Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten

1
Workshop VIPVoorbereiden en Inrichten van
Projecten
2
Agenda

• 1. Inleiding
• inventarisatie leerpunten/problemen/doelen
• projectmatig werken/afbakening workshop/opzet
  handboek
• 2. Inrichten project
• overzicht Inrichten Project
• activiteiten en resultaten
• eindresultaat het Plan van Aanpak
• 3. Voorbereiden Project
• overzicht Voorbereiden Project
• activiteiten en resultaten
• eindresultaat de projectopdracht
• 4. Afsluiting
• resterende vragen/opmerkingen
• evaluatie/verbetersuggesties

3
Inventarisatie leerpunten
4
Inleiding problemen bij projecten

• Niet nakomen van afspraken met klanten
• onduidelijke afspraken/opdrachten
• geen afstemming over te leveren kwaliteit
• qua planning voortgang
• onjuiste schattingen bij het begroten
• onvoldoende rek in de planning
• onvoldoende inzicht in de status
• moeite met bepalen optimale doorlooptijd
• overschrijding van de doorlooptijd
• geen leegloop kunnen plannen
• onvoldoende beschikbaarheid resources
• onjuist verwerken van change-requests
• te hoge tijdsdruk
• verschillende benadering project/lijnmanagement

5
Kern projectmatig werken

• via herkenbare herhaalbare stappen
• zorgen dat alle benodigde activiteiten worden
  verricht,
• zodanig dat met de klant (en acceptanten)
  afgesproken resultaten en kwaliteit worden
  geleverd,
• waarbij de uitvoering blijft binnen (de met het
  CMT) overeengekomen budget en doorlooptijd
• met toereikend risicobeheer
• en dit alles op basis van commitment van alle
  betrokkenen

Kortom maken en nakomen van afspraken,
afspraken, afspraken!!!
6
Doel workshop

• achtergrond schetsen voor de gepresenteerde
  OBV-invulling van projectmanagement
• duidelijk maken welke stappen noodzakelijk zijn
  voor het goed inrichten van een project en waarom
• duidelijk maken wanneer, waarom en hoe een
  projectleider kan bijdragen aan de voorbereiding
  van projecten in het offerte/contract-stadium

7
Wat is een project?

• Alles met een PIT-nummer?
• Alle activiteiten van klantvraag tot en met
  oplevering en nazorg bij de klant?
• 1 PBM-fase?
• .

8
Context project wat eraan vooraf gaat
Pro- ject- voor- berei- ding
Project- inrich- ting
9
Rollen in/rond een project
Klant extern
Eindgebruiker
Programmamanager
Klant intern
Contracteigenaar
Q-borger
Contractmanager
Opdracht
Decharge
PvA
Rapportage
Projectteam/-medewerkers
Projectleider
Teamcoordinator
2-de echelon
10
Werken in Projecten
11
Afbakening workshop
2. Inrichten
1. Voorbereiden
Plan van aanpak
bijstellen
sturing
3. Uitvoeren
4. Besturen
voortgang
5. Afronden
12
Basiskennis Handboek Projectmanagement
13
Overzicht activiteiten
3. Opstellen project- begroting
4. Opstellen (baseline) planning
7. Regelen personele resources
8. Regelen (materiele) hulpmiddelen
IN
12. Samenstellen Plan van Aanpak
1. Plan inrichten project
2. Accepteren Project- opdracht
6. Bijwerken RFSs
9. Inrichten project- dossier
UIT
nee
10. Vaststellen organisatie/ infoverstrekking
Plan van Aanpak
Retour opdrachtgever/ contractmanager
11. Vaststellen in/externe communicatie
5. Opstellen kwaliteits- hoofdstuk
14
Plannen Inrichten Project 1
Les 1 voordat je aan een reeks activiteiten
begint, maak je altijd eerst een PLAN (dus plan
je ook het Inrichten van een Project)

• Waarom
• duidelijk maken dat Inrichten Project tijd kost
• afspreken opleverdatum PvA
• Hoe
• lijst met activiteiten plus globale planning
• Aandachtspunten
• afstemmen met CtMr
• vastleggen aannames/(basis)gegevens

15
Accepteren Projectopdracht 2
Ik zeg niet zomaar ja tegen een project, maar
kijk eerst of alle condities aanwezig zijn om
succesvol het afgesproken resultaat te kunnen
neerzetten

• Waarom
• om jezelf, je team èn de CtMr/CtE te behoeden
  voor problemen of een mislukking
• Hoe
• beoordelen opdracht en (aanvullende) eisen
• Aandachtspunten
• eisen meetbaar, eenduidig, consistent, compleet,
  correct, realiseerbaar binnen de randvoorwaarden?
• Teruggeven opdracht mag èn moet (ook later nog)!

