PRINCIPALES ERRORES EN LA CONTRATACI

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PRINCIPALES ERRORES EN LA CONTRATACIÓN Y SUS
IMPLICACIONES ANTE LOS ORGANISMOS DE CONTROL

• DAVID SUAREZ TAMAYO
• SUBDIRECTOR GENERAL DEL
• AREA METROPOLITANA
• DEL VALLE DE ABURRÁ
• PROFESOR UNIVERSITARIO
• OCTUBRE DE 2004

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CONTENIDO

• I. REFLEXIONES PRELIMINARES
• II. QUE GENERA LOS ERRORES
• III. CUALES SON LOS ERRORES
• IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES
• V. RECOMENDACIONES

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I. REFLEXIONES PRELIMINARES

1. Excesiva legislación vs. precaria cultura
   jurídica
2. Diez (10) años de la ley 80 de 1993
3. Ley de principios y responsabilidades
4. Volviendo al pasado Reglamentarismo y
   Procedimentalismo
5. De la filosofía a la cositería

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II. QUÉ GENERA LOS ERRORES

• FACTORES PENSIONALES
• Ingenieros que se creen abogados, Abogados que
  se creen ingenieros.
• Excesiva confianza en lo que se sabe, o en
  lo que se ha hecho en el pasado
• No tener claro lo que se quiere hacer.
• Creer que los demás saben y conocen, lo que
  uno sabe y conoce.
• Falta de claridad al momento de comunicar

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II. QUÉ GENERA LOS ERRORES

• FACTORES INSTITUCIONALES
• Ausencia de planeación
• Falta de procesos, procedimientos, manuales
  documentados y asimilados.
• Bajo nivel de formación de algunos funcionarios
• Trabajo aislado, fraccionado por dependencias
• No continuidad del personal a cargo de los
  proyectos
• Cambios de gobierno
• Insuficiencia de recursos

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II. QUÉ GENERA LOS ERRORES

• FACTORES EXTERNOS
• Excesiva legislación
• Presiones comunidad
• Compromisos políticos
• Titulares medios de comunicación
• Temor a los organismos de control

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III CUALES SON LOS ERRORES

• EN LA ETAPA PREVIA
• Falta de certeza sobre qué y para qué se quiere
  la obra-justificación-estuido de necesidad,
  conveniencia y oportundad.
• Falta o inexactitud de estudios previos, diseños,
  planos.
• Ausencia de un cronograma-ruta crítica del
  proceso contractual.
• Omitir aviso a la cámara de comercio
• Omitir las publicaciones en la página web

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III CUALES SON LOS ERRORES

• Omitir los avisos en periodico de amplia
  circulación
• No tramitar oportunamente licencias ambientales,
  permisos urbanísticos, usos del suelo, permisos
  mineros.
• Omitir la verificación de que la obra se
  encuentre dentro del plan de desarrollo, plan de
  inversiones, presupuesto, banco de programas y
  proyectos, plan de acción.
• No expedición oportuna de las disponibilidades
  presupuestales.
• Omitir verificar estudio de títulos, escrituras,
  propiedad de los terrenos sobre los cuales se
  ejecutará la obra.

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III CUALES SON LOS ERRORES

1. Omitir trámite de autorizaciones previas ante
   concejo municipal en caso de requerirse.
2. La no conformación de un equipo
   interdisciplinarios desde el inicio de la
   concepción del proyecto
3. Transcribir textualmente, sin revisión y ajustes,
   pliegos de condiciones utilizados en
   contrataciones anteriores.
4. Rechazar propuestas indebidamente.
5. Evaluación indebida de propuestas.

