PENDALAMAN MATERI - PowerPoint PPT Presentation

About This Presentation
Title:

PENDALAMAN MATERI

Description:

... Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas Tujuan ... Dalam Undang-Undang No. 4 Tahun 1982 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Pengelolaan Lingkungan Hidup, ... – PowerPoint PPT presentation

Number of Views:279
Avg rating:3.0/5.0
Slides: 59
Provided by: HPM45
Category:

less

Transcript and Presenter's Notes

Title: PENDALAMAN MATERI


1
PENDALAMAN MATERI
  • PERSIAPAN UN TEORI KEJURUAN
  • Tahun Pelajaran 2013/2014

ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK BANGUN NUSANTARA 2 JALAN SAWAH DARAT,
KETAPANG, CIPONDOH KOTA TANGERANG 2014
2
Kata Pengantar
  • Ujian Nasional tahun pelajaran 2013/2014
    mendatang memang penuh dengan perubahan yang
    dirasakan semakin membebani siswa dan guru,
    khususnya guru mata pelajaran yang di-UN-kan.
  • Sebagai bahan persiapan menghadapi UN, Shihab
    sajikan bahan materi yang didasarkan atas
    kisi-kisi UN Teori Kejuruan 2013/2014.
  • Semoga bermanfaat buat anak2ku semua dan teman2
    guru, khususnya guru mata pelajaran Produktif
    Administrasi Perkantoran.

3
STANDAR KOMPETENSI 1
  • PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ORGANISASI

4
Dari sejumlah prinsip-prinsip organisasi yang
telah dikemukakan di atas, Shihab akan
memperjelas dengan merujuk kepada pandangan
beberapa ahli sebagai berikut
  • Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas
  • Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan
    dicapai atau dipelihara, baik berupa materi
    maupun nonmateri.

5
A.S. Wahyudi bahwa penentuan tujuan sangat
penting dilakukan agar langkah-langkah yang
hendak dilakukan menjadi terarah (tidak tersesat)
akhirnya dapat melakukan efesiensi dalam
pelaksanaannya.
  • Perumusan tujuan harus jelas, artinya bahwa
    tujuan ini harus dipahami dan diterima oleh
    semua pihak.

6
Pembagian Kerja
  • Pembagian kerja adalah pemecahan tugas dengan
    demikian rupa sehingga setiap orang atau karyawan
    dalam organisasi bertanggung jawab dan
    melaksanakan aktivitas  tertentu saja.
    Pengertian lain menyebutkan bahwa Pembagian 
    kerja adalah penjabaran tugas yang harus
    dikerjakan sehingga setiap orang dalam organisasi
    bertanggung jawab untuk dan meksanakan
    seperangkat aktivitas tertentu dan bukan
    keseluruhan tugas.

7
Delegasi kekuasaan
  • Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang
    untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas,
    dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan.
  • Delegasi kekuasaan adalah pelimpahan kekuasaan
    atau wewenang kepada pihak lain sehinggga
    pimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian,
    dan pengetahuannya.

8
4. Rentang kekuasaan
  • Rentangan kekuasaan (span of authority) sering
    juga disebut span of control, span of management
    atau span of managerial responsibilities. Rentang
    kekuasaan berarti berapa jumlah orang yang tepat
    menjadi bawahan seorang atasan/pemimpin sehingga
    pemimpin dapat memimpin, membimbing, dan
    mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna.

9
5. Kesatuan perintah dan tanggung jawab (unity of
command)
  • Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan
    tanggung jawab seorang bawahan hanya mempunyai
    satu atasan atau pimpinan dan kepadanya ia harus
    mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas, serta
    dari siapa ia menerima perintah, instruksi,
    bimbingan, dan pedoman kerja.

10
6. Koordinasi
  • Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan
    seluruh unit agar tertuju untuk memberikan
    sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai
    tujuan organisasi sebagai keseluruhan.

11
7. Fungsionalisasi
  • Dalam setiap organisasi terdapat satuan kerja
    tertentu yang secara fungsional
    bertanggungjawab atas penyelesaian tugas-tugas
    tertentu pula.

12
Fungsi Pekerjaan Kantor bagi Organisasi
  1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
    untuk mencapai tujuan dari organisasi
  2. menyediakan keterangan-keterangan bagi puncuk
    pimpinan organisasi untuk membuat
    keputusan/melakukan tindakan yang tepat
  3. membantu kelancaran perkembangan organisasi
    sebagai suatu keseluruhan

13
Fungsi dari pekerjaan kantor pada prinsipnya
adalah memberikan layanan informasi dan perekaman
dalam bidang jasa-jasa perkantoran untuk mencapai
tujuan organisasi.
14
Mills menjabarkan fungsi pekerjaan kantor menjadi
delapan yaitu
  1. Menerima informasi
  2. Merekam informasi
  3. Mengelola informasi
  4. Mengatur informasi
  5. Memberi informasi
  6. Melindungi aset
  7. Menyimpan informasi