16
Begroten en Plannen 3,4
Das PMW Das veel te moeilijk Dat hoeft voor mij
niet

• Ik wil wel gewoon weten
• wat er moet gebeuren
• wanneer dat moet beginnen
• wie dat moet doen
• hoeveel dat mag kosten
• wanneer dat klaar moet zijn.

Oh, is dat nou plannen en begroten?
17
Begroten en plannen 3,4
Gebruik normen
Opdracht
Normen
Begroten
Bijstellen normen
Begroting
Evaluatie
Plannen
Evalueren
Bijstellen planning
Stand opname
Planning
Uitvoeren activiteiten
Stand Opnemen
Tijdverant- woording
18
Begroten 3

• Ik wil eerst weten
• wat moet ik allemaal gaan opleveren
• welke activiteiten zijn daarvoor nodig
• welke capaciteit is daarvoor nodig

• En daarbij luister ik
• naar ervaringen van anderen
• collega-projectleiders
• kostenbeheerders
• projectmedewerkers
• offerte-opsteller
• contractmanager

WBS
19
Begrotingsstappen 3
Ingangs-documenten
Projectleider
Kostenbeheerder
Afstemmen
FPA Begr.
Act. Begr.
Begrotings- verhoudingen
begroting
Risico-opslag
Contractmanager
Definitieve begroting
Voorwaarden/aannamen
20
Opstellen planning 4
Nu ken ik mijn activiteiten, resources en de
gewenste doorlooptijd hoogste tijd voor een
PLAN(ning)
.en dat doen we bij voorkeur met PMW, dat
biedt mij nu èn straks voordelen!
PMW
Welke dan?
21
Oefening Voor/Nadelen PMW 4

• Wat zijn de praktische bezwaren tegen PMW in
  jullie projecten?
• Wat zijn de voordelen
• bij het inrichten van het project?
• bij het besturen van het project?

22
Plannen 4Relaties tussen activiteiten (CPM)
Pas de PMW-template aan, zodat je project
zichtbaar wordt, en leg afhankelijkheden vast
23
Plannen 4 Uitzetten in de tijd
Pas op met Autoschedule, als je PMW niet goed
beheerst
24
Plannen 4Views in PMW
Begroten
Plannen
Standopname
Tracking/ Rapportage
25
Opstellen Hoofdstuk 4Kwaliteit 5

• Voordat ik straks het projectresultaat
• kan goedkeuren, gaan we eerst de Q plannen
• de eisen beoordelen en vastleggen
• vastleggen of en hoe we gaan toetsen
• vastleggen wat en hoe we gaan testen
• nadenken of we nog extra Q-maatregelen
• willen toepassen

26
Toetsparagraaf 5

• Hier geef ik aan
• voor welk product
• welke toetsmaatregel
• op welk moment
• en wie daarbij is betrokken

• Waarom
• om zo vroeg mogelijk fouten te vinden in de
  (tussen)producten
• Hoe
• invullen tabel (zie oefening)
• Aandachtspunten
• rol Q-coördinator
• onderscheid in toetsmaatregelen (wat wanneer
  toepassen in welke mate)
• benodigde hoeveelheid tijd

27
Oefening Toetsmaatregelen 5

• Welke toetsmaatregelen zijn er?
• Geef bij elke toetsmaatregel aan wie er betrokken
  zijn en wie verantwoordelijk is.
• Geef aan hoe de toetsmaatregelen zich verhouden
  tot de (klant- en acceptant-) requirements

28
Oefening Toetsmaatregelen 5

• In te vullen tabel in hfst. 4.2

29
Testparagraaf 5

• Ook voor het testen moet ik
• een paragraaf invullen in het PvA
• welke activiteiten voor testen
• (voorbereiden èn uitvoeren)
• wie doet het
• wie is verantwoordelijk
• wanneer gebeurt wat

• Waarom
• om te voorkomen dat testen een sluitpost wordt,
  moet dit tijdig worden gepland en goed voorbereid
• bovendien moet je vroeg beginnen met testen,
  zodat je al vroeg fouten vindt en kunt herstellen

Is dit nou Testvisie?
30
Testparagraaf Hoe? 5

• Hoe
• hangt af van fase/scope van project
• sta je aan begin vooral plannen hoe, wanneer,
  wie de volgende producten oplevert
• testaanpak
• mastertestplan
• zijn die er al, dan uit Mastertestplan afleiden
  wanneer welke concrete testactiviteiten moeten
  worden voorbereid en uitgevoerd
• Aandachtspunten
• testen is circa 50 van projectbudget!
• plan testen tijdig bijstellen kan altijd nog!
• gebruik Handboek Kwaliteit in Projecten
• gebruik ECT voor ondersteuning/kengetallen e.d.

