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Presentaci

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Presentaci n Servicio Integral de Protecci n de Datos Personales Implantaci n del Servicio en las Oficinas de Farmacia. 1 Fase. Inscripci n de Ficheros. – PowerPoint PPT presentation

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Title: Presentaci


1
Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Implantación del Servicio en las Oficinas de
    Farmacia.
  • 1ª Fase. Inscripción de Ficheros. X
  • 2ª Fase. Documento de Seguridad. X
  • 3ª Fase. Formación y visita al establecimiento.

2
Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Por qué?
  • La Constitución, la Ley Orgánica 15/1999 y La
    carta de Derechos Fundamentales de la Unión
    Europea, reconocen el derecho Fundamental a la
    Protección de Datos Personales y obligan a las
    empresas que los tratan a la protección de este
    derecho.
  • El incumplimiento es sancionable por la autoridad
    competente, a través de sus inspectores. El
    importe de la sanción oscila entre 100.000 y
    100.000.000 ptas.
  • Exigencia para la acreditación en Calidad de las
    Oficinas de Farmacia.
  • Beneficios para el funcionamiento interno de la
    empresa, desde el punto de vista organizativo y
    control de las tareas realizadas.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Todos los datos requieren el mismo nivel de
    Protección?
  • No, hay distintos niveles. Estos son Básico,
    Medio y Alto. Nos interesa conocer que los datos
    de salud son de nivel alto, por tanto requieren
    la máxima protección establecida
  • Que se considera datos de salud?
  • Son las informaciones concernientes a la salud
    pasada, presente y futura, física o mental de un
    individuo. Por tanto en la Oficina de Farmacia
    principalmente se tratan datos de salud.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Como responsable de los datos que actuaciones
    debo realizar para cumplir con mis obligaciones?
    I.
  • Notificar los ficheros a la AGPD. El Servicio
    Integral de Protección de Datos del Colegio se
    encarga de esta obligación, previa notificación
    de la Farmacia.
  • Principio de Calidad. Los datos que se recogen
    serán adecuados y veraces, obtenidos lícita y
    legítimamente y no serán usados para una
    finalidad distinta que para los que se han
    recogido.
  • Cumplimiento deberes de seguridad y secreto. La
    ley obliga a los responsables de los datos a
    aplicar unas medidas de seguridad que deben ser
    recogidas en un documento de seguridad. Este
    Documento lo facilita el SIPD. Más adelante lo
    analizaremos.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Como responsable de los datos que actuaciones
    debo realizar para cumplir con mis obligaciones?
    II.
  • Informar y obtener el consentimiento del
    interesado. Según la LOPD cuando se traten datos
    de salud es necesario recoger el consentimiento
    expreso del interesado, excepto cuando sean
    necesarios para la prestación de asistencia
    sanitaria y recabados por un profesional
    sanitario sujeta al deber de secreto profesional.
    Tampoco es necesario si existe una relación
    negocial.
  • Garantizar los derechos ARCO. Cuando un cliente
    solicite ejercer sus derechos de acceso,
    rectificación, cancelación y oposición de sus
    datos personales hay que seguir las instrucciones
    del Documento de Seguridad y asesorarse a través
    del SIPD.
  • Relaciones con terceros que tratan datos
    personales de los que somos responsables.
    Enviarles el anexo contractual de
    confidencialidad de los datos que traten por
    nuestra cuenta.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • El documento de seguridad. La ley establece que
    el responsable del fichero deberá elaborar un
    documento de seguridad que recogerá las medidas
    de índole técnico/organizativo y que será de
    obligado cumplimiento para quienes traten los
    datos personales. Este documento deberá
    permanecer actualizado y adecuarse a la
    legislación vigente.
  • Quién es el Responsable del Fichero? La
    responsabilidad sobre los datos personales de los
    ciudadanos con quien la empresa tiene relación es
    del Titular de la Farmacia.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Aplicaciones básicas de Seguridad.
  • Nivel Básico
  • 1. El personal debe conocer las medidas de
    seguridad con relación a sus funciones y al
    tratamiento de los ficheros que tratan.
  • 2. En el caso que se produzca alguna incidencia
    que afecte a los datos o a los sistemas que los
    tratan, hay que reflejarla.
  • 3. Cumplimentar la relación de usuarios de los
    ficheros y establecer mecanismos para que no
    acceda ninguna persona no autorizada a los mismos.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • 2. Auditoría bianual. El SIPD se encargará de
    realizar las mismas.
  • 3. Registro de salida y entrada de soportes. Se
    deberá establecer un sistema para la recepción de
    documentación y la salida de los mismos.
  • 4. El acceso a los ficheros deben tener un límite
    de intentos de acceso.
  • 5. Control de acceso físico. Solo el personal
    autorizado deberá tener acceso a los lugares
    donde se encuentran los ficheros.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • 4. Los soportes que contengan datos de carácter
    personal deberán estar inventariados. (ejemplo).
    Si hay salida de soportes por correo electrónico
    deberán estar autorizados. Precaución en el
    traslado y en el desecho.
  • 5. Establecer contraseña y claves para los
    usuarios del fichero.
  • 6. Semanalmente se debe realizar una copia de
    respaldo.
  • Nivel Medio (acumulable)
  • 1. Nombrar un responsable de seguridad, puede ser
    el propio Titular.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Nivel Alto (acumulable).
  • 1. Deberán quedar registrados los accesos a los
    ficheros durante 2 años.
  • 2.Cifrado de datos u otro mecanismo alternativo y
    precaución en el uso de portátiles
  • Medidas específicas para los ficheros manuales.
  • Criterios de archivo, mecanismo de apertura (
    puerta con llave o alternativa), custodia de
    soportes cuando no está archivada, copias y
    desecho de las mismas, acceso a través del parte
    general, traslado de documentación.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Pasos para implantar las medidas de seguridad.
  • Colocación del cartel informativo en la zona de
    dispensación y en lugar visible para los
    pacientes. En el caso de videovigilancia,
    colocación del cartel con los datos del
    establecimiento en la puerta de acceso o en lugar
    visible.
  • Establecer las contraseñas de usuario para todos
    aquellos que traten datos personales. Siguiendo
    las instrucciones del proveedor del Programa de
    Gestión.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Usuarios del Programa de Gestión Unycop Win. Para
    establecer las contraseñas en este programa
    tenemos que seguir la siguiente ruta.
  • En el Servidor de la Farmacia y con el usuario
    ADMIN habilitado, se pincha en 4 Mantenimiento -
    Configuración - LOPD. Se nos abre una pantalla
    como la que vemos a continuación

