Chapter 4: Data Management

1

• Chapter 4 Data Management

Prepared by Yudhi Herliansyah Trisakti University
2
Data

• Data Secara luas didefinisikan sebagai komponen
  yang saling berkaitan, meliputi
• Data Models, memberikan struktur data
• File Orientation
• Data-base Orientation
• Data values

3

• Tindakan atas data merupakan proses konversi
  input menjadi output
• Rangkaian terkait tugas yang harus dilakukan utk
  memproses data disebut prosedur.

4
Fungsi utama dalam mengelola sumberdaya data

• Menciptakan catatan dan penyimpanannya. (Record
  Repository, Creation)
• Memelihara catatan melalui aktivitas seperti
  menambahkan catatan baru atau update data.
  (Repository Maintenance through additions and
  updates)
• Mendapatkan/menampilkan data yang sudah disimpan
  (Data Retrieval)
• Melakukan pengarsipan dan penghapusan data (Data
  Archival and Removal)

5
Data ttg Entities

• Entity adalah suatu object, person, atau event
  dimana perusahaan mengumpulkan dan menyimpan data
• Characteristics dari Entities merupakan
  Attributes
• Masing-masing attribute didalam system disebut
  Data Element
• Biasanya terdapat hubungan one-to-one antara
  attributes dan data elements
• Secara luas attribute memiliki beberapa
  spesifik attributes dan seluruhnya termasuk data
  elements, seperti alamat yang terdiri atas
• Street Address
• City
• State
• Zip Code
• Country

6

• Field Length, adalah jml/banyaknya posisi
  tertentu yang dibutuhkan utk menyimpan suatu
  elemen data. Besarnya ditentukan oleh jml
  karakter yang dinginkan dan value field yang
  sesuai dengan atribut yang akan diisi.
• Data Type, adalah tipe elemen data berdasar pd
  kelas data yang disimpan dalam field tertentu.

7
Data Models
Data Models
Data-bases
Files

• File
• Record
• Data Element

• Data base
• Data-sets (or Tables)
• Record
• Data Element

Figure 4-1
8
Hirarkhi Data pd sistem berorientasi file

• Pengelolaan dan penyimpanan data
  terkomputerisasi membutuhkan prosedur formal yang
  harus diikuti. Sistem berorientasi file adalah
  aplikasi yang hanya dapat dioperasikan untuk
  menggunakan suatu data tertentu saja.
• Setiap recorded attribute dari suatu entity
  merupakan suatu data element
• Field Length Merupakan banyaknya atribut atau
  simbol yang dibutuhkan untuk menyimpan suatu data
  element

9
Hirarkhi Data pd sistem berorientasi Data base

• Sistem berorientasi pada data base adalah sistem
  atau aplikasi yang diterapkan dimana user
  aplikasi dapat menggunakan dan mengelola banyak
  data

10

• Data Type
• Character
• Numeric
• Date
• Raw
• Data Value, adalah data yang disimpan yang
  memiliki atribut tertentu.

11
Some Specifics
12
4 tipe data file

• 1. Master Files, memuat catatan mengenai entity
  tertentu (orang, tempat, atau benda) seperti
  pelanggan, kantor dan produk.
• 2. Transaction Files, memuat catatan mengenai
  peristiwa-peristiwa yang sedang diproses, seperti
  penjualan atau penerimaan barang.
• 3. History Files, memuat catatan mengenai
  transaksi yang telah selesai, misal penjualan yg
  telah terjadi
• 4. Reference Files, memuat catatan atau tabel utk
  melakukan perhitungan atau pemeriksaan ketepatan
  input, seperti harga produk, nama pelanggan.

13
Klasifikasi Arsip (Master Files)

• Master files Berisi data (catatan) permanent
  tentang entities (people, places, and things).
  Contoh MF dalam Akuntansi
• General and Subsidiary ledgers
• General ledger master file
• Customer/Accounts Receivable master file
• Vendor/Accounts Payable master file
• Inventory master file
• Employee/Payroll master file
• Open WIP master file
• Standard cost master file

14
Klasifikasi Arsip(Transaction Files - I)

• Transaction files Berisi catatan-catatan
  berkaitan dengan events (peristiwa) yang
  diproses, seperti sales, receipts of goods, dll.
• Transaction files termasuk transaction data
  rinci. Transaksi file berisi general atau
  special journals dalam sistem manual
• Secara periodik, data transaksi diposting kedalam
  master file dan kemudian simpan atau diarsip

