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Presentazione standard di PowerPoint

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Title: Presentazione standard di PowerPoint Author: marco Created Date: 4/2/2012 8:29:00 AM Document presentation format: Presentazione su schermo (4:3) – PowerPoint PPT presentation

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Title: Presentazione standard di PowerPoint


1
REGIONE DEL VENETO ANAI Sezione Veneto Comune
di Verona Biblioteca civica Corso Laffidamen
to di servizi archivistici Verona, 8 maggio
2014 Compiti di vigilanza della Soprintendenza
sui servizi esternalizzati Cristina Tommasi
WEB http//save.archivi.beniculturali.it PEC
mbac-sa-ven_at_mailcert.beniculturali.it
2
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • La Soprintendenza archivistica per il Veneto è
    una delle 19 soprintendenze attive in ogni
    regione
  • quali organi periferici del Ministero dei beni e
    delle attività culturali e del turismo.

3
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Compito primario delle soprintendenze
    archivistiche è la tutela e la vigilanza,
    nell'ambito della circoscrizione regionale, su
    una grande varietà di complessi documentari di
    interesse storico e precisamente tutti quelli,
    compresi nell'accezione di "non statali,
    appartenenti a
  • enti pubblici territoriali (regioni, province
    comuni)
  • enti pubblici non territoriali (es. camere di
    commercio, università, istituti scolastici,
    aziende sanitarie locali e aziende
    ospedaliere,agenzie delle entrate, agenzie ex
    fiscali, INPS, INAIL, Banca d'Italia ecc.)
  • privati, sia persone fisiche e famiglie, sia
    persone giuridiche (imprese, fondazioni, partiti
    politici, sindacati ecc.) dichiarati di interesse
    culturale di cui all'art. 13

4
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • La Soprintendenza archivistica per il Veneto
    vigila
  • non solo sugli archivi storici
  • ma anche sugli archivi di deposito e sugli
    archivi in formazione
  • di enti, aziende, istituti pubblici e privati

5
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Le Soprintendenze archivistiche operano nei
    confronti degli enti vigilati sulla base
    soprattutto del
  • d. lgs 22 gennaio 2004, n. 42
  • recante il Codice dei beni culturali e del
    paesaggio

6
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Il Codice elenca quali sono gli
  • interventi sui beni culturali
  • quindi anche sugli archivi sopra elencati
  • che sono soggetti ad autorizzazione del Ministero

7
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • L art. 21 del d. lgs 22 gennaio 2004, n. 42
    Codice dei beni culturali e del paesaggio

8
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Art. 21, comma 1
  • 1. Sono subordinati ad autorizzazione del
    Ministero
  • a) la rimozione o la demolizione, anche con
    successiva ricostituzione, dei beni culturali
  • b) lo spostamento anche temporaneo, dei beni
    culturali mobili, salvo quanto previsto ai commi
    2 e 3
  • c) lo smembramento di collezioni serie e
    raccolte
  • d) lo scarto dei documenti degli archivi pubblici
    e degli archivi privati per i quali sia
    intervenuta la dichiarazione di cui all'art. 13
    (...)
  • e) il trasferimento ad altre persone giuridiche
    di complessi organici di documentazione di
    archivi pubblici, nonché di archivi privati per i
    quali sia intervenuta la dichiarazione dell'art.
    13 ? outsourcing archivistico

9
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Art. 21, comma 2
  • 2. Lo spostamento di beni culturali, dipendente
    dal mutamento di dimora o di sede del detentore,
    è preventivamente denunciato al soprintendente,
    che, entro trenta giorni dal ricevimento della
    denuncia, può prescrivere le misure necessarie
    perchè i beni non subiscano danno dal trasporto.

10
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Art. 21, comma 3
  • 3. Lo spostamento degli archivi correnti dello
    Stato e degli enti ed istituti pubblici non è
    soggetto ad autorizzazione, ma comporta l'obbligo
    di comunicazione al Ministero per le finalità di
    cui all'art. 18.

11
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Art. 21, comma 4
  • 4. Fuori dai casi di cui ai commi precedenti,
    l'esecuzione di opere e lavori di qualunque
    genere su beni culturali è subordinata ad
    autorizzazione del soprintendente es. interventi
    di censimento, ordinamento, restauro, ecc..

