Il protocollo e la gestione dei documenti

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Il progetto AURORA Piccoli campi, grandi problemi
Gianni Penzo Doria Università degli Studi di
Padova Archivio Generale di Ateneo
Mantova, 10 marzo 2009
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Lacronimo di Aurora
Amministrazioni unite per la redazione degli
oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel
protocollo informatico
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I promotori
Direzione Generale per gli archivi - Servizio
III, poi II
Associazione nazionale archivistica italiana -
ANAI
Università degli Studi di Padova
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Lobiettivo principale
Ridurre gli effetti negativi della mancanza di
standard per la descrizione del corrispondente e
la redazione delloggetto nel protocollo
informatico La registrazione di protocollo è un
atto pubblico (di fp) e il suo documento, il
registro di protocollo, deve essere redatto con
la solennità che merita, evitando pressapochismi
e sciatterie.
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Le date di avvio
11 dicembre 2007Archivi 23, lancio
delliniziativa 31 dicembre 2007oltre 70
adesioni, ridotte a 40 11 gennaio 2008DDA
costitutivo
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Le riunioni nazionali
12 febbraio 2008 Bologna, 1ª riunione
plenaria 16 aprile 2008 Milano, Sottogruppo
corrispondente 24 aprile 2008 Roma, Sottogruppo
oggetto 16 giugno 2008 Roma, Coordinatori 26
giugno 2008 Roma, 2ª riunione plenaria 22
settembre 2008 Ragusa, 3ª riunione plenaria 16
dicembre 2008 Roma, 4ª riunione plenaria
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Lapertura alla comunità scientifica

• Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa
  a disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora.
• 176 richieste
• 45 Aurora tester
• ICA e Archivalia

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La foto di Aurora
Foto di Giuseppe Menardi (Associazione
Astronomica Cortina) scattata il 20 novembre 2003
e ceduta gratuitamente per Aurora www.cortinaste
lle.it
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Il lessico

• Non più mittente o destinatario, ma
  corrispondente.
• Mittente si usa solo per larrivo e destinatario
  solo per la partenza.
• Il corrispondente si descrive (date determinate
  regole, loperazione è procedurale)
• Loggetto si redige (loperazione è
  intellettuale)

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La struttura

• Si tratta di raccomandazioni, non di regole
  prescrittive.
• 7 Raccomandazioni di carattere generale
• 24 Raccomandazioni per il corrispondente
• 13 Raccomandazioni per loggetto
• 14 Raccomandazioni per il software

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Le statistiche di Aurora
1/2

• Alcuni dati statistici
• 1 anno di progetto
• 8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi
• 40 amministrazioni pubbliche ANAI
• 44 Aurora tester
• 69 Raccomandazioni
• 2.700 e-mail scambiate ()

() Nota interna oltre 120.
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Le statistiche di Aurora
2/2

• Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta,
  modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester
  una media di oltre 85 volte
• Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a
  testa per ogni versione, il tempo trascorso nei
  lavori delle riunioni plenarie e dei sottogruppi,
  Aurora è costata complessivamente oltre 180
  giorni di lavoro uomo

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Cosa resta da fare?
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La revisione linguistica

• Il prof. Cortelazzo farà la revisione
  linguistica
• Semplificazione del testo
• Indice di leggibilità

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La revisione editoriale

• 5 marzo 2009Rilascio della versione beta di
  Aurora (fino a I regali)
• 31 marzo 2009Rilascio de Il tramonto prima di
  Aurora (Protochorror)
• 30 aprile 2009Rilascio dell'Atlante diplomatico

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La disseminazione 2009
Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD10
marzo 2009 Lecce - Università del Salento27
marzo 2009 Napoli - Archivio di Stato2 aprile
2009 Torino - Regione Piemonte22 aprile
2009Trieste - Archivio di Stato, Scuola di
APD27 aprile 2009
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Sito web - Area dei materiali didattici

• Unarea dedicata agli operatori, dalla quale
  poter scaricare i materiali o i rispettivi link
  per la formazione interna e per la
  moltiplicazione culturale
• Allegato per il Manuale di gestione
• Aurora in pillole
• Slides e materiali per esercitazioni

www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
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Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010)
ICA - Traduzione in inglese (Martignon) Archivalia
- Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)
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Piccoli campi, grandi problemi
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Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa
leggiera, che l disputar lungamente delle
massime questioni senza conseguir verità
nissuna Galileo Galilei, 1609
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La definizione del problema il corrispondente
Con lintroduzione dellinformatica, lassenza di
raccomandazioni, policy, procedure o standard
nella descrizione del corrispondente
(mittente/destinatario) ha provocato a)
proliferazione di record contradditori o
incompleti b) inefficienza nella ricerca c)
perdita di dati storici relativi alla persona
(fisica o giuridica)
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La definizione del problema loggetto
Lassenza di raccomandazioni, policy, procedure o
standard nella descrizione delloggetto
provoca a) iper-sintesi o iper-analisi b)
inefficienza nella ricerca c) mediocrità nelle
descrizioni d) 70 persone redigono 70 oggetti
diversi
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Gli effetti
incertezza
tempo
ridondanze
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Il perimetro di un piccolo problema
Nellambito del protocollo informatico (rectius,
sistema di gestione informatica dei documenti),
la redazione dellanagrafica e la redazione
delloggetto rappresentano un piccolo problema,
ma non un problema piccolo. Un piccolo problema,
però, che genera enormi effetti negativi sulla
organizzazione e la ricerca documentale.
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Il corrispondente
Il corrispondente (mittente nel caso di un
documento in arrivo e il destinatario o i
destinatari, nel caso di un documento in partenza
o trasmesso agli uffici che afferiscono al
medesimo protocollo), deve essere memorizzato in
una apposita banca dati. La banca dati deve
essere implementata in modo da consentire
lefficiente individuazione del soggetto,
garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.
26
(No Transcript)
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Tiscali, in Località  Sailletta
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Loggetto
Loggetto è il principale campo di ricerca
strutturata (information retrieval) e quindi deve
essere registrato con coerenza e
attenzione. Bisogna trovare un equilibrio tra
analisi e sintesi, tenendo presente la
correttezza della lingua, come in un algoritmo. È
unoperazione intellettuale, che non prevede la
pedestre trascrizione delloggetto eventualmente
presente. Serve agli organi di governo e di
gestione per ragioni di conoscenza e di
efficienza della macchina amministrativa.
29
(No Transcript)
30
(No Transcript)
31
(No Transcript)
32
(No Transcript)
33
(No Transcript)
34
(No Transcript)
35
Grazie per lattenzione!
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova - Archivio
Generale di Ateneo gianni.penzo_at_unipd.it
www.unipd.it/archivio/progetti/aurora