15
Klasifikasi Arsip(Transaction Files - II)

• Accounting terkait transaction files adalah
• General/Special journal file (General ledger)
• Sales/Cash receipts file (Accounts receivable)
• Receiving/Purchases file, Cash disbursements file
  (Inventory, Accounts payable)
• Inventory issuance file/shipment file/sales
  file/adjustments file (Inventory)
• Payroll/Cash disbursements (Payroll)

16
Klasifikasi Arsip Lain - I

• Reference files Berisi tabel atau daftar data yg
  dibutuhkan utk membuat perhitungan atau utk
  memeriksa akurasi data input . Contoh tabel
  harga product , daftar pelanggan, dll.
• History files disebut pula archive berisi
  catatan berkaitan semua transaksi yang telah
  diselesaikan seperti transaksi penjualan
  sebelumnya
• Open files merupakan transaksi yang belum
  terselesaikan (incomplete transactions). Contoh
  Open sales order file Sales
  transaction file

17
Klasifikasi Arsip Lain - II

• Report files dihasilkan dari catatan dalam
  master atau transaction files. contoh, Laporan
  Umur piutang yang dihasilkan secara periodik
  merupakan bersumber dari master file Accounts
  Receivable.
• Backup file merupakan suatu copy dari file saat
  ini dari file yang ada.
• Suspense file kumpulan catatan dari file yang
  rusak (erroneous atau questionable data)

18
Kunci Catatan (Record-Key)

• Record keys elemen data dalam catatan yang
  berfungsi sebgai sort keys. Contoh,
  customer-account number
• Two types record keys yg sering digunakan dalam
  master dan transaction file yaitu primary key dan
  secondary keys
• Primary key (disebut juga record key) berisi
  atribut yang unik (uniquely) mengidentifikasi
  suatu specific record. contoh, customer number
• Secondary key atribut selain dari primary key
  yang merupakan cara alternatif untuk mengakses
  catatan dalam file. contoh, nama akhir customer

19
Flags

• Flags merupakan simbol atau karakter yang
  digunakan untuk tujuan pengendalian. contoh,
  end-of-batch flag.

20
Logical View Versus Physical Storage of Records -
I

• 2 cara yang digunakan utk menggambarkan sistem
  informasi khususnya data (File structure) dalam
  suatu sistem
• 1. logical view file structures, berkaitan
  dengan cara pandang pemakai terhadap sistem
  informasi.
• 2. physical view file structures, berkaitan
  dengan pengorganisasian data

21
Pertimbangan dalam merancang Record dan File

• Siapa usernya
• Tujuan penggunaannya
• Pengorganisasiannya dan aksesnya
• Lama file disimpan
• Dll
• Semua mempengaruhi aplikasi yang akan dirancang
  dan model data.

22
Dokumentasi data pada sistem berorientasi file

• Ditentukan oleh record Layout, yang menunjukkan
  masing-masing field dalam membentuk record dan
  urutannya

23
Keuntungan File-oriented system (flat file)

• Lebih efisien digunakan pada pengolahan data yang
  masih terbatas jumlahnya.
• Masing-masing user menyimpan file sendiri
  sehingga keamanan ada ditangan user.
• Sederhana dan mudah penggunaannya.

24
File-oriented system (flat file)
25
Dokumentasi data pada sistem berorientasi Data
base

• Dalam data base system, data dapat digunakan
  secara bersama-sama (sharing), satu sumber untuk
  semua user dan aplikasi.
• Fokus pada data sebagai
• Tempat penyimpanan data dirancang sedemikian rupa
  agar dapat digunakan oleh berbagai macam aplikasi.

26
Dokumentasi data pada data base system

• Elemen data yang berhubungan dikelompokkan ke
  dalam suatu data base yang merepresentasikan
  entitas.
• Contoh seorang konsultan adalah entitas, elemen
  datanya meliputi nama, alamat, no telp, tgl
  lahir, jumlah pegawai.
• Conceptual data model, berarti mengelompokkan
  data entitas menurut logika tertentu.

