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Ministerio de Educaci

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Proyecto de Modernizaci n de Secretar as de Educaci n Implementaci n de los Procesos Misionales para un grupo de Secretar as de Educaci n participantes en el ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Ministerio de Educaci


1
Proyecto de Modernización de Secretarías de
Educación
Implementación de los Procesos Misionales para un
grupo de Secretarías de Educación participantes
en el Proyecto de Modernización Noviembre de
2008
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
República de Colombia
CONVERSATORIO DE EMPODERAMIENTO Y TOMA DE
DECISIONES
2
AGENDA
  • Introducción
  • Objetivos
  • El cambio
  • Plan de Cambio e Implantación
  • Preguntas de Reflexión
  • Actividades
  • Empoderamiento y Toma de Decisiones
  • Tarjeta Temática

3
OBJETIVOS
  • Comprender los beneficios del empoderamiento y
    el proceso de toma de decisiones al interior de
    la Secretaría.
  • Proporcionar un espacio para reflexionar acerca
    de la importancia de generar prácticas que lleven
    a una toma de decisiones efectiva, buscando el
    cumplimiento de los objetivos de la Secretaría.
  • Generar compromisos que promuevan el
    empoderamiento de parte de las personas que
    conforman la Secretaría de Educación.

4
CAMBIAR ES UNA OPORTUNIDAD
No son las especies mas fuertes las que
sobreviven, ni tampoco las mas inteligentes son
aquellas que son mas adaptables al cambio.
Charles Darwin, El Origen de las Especies
Nosotros no podemos solucionar un problema con
la misma clase de pensamiento que lo creó

Albert Einstein
5
  • CAUSAS DE RESISTENCIA AL CAMBIO
  • Amenaza sobre algún patrimonio y deseo de
    protegerlo
  • Carencia de habilidades necesarias
  • Se afectan vínculos sociales
  • Percepción negativa del cambio
  • Inercias organizacionales
  • Barreras estructurales y situacionales
  • Estilos de liderazgo inadecuados

6
Plan de Cambio e Implantación
7
Desarrollar estrategia de Construcción e
Implantación
Desarrollar Plan de Cambio
  • Cuál es la Estrategia para Continuar?

Construcción e implantación del cambio
Meta
Hoy.
Valle de angustia
Tiempo
8
Desarrollar Plan de Cambio
  • Qué Obtener?
  • Plan de cambio, con el siguiente contenido
  • 1. Resumen ejecutivo
  • 2. Lista de requerimientos
  • 3. Estrategias a emplear para la capacitación e
    implantación
  • 4. Plan de trabajo integrado y programa de
    utilización de recursos
  • 5. Estimación de costos
  • 6. Equipos de trabajo (funcionarios -
    consultores) requeridos
  • 7. Puntos de control y obtención de resultados
  • 8. Lista jerarquizada de resultados o productos a
    obtener

9
Esquema para la implementación
Qué se implanta?
10
PREGUNTAS DE REFLEXIÓN
  • Qué entiendo por EMPODERAMIENTO Y TOMA DE
    DECISIONES?
  • Qué podría suceder en el proyecto si no estamos
    EMPODERADOS de nuestro trabajo?
  • Cuáles son los beneficios del una efectiva TOMA
    DE DECISIONES para el Proyecto de Modernización?

11
EJERCICIO
12
El Rey Buena Voluntad y el consejo para el
cambio.
  • Había una vez un rey muy pacífico y próspero
    llamado Estatus Quo, regulado por un monarca muy
    bueno llamado Buena Voluntad. Estatus Quo
    disfrutaba de todos los beneficios de un reino
    las cosechas eran cuantiosas, sus habitantes eran
    bien instruidos, la plaza central del pueblo
    estaba muy bien mantenida y todo estaba al día.
  • El rey Buena Voluntad tenía dos hijos que había
    criado por si sólo a raíz de la muerte de su
    primera esposa. Un día el rey conoció a una
    bella princesa de uno de los pueblos vecinos
    llamado Oportunidad y decidió casarse con ella.
    La dote de la princesa Corazón Puro consistía en
    un reino de las mismas condiciones que Estatus
    Quo. Cómo se van a gobernar los dos reinos
    después del casamiento?
  • Se decidió que los dos hijos del Rey Buena
    Voluntad tomarían la tarea de combinar los
    recursos de los reinos. El príncipe Avaricia
    debería conducir todas las acciones relacionadas
    con las cosechas, además estaba a cargo de la
    educación el Príncipe Egoísmo encabezaba todos
    los aspectos relacionados con los edificios
    públicos y los pozos.

