Aide-m

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Aide-mémoire pour préparer les formations

Outil méthodologique
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Préparation de la formation Conception des cours
Théorie et méthode

• La formation est essentielle car cest delle
  dont dépend la bonne utilisation de loutil et la
  réussite du projet. Aussi, nhésitez pas à vous
  donner les moyens de la réussir
• La réalisation dun module de formation requiert
   
• La définition du déroulement du module avec
  alternance de théorie et de cas pratiques
• La rédaction des supports de présentation
• La description des principales fonctionnalités de
  loutil avec extraction décran par type dacteur
  
• La description des nouveaux processus et
  procédures par catégorie dutilisateur, élaborés
  en cohérence avec les formations  métier 
  assurées par l'établissement
• La rédaction des exercices et des principales
  solutions.
• Des modules de formation spécifiques devront être
  proposés pour les formations des formateurs. Ils
  intégreront des éléments sur la pédagogie et
  lanimation de réunion.
• Les supports évolueront dans le temps en prenant
  en compte les évolutions du produit et les
  remarques des personnels ayant bénéficié des
  formations.

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Préparation de la formation Conception des
supports
Théorie et méthode

• Les principes à respecter lors de la rédaction
  des supports sont
• Se mettre à la place du futur utilisateur
• Que dois-je connaître pour maîtriser
  lessentiel des fonctionnalités de mon outil ?
  Quest ce que je dois utiliser dans loutil ?
  sont autant de questions à se poser lors de la
  rédaction. Le rédacteur tirera parti de sa
  connaissance du métier pour mieux cerner les
  problématiques à expliciter lors de la
  démonstration de loutil.
• Savoir dégager les points essentiels à enseigner
  et les formuler dans un langage clair et
  structuré.
• Il sera indispensable destimer le temps
  nécessaire pour aborder chaque point, afin de
  définir le rythme de la formation et le contenu
  des formations.
• Être concret, proche des réalités du terrain
• Le fait de réfléchir aux exemples / anecdotes
  rencontrés dans la vie quotidienne du futur
  utilisateur, permettra au formateur de sadapter
  à son assistance et de créer une complicité lors
  de la formation.
• Proposer des exercices et des cas pratiques
• Les exercices permettront de valider un point
  particulier du cours. Ils seront courts et
  variés. Les cas pratiques auront un degré de
  complexité supplémentaire, et testeront
  lacquisition de plusieurs notions. Ils seront
  plus longs à traiter.
• Favoriser la convivialité des supports
• On veillera particulièrement aux éléments
  suivants présentation aérée, nombre de pages,
  charte graphique, humour (selon le type
  dauditoire), en bref, tout ce qui permettra de
  rassurer le stagiaire.

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Préparation de la formationOrganisation
logistique
Théorie et méthode

• Les convocations et les relances
• Une attention particulière devra être portée aux
  convocations et aux relances en y accordant le
  temps et les moyens nécessaires
• Il est important de se conforter aux procédures
  et supports institutionnels (lettre, messagerie,
  hiérarchie)
• Lorganisation logistique
• Le matériel nécessaire comprend postes
  informatiques configurés, tapis de souris,
  tables, chaises confortables (prévoir
  éventuellement une imprimante, les toners
  dimprimantes, les rames de papier, un
  vidéo-projecteur, les assurances).
• Le dimensionnement idéal propose un poste
  configuré par stagiaire, un poste pour le
  formateur et un de dépannage. Chacun sera
  connecté à la base école.
• Les supports de formation doivent être
  distribués à chaque stagiaire lors de la session.
  