15
STANDAR KOMPETENSI 2
  • MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI

16
Komunikasi merupakan proses penyaluran pesan atau
pengertian. Di dalam proses ini dapat dibedakan
beberapa unsur, yakni pengirim
(komunikator/sender), perumusan kode (encoding),
pesan (message), saluran (channel), penerima
(komunikan/receiver), penafsiran kode (decoding),
gangguan (barrier), umpan balik (feedback).
17
Proses komunikasi dapat digambarkan sebagai
berikut
18
Adapun hal-hal yang penting dan harus kita
perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan
etiket bertelepon adalah sebagai berikut
  1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama,
    maksimal tiga kali berdering segeralah telepon
    diangkat dan jawablah dengan sopan.
  2. Jangan memulai dengan kata halo tetapi langsung
    menyebutkan nama organisasis atau organisasi
    tempat kita bekerja.

19
Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat
kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama
berbicara dengan si penelepon.
  1. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita,
    jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada
    pembicaraan.
  1. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung
    perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap
    menyenangkan.

20
Berusahalah menanggapi maksud pembicara dengan
cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita
ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita
berhadapan langsung dengannya.
  1. Berbicaralah dengan tempo sedang, tidak terlalu
    cepat atau lambat.
  1. Apabila kita menelepon, kita harus siap
    menyebutkan nama dan jabatan orang yang akan kita
    tuju, di samping pokok pembicaraannya.

21
Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat
menanyakan apakah memang saat ini waktu  yang
tepat  untuk berbicara
  1. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon
    merupakan gangguan kepada pekerja
  1. Catat poin pesan-pesan yang disampaikan

22
Mengakhiri pembicaraan dengan tepat
  1. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah
    maaf jika membuat kesalahan-kesalahan sewaktu
    dalam pembicaraan telepon.
  1. Meletakkan gagang telepon dengan pelan

23
STANDAR KOMPETENSI 3
  • MENERAPKAN PRINSIP-PRINSIP KERJASAMA DENGAN
    KOLEGA DAN PELANGGAN

24
Pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya
membeli dan menggunakan suatu produk, baik barang
maupun jasa, secara terus-menerus.
  • Memberikan bantuan kepada pelanggan sangat
    berkaitan erat dengan masalah pelayanan prima.
    Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu
    pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan
    kebutuhan pelanggan.

25
Pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang
memenuhi standar kualitas, dan suatu pelayanan
yang memenuhi standar kualitas adalah suatu
pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan
pelanggan/masyarakat.
26
Sebelum anak2ku mengetahui bagaimana menjaga
standar keamanan penampilan pribadi, terlebih
dahulu harus diketahui arti kata grooming.
27
Secara harfiah, grooming artinya penampilan diri.
  • Grooming dalam penampilan prima adalah,
    penampilan diri tenaga pelayanan pada waktu
    bekerja, memberikan pelayanan kepada kolega dan
    pelanggan.

28
Untuk menjaga standar keamanan penampilan
pribadi, penggunaan pakaian kerja yang sesuai
akan mengurangi kemungkinan terjadi kecelakaan
atau luka
29
STANDAR KOMPETENSI 4
  • MENERAPKAN K3LH

30
1. Keamanan Kerja
  • Keamanan kerja adalah unsur-unsur penunjang yang
    mendukung terciptanya suasana kerja yang aman,
    baik berupa materil maupun nonmateril.

2. Kesehatan Kerja
Kesehatan kerja adalah suatu kondisi kesehatan
yang bertujuan agar masyarakat pekerja memperoleh
derajat kesehatan setinggi-tingginya, baik
jasmani, rohani, maupun sosial, dengan usaha
pencegahan dan pengobatan terhadap penyakit atau
gangguan kesehatan yang disebabkan oleh pekerjaan
dan lingkungan kerja maupun penyakit umum.
31
3. Keselamatan Kerja
  • Keselamatan kerja dapat diartikan sebagai keadaan
    terhindar dari bahaya selama melakukan pekerjaan.
    Dengan kata lain keselamatan kerja merupakan
    salah satu faktor yang harus dilakukan selama
    bekerja.

32
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa
Kesehatan, keselamatan, dan keamanan kerja
adalah upaya perlindungan bagi tenaga kerja agar
selalu dalam keadaan sehat dan selamat selama
bekerja di tempat kerja.
33
Dalam Undang-Undang No. 4 Tahun 1982 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Pengelolaan Lingkungan
Hidup, dinyatakan bahwa lingkungan hidup adalah
kesatuan ruang dengan semua benda, daya dan
keadaan, makhluk hidup, termasuk manusia dan
perilakunya yang mempengaruhi kelangsungan
perikehidupan dan kesejahteraan manusia dan
makhluk hidup lainnya.
34
Dari berbagai dimensi tersebut di atas dapat
disimpulkan bahwa lingkungan hidup pada dasarnya
terdiri atas 4 unsur, yaitu materi, energi, ruang
dan kondisi/situasi setempat.
35
APLIKASI PERANGKAT LUNAKDALAM MENGOLAH
NASKAH/DOKUMEN
36
APLIKASI PRESENTASI UNTUK BAHAN INFORMASI
37
Langkah-langkah permintaan peralatan kantor
  1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada
    bagian gudang dengan bon permintaan
    peralatan/perlengkapan.
  2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar (
    apakah permintaan tersebut benar-benar harus
    dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang
    diminta ada dalam gudang).

