MEMO DAN SURAT

1
MEMO DAN SURAT
2

• MEMO
• Singkatan dari memorandum ? bentuk komunikasi
  tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat.
• Merupakan jenis surat dinas yang dipakai secara
  intern dalam suatu instansi/ lembaga dan bersifat
  informal.
• Biasanya berupa pertanyaan, perintah, informasi,
  peringatan, permintaan, atau harapan.

3

• Pesan-pesan yang disampaikan dalam memo singkat,
  dan tidak dikenal adanya pembuka atau kalimat
  penutup tetapi penulis langsung kepada pesan yang
  dimaksudkannya.
• Biasanya berupa perintah dari atasan kepada
  bawahannya.
• Isinya singkat dan pendek.

4

• Sistematika
  Penulisan
• Memo
• Keterangan
• MEMO 1. kepala memo
  
• Dari . 2 2.
  penulis memo
• Untuk . . 3 3. pihak
  yang dituju
• ...............................................
  . 4 4. isi memo
• ..............................5
  5. tanggal penulisan
• ..............................6 6.
  identitas jabatan
• .7 7. tanda tangan
• .8 8. nama penulis

5

• Contoh PT.
  BUKIT BARISAN
• Jalan Hasanudin No.14 Bandung
• MEMO
• Kepada Kepala bagian Personalia
• Dari Direktur Utama
• Kami minta laporan kepegawaian
• secepatnya. Terima kasih.
• 3 April 2006
• Direktur Utama,
• Danu Wijaya

6

• SURAT
• Sarana komunikasi yang digunakan untuk
  menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
  kepada pihak lain.
• Informasi itu dapat berupa
• - pemberitahuan
• - pernyataan
• - perintah
• - permintaan / permohonan
• - laporan

7

• FUNGSI SURAT
• Sebagai sarana komunikasi.
• Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan /
  permintaan atau permohonan, buah pikiran
• atau gagasan.
• 3. Sebagai alat bukti tertulis.
• 4. Sebagai alat untuk mengingat.
• 5. Sebagai bukti historis.
• 6. Sebagai pedoman kerja.

8

• Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya,
  surat digolongkan
• atas 3 jenis, yaitu
• 1. Surat pribadi
• 2. Surat dinas
• 3. Surat niaga

9

• Surat Pribadi
• Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
  menyangkut kepentingan pribadi.
• Komunikasi antara anak dan orang tua,
  antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.
• Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat
  bersampul.

10

• 2. Surat Dinas
• Segala komunikasi tertulis yang menyangkut
  kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
• Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat
  penting dalam pengelolaan administrasi, seperti
  penyampaian berita tertulis yang berisi
  pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan
  pendapat dari instansi kepada instansi lain dan
  dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

11

• 3. Surat Niaga
• Surat yang dipergunakan orang atau badan yang
  menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti
  perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
• Macam-macam surat niaga
• - surat penawaran - surat pengaduan
• - surat pesanan - surat pengiriman
• - surat pembayaran barang
• - surat penagihan - dan sebagainya.

12
Bagian-bagian surat pribadi

• ...1
• ...2
• .......3
• ..4
• ..5
• ..6
• .7
• .8
• .9

• 1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
• 2. Alamat surat
• 3. Salam pembuka
• 4. Kalimat pembuka
• 5. Isi surat
• 6. Kalimat penutup
• 7. Salam Penutup
• 8. Tanda tangan
• 9. Nama pengirim

13
Bagian-bagian surat dinas
1
. ..3 .2 .. ..4 ..5 .6 .7 .8 ..9 10 ....11

• 1. Kepala surat
• 2. No,Lampiran ,Perihal
• 3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat
• 4. Alamat surat
• 5. Salam pembuka
• 6. Kalimat pembuka
• 7. Isi surat
• 8. Kalimat penutup
• 9. Salam penutup
• 10. Tanda tangan
• 11. Nama pengirim

14

• Kerangka isi surat
• Paragraf pembuka
• Paragraf isi
• Paragraf penutup

15

• Penulisan bagian-bagian surat
• Kepala surat
• Kepala surat yang lengkap terdiri atas
• a. nama instansi
• b. alamat lengkap
• c. nomor telepon
• d. nomor kotak pos
• e. lambang atau logo

16

• Dalam penulisan kepala surat hendaklah
  diperhatikan hal-hal sebagai berikut
• 1. Nama instansi jangan disingkat, misal-
• nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan
• Bimas, tetapi Biro pendidikan dan Pelatihan,
  Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan
  Masyarakat.
• 2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.
• tetapi Jalan.

