Vyu

1
Využití procesní analýzy na Magistrátu mesta
Ostravy

• Odbor MIS, oddelení procesní analýzy
• Magistrát mesta Ostravy

2
Projekt procesní analýzy MMO

• Osnova prednášky
• Proc se zabýváme procesní analýzou
• Procesní model MMO zahájení
• Procesní model MMO etapy
• Procesní model MMO realizace
• Prehled vytvorených modelu-1.etapa
• Procesní model MMO soucasný stav
• Procesní model MMO využití
• Praktické ukázky (FirstSTEP, Intranet SMO)

3
Proc se zabýváme procesní analýzou

• Reforma verejné správy, neustálé zmeny v
  legislative, vysoké nároky na poskytování služeb,
• od 1.1.2003 12 obcí-simulace-využití v praxi
• Výstavba SSC-budování IS SSC-analýza stavu
• Potreba kvality, inovace, stanovení
  zodpovednosti za konkrétní cinnost (službu),
  procházející napríc organizací, prímý vztah k
  zákazníkovi-obcanovi
• Moderní pojetí organizace verejné správy využívá
  systémového pohledu a procesního prístupu v
  podmínkách výkonu verejné správy.

4
Procesní model MMO-zahájení

• 18.zárí 2001 - schválen RM Ostravy návrh na
  zpracování Procesního modelu Magistrátu mesta
  Ostravy
• 25.brezna 2002 uzavrena Smlouva o dílo mezi SMO a
  VŠB-TU Ostrava na vytvorení projektu Procesní
  analýza na zdokumentování hlavních procesu MMO se
  zamerením na oblast hospodarení s majetkem a
  financními prostredky a zpracování podrobného
  modelu procesu pripravovaného strediska správních
  cinností (SSC).

5
Procesní model MMO-etapy

• Smlouva definuje 3 etapy projektu
• 1.etapa - pilotní model procesu Strediska
  správních cinností SSC (04/2002 - 12/2002)
• 2.etapa - optimalizovaný model procesu MMO se
  zamerením na oblast hospodarení s majetkem a
  financními prostredky (09/2002 - 09/2003)
• 3.etapa - spolupráce pri zavádení IS
  s implemen-tátorem IS SSC (2004 v rámci realizace
  IS SSC)
• údržba a rozvoj procesního modelu SSC

6
Procesní model MMOrealizace

• Vznik oddelení PA na odboru MIS 3 pracovníci
  1 pracovník na odboru organizacním
• Zapojení MMO do pilotního projektu MV CR
  Reinženýring jako metoda racionalizace a
  zkvalitnování práce
• Ustanovení rídícího týmu projektu v cele s
  tajemnicí magistrátu
• Školení vedoucích pracovníku všech odboru MMO o
  procesní analýze

7
Procesní model MMOrealizace 1. etapy

• Vytipování 20 klícových procesu 1.etapy, které
  mají být soustredeny do SSC (odbor dopravy, odbor
  vnitrních vecí a odbor živnostenský úrad)
• Tvorba 20 procesních modelu 6/2002-12/2002
• Podklady popis agend 2001, platné smernice,
  predpisy a rády MMO, organizacní struktura,
  platná legislativa, funkcní náplne pracovníku
  konzultace s vlastníky procesu
• Speciální školení vlastníku procesu zvlášt pro
  OD, Vnitr., ŽÚ ukázka možností na konkrétních
  procesech

8
Prehled vytvorených procesních modelu-1.etapa

• Odbor dopravy
• Evidence a vydávání ridicských prukazu
• Registrace výcv. zaríz. autoškol a prov. zkoušek
• Registrace motorových vozidel
• Schvalování technické zpusobilosti vozidel
• Poskytování informací na úseku dopravy
• Príjem plateb na úseku dopravy
• Správní rízení o prestupcích
• Profesní osvedcení pro ridice z povolání

9
Prehled vytvorených procesních modelu-1.etapa

• Odbor vnitrních vecí
• Evidence a vydávání obcanských prukazu
• Evidence a vydávání cestovních dokladu
• Poskytování údaju z IS evidence obyvatel
• Státní obcanství
• Príjem plateb na úseku vnitrních vecí
• Overování
• Podatelna