12
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Art. 21, comma 5
  • 5. L'autorizzazione è resa su progetto o, qualora
    sufficiente, su descrizione tecnica
    dell'intervento, presentati dal richiedente, e
    può contenere prescrizioni. Se i lavori non
    iniziano entro cinque anni dal rilascio
    dell'autorizzazione, il soprintendente può
    dettare prescrizioni ovvero integrare o variare
    quelle già date in relazione al mutare delle
    tecniche di conservazione.

13
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • LAFFIDAMENTO DI SERVIZI
  • L'OUTSOURCING ARCHIVISTICO

14
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Gli enti pubblici e privati possono affidare
    lorganizzazione e la gestione dei propri servizi
    darchivio a società esterne specializzate nel
    settore (outsourcer).
  • Laffidamento avviene sulla base di un contratto
    che vincola le parti e le tutela reciprocamente e
    nei confronti dei terzi.
  • I singoli progetti, regolamentati tramite le
    clausole contrattuali, prevedono che un fornitore
    esterno, dotato di specifiche qualità
    professionali, si assuma l'incarico e la
    responsabilità di svolgere per un committente le
    attività richieste.

15
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Le procedure individuate con i termini
  • outsourcing
  • esternalizzazione
  • gestione in service
  • costituiscono operazioni attraverso cui un
    soggetto, pubblico o privato, chiede la
    collaborazione di un soggetto terzo esterno per
    affidargli la gestione di beni e servizi, allo
    scopo di migliorare e sviluppare le proprie
    attività
  • ?

16
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • ?
  • La corretta gestione e conservazione del
    patrimonio documentario, anche su supporti
    diversi da quello tradizionale cartaceo, sono
    indispensabili per soddisfare diversi obblighi di
    legge si pensi alle norme in materia di
    trasparenza amministrativa, di tutela della
    riservatezza dei dati personali, di adempimenti
    fiscali, di disciplina del lavoro, ecc.

17
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Il ricorso all'outsourcing nella gestione degli
    archivi correnti, di deposito e storici è un
    fenomeno che risale agli inizi degli anni Novanta
    del secolo scorso e in questo periodo ha assunto
    un grande rilievo, svolgendo compiti sempre più
    complessi e con modalità sempre più raffinate.
  • Dai primi casi di semplice custodia, per un
    periodo limitato nel tempo e presso i propri
    magazzini, della documentazione prodotta da una
    istituzione, le aziende di outsourcing
    archivistico si sono progressivamente strutturate
    per offrire una sempre maggiore quantità di
    servizi specializzati

18
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Nel 1999 per studiare il fenomeno
    dell'outsourcing archivistico fu promosso un
    convegno a Roma con la partecipazione della
    Soprintendenza archivistica per il Lazio, della
    Direzione generale per gli Archivi, dell'ANAI e
    di alcune delle più importanti società del
    settore.

19
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Da tale convegno nacque un gruppo di lavoro con
    il compito di affrontare la questione in tutte le
    sue implicazioni, e di fornire linee guida che
    potessero essere, sia per gli outsourcers che per
    gli enti produttori, strumento per gestire una
    attività di così grande impatto che, se non
    gestita con correttezza, responsabilità e
    consapevolezza, potrebbe mettere a grave rischio
    la tutela del bene archivio, bene che deve
    essere conservato e gestito con particolari
    cautele in considerazione della valenza
    amministrativa - dato l'intrinseco, originario
    valore giuridico probatorio - e la valenza
    culturale che in esso risiedono.

20
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Quel gruppo di lavoro nel 2001 produsse un
    documento che, pubblicato sul sito web
    del'Amministrazione archivistica, ha avuto grande
    diffusione ed è servito da guida per molte
    amministrazioni e molte società di servizi

21
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • A distanza di qualche anno, nel 2006, esso è
    stato aggiornato, integrato (anche con un
    facsimile di modello di capitolato tecnico) e
    pubblicato nel sito della DGA, disponibile
    allindirizzo
  • lthttp//www.archivi.beniculturali.it/index.php/co
    sa-facciamo/progetti-di-tutela/gruppi-di-studio/it
    em/565-gruppi-di-studio-7C-loutsourcing-nei-servi
    zi-archivisticigt
  • e offerto in edizione a stampa grazie all'AIDOC -
    Associazione italiana imprese gestione documenti,
    che riunisce le maggiori aziende del settore e
    che si impegna ad affermarsi come soggetto di
    mediazione e confronto tra tutti i soggetti
    coinvolti (enti, imprese, associazioni,
    istituzioni)