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • En la parte de la derecha de esta pantalla,
    observamos el Menú de Operaciones, pulsando sobre
    el icono al lado de cada opción se abre un
    desplegable y al lado de cada opción tenemos una
    casilla la marcamos haciendo doble click. Se
    recomienda no marcar Punto de venta (cerrar
    venta con cliente), en Mantenimiento de Clientes
    (las tres últimas) y en Receta Electrónica
    (Impresión Receta Electrónica). Una vez realizada
    esta operación se pulsa ( en la parte izquierda
    de la pantalla) el icono Añadir y poner un nombre
    o código de usuario, que puede coincidir por
    comodidad con el número de vendedor.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Una vez puesto el identificador, generamos la
    clave pulsando en icono clave y el usuario debe
    establecer una contraseña entre 4 y 8 caracteres,
    que deben conocer solo el y el Titular de la
    Farmacia (este deberá tener una lista con los
    identificadores y las contraseñas de cada usuario
    en lugar seguro). Una vez puesta la clave se
    pulsa Intro y se le da de nuevo a Añadir, para
    repetir la operación con otro nuevo usuario.
    Cuando se generen todas las identificaciones y
    claves de usuario se le da a Aceptar. Entre los
    usuarios no deben conocer las claves y hay que
    cambiarlas cada año.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Programa de Gestión Compufarma. En el programa de
    Rentasoft, hay un video explicativo para generar
    las claves de usuario y el nivel de acceso a los
    ficheros, este se encuentra pulsando F1 (ayuda) -
    vamos al navegador y entramos en videos
    demostrativos - Usuarios control de acceso. Este
    programa permite definir el perfil del usuario en
    varios niveles. Verde (permite acceso completo) -
    Naranja (no permite modificaciones) - Rojo (no
    permite el acceso).
  • Para el resto de programas hay que ponerse en
    contacto con el proveedor.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • La importancia del anexo B en el Documento.
  • Todos los ficheros no son iguales, ni todos
    requieren de las mismas medidas de seguridad.
  • Este anexo será el más dinámico de nuestro
    Documento de Seguridad, puesto que en el se
    detallan las medidas de seguridad específicas y
    la ubicación propia de cada fichero.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Generalidades propias de los ficheros más comunes
    en la Farmacia.
  • Clientes. Este fichero se suele encontrar en la
    Base de Datos del Programa de Gestión de la
    Oficina de Farmacia. Cuando se vaya a introducir
    a un nuevo cliente/paciente en la Base de datos
    tenemos la obligación de informarle. La LOPD no
    exige una forma determinada, admitiendo la
    información facilitada mediante un cartel
    anunciador.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Curriculum. Fichero cuya finalidad es selección
    de personal. El tratamiento se puede realizar por
    medios automatizados (por ejemplo cuando lo
    recibimos a través del correo electrónico, para
    lo cual se aconseja abrir una carpeta en el
    propio correo electrónico) o bien manual cuando
    los recibimos en papel en la propia Farmacia. Uno
    de los problemas que puede surgir con este
    fichero es cuando la selección de personal lo
    hace un tercero. También plantea problemas la
    destrucción de los mismos. Se aconseja que las
    ofertas de trabajo se realicen a través de la
    Página Web del Colegio.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Grupo Dietas, Seguimiento Farmacológico,
    Unidosis. En estos ficheros cuando se recaben los
    datos del paciente es imprescindible quedarse con
    la hoja de consentimiento informado del mismo.
    Son ficheros con datos de salud, por tanto con el
    nivel más alto de protección. Las hojas de
    consentimiento se deberán anexionar a la ficha
    del paciente, si el fichero no está automatizado.
  • Formulas Magistrales y vacunas. El problema con
    este fichero puede surgir cuando la Formula viene
    a recogerla un tercero, en este caso se realiza
    una cesión de datos que puede no estar
    autorizada. Para salvar este problema hemos
    confeccionado unos comprobantes para retirar la
    medicación.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Libro recetario y de estupefacientes. Se deberán
    guardar en lugar seguro y el tiempo necesario . 5
    años. Las hojas informatizadas no se deberán
    imprimir cerca del mostrador de dispensación y
    deberán ser retiradas de la bandeja de salida.
  • Nominas. Es muy importante enviar el anexo
    contractual a la Gestoría. Los datos de los
    trabajadores deberán estar guardados en lugar
    seguro y bajo llave. Se recomienda que el acceso
    esté restringido a los trabajadores.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Videovigilancia. Hay que colocar el cartel
    informativo. No deben recoger imágenes de la vía
    pública. Si existe acceso remoto hay que tener un
    anexo contractual de confidencialidad. Leer la
    recomendación que viene en el Documento de
    Seguridad sobre este asunto.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Anexo C y D. Salvo el anexo C.1 (registro mensual
    accesos), se complementará con la visita a la
    Farmacia.
  • Anexo E. El más importante es el E.3 Hay que
    rellenar el listado de usuarios, este se
    encuentra dividido entre Facultativos/Auxiliares/P
    rácticas/Otros.
  • En el E.1 hay que poner el nombre del responsable
    de seguridad que puede ser el propio Titular, e
    indicar si hay algún tipo de autorización para un
    usuario en concreto.
  • En el E.2 se indica la autorización para que
    puedan acceder usuarios no recogidos en E.3