10
Prehled vytvorených procesních modelu-1.etapa

• Živnostenský úrad
• Evidence a vydávání živnosti ohlašovací
  (remeslné, vázané a volné)
• Evidence a vydávání živnosti koncesované a
  provozované prumyslovým zpusobem
• Poskytování informací ze živnostenského rejstríku
• Príjem plateb na úseku živnostenského úradu
• Kontrola podnikatelu, ukládání a vymáhání pokut

11
Prehled vytvorených procesních modelu-1.etapa

• Živnostenský úrad
• Od 1.4.2003 nový Kancelárský rád živnostenského
  úradu MMO zmeny toku dokumentu zmeny
  organizacní struktury gtnové procesní modely
• Evidence a vydávání nové živnosti ohlašovací
• Evidence a vydávání nové živnosti koncesované

12
Procesní model MMO realizace 2.etapy

• Provedena analýza cinností v oblasti hospodarení
  s majetkem a financními prostredky-týká se 9
  odboru MMO OFR,MJ,OI,HO,TSM,LPO,MIS, OER,OKB -
  výstupem definice zadání schválena novým rídícím
  týmem
• Tvorba 12 procesních modelu a jejich schválení
• Záverecná zpráva 2. etapy zhodnocení stavu a
  návrh optimalizace schválení rídícím týmem

13
Prehled vytvorených procesních modelu 2. etapa

• Model hospodarení s majetkem -7 subprocesu
• Dlouhodobý financní majetek
• Dlouhodobý hmotný majetek
• Dlouhodobý nehmotný majetek
• Pohledávky
• Financní majetek
• Financní prostredky na úctech
• Zásoby

14
Prehled vytvorených procesních modelu 2. etapa

• Model hospodarení s financemi - 5 subprocesu
• Návrh a tvorba rozpoctu
• Schválení návrhu rozpoctu ZM
• Hospodarení dle rozpoctu
• Vyhodnocení hospodarení
• Úpravy rozpoctu v prubehu roku

15
Dekompozice hospodarení s financemi
16
Procesní model MMO soucasný stav

• Ukoncena 1.a 2.etapa projektu - záverecná zpráva
• Radou mesta schválen harmonogram prací v oblasti
  procesní analýzy na rok 2004 hlavní cinnosti
• Aktualizace zpracovaných modelu SSC
• Aktualizace modelu hospodarení s majetkem a
  financemi a jejich rozšírení
• Spolupráce s externími firmami pri návrhu ISSSC
• Tvorba a aktualizace procesního portálu
• Zajištují pracovníci oddelení PA.

17
Procesní model MMO - využití

• Využití výsledku 1. etapy projektu
• Jednotný popis soucasného stavu zamyšlení
  vlastníku možnost simulace zmen v modelu
• Silný nástroj pro kvalitní vedenímotivace
  pracovníku
• Podklady pro IS SSC
• Simulace modelu v podmínkách dokoncení II.etapy
  reformy VS, nárust cinností (koeficient 1,085)
• Procesní portál - Intranet SMO - seznámení nových
  pracovníku s postupem cinností
• Databáze doporucení

18
Procesní model MMO - využití

• Využití výsledku 2.etapy projektu
• Jednotný popis cinností zamerených na hospodarení
  s majetkem a financními prostredky, mapuje
  soucasný stav smernic, príkazu zamyšlení
  vlastníku možnost simulace zmen
• Doporucení zhotovitele optimalizovaný model
  procesu MMO se zamerením na oblast hospodarení s
  majetkem a financními prostredky

19
Praktické ukázky

• Modelování v programu FirstSTEP - modely
  1.etapy-stupen podrobnosti na úrovni funkcních
  náplní
• Doba trvání aktivit-zdroj statistický prehled
  kvalifikovaný odhad proverený simulací-skutecné
  merení výkonnosti klícových procesu
• Grafické znázornení aktivit každého pracovníka
• v
• Vytížení pracovníku na konkrétním procesu

20
FirstSTEP-evidence a vydávání OP
21
OP rozpad na aktivity
22
OP vytížení pracovníku
23
Procesní portál
24
Procesní analýza záver

• Dekuji za pozornost.
• Ing. Drahomíra Matová
• Magistrát mesta Ostravy
• Odbor mestského informacního systému
• vedoucí oddelení procesní analýzy
• Tel [phone]
• E-mail dmatova_at_mmo.cz