22
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Le linee guida hanno rappresentato, e ancora
    rappresentano, un valido aiuto non solo per gli
    enti, ma anche per le soprintendenze, cui il
    Codice dei beni culturali affida il compito di
  • VALUTARE,
  • AUTORIZZARE IL TRASFERIMENTO,
  • AUTORIZZARE L'ESECUZIONE DI OPERE E LAVORI
  • che vanno ad incidere sui beni archivistici.

23
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Nell'ambito della sua ordinaria attività di
    vigilanza la Soprintendenza archivistica per il
    Veneto ha potuto verificare sul campo quanto sia
    ormai diffuso l'uso che enti e istituzioni fanno
    dell'outsourcing archivistico, cioè
    dell'affidamento all'esterno di compiti
    specialistici ai quali non possono dedicare
    risorse interne.

24
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Dati statistici di soprintendenza rivelano che
    ancora oggi la maggior parte degli enti e delle
    istituzioni procede a conferimento in outsourcing
    non solo privo della prescritta autorizzazione
    ministeriale, ma senza nemmeno informare mai la
    soprintendenza archivistica di una risoluzione
    così ricca di rilevanti implicazioni che la
    dismissione della gestione diretta di alcuni
    segmenti della gestione del servizio archivistico
    può comportare
  • ?

25
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • ?
  • Implicazioni che vanno attentamente analizzate,
    soprattutto in fase preliminare, tenendo in
    considerazione in particolare alcuni aspetti
  • ?

26
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • a) Fasi
  • preliminari
  • allesternalizzazione

27
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Le pubbliche amministrazioni sono enti di governo
    di un territorio, soggetti pubblici e privati cui
    è affidata la funzione amministrativa e, in
    quanto tali, sono erogatori di servizi pubblici.
  • Come enti di governo se viene esternalizzata una
    funzione o un servizio pubblico è necessaria una
    specifica disposizione legislativa di
    autorizzazione dell'amministrazione

28
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • ? è sempre necessario valutare in primis la
    possibilità di mantenere la struttura interna

29
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Se si esternalizza una funzione o un servizio
    pubblico il fornitore si sostituisce all'ente
    pubblico, assumendo la gestione del servizio
    erogato
  • ? si separano i ruoli di gestore e controllore
    del servizio
  • ? si devono sviluppare competenze nella gestione
    del rapporto con il fornitore
  • ? si deve rafforzare la capacità di controllo da
    parte dell'amministrazione

30
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Gli aspetti sopra elencati possono però
    costituire al contempo le criticità del rapporto
    l'incapacità di configurare, gestire, monitorare
    e valutare il rapporto contrattuale in fase
    preliminare può essere successivamente causa di
    contenzioso.
  • Riuscire a prevedere ogni singolo aspetto e
    implicazione delle attività del servizio
    archivistico da conferire al gestore è
    valutazione che richiede da parte
    dell'affidatario un pieno controllo
  • ? sull'organizzazione preposta alla gestione
    degli archivi all'interno dell'ente
  • ? sugli strumenti e le procedure in uso per
    l'archiviazione della documentazione
  • ? su eventuali regole interne vigenti per la
    conservazione della documentazione
  • ? sulla quantità, le condizioni e la dislocazione
    degli archivi correnti, di deposito e storici
  • ? sull'esistenza di eventuali mezzi di corredo
    (elenchi, schede, guide, censimenti, inventari
    ecc.)
  • ? su programmi informatici utilizzati per le
    diverse attività pertinenti le diverse fasi della
    vita dell'archivio

31
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • ?
  • L'elaborazione dei risultati ottenuti
    dall'analisi delle informazioni disponibili
    consente di progettare gli interventi da
    effettuare per ciascuna delle fasi sopra
    elencate la Soprintendenza, se coinvolta, è in
    grado di offrire un supporto tecnico e
    legislativo alle amministrazioni.