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III CUALES SON LOS ERRORES

• En la Ejecución del Contrato
• No entregar oportunamente el anticipo, los
  terrenos requeridos.
• No precisar adecuadamente la fecha de inicio para
  efectos del plazo contractual.
• No designar oportunamente al interventoria
• No ejercer una rigurosa y exigente interventoria
• Permitir actuaciones, actividades, obras sin las
  debidas autorizaciones, y sin las suscripción
  previa de las actas, otrosí o contratos
  adicionales requeridos.
• Efectuar cambios de obra, sin formalización y
  documentación previa

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III CUALES SON LOS ERRORES

1. Desbordar el presupuesto del contrato
2. Dejar sin respuesta las solicitudes y
   reclamaciones de los contratistas
3. Dejar de pagar oportunamente las cuentas
   presentadas por el contratista.
4. Permitir incumplimientos sin dejar constancia de
   llamados de atención, o sin la imposición de las
   respectivas multas.

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III CUALES SON LOS ERRORES

• EN LA ETAPA POST-CONTRACTUAL
• RECIBIR LA OBRA A SATISFACCIÓN SIN EL RIGOR Y
  EXIGENCIA SUFICIENTE.
• DEJAR VENCER LOS CUATRO (4) MESES SIN ADELANTAR
  EL TRÁMITE PARA LA LIQUIDACIÓN BILATERAL DEL
  CONTRATO.
• PAGAR EL ÚLTIMO SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA,
  TENIENDO TODAVÍA RECLAMACIONES PENDIENTES, POR
  OBRAS INCONCLUSAS O DE BAJA CALIDAD.

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• RESPONSABILIDAD
• CUMPLIMIENTO DE FINES CONTRATACIÓN
• VIGILANCIA CORRECTA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
• PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS DE LAS PARTES.
• DEBER DE INDEMNIZAR DAÑOS POR ACTUACIONES U
  OMISIONES ANTIJURIDICAS

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• SE DESCONOCE CUANDO SE ABREN LICITACIONES SIN
  ELABORACIÓN PREVIA DE PLIEGOS DE CONDICIONES,
  TÉRMINOS DE REFERENCIA, DISEÑOS, ESTUDIOS, PLANOS
  Y EVALUACIONES.
• O CUANDO LOS MISMOS SEAN INCOMPLETOS,
  AMBIGUOS O CONFUSOS.
• LAS ACTUACIONES DEBEN ESTAR AJUSTADAS A LA ÉTICA
  Y A LA JUSTICIA.
• LA RESPONSABILIDAD IMPLICA VELAR POR LA BUENA
  CALIDAD DEL OBJETO CONTRATADO

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• QUIENES SON RESPONSABLES ?
• ARTÍCULO 26.5
• EL JEFE O REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD.
• NO PUEDE TRASLADARLA A LAS JUNTAS O CONSEJOS
  DIRECTIVOS.
• NI A LAS CORPORACIONES DE ELECCIÓN POPULAR.
• NI A LOS COMITÉS ASESORES.
• NI A LOS ORGANISMOS DE CONTROL Y VIGILANCIA.

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• OTROS RESPONSABLES
• ENTIDADES ESTATALES. ART. 50
• SERVIDORES PÚBLICOS. ART. 51
• LOS CONTRATISTAS. ART. 52
• LOS CONSULTORES. ART. 53
• LOS INTERVENTORES. ART. 53
• LOS ASESORES. ART. 53
• 3,4,5 Y 6 SE CONSIDERAN PARA EFECTOS
  PENALES PARTICULARES QUE CUMPLEN FUNCIONES
  PÚBLICAS. ART. 56

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• CONTROLES EN LA CONTRATACIÓN
• ARTÍCULO 34. DEBERES
• NUMERAL 26 PUBLICAR EN LAS DEPENDENCIAS
  DE LA RESPECTIVA ENTIDAD, EN SITIO VISIBLE, UNA
  VEZ POR MES, EN LENGUAJE SENCILLO Y ACCESIBLE AL
  CIUDADANO COMÚN, UNA LISTA DE LAS LICITACIONES
  DECLARADAS DESIERTAS Y DE LOS CONTRATOS
  ADJUDICADOS, QUE INCLUIRÁ EL OBJETO Y VALOR DE
  LOS MISMOS Y EL NOMBRE DEL ADJUDICATARIO
• ARTÍCULO 35 PROHIBICIONES
• NUMERAL 16 ASUMIR OBLIGACIONES O
  COMPROMISOS DE PAGO QUE SUPEREN LA CUANTÍA DE LOS
  MONTOS APROBADOS EN EL PROGRAMA ANUAL
  MENSUALIZADO DE CAJA (PAC)