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Anexo F. Entregar al personal de la Farmacia la
    parte que está indicada como Usuarios del Fichero
    y que firmen el anexo F.1. El personal de la
    Farmacia que no tenga acceso a los datos
    personales (ej. limpiadora), deben firmar el
    anexo F.3
  • Anexo G. Se describen los procedimientos que hay
    que cumplir. Destacamos el procedimiento de
    desechos, es muy importante que ninguna
    documentación se encuentre fuera de la Farmacia
    por persona no autorizada, por tanto hay que
    tener cuidado al desechar esta documentación.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Procedimiento de desechos. Hay que elaborar un
    procedimiento para desechar los documentos que
    contengan datos personales y los soportes
    informáticos que vayan a ser desechados.
    Opciones Maquina destructora contenedor/Papelera
    /Empresa Reciclaje/Formateo discos duros.
  • Control de acceso a ficheros manuales. También
    debe quedar constancia de los accesos a los
    ficheros manuales, para ello utilizaremos el
    Anexo G.1

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Los controles periódicos.
  • En el apartado 11 del Documento de Seguridad se
    describen los mismos.
  • Al menos cada semana. Copia de Seguridad. Es muy
    importante realizar la copia de seguridad
    semanal/inventariarla y guardarla en lugar
    protegido y distinto a donde se encuentran los
    equipos informáticos.
  • Al menos al mes. Información de control
    registrada.
  • En Unycop 4 Mantenimiento-Operaciones-Control
    LOPD
  • En Compufarma Sistema-Seguridad del
    Sistema-Gestión Auditorías.

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Presentación Servicio Integral de Protección de
Datos Personales
  • Al menos cada 3 meses. Revisión lista usuarios,
    entrada y salida de datos, incidencias.
  • Al menos cada 6 meses. Revisión existencia copia
    respaldo, cambios en el software.
  • Cada dos años. Auditoría.

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