32
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Le statistiche ci rivelano che, anche nei casi in
    cui la soprintendenza archivistica venga
    coinvolta e le siano trasmessi i contratti di
    conferimento, nella maggior parte dei casi il
    contratto è già stato sottoscritto dalle parti ed
    è già in fase esecutiva troppo tardi per
    intervenire con osservazioni e pareri che
    competono alla soprintendenza, avanzati
    nell'esclusivo interesse dellamministrazione, e
    che possono riguardare
  • ? le tipologie di servizi da affidare
  • ? le garanzie da prevedere
  • ? la sicurezza che le prestazioni devono offrire

33
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Oggi molte società del settore non si limitano
    all'immagazzinamento dei materiali, ma provvedono
    anche a
  • ? conservare e gestire nel tempo la
    documentazione loro affidata dalle istituzioni
  • ? curarne l'informatizzazione
  • ? curarne la riproduzione digitale
  • ? curare la preparazione dei piani di
    conservazione e di scarto
  • ? fornire gli elenchi per lo scarto da allegare
    alla richiesta di autorizzazione da presentare
    alla soprintendenza archivistica che deve essere
    presentata dall'ente committente
  • ? in alcuni casi si occupano anche del protocollo
    informatico e della gestione dei flussi
    documentali, curando con autonomia l'intero
    settore relativo al servizio archivistico di
    competenza dell'ente produttore, che si limita a
    commissionarlo, pur conservandone per legge la
    responsabilità che viene così condivisa con
    l'outsourcer stesso.

34
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • L'affidamento di servizi a soggetti terzi ed
    esterni all'ente non solleva infatti il soggetto
    produttore dalle responsabilità che l'ordinamento
    gli attribuisce.

35
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • L'obbligo di "garantire la sicurezza e la
    conservazione degli archivi di appartenenza",
    stabiliti dall'art. 30 dal Codice dei beni
    culturali e del paesaggio si traduce infatti,
    nella pratica ordinaria e quotidiana, nella
    programmazione e nella realizzazione di un
    insieme di attività, necessarie per la fruizione
    della documentazione sia a scopi amministrativi
    sia per la ricerca storica e scientifica

36
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • ? progettare la costruzione di un deposito
    adeguatamente attrezzato in cui collocare le
    carte
  • ? sorvegliare sulla loro custodia
  • ? provvedere alla loro conservazione fisica e al
    loro controllo logico,
  • ? adottare - e correttamente applicare - un
    titolario di classificazione
  • ? tenere una rubrica dei fascicoli
  • ? elaborare un piano di conservazione e di scarto
    della documentazione
  • ? curare la stesura di un manuale di gestione
  • ? predisporre la stesura di mezzi di corredo che
    garantiscano l'accesso alla documentazione 
  • sono tutti adempimenti di tutela diretta previsti
    dal legislatore e sulla realizzazione dei quali
    vigilano le soprintendenze archivistiche

37
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • In questi ultimi anni il quadro legislativo,
    profondamente modificato e più volte innovato,
    soprattutto per quanto riguarda la normativa
    relativa alla documentazione digitale o da
    digitalizzare, ha comportato che molti enti e
    istituzioni si rivolgessero alle società di
    servizi per affrontare i problemi relativi
    all'adeguamento alle norme

38
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • b) Fasi di attuazione
  • dellesternalizzazione

39
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • ?valutazione da parte dellente dellopportunità
    di procedere allesternalizzazione di uno o più
    servizi
  • ? eventuale preparazione di uno studio di
    fattibilità
  • ? redazione di un capitolato speciale dappalto
    contenente lindicazione del tipo e della durata
    dei servizi da fornire e dei requisiti richiesti
    alloutsourcer (iscrizione alla C.C.I.A.A.
    esperienza documentata nel settore ubicazione,
    dimensioni e sicurezza dei depositi conformità
    agli standard di qualità, quali UNI EN ISO
    90012000 e ISO 270012005 professionalità
    impiegate sicurezza dei sistemi informatici
    utilizzati copertura assicurativa, ecc.)
  • ? individuazione delloutsourcer
  • ? stesura del contratto
  • ? redazione di un progetto esecutivo, articolato
    in più fasi
  • ? verifica periodica sullesecuzione delle varie
    fasi del progetto.