31
Overige Q-maatregelen 5

• Aandachtspunten
• afspraken met Q-borger
• rapportages
• informatieuitwisseling
• monitoring
• audits
• assessments
• vastleggen verantwoordelijkheden/
• rolafbakening

Nog meer Q? Overdrijven ze niet een beetje?
32
Bijwerken Risico Fact Sheets 6

• Aandachtspunten
• bouw voort op de eerder gemaakte risico analyses
• kijk niet alleen naar procesrisicos, maar ook
  naar productrisicos
• signaleren van een risico betekent niet dat dit
  ook werkelijkheid wordt het betekent alleen dat
  je alert bent op mogelijke verstorende of
  belemmerende factoren en vooraf nadenkt over wat
  je daar aan kunt doen
• risicos analyseren managen
• doe je gedurende het hele project

Risicos? Die zijn er niet in mijn project!
Wie is hier nou t risico?
33
voorbeeld RFS 6
34
Regelen personele resources 7

• Aandachtspunten
• nu zet je de papieren capaciteit om in èchte
  mensen met specifieke mogelijkheden, wensen,
  eigenschappen en beperkingen
• pas je begroting en planning daarop aan
• houd een intake
• durf ook nee te zeggen tegen mensen
• claim extra middelen of doorlooptijd als minder
  geschikte mensen instromen
• besteed aandacht aan
• opleiding
• training
• coaching
• en de doorbelasting daarvan!

Het blijven de mensen die het doen
35
Relatie met HAP 7
36
Relatie met opleidingen 7

• PL gaat samen met HAP na of in te zetten
  medewerkers voldoende kennis in huis hebben
• Zo nee opleidingsplan/-afspraken maken risico
  vastleggen op RFS
• Geldt ook voor externen
• Houdt ook rekening met benodigde
  Upgrade/CMM-kennis
• Vastleggen in tabel in PvA (Par 6.2)

37
Regelen (materiële) hulpmiddelen 8
Dit is het echte regelwerk al die kleine
vervelende dingen, waarvoor je eindeloos
aanvragen moet indienen, met van die formulieren
in 10-voud, waar je steeds achteraan moet jagen
om een reactie te krijgen! Of gaat dat nu ook
verBETERen?

• Aandachtspunten
• ken de procedures!
• maak gebruik van checklisten
• regel dit ook snel voor latere instromers
• .

38
Oefening Wat valt er allemaal te regelen?

• Maak een checklist van te regelen zaken
• (3 min)
• Wissel bevindingen uit (3 min)
• Tel het aantal gevonden regelzaken

39
Inrichten Projectdossier 9

• Aandachtspunten
• projecten leiden informatie beheersen
• dingen kunnen aantonen
• zaken kunnen terugvinden
• zaken voor elke bevoegde toegankelijk hebben
• overzicht creëren, hebben en houden

Nee hoor, ik vind altijd alles terug, maar ..
even niet vandaag!
40
Oefeningonderdelen projectdossier 9

• maak een index voor je eigen projectdossier (3
  min)
• wissel ervaringen uit met elkaar (2 min)
• welke verschillen hebben jullie onderling?

41
Vaststellen projectorganisatie en wijze
informatieverstrekking 10

• Wat moet er worden georganiseerd?
• Valt hier ook het regelen van informatiestromen
  onder? Zo ja, welke?
• Wat houdt projectgebonden
• SCM in?

Hè Hè, eindelijk wordt er hier iets georganiseerd
42
Organigram 10
43
Overlegstructuren 10

• Welke overlegstructuren gebruiken jullie in
  projecten?
• Welke spel- en gedragsregels hanteren jullie
  daarbij?

44
Overlegstructuren 10
De officiële
45
Overlegstructuren 10
De projectspecifieke
CtM
PjM
Q-borger
project
46
Interne SCM 11

• Aandachtspunten
• Invullen rol SCM-coördinator
• gebruik Sjabloon Plan van Aanpak als checklist
• registreren Change Requests/problemen
• opslag (tussen)producten
• hanteer 10 bouwstenen voor SCM!

