
  responder a las prioridades en el ámbito del
  mejoramiento de la gestión.
• Simple y Comprensible las áreas y objetivos de
  gestión deben ser acotadas a un número posible de
  administrar y adecuadamente comprendidos.
• Exigente y Comparable los objetivos deben
  garantizar el desarrollo y mejoramiento de las
  áreas que conforman el Programa Marco. Deben ser
  comparables entre instituciones, de modo que la
  evaluación del cumplimiento y la entrega del
  beneficio sea justa.

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PRINCIPIOS

• Participativo la definición de objetivos y su
  prioridad debe incorporar a los funcionarios, a
  través de equipos de trabajo y coordinaciones que
  correspondan, informando del resultado del
  seguimiento y cumplimiento final.
• Flexible la formulación de los compromisos del
  Mecanismo de Incentivo Institucional debe
  considerar las excepciones necesarias, atendiendo
  a las diferencias en las funciones de los
  servicios públicos.
• Verificable el cumplimiento debe ser verificado
  por actores externos a la institución que formula
  los compromisos a través de medios específicos,
  disponibles para quienes realicen este proceso.

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PROGRAMA MARCO

• Se propone un Programa Marco con el objeto de
  contribuir al desarrollo de áreas estratégicas
  para la gestión pública.
• Se establecen las áreas de mejoramiento, sistemas
  de gestión, etapas de Desarrollo o Estados de
  Avance, de cada sistema.
• Las prioridades y ponderaciones las define cada
  institución

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PROGRAMA MARCO

• Programa Marco Básico
• Comprende 4 áreas y 8 sistemas de gestión con 4 ó
  6 etapas de desarrollo cuya acreditación o
  evaluación se realiza a través de un externos a
  la institución que compromete los sistemas de
  gestión.
• Programa Marco Avanzado
• Incorpora los objetivos del Programa Marco Básico
  y las exigencias de la Norma ISO 90012000, éstas
  últimas en orden a certificar cada uno de los
  sistemas de gestión. (organismos especializados
  en Norma ISO, externos al ejecutivo).

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II. FORMULACIÓN PMG
EJEMPLO PROGRAMA MARCO 2007

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FOCOS O ÁREAS DE MEJORAMIENTO
Programa Marco

• Conjunto de áreas de mejoramiento de la gestión,
  comunes para todas las instituciones del sector
  público.
• Cada área del Programa Marco está conformada por
  sistemas, establecidos por el marco de política
  en el ámbito de la modernización del sector
  público.
• Cada sistema se desarrolla en etapas a la que se
  le ha definido requisitos técnicos.

Areas

• Recursos Humanos
• Calidad de Atención de Usuarios
• Planificación y Control de Gestión
• Administración Financiera
• Enfoque de Género

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ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO
Areas
Sistemas
Objetivos de Gestión/ Etapas de Desarrollo
PM Básico
Requisitos Normativos (ISO 9001 2000)
Requisitos Técnicos
PM Avanzado
31
ESTRUCTURA PROGRAMA MARCO
32
ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO
33
ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO POR SISTEMA
DIAGNOSTICO
DISEÑO
IMPLEMENTACION
EVALUACION
34
3.3.Mecanismo de Certificación Externa de
Sistemas de Gestión de los PMG
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Objetivo Programa Marco Avanzado

• Normalizar o estandarizar el desarrollo de los
  sistemas de gestión definidos para los servicios
  públicos en el Programa Marco del Programa de
  Mejoramiento de Gestión (PMG), con estándares de
  calidad predefinidos y certificado por organismo
  externo al ejecutivo, reconocido nacional e
  internacionalmente a través del sistema de
  certificación Normas ISO 90012000

36
 
Antecedentes

• En el protocolo suscrito por el Gobierno y la
  Comisión Mixta de Presupuestos del Congreso
  Nacional, en el marco de la discusión del
  Proyecto de Ley de Presupuestos del Sector
  Público para el año 2004, se acuerda promover un
  mecanismo de certificación externa reconocible
  internacionalmente tipo normas ISO- con el
  objeto que los PMG se consoliden como instrumento
  de promoción de excelencia en el Servicio Público.

37
Proceso de Implementación ISO 90012000

• A) Sistemas al menos dos sistemas al año
• B) Etapas se desarrolla en etapas
• C) Servicios ingresan al mecanismo los servicios
  que cumplan las etapas finales del programa marco
  básico.

38
 

Gradualidad de la Implementación
A) Sistemas
39
Gradualidad de la Implementación

• B) Etapas
• 4 nuevas etapas de los sistemas a certificar
• Primera etapa preparación para la certificación
• Segunda etapa certificación del sistema en las
  exigencias de la Norma ISO 90012000.
• A continuación habrán dos etapas adicionales
  cuyas exigencias serán la mantención de la
  certificación de acuerdo a la norma.