40
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • La documentazione dovrà essere descritta, a cura
    di personale specializzato, in un elenco dal
    quale risultino
  • la tipologia (indicazione della serie)
  • lesatta consistenza (numero di buste, registri,
    fascicoli, scatole ecc.)
  • gli estremi cronologici (almeno l'anno)
  • e potrà essere trasferita alloutsourcer solo
    dopo che lente avrà ottenuto lautorizzazione
    della Soprintendenza archivistica competente per
    territorio, ai sensi dellart. 21, comma e) del
    Codice dei beni culturali e del paesaggio

41
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • In ogni caso, tutti gli interventi che
    costituiscano oggetto di prestazione contrattuale
    effettuati sulla documentazione trasferita,
    dovranno essere eseguiti rispettando il Codice e
    la restante normativa di interesse

42
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • c) Contratto di outsourcing
  • la forma

43
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Al fine di tutelare la documentazione le parti
    dovrebbero indicare nel contratto
  • la quantità di documentazione da trasferire o
    comunque da gestire
  • la descrizione, la decorrenza, la durata e il
    costo di ciascun servizio richiesto
  • i tempi e i modi di fornitura del/i servizio/i e
    lobiettivo prodotto finale da raggiungere
  • gli oneri economici a carico delloutsourcer
    (spese di gestione e mantenimento dei livelli di
    sicurezza di locali e attrezzature trattamento
    economico, assistenziale e previdenziale e
    antinfortunistico del personale impiegato nei
    vari servizi coperture assicurative per persone
    e cose altre spese necessarie ,ecc.) e dellente
    appaltante (pagamento dei servizi trattamento
    economico di personale proprio eventualmente
    impiegato nei servizi ecc.)
  • le responsabilità spettanti a ciascuna o ad una
    sola delle parti (fornitura del sistema
    informatico rapporti con gli organi preposti
    alla vigilanza rispetto della normativa vigente
    in materia di gestione e conservazione dei
    documenti ecc.) e lindicazione degli incaricati
    unici della loro gestione
  • le caratteristiche professionali del personale da
    impiegare e il tipo di contratto applicato
    delloutsourcer

44
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • i tempi e i modi di fatturazione e pagamento
    (con lindicazione di eventuali interessi di
    mora)
  • i tempi e i modi di attuazione di controlli da
    parte dellEnte appaltante e degli organi di
    vigilanza
  • le responsabilità per danni causati alla
    documentazione e/o alle persone nello svolgimento
    dei servizi
  • la responsabilità del trattamento dei dati
    personali e le modalità di attuazione di tale
    trattamento
  • le penali per loutsourcer, nel caso di mancato
    rispetto dei tempi di esecuzione e della qualità
    dellopera prestata
  • il divieto esplicito o lindicazione delle
    condizioni per eventuali concessioni in
    subappalto (questultimo non potrà in alcun caso
    riguardare la conservazione dei documenti),
  • la durata del contratto e le modalità e i termini
    per il suo rinnovo
  • i casi di risoluzione e recesso del contratto e
    le modalità di ritiro della documentazione
    eventualmente trasferita alloutsourcer
  • il foro competente per la risoluzione di
    eventuali controversie.
  •  