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• NUMERAL 22 PRESTAR, A TÍTULO PARTICULAR,
  SERVICIOS DE ASISTENCIA, REPRESENTACIÓN O
  ASESORÍA EN ASUNTOS RELACIONADOS CON LAS
  FUNCIONES PROPIAS DEL CARGO, HASTA POR UN TÉRMINO
  DE UN AÑO DESPUÉS DE LA DEJACIÓN DEL CARGO O
  PERMITIR QUE ELLO OCURRA.
• NUMERAL 25 GESTIONAR DIRECTA O INDIRECTAMENTE, A
  TÍTULO PERSONAL, O EN REPRESENTACIÓN DE TERCEROS,
  EN ASUNTOS QUE ESTUVIERON A SU CARGO
• NUMERAL 33 ADQUIRIR, POR SÍ O POR INTERPUESTA
  PERSONA, BIENES QUE SE VENDAN POR SU GESTIÓN O
  INFLUIR PARA QUE OTROS LOS ADQUIERAN, SALVO LAS
  EXCEPCIONES LEGALES.

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• ARTICULO 48. FALTAS GRAVISIMAS
• NUMERAL 22 ASUMIR COMPROMISOS SOBRE
  APROPIACIONES PRESUPUESTALES INEXISTENTES O EN
  EXCESO DEL SALDO DISPONIBLE DE APROPIACIÓN O QUE
  AFECTEN VIGENCIAS FUTURAS, SIN CONTAR CON LAS
  AUTORIZACIONES PERTINENTES.
• NUMERAL 23 ORDENAR O EFECTUAR EL PAGO DE
  OBLIGACIONES EN EXCESO DEL SALDO DISPONIBLE EN EL
  PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC).
• NUMERAL 29 CELEBRAR CONTRATO DE PRESTACIÓN DE
  SERVICIOS CUYO OBJETO SEA EL CUMPLIMIENTO DE
  FUNCIONES PÚBLICAS O ADMINISTRATIVAS QUE
  REQUIERAN DEDICACIÓN DE TIEMPO COMPLETO E
  IMPLIQUEN SUBORDINACIÓN Y AUSENCIA DE AUTONOMÍA
  RESPECTO DEL CONTRATISTA, SALVO LAS EXCEPCIONES
  LEGALES.

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• NUMERAL 30 INTERVENIR EN LA TRAMITACIÓN,
  APROBACIÓN, CELEBRACIÓN O EJECUCIÓN DE CONTRATO
  ESTATAL CON PERSONA QUE ESTÉ INCURSA EN CAUSAL DE
  INCOMPATIBILIDAD O INHABILIDAD PREVISTA EN LA
  CONSTITUCIÓN O EN LA LEY, O CON OMISIÓN DE LOS
  ESTUDIOS TÉCNICOS, FINANCIEROS Y JURÍDICOS
  PREVIOS REQUERIDOS PARA SU EJEUCIÓN O SIN LA
  PREVIA OBTENCIÓN DE LA CORRESPONDIENTE LICENCIA
  AMBIENTAL.
• NUMERAL 31 PARTICIPAR EN LA ETAPA PROCONTRACTUAL
  O EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL, EN DETRIMENTO DEL
  PATRIMONIO PÚBLICO, O CON DESCONOCIMIENTO DE LOS
  PRINCIPIOS QUE REGULAN LA CONTRATACIÓN ESTATAL Y
  LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA COMTEMPLADOS EN LA
  CONSTITUCIÓN Y EN LA LEY