40
b) Etapa 1 Preparación para la Certificación
Contratación consultor por el servicio
Diagnóstico de Calidad y Programa de Trabajo
Capacitación en norma ISO a funcionarios
involucrados
Definiciones Estratégicas(Política, Objetivos)
Definición de Procesos y Documentación
Elaboración del manual de calidad para los
sistemas comprometidos
Implementación Aplicación Manual de Calidad
Ejecución de auditorias internas de calidad
(detección de no conformidades/acciones
correctivas, análisis de causa)
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b) Etapa 2 Certificación
Selección y contratación empresa certificadora
Pre-certificación auditoria que detecta las No
conformidades con la norma ISO
Incorporación modificaciones para resolver las No
conformidades
Certificación del sistema según alcance definido
Nota La empresa certificadora debe ser
completamente diferente a la empresa consultora
externa de la etapa de preparación.
42
b) Etapas 3 y 4 Mantención Certificación
Ejecución auditorias de mantención por parte de
la empresa certificadora
Mantención de la certificación del sistema según
alcance definido
43
Gradualidad de la Implementación

• C) Servicios
• 2005
• 22 servicios inician por primera vez la etapa
  de preparación para la certificación de dos
  sistemas
• 2006
• 50 servicios inician por primera la etapa de
  preparación para la certificación de dos sistemas
• 22 servicios inician por primera la etapa de
  certificación de los dos sistemas cuya
  preparación se inició en el año 2005
• 22 servicios continúan la etapa de preparación
  para la certificación de dos nuevos sistemas

44
Gradualidad de la Implementación

• C) Servicios (cont....)
• 2007
• 5 servicios inician por primera la etapa de
  preparación para la certificación
• 22 servicios inician por primera vez la etapa de
  mantención de la certificación cuya certificación
  fue el año 2006
• 50 servicios inician por primera vez la etapa de
  certificación de los 2 sistemas que prepararon
  para la certificación durante el 2006
• 72 servicios que continúan en la etapa de
  preparación para la certificación de nuevos
  sistemas

45
Estrategia de Asistencia Técnica - DIPRES

• Apoyo Técnico
• Apoyo Financiero

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Apoyo Técnico - DIPRES
Manual de Referencia por sistema
Taller de Asistencia Técnica para la vinculación
de requisitos técnicos del PMG y requisitos
normativos.
Información Registro Consultores INN
Términos de referencia para contratar consultor
externo para asistencia técnica para la etapa de
preparación para la certificación según la norma
ISO 90012000
- Reunión con Jefes de Servicios que ingresan al
PMA. - Revisión de Diagnóstico de calidad y
Programa de Trabajo
47
Apoyo Financiero
Preparación para la certificación, 50 del costo
total de las asesoría.
Certificación, 75 del costo total del proceso de
Certificación.
48
3.4. Resultados del PMG
49
Resultados del Cumplimiento del PMG 2006
50
Evaluación Cumplimiento PMG 2006Resultados
Generales
51
Evaluación Cumplimiento PMG 2006Resultados por
Tramo
Tramo de Cumplimiento 90 - 100
de Servicios
86
100
79
78
75
75
80
66
60
40
20
0
2001
2002
2003
2004
2005
2006
52
Evaluación Cumplimiento PMG 2006Resultados por
Funcionarios
Tramo Cumplimiento 90 - 100
Número de Funcionarios
80.000
63.887
62.308
57.316
56.699
52.857
60.000
45.637
40.000
20.000
0
2001
2002
2003
2004
2005
2006
53
Evaluación Cumplimiento PMG
54
Evaluación Cumplimiento PMG 2006Sistemas
Comprometidos y Cumplidos
55
Situación Actual del proceso de Certificación
56
Situación Actual. Servicio que ingresaron al
Programa Marco Avanzado el año 2005. (22
Servicios)
57
Situación Actual. Servicio que ingresaron al
Programa Marco Avanzado el año 2006 (50
Servicios)
58
Situación Actual. Servicio que ingresaron al
Programa Marco Avanzado el año 2007 (5 Servicios)
59
Situación Actual. Sistemas en Proceso de
Certificación (77 Servicios)
60
IV. DESAFÍOS DEL GOBIERNO CENTRAL
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DESAFÍO DEL GOBIERNO CENTRAL
Modelos de Excelencia de Gestión
Sistema de Gestión de Calidad con puntajes de
excelencia en Modelos de Gestión
Sistema de gestión de Calidad
Provisión de Bienes y Servicios certificados en
Norma ISO 90012000
Programa Marco Avanzado
Areas y Sistemas de gestión certificados
en Normas ISO 90012000
Programa Marco Básico
Areas y Sistemas de gestión
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FIN PRESENTACIÓNwww.dipres.cl/control de
gestiónlisrael_at_dipres.clecarvallo_at_dipres.clnata
cha.diaz_at_inn.cl
23 de Agosto 2007