• La salle de formation
• Avant de réserver les salles de cours,
  assurez-vous de leur aménagement (accès sécurisé
  au serveur, lignes téléphoniques pour accéder à
  la base école, prises en nombre suffisant pour
  brancher tous les postes de travail)

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Synthèse des supports utilisables en session de
formation
Théorie et méthode
Pendant les sessions de formation
A disposition sur le site intranet
OUTILS
SUPPORTS PROPOSES
DESCRIPTION

• Un système simulé destiné à expérimenter les
  exercices dans un environnement  protégé 
  reflétant les conditions de travail de
  lutilisateur final
• Document contenant la description des exercices,
  les données à utiliser et les solutions
• Présentation des nouveaux processus, de la
  nouvelle organisation, des nouvelles procédures,
  des nouvelles responsabilités et du nouveau
  système
• Document décrivant le déroulement des sessions
• Documents électroniques contenant les procédures
  liées à la nouvelle application
• Principales procédures système
• Instructions dutilisation
• Descriptions des responsabilités
• Document synthétisant les principales fonctions
  et procédures par type dutilisateur
• Document synthétisant lensemble des fonctions et
  des opérations réalisées par loutil. Il sert de
  référence pour lutilisateur sur son lieu de
  travail.

Base école Base dentraî- nement
Application
Exercices pratiques
Word
Présentations
PowerPoint
Le script du formateur
Word
Procédures en ligne
Word Power Point
PowerPoint
Aide-mémoire
Manuels utilisateurs
Word
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Préparation de la formationFormation des
formateurs
Théorie et méthode

• La mise en place dun SI peut sappuyer sur des
  référents  métiers  dans les services. Ils
  relayeront les messages et animeront les
  formations pour leurs collègues. Ils auront donc
  un rôle clé qui nécessite la mise en place dune
  formation adaptée.
• Les référents sont des professionnels de votre
  établissement. Ils ont des compétences
  pédagogiques et relationnelles qui en feront des
  bons formateurs.
• Il est essentiel de créer  un esprit déquipe 
  qui pourra être renforcé par lorganisation de la
  formation à lextérieur de létablissement. Pour
  créer la dynamique et sassurer que tous les
  aspects techniques et pédagogiques sont
  assimilés, les sessions de formation des
  formateurs seront 2 à 3 fois plus longues que les
  modules destinés aux simples utilisateurs.
• Lévaluation de leurs domaines de compétence et
  de leurs qualités (maîtrise de la
  micro-informatique, pédagogie, techniques
  d'animation, relationnel ) facilitera
  ladaptation des contenus des modules de
  formation à leurs besoins. Il sagit de leur
  donner les moyens de
• transmettre savoir et savoir-faire Susciter
  l'intérêt de son auditoire, trouver les bons
  exemples, maîtriser la progression pédagogique et
  vérifier l'acquisition des connaissances "en
  temps réel" 
• s'adapter à l'environnement professionnel des
  stagiaires intégrer leurs contraintes,
  comprendre leurs attentes et leurs
  préoccupations, parler leur langage.
• A lissue de la formation, chaque formateur devra
  disposer dune valise pédagogique comprenant 
• 1 jeu de transparents ou CD ROM organisé par
  demi-journée de cours 
• 1 manuel pédagogique précisant la démarche de
  formation à suivre 
• Les supports distribués aux stagiaires

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Recommandations générales pour la préparation de
la formation
Contexte hospitalier

• Pour que les sessions de formation soient
  réussies et que tous les personnels acceptent
  linformatique
• Assurez vous de la disponibilité des participants
  elle est difficile dans les établissements de
  santé car les personnels manquent de temps et
  sont souvent interrompus (bip). Il peut donc être
  utile de proposer plusieurs types de formation
  par profession et plusieurs dates (en groupe, en
  tête à tête, e-learning)
• Nhésitez pas à mixer les équipes pour constituer
  les groupes de formation. Il est cependant très
  important de prendre en compte le niveau de
  maîtrise de linformatique afin de constituer des
  groupes de niveau et proposer déventuelles
  remises à niveau préalables.
• Nhésitez pas à former les personnels aux outils
  de bureautique (qui offre une première approche
  attrayante) et proposer des modules plus longs
  pour permettre un meilleure assimilation pour les
  personnels peu à laise avec linformatique.
• Les responsables hiérarchiques nayant aucune
  maîtrise de linformatique risquent de ne pas se
  présenter aux cours collectifs pour ne pas
   faire état de leur ignorance ., proposez-leur
  des formations personnalisées et un
  accompagnement individualisé.