45
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Documentazione da allegare, in quanto parte
    integrante del contratto
  • capitolato speciale dappalto
  • progetto esecutivo con lindicazione dettagliata
    dei tempi e modi di fornitura del/i servizio/i
  • se lappalto riguarda larchivio corrente,
    indicare i tempi e i modi di acquisizione dei
    documenti il tipo di software utilizzato per il
    protocollo informatico e per la gestione dei
    flussi documentali ecc.
  • se lappalto riguarda larchivio di deposito,
    indicare i tempi e i modi (accesso controllato da
    intranet stampa, invio via mail/PEC, download su
    PC) di risposta alle richieste di document
    retrieval da parte degli uffici i tempi e i modi
    (accesso tramite internet ecc.) di risposta alle
    richieste di accesso da parte di terzi per fini
    giuridico amministrativi i tempi e i modi di
    attuazione delle operazioni di scarto ecc.
  • se lappalto riguarda larchivio storico,
    indicare il tipo di prodotto finale (elenco
    analitico, inventario a stampa, inventario
    informatizzato, banca dati ecc.) i tempi e i
    modi di attuazione delle richieste di
    consultazione dei documenti per fini di studio
    ecc.
  • elenco della documentazione trasferita ? da
    allegare anche alla richiesta di autorizzazione
    da presentare alla Soprintendenza archivistica
  • certificazione di sicurezza e salubrità dei
    depositi in cui la documentazione sarà
    conservata, rilasciata dai comandi provinciali
    dei Vigili del Fuoco e dalle ULSS competenti ? da
    allegare anche alla richiesta di autorizzazione
    da presentare alla Soprintendenza archivistica
  • certificazione di qualità UNI EN ISO 9001-2000 ed
    altre eventuali rilasciate alloutsourcer (e agli
    eventuali subappaltatori) dagli appositi enti
    certificatori
  • coperture assicurative stipulate dalloutsourcer
  • curricula degli operatori incaricati
    dalloutsourcer e dagli eventuali subappaltatori
    (nel caso di operazioni di selezione del
    materiale da destinare allo scarto, di riordino e
    inventariazione di archivi storici è
    indispensabile il possesso del diploma rilasciato
    dalle Scuole di archivistica ,paleografia e
    diplomatica istituite presso gli Archivi di Stato
    o di altro titolo equivalente) ? da allegare
    anche alla richiesta di approvazione da
    presentare alla Soprintendenza archivistica
  • descrizione del/i software utilizzato/i per la
    gestione dellarchivio corrente e di deposito e
    per la redazione degli strumenti di ricerca
    dellarchivio storico
  • eventuale descrizione delle caratteristiche dei
    supporti utilizzati per larchiviazione
    sostitutiva 

46
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Ove i servizi richiesti non riguardino proprio la
    redazione o laggiornamento di tali strumenti,
    lente appaltante dovrebbe fornire
    alloutsourcer
  • ? il manuale di gestione in uso
  • ? il titolario e il prontuario per la
    classificazione e la fascicolazione in uso
  • ? i piani di conservazione e prontuari da
    utilizzare come guida nelle operazioni di scarto

47
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • LAFFIDAMENTO DI LAVORI
  • 2. INCARICHI PER ORDINAMENTO E INVENTARIAZIONE

48
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Lautorizzazione allesecuzione di interventi di
    ordinamento e inventariazione su complessi
    archivistici deve essere richiesta dallente
    proprietario/possessore/detentore ai sensi del d.
    lgs 22 gennaio 2004, n. 42 art. 21 comma 4

49
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • SCHEMA DI PROGETTO DI
  • RIORDINO E INVENTARIAZIONE
  • ?
  • DA ALLEGARE ALLA RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE ALLA
    SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • 1. NOTIZIE SUL PRODUTTORE
  •  ?
  • breve profilo istituzionale/biografia del
    produttore, corredata di indicazioni
    bibliografiche

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • 2. DESCRIZIONE DELLARCHIVIO  
  • ?

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servizi esternalizzati
  • DATI ESSENZIALI DESCRITTIVI
  • indicare attuale proprietario/possessore/detentore
    dell'archivio
  • segnalare se dichiarato di di interesse storico
    particolarmente importante dalla Soprintendenza
    archivistica (specificando estremi del
    provvedimento ) e se dichiarato di interesse
    locale dalla Regione del Veneto ex L.R. 50/1984
  • attuale ubicazione
  • estremi cronologici
  • consistenza complessiva (indicare la consistenza
    in metri lineari, e/o il numero di buste,
    registri, fascicoli). Per supporti diversi da
    quelli cartacei indicare il numero di pezzi (es.
    pergamene, bozzetti, fotografie, supporti audio e
    video ecc.)
  • indicare se larchivio presenti/non presenti
    unorganizzazione per serie archivistiche se
    sono presenti archivi aggregati (in tal caso
    elencarli) 
  • stato di ordinamento ricostruire eventuali,
    precedenti interventi di riordinamento,
    collocandoli cronologicamente e riconducendoli a
    esistenti mezzi di corredo, meglio se ancora
    utili al reperimento della documentazione nel
    fondo 
  • stato di conservazione
  •  bibliografia 
  • se prevista/non è prevista limmissione in rete
    dei dati inventariali 
  • segnalare se larchivio integri altri
    fondi/collezioni/raccolte
  • indicare se esiste un collegamento con altri
    fondi archivistici o con raccolte bibliografiche
    e/o museali