47
Vaststellen in/externe communicatie 11

• Communicatieplan
• omgevingsanalyse
• informatieanalyse
• wie moet
• waarom
• wat
• wanneer weten
• in welke vorm
• en frequentie

CtMr
Ha, alweer een nieuwsbrief!
48
The Final Touchsamenstellen Plan van Aanpak 12
2
5
10
Plan van Aanpak
7
4
8
9
11
6
3
Zijn we nu klaar of begint het nu pas?
49
Of is er nog iets nodig?

• Ja de review van het PvA!
• En wel door
• projectteam
• Q-borger
• klant(vertegenwoordiger)
• overige externe betrokkenen
• Conform Par. 4.2 PvA!!!

50
Voorbereiden Project
CtM
Offerte
Voortgang
Afronden
4
5
1
2
6
3
Project
51
Voorbereiden projectOverzicht activiteiten
Begroting tbv offerte
Planning tbv offerte
Formuleren project- opdracht
Plannen Voorbereiden project
Intake requirements
Risico- analyse
Denk om het juiste detailniveau
52
Formuleren Projectopdracht 6
Dit is eigenlijk mijn taak als CtMr, maar ik laat
me graag bijstaan door de (beoogd)
projectleider, met al zijn kennis en ervaring

• Aandachtspunten
• free format document
• contract als basis
• bevat alle relevante info voor start
  projectinrichting
• incl. klant requirements (document)
• bijlagen zijn essentieel

Zonder opdracht geen project!
53
Samenvatting

• Doel werken in projecten
• AFSPRAKEN NAKOMEN!
• Voorbereiden project
• als ondersteuning CtM-team
• detailniveau aangepast aan behoefte in offerte
• bij voorkeur zelfde methodiek voor
  begroten/plannen offerte en project
• zonder opdracht geen project!
• Inrichten project
• eerst stapsgewijs/itererend voorbereiden
• dan pas sjabloon PvA invullen
• sjabloon is wel checklist bij inrichting

54
Afsluiting

• Toets op leerpunten/doel workshop
• Vragen / opmerkingen
• verschillen met de oude werkwijze?
• Suggesties
• Evaluatieformulier

En nu Let's DO it!
55
Timetabel 4u (alleen voor docent!)

• 1. Inleiding
• introductie agendauitdelen materiaal
• kennismaking inventarisatie leerpunten/probleme
  n/doelen
• projectmatig werken/afbakening workshop/opzet
  handboek
• Pauze 1
• 2. Inrichten project
• overzicht Inrichten Project
• activiteiten en resultaten
• plannen inrichten zelf
• accepteren projectopdracht (incl. discussie)
• begroten en plannen (9 sheets)
• kwaliteitsparagraaf (7 sheets oefening)
• resterende activiteiten (16 sheets)
• eindresultaat het Plan van Aanpak
• Pauze 2
• 3. Voorbereiden Project
• overzicht Voorbereiden Project
• activiteiten en resultaten
• eindresultaat de projectopdracht

• 000-055
• 000-010
• 010-025
• 025-055
• 055-105
• 105-300
• 105-120
• 120-250
• 120-125
• 125-135
• 135-205
• 205-225
• 225-250
• 250-300
• 300-310
• 310-340
• 310-320
• 320-335
• 335-340

56
Timetabel 3u (alleen voor docent!)

• 1. Inleiding
• introductie agenda
• kennismaking inventarisatie leerpunten/probleme
  n/doelen
• projectmatig werken/afbakening workshop/opzet
  handboek
• Pauze 1
• 2. Inrichten project
• overzicht Inrichten Project
• activiteiten en resultaten
• plannen inrichten zelf
• accepteren projectopdracht (incl. discussie)
• begroten en plannen (9 sheets)
• kwaliteitsparagraaf (7 sheets oefening)
• resterende activiteiten (16 sheets)
• eindresultaat het Plan van Aanpak
• Pauze 2
• 3. Voorbereiden Project
• overzicht Voorbereiden Project
• activiteiten en resultaten
• eindresultaat de projectopdracht

• 000-045
• 000-005
• 005-020
• 020-045
• 045-055
• 055-210
• 055-105
• 105-150
• 105-107
• 107-110
• 110-130
• 130-145
• 145-200
• 200-210
• 210-220
• 220-250
• 220-225
• 225-245
• 245-250