17

• 3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat,
  yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan
  jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.
• 4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan
  disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.
• Logo atau lambang disertakan apabila ada.

18

• Contoh
• PEMERINTAH KOTA DEPOK
• DINAS PENDIDIKAN
• SMP NEGERI 11 DEPOK
• Jalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis,
  Kota Depok 16954
• Telepon [phone]

19

• Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis
  dengan huruf kapital.
• Contoh
• PEMERINTAH KOTA DEPOK
• DINAS PENDIDIKAN
• SMP NEGERI 11 DEPOK
• JALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS
  KOTA DEPOK 16954
• TELEPON [phone]

20

• 2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal
• Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis
  dengan diawali huruf kapital.
• Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh
  tanda titik dua yang ditulis secara estetik
  ke bawah sesuai dengan panjang
  pendeknya ketiga kata itu.
• Penulisan No. dan Lamp. Harus taat
  asas.

21

• Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor
  urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi
  pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang
  dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi
  dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.
• Contoh Nomor 110/U/DS/2006 atau
• No. 110/U/DS/2006

22

• Bila penulisan kode surat dengan angka,
  penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda
  hubung.
• Contoh Nomor 10.10.3.03.90 atau
• Nomor 10-10-3-03-90
• Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.
• Contoh Lampiran Satu berkas atau
• Lamp. Satu berkas

23

• Penulisan Hal hendaklah menggambarkan
• pesan yang ada dalam isi surat.
• Contoh
• - Hal Permohonan tenaga pengajar

24

• 3. Tanggal surat
• Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu
  tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis
  dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka.
• Untuk surat pribadi dicantumkan nama
  kota.

25

• Untuk surat dinas tidak dicantumkan
• nama kota karena nama kota sudah
• tercantum pada kepala surat.
• Contoh
• 22 Februari 2006
• 13 November 2005

26

• 4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk,
  yaitu
• 1. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah
  kanan atas (terletak di bawah tanggal
  bulan, dan tahun surat ).
• 2. Bentuk alamat yang ditulis di
  sebelah kiri atas (terletak di bawah
  bagian hal).

27

• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis
  alamat surat
• Penulisan nama penerima harus cermat dan
  lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh
  yang bersangkutan
• (pemilik nama).

28

• Nama diri penerima diawali huruf kapital pada
  setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital
  seluruhnya.
• Penulisan alamat penerima surat juga harus
  cermat dan lengkap serta informatif.

29

• Penulisan kata kepada sebelum Yth.
• Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi
  sebagai penghubung antar
• bagian kalimat yang menyatakan arah.
• Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti
  Bapak, Ibu, Sdr.

30

• Nama gelar seperti Drs.,Dr.,dr., atau pangkat
  tidak boleh mengikuti kata sapaan.
• Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang
  yang disertai nama jabatannya atau nama
  jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

31

• Contoh
• Yth. Bapak Handoyo
• Kepala Biro Tata Usaha
• Departemen A
• Jalan Pattimura Raya 17
• Jakarta

32

• 5. Penulisan salam pembuka
• Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf
  awal kapital (Dengan).
• Huruf pertama kata hormat huruf kecil,
  bukan huruf kapital (hormat).
• Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan tanda
  koma (,) bukan tanda titik, titik dua (Dengan
  hormat,).

33

• Bila salam pembuka Assalamualaikum
• warohmatullahi wabarokatuh ditulis
• lengkap dengan diikuti tanda koma atau
• disingkat Assalamualaikum w.w.,

34

• Contoh ungkapan salam pembuka
• - Salam sejahtera,
• - Saudara.
• - Saudara yang terhormat,
• - Ibu yang terhormat,
• - Bapak yang terhormat,
• - Salam perjuangan,
• - Merdeka,

35

• Penulisan salam penutup
• 1. Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan
  Wassalam ditulis dengan huruf kapital.
• 2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan
  tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca
  lain.
• Contoh - Hormat saya,
• - Salam takzim,
• - Hormat kami,

36

• 6. Isi Surat
• Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga
  bagian, yaitu
• a. Paragraf pembuka
• Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang
  akan diberitahukan, misalnya pemberitahuan,
  pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.