38
  1. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya
    disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke
    pengurus peralatan/perlengkapan.
  2. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan
    pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan
    dan disampaikan kepada unit pemakai.
  3. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan
    peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

39
  1. Bagian gudang menghitung persediaan
    peralatan/perlengkapan baik secara administrasi
    maupun secara fisik.
  2. Bagian administrasi bersama bagian
    peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan
    peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah
    sesuai antara yang tercatat dengan keadaan
    sebenarnya.
  3. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada
    Pimpinan/Bendaharawan.

40
Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan
perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.
  • Bekal kantor (office supplies) adalah
    benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya
    sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada
    umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis,
    yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak
    dipakai dan biasanya tidak tahan lama.  Misalnya
    kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.

41
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah
segenap alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan
dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara
mekanik, elektronik, dan magnetik.
42
Peralatan kantor (office appliances) adalah
segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan
tata usaha.  Misalnya peralatan kantor terdiri
atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin
atau alat tulis kantor (ATK).
43
Perabot kantor (office furniture) adalah
benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari
kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas
tata usaha.  Misalnya meja, kursi, lemari, dan
sebagainya.
44
Hiasan kantor (office ornament) adalah
benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk
menambah suasana yang menyenangkan di kantor. 
Misalnya gambar-gambar atau foto-foto,
dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.
45
Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang
berfungsi sebagai alat untuk mengadakan
komunikasi.  Misalnya interkom, telepon,
faksimile, handphone, dan sebagainya
46
Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi
  • Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
  • Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen
    dapat dibedakan atas 4 jenis.
  • Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga
    yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
    peristiwa penting yang terjadi pada diri
    seseorang. Contoh Akte kelahiran, STTB, piagam,
    KTP, SIM, surat nikah, dll

47
Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang
dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa
penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/
dunia perdagangan. Contoh cek, obligasi,
kwitansi, wesel, saham, dll
  1. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang
    dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu
    peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh
    Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu
    bertulis ,dll

48
Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga
yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu
peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu
Negara. Contoh UUD 45, keputusan presiden,
peraturan daerah, dll
49
Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
  • Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4
    macam
  • Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan
    sebagai pembuktian dalam memberikan informasi
    pada masyarakat.
  • Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan
    sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli
    dalam dunia perdagangan.

50
  1. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan
    sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan
  2. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat
    digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa
    yang terjadi pada masa lalu.

51
Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat
dibedakan atas
  1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti
    UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan,
    peraturan pemerintah ,dll.
  2. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi
    mempunyai kekuatan hukum. Seperti Akte notaris,
    visum dokter, dll

52
  1. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak
    dagang . seperti surat perjanjian, surat kontrak,
    dll
  2. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan
    penerbitan, seperti Kliping, kaledeoskop, dll
  3. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik,
    koleksi lukisan Afandi, dll

53
Dokumen yang ditinjau dari fungsinya
  1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat
    dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian
    pekerjaan kantor.
  2. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak
    dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan
    kantor

54
Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk
fisiknya
  1. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi
    akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .
    seperti buku, majalah, Koran, pita kaset, film
    ,dll . titik berat dokumen literal adalah
    informasi yang terdapat pada benda. Dokumen
    literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu
    perpustakaan

55
Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda
sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda
kuno yang meliputi keris, arca, batu pualam,
pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen
corporal disimpan dalam museum dan dipelajari
dalam bidang ilmu permuseuman.
56
Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud
surat menyurat / arsip. Bidang penyimpanan surat
menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu
kearsipan .
57
Penulis surat hendaknya mengetahui prinsip dasar
penulisan surat agar dapat dimengerti maksudnya,
meliputi
  • Jelas, Sebaiknya isi surat tidak boleh
    menimbulkan penafsiran yang berbeda sehingga
    jawaban sesuai dengan yang dimaksud.
  • Ringkas, Penulisan surat sebaiknya tidak
    menggunakan kalimat yang berbelit-belit sehingga
    mengaburkan inti permasalahan

58
  1. Sederhana, Penggunaan kata-kata yang sederhana
    akan memudahkan penerima surat untuk mengerti
    maksud isi surat.
  2. Sopan dan ramah, Kata-kata yang dipergunakan
    dalam penulisan surat diusahakan yang sopan,
    tetapi tidak boleh sangat merendahkan diri.
Write a Comment
User Comments (0)
About PowerShow.com