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• NUMERAL 32 DECLARAR LA CADUCIDAD DE UN CONTRATO
  ESTATAL O DARLO POR TERMINADO SIN QUE SE
  PRESENTEN LAS CAUSALES PREVISTAS EN LA LEY PARA
  ELLO.
• NUMERAL 33 APLICAR LA URGENCIA MANIFIESTA PARA
  LA CELEBRACIÓN DE LOS CONTRATOS SIN EXISTIR LAS
  CAUSALES PREVISTAS EN LA LEY.
• NUMERAL 34 NO EXIGIR, EL INTERVENTOR, LA CALIDAD
  DE LOS BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS POR LA
  ENTIDAD ESTATAL, O EN SU DEFECTO, LOS EXIGIDOS
  POR LAS NORMAS TÉCNICAS OBLIGATORIA, O CERTIFICAR
  COMO RECIBIDA A SATISFACCIÓN, OBRA QUE NO HA SIDO
  EJECUTADA A CABALIDAD.

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• NUMERAL 35 DAR LUGAR A LA CONFIGURACIÓN DEL
  SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO.
• NUMERAL 51 ADQUIRIR DIRECTAMENTE O POR
  INTERPUESTA PERSONA BIENES QUE DEBAN SER
  ENAJENADOS EN RAZÓN DE LAS FUNCIONES DE SU CARGO,
  O HACER GESTIONES PARA QUE OTROS LOS ADQUIERAN.
• NUMERAL 53 DESACATAR LAS ÓRDENES E INSTRUCCIONES
  CONTENIDAS EN LAS DIRECTIVAS PRESIDENCIALES CUYO
  OBJETO SEA LA PROMOCIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS Y
  LA APLICACIÓN DEL DERECHO INTERNACIONAL
  HUMANITARIO, EL MANEJO DEL ORDEN PÚBLICO O LA
  CONGELACIÓN DE NÓMINAS OFICIALES, DENTRO DE LA
  ÓRBITA DE SU COMPETENCIA.

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IV. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES

• ARTICULO 160. MEDIDAS PREVENTIVAS.
• CUANDO LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN O LA
  PERSONERÍA DISTRITAL DE BOGOTÁ ADELANTEN
  DILIGENCIAS DISCIPLINARIAS PODRÁN SOLICITAR LA
  SUSPENCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO,
  ACTOS, CONTRATOS O SU EJECUCIÓN PARA QUE CESEN
  LOS EFECTOS Y SE EVITEN LOS PERJUICIOS, CUANDO SE
  EVIDENCIEN CIRCUNSTANCIAS QUE PERMITAN INFERIR
  QUE SE VULNERE EL ORDENAMIENTO JURÍDICO O SE
  DEFRAUDARA AL PATRIMONIO PÚBLICO. ESTA MEDIDA
  SOLO PODRÁ SER ADOPTADA POR EL PROCURADOR
  GENERAL, POR QUIEN ÉSTE DELEGUE DE MANERA
  ESPECIAL, Y EL PERSONERO DISTRITAL.

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V. RECOMENDACIONES

• MINIMIZAR RIESGOS
• MANUALES INTERNOS DE CONTRATACIÓN
• MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
• MAPA DE RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN.
• PUNTOS DE CONTROL A LA CONTRATACIÓN.
• COMITÉS ASESORES.
• PERSONAL CALIFICADO Y EXPERTO EN CONTRATACIÓN.
• PRINCIPIOS ETICOS.
• PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN.

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V. RECOMENDACIONES

• COMO DETECTAR RESPONSABILIDADES
• FORTALECER EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
• PAGAR AUDITORÍAS EXTERNAS ESPECIALES.
• SELECCIÓN TRANSPARENTE DE PERSONAL.
• SOLICITAR VISITAS ESPECIALES A ORGANISMOS DE
  CONTROL.
• VINCULAR A LA COMUNIDAD AL CONTROL DE LA GESTIÓN
  PÚBLICA.

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V. RECOMENDACIONES

• COMO MEJORAR INDICE DE CONTRATACION
• ESTABLECER STANDARES INTERNACIONALES.
• EXIGIR NORMAS DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.
• ESTABLECER COSTOS AMBIENTALES.
• PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.
• HONESTIDAD, ETICA, TRANSPARENCIA.