37

• Contoh
• 1) Kami ingin memberitahukan kepada
  Saudara bahwa.
• 2) Salah satu proyek Penelitian adalah meneliti
  sastra Jawa. Sehubungan
• dengan itu,.
• 3) OSIS SMP Negeri Taruna akan
  menyelenggarakan Seminar sehari
• Remaja dan Permasalahannya, pada tanggal 31
  Maret 2006, di Graha Insan Cita, Jalan RTM
  Cimanggis, Depok.

38

• b. Paragraf Isi
• Paragraf isi mengemukakan hal yang perlu
  disampaikan kepada penerima surat.
• Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
• Contoh
• Surat Anda telah kami terima. Sehubungan
  dengan itu, kami ingin memberitahukan hal
  berikut.

39

• c. Paragraf Penutup
• Paragraf penutup merupakan simpulan dan
  kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan
  penulis surat atau berisi ucapan terima kasih
  kepada penerima surat.

40

• Contoh
• 1) Atas perhatian Saudara, kami
  ucapkan terima kasih.
• 2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang
  baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
• 3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan
  Saudara.

41

• 7. Nama Pengirim
• Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda
  tangan dan salam penutup. Tanda tangan
  diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.

42

• Penulisan nama pengirim
• Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf
  kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal
  huruf kapital pada setiap unsur nama.
• Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak
  perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri
  tanda titik.
• Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama
  pengirim.

43

• Contoh Hormat kami,
• Drs. Doni Damari
• Kepala
• atau
• Hormat kami, Kepala,
• Drs. Doni Damari
• NIP. 130678991

44

• Latihan soal-soal!
• Pembina OSIS di sekolahmu mengirim memo kepada
  Ketua OSIS agar mempersiapkan diri mengikuti
  lomba kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.
• Isi memo yang tepat untuk ilustrasi tersebut
  adalah.

45

• Jawaban
• Kepada Ketua OSIS
• Dari Pembina OSIS
• Harap segera disiapkan sekolah kita menjadi
  peserta lomba kebersihan antar- SMP se-Kota
  Depok.
• Terima kasih.
• 4 April 2006
• Pembina OSIS,
• Natadipraja,S.Pd

46

• 2. (1) Kepada
• (2) Yth.
• (3) Bapak
• (4) Pimpinan PT. Perkasa
• (5) di Tempat
• Kata yang tidak diperlukan pada alamat surat
  tersebut adalah.
• Jawaban Nomor (1) dan (3)

47

• 3. Dalam rangka memperingati
• HUT RI, kami akan mengadakan perlombaan
  olahraga voli. Sehubungan dengan itu sudilah
  kiranya Bapak mengizinkan kami untuk
  menggunakan lapangan voli di sekolah yang Bapak
  pimpin.
• Penggalan surat tersebut berisi.
• Jawaban
• Permohonan izin

48

• 4. Kepala Sekolah akan menghadiri Rapat di
  Dinas Pendidikan Kota. Beliau menulis memo yang
  ditujukan kepada Wakil Kepala Sekolah agar
  memperhatikan KBM di sekolah sampai berakhir.
• Isi memo yang tepat sesuai dengan ilustrasi
  tersebut adalah.

49

• Jawaban
• Bapak Suseno, tolong perhatikan
• KBM di sekolah. Saya akan rapat di Dinas
  Pendidikan Kota. Terima kasih.

50

• 5. Penutup surat untuk permohonan bantuan
  meminjam barang yang paling tepat adalah.
• Jawaban
• Atas perhatian dan bantuan Bapak, kami
  mengucapkan terima kasih.

51

• 6. Seorang siswa berkirim surat kepada wali
  kelasnya yang berisi permintaan untuk tidak
  masuk sekolah karena mengikuti pertandingan
  olahraga gerak jalan.
• surat yang dikirimkannya merupakan.
• Jawaban
• Surat permohonan izin

52

• 7. Adinda mengabarkan bahwa penyakit jantung
  ayah kambuh. Untuk itu, Adinda mohon Kak Roni
  pulang ke Yogyakarta. Tolong Paman Reza di
  Bogor dikabari. Dinda rasa itu saja yang Adinda
  sampaikan, tak lupa kita saling berdoa untuk
  semuanya.
• Isi berita pada surat pribadi tersebut
  adalah.

53

• Jawaban
• Pemberitahuan penyakit jantung
• ayah kambuh.