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • 3. Fasi previste per I LAVORI DI riordino
  • e inventariazione
  • 4. PERSONALE INCARICATO
  • 5. STRUMENTI E MATERIALE
  • 6. TEMPI DI REALIZZAZIONE

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Al termine dei lavori lente dovrà trasmettere
    alla Soprintendenza archivistica una
  • relazione tecnico scientifica ai fini del
    rilascio del certificato di regolare esecuzione
    dei lavori
  • atto che concluderà il procedimento
    amministrativo

55
Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • LAFFIDAMENTO DI LAVORI
  • 3. INCARICHI PER SCARTO DI DOCUMENTAZIONE
    ARCHIVISTICA

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • LEnte E NON LINCARICATO - deve inviare la
    richiesta di scarto alla Soprintendenza
    Archivistica per la prescritta autorizzazione ?
    la proposta di scarto è atto di gestione
    amministrativa avente rilevanza esterna e come
    tale deve avere la forma di un provvedimento
    dirigenziale motivato
  • La richiesta di autorizzazione allo scarto deve
    essere formulata ai sensi dellart. 21, comma d,
    del d.lgs n. 42/2004. In allegato deve essere
    inviata, in triplice copia, la proposta di
    scarto.
  • La proposta di scarto è costituita da una tabella
    contenente
  • 1) tipologia degli atti che si intendono
    eliminare, con espresso lindice di
    classificazione relativo
  • 2) estremi cronologici degli atti (es. 1993-1997)
  • 3) peso espresso in Kg o consistenza espressa in
    metri lineari o numero di buste o faldoni
  • 4) motivazione dello scarto e riferimento ai
    decorsi tempi di conservazione in relazione al
    massimario di scarto o al piano di conservazione
    adottato

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Se, dopo unattenta valutazione, nulla osta al
    procedere della pratica, la richiesta viene
    inoltrata dalla Soprintendenza Archivistica al
    Ministero dellinterno (Affari Interni e
    Territoriali - Ispettorato Centrale per i Servizi
    Archivistici) ai sensi dellart. 4 del DPR 30
    dicembre 1975 n. 654 Attribuzioni del Ministero
    dellinterno in materia di documenti archivistici
    non ammessi alla libera consultabilità e
    lassenso è dato entro 90 giorni.
  • Una volta ottenuto lassenso dal Ministero
    dellinterno il soprintendente archivistico
    appone lautorizzazione allo scarto e lo invia
    allEnte.

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • LAFFIDAMENTO DI LAVORI
  • 4. INCARICHI PER RESTAURO
  • DI BENI ARCHIVISTICI

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Lautorizzazione al restauro di beni archivistici
    deve essere richiesta ai sensi del d. lgs 22
    gennaio 2004, n. 42 art. 21 comma 4 e comma 5.
  • Lautorizzazione al restauro è necessaria per i
    beni archivistici facenti parte di archivi di
    enti pubblici e di archivi privati dichiarati
    dinteresse culturale ai sensi del d. lgs 22
    gennaio 2004, n. 42, art. 14 e seguenti

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Lente richiedente E NON LINCARICATO - deve
    allegare, alla richiesta di autorizzazione, il
    progetto di restauro comprensivo delle
    descrizioni tecniche dellintervento proposto dal
    laboratorio di restauro abilitato.

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • La Soprintendenza archivistica può emettere
    prescrizioni nel caso in cui gli interventi
    proposti o i gli agenti che sintendono
    utilizzare non siano compatibili con quanto
    stabilito dal capitolato speciale tecnico tipo
    per il restauro dei documenti predisposto
    dallIstituto Centrale per il Restauro e la
    Conservazione del Patrimonio Archivistico e
    Librario http//www.icpal.beniculturali.it/allegat
    i/Il_capitolato.pdf
  • La Soprintendenza può anche visionare il
    materiale documentario che sintende restaurare
    preliminarmente al rilascio dellautorizzazione
    al restauro.

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Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui
servizi esternalizzati
  • Il procedimento amministrativo si conclude con il
    rilascio del certificato di regolare esecuzione
    dei lavori di restauro in contraddittorio avanti
    il restauratore/o il rappresentante legale
    dellente

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WEB http//save.archivi.beniculturali.it PEC
mbac-sa-ven_at_mailcert.beniculturali.it
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