13
El Rey Buena Voluntad y el consejo para el
cambio.
  • Como suele suceder en todo intento, nunca hubo
    una forma correcta o equivocada para lograr la
    combinación de los dos reinos, sin embargo el rey
    y sus dos hijos aprendieron varias lecciones
    cuando decidieron lograr lo mejor de la
    situación.
  • Sin mencionar una palabra a los habitantes de
    Oportunidad, el Príncipe Avaricia les ordenó
    prepararse para sembrar y disfrutar sus cosechas
    de la misma forma como se había realizado hasta
    el momento en Estatus Quo. El príncipe Egoísmo
    ordenó la inmediata demolición de los edificios
    públicos y las casas, que a su parecer eran
    redundantes.
  • No hay necesidad de mencionar, que cuando el rey
    llegó a Oportunidad para asistir a unas reuniones
    sobre edificios comunitarios, agricultura y
    educación, se encontró con un pueblo bastante
    hostil para negociar. Más se demoró el rey en
    reunir a los habitantes del pueblo para discutir
    con ellos las posibilidades futuras, que en
    formarse una incontrolable discusión entre los
    habitantes del pueblo y los dos príncipes.

14
El Rey Buena Voluntad y el consejo para el
cambio.
  • Quién es usted para venir aquí a decirnos que
    debemos hacer? gritaron los habitantes del
    pueblo. El rey Buena Voluntad trató de explicar,
    Venimos de buena fe para compartir nuestras
    ideas con ustedes, por favor denos una
    oportunidad! Pero los habitantes de Oportunidad
    no querían escuchar. Por qué no averiguan que
    hacemos y como lo hacemos, antes de venir a
    cambiar las cosas y a dar órdenes?
  • Justo cuando la multitud llegaba al momento más
    acalorado de la discusión y los príncipes estaban
    listos para empacar y marcharse de nuevo a
    Estatus Quo un Caballero en un hermoso caballo
    blanco cabalgó hasta el frente de la plaza del
    pueblo levantando su mano para callar la escena.
    Cuando el habló todos se mantuvieron en silencio
  • Soy el Caballero de la Razón, y he pasado por
    buenas intenciones al venir a contarles acerca de
    la nuevas políticas para cambiar los reinos, sin
    embargo les digo que todos deben tomarse el
    tiempo y hacer el esfuerzo para escucharse unos
    a otros. Toda la fortaleza y conocimiento que
    necesitan para combinar estos reinos está al
    frente de ustedes.

15
El Rey Buena Voluntad y el consejo para el
cambio.
  • Continuará.

16
EMPODERAMIENTO
Delegar poder y autoridad a los colaboradores y
transmitirles el sentimiento de que son dueños de
su propio trabajo una vez estos colaboradores
demuestran interés y compromiso en el desarrollo
del mismo.
17
VALORES DEL EMPODERAMIENTO
  • Orgullo Sentir satisfacción por hacer las cosas
    bien constantemente.
  • Unión y Solidaridad Esfuerzo conjunto al
    reconocer que todos son interdependientes.
  • Voluntad Deseo de hacer siempre ese esfuerzo
    para seguir alcanzando las metas más altas.
  • Atención a los detalles Hábito constante de
    controlar todos los factores por pequeños que
    parezcan que inciden en la operación y en el
    cliente.
  • Credibilidad Confianza que se desprende al
    convertir en compromiso personal individual y
    grupal las promesas realizadas.

18
BENEFICIOS DEL EMPODERAMIENTO
  • La persona tiene la responsabilidad.
  • La gente sabe donde esta parada en cada
    momento.
  • La persona tiene el control sobre su trabajo.
  • El aporte del trabajo de cada individuo es
    significativo.
  • El trabajo significa un reto para cada individuo
    y no una carga.
  • Los empleados participan en la toma de
    decisiones.
  • Las opiniones del personal son escuchadas y
    tomadas en cuenta.
  • Aumenta la satisfacción de los usuarios.
  • Mejora cambio de actitud de "tener que hacer" una
    cosa a "querer hacerla".
  • Mayor compromiso de los empleados.
  • Mejora comunicación entre empleados y gerentes.
  • Procesos más eficientes de toma de decisiones.

19
QUÉ HACER PARA LOGRAR MAYOR EMPODERAMIENTO?
  • Tome la iniciativa, vaya más allá de lo esperado.
  • Haga preguntas, aclare el alcance del reto.
  • - Busque y genere nuevos retos y muestre a sus
    superiores que usted busca mayores
    responsabilidades y crecimiento personal.
  • - Muestre iniciativa, sugiera nuevas formas de
    hacer las cosas.
  • - Comprométase con su trabajo, muestre
    resultados.
  • - Invierta más energía en su trabajo y aumente su
    compromiso obteniendo experiencias de otras áreas
    / procesos.

20
TOMA DE DECISIONES
ES EL PROCESO DE ANALISIS Y SELECCION ENTRE
DIVERSAS ALTERNATIVAS DISPONIBLES.
ETAPAS DEL PROCESO DE DECISIÓN 1. Definición
del problema u objetivo 2. Análisis de
información 3. Búsqueda o desarrollo de
alternativas 4. Evaluación de alternativas y
selección 5. Implementación 6. Evaluación
21
TOMA DE DECISIONES
  • 1. Definición del problema u objetivo En este
    momento del proceso de toma de decisiones se
    llevan a cabo los siguientes pasos
  • La toma de conciencia de que es necesaria una
    decisión
  • El reconocimiento, determinación y
    especificación del objetivo a alcanzar o el
    problema a resolver
  • 2. Análisis de la Información Es importante que
    se realice un análisis de las siguientes
    cuestiones principales
  • Situación de los problemas
  • Causas de los problemas
  • Consecuencias de hacer o no hacer, de adoptar
    una decisión o no
  • Alternativas de solución disponibles y sus
    consecuencias
  • 3. Búsqueda o desarrollo de alternativas Este
    momento se materializa a través de la búsqueda e
    investigación de alternativas existentes o a
    través de la invención o el desarrollo de nuevas
    alternativas.
  • Alternativas existentes Son soluciones listas
    para usar y se pueden encontrar en la memoria
    propia o de las personas o en la memoria de la
    entidad
  • Desarrollo de nuevas alternativas En caso de no
    existir solución conocida se deben producir
    alternativas a la medida del objetivo o problema

22
TOMA DE DECISIONES
  • Evaluación de alternativas y selección Revisar
    las posibilidades existentes y elegir la mas
    acertada teniendo en cuenta
  • Contribución al objetivo
  • Relación riesgo / beneficio (recurso - tiempo)
  • Costo, limitaciones y mejor uso de los recursos
  • Factibilidad, tiempo disponible y oportunidad
  • Efectos secundarios indeseables o consecuencias
    adversas
  • 5. Implementación Este momento es el destinado
    a poner en ejecución la alternativa o combinación
    de alternativas previamente evaluadas y
    seleccionadas como aptas para aprovechar la
    oportunidad o solucionar el problema. Tener en
    cuenta
  • Participar en el proceso a las personas
    adecuadas
  • Realizar experiencias piloto (probar - prever
    obstáculos)
  • Administración comunicación
  • Construcción equipos
  • Sistemas de recompensas
  • Planes contingentes
  • Liderazgo
  • 6. Evaluación Retroalimentación informativa y
    de control para obtener información precisa de lo
    que sucede, apreciar los errores o desvíos
    cometidos y corregir.

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TENGA EN CUENTA
La toma de conciencia de que es necesaria
una decisión El reconocimiento,
determinación y especificación del objetivo a
a alcanzar o el problema a resolver
  • Asesore su toma de decisiones solicitando ideas
    de otros y buscando un enfoque más participativo
  • Identifique la decisión más importante de la
    semana, y comience a reunir información para
    resolverla
  • Aprenda a priorizar
  • .SIEMPRE PREGÚNTESE..
  • Tengo suficiente información para tomar una
    decisión
  • de alta calidad?
  • Está estructurado el problema?
  • Es crítica la aceptación de la decisión por
    parte
  • de otras personas para una ejecución efectiva?
  • Si usted está tomando la decisión por sí mismo
    está
  • seguro de que esta será aceptada por todos?

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TARJETAS TEMÁTICAS
Que implicaciones han tenido mis decisiones
sobre los equipos, los procesos y la Secretaría
de Educación? Cómo demostrar a mis superiores
mayor compromiso? Estoy dispuesto a sentirme
dueño de mi trabajo?
25
ESTA USTED DISPUESTO A EMPODERARSE DE LOS
SERVICIOS QUE OFRECE LA SECRETARIA DE EDUCACION
PARA OFRECER UN SERVICIO EFICIENTE?
26
Sesión de Preguntas
???
27
MUCHAS GRACIAS
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