27
Data base system
28
Dokumentasi data pada data base system

• Pemahaman terhadap model data konseptual melalui
  2 dokumentasi
• 1. data dictionary
• 2. entity-relationship diagram

29
Data Dictionary

• Berfungsi sebagai referensi atau
• Repository
• Berisi fakta suatu elemen data yang terkandung
  dalam data base

30
Entity Relationship (ER) Diagram

• ER diagram merupakan teknik dokumentasi utk
  merepresentasikan hubungan diantara entitas dalam
  suatu sistem.
• REA adalah salah satu model dalam sistem Data base

31
Bentuk ER_Diagram
Entity
Relationship
Entity
1
1
Sales- person
Car
Assigned
1
M
Places
Order
Customer
M
M
Vendor
Inventory
Supply
32
Contoh REA Data Model
R
E
A
M
M
Sales
M
1
Inventory
Sales person
M
M
1
Customer
1
M
M
Cash Collections
1
M
Cash
Cashier
M
1
34
33
Arus Economic Events dalam GL (Pemrosesan
transaksi) Manual system
34
Accounting Records dalam Computer-Based System
Penjelasan tahapan dalam Gambar 1. Bandingkan
saldo AR dalam balance sheet dengan master file
saldo akun control AR . 2. Rekonsiliasikan AR
pengendali dengan total akun AR subsidiary . 3.
Pilih sample jurnal yg update AR subsidiary
ledger dan trace transaksi ini dalam sales
journal (archive file). 4. Dari jurnal ini,
identifikasi sumber documen yangdapat ditarik
dari file dan lakukan verifikasi, konfirmasi
sumber dok ini dengan pelanggannya.
35
Audit Trail
Financial Statements
Source Document
General Ledger
Journal
Financial Statements
Source Document
General Ledger
Journal
Akuntan harus mampu tracing kedua arah.
Sampling dan konfirmasi adalah 2 teknik yg biasa
digunakan.
36
Flowcharting

• Digunakan untuk mengikhtisarkan banyak kata
  (narasi) dari suatu aktivitas dalam sistem
  pendokumentasian.
• 1. System Flowchart, menggambarkan hubungan
  diantara proses, menggambarkan sistem secara
  keseluruhan, atau suatu bagian sistem yg luas.
  Misal Sistem upah secara manual.
• 2. Program Flowchart,menggambarkan setiap proses
  tahapan logis dalam program komputer, atau yang
  dilakukan oleh komp
• 3. Document Flowchart, menekankan arus dokumen
  yang diproses dari suatu aktivitas dalam sistem,
  prosedur atau transaksi.
• 4. Data Flow Diagram, menggambarkan urutan
  aktivitas dalam sistem dengan cara sederhana.

37
Data-Flow Diagrams

• Suatu data-flow diagram menunjukkan arus fisik
  dan logika dari data melalui sistem pemrosesan
  transaksi
• Physical devices dari data yg ditranformasikan
  tidak digunakan dalam diagram logika
• 4 simbol yg digunakan

38
Simbol yg digunakan dalam Data Flow Diagrams (DFD)

• Merepresentasikan sumber data external atau
  destinasi data .
• mengindikasi entity atau suatu proses yg
  mengubah atau mentransformasi data
• Representasikan suatu penyimpanan atau repository
  data
• Mengindikasi arah data

39
Symbol pada Flowcharts
Terminal menunjukkan sumber atau destinasi dari
dokumen Dan laporan
total yang dihitung (menghitung)
Dok sumber atau laporan
connector antar halaman
penangananManual
connector halaman penutup
File utk menyimpan dok sumber Dan laporan
Diskripsi proses atau komentar
Catatan akuntansi (journals, registers, ledgers)
Arus Dokumen
40
Systems Flowchart
41
Sales Department
Credit Department
Warehouse
Shipping Department
A
Sales Order 1
Customer
Sales Order2
Customer Order
Checks Credit
Sales Order 4
Credit Records
Sales Order3
Picks Goods
Stock Records
Prepare Sales Orders
Signed Sales Order 1
Picks Goods
Customer Order
Sales Order2
Sales Order 1
Sales Order 1
Sales Order 1
Sales Order 4
Sales Order 1
Sales Order3
Signed Sales Order 1
N
Sales Order2
N
Distribute SO and File
A
Customer Order
Customer
Sales Order 4
Signed Sales Order 1
Sales Order3
Document Flowchart
Sales Order2
N
42
Program Flowchart
Start
Read Trans (T)
Read Master (M)
TM?
Yes
TltM?
No
MMamount Tamount
Write To new Master?
43
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram for Payroll Processing
44
A Context Diagram
Process bubble
Customer
Relevant Environment comprised of External
Entities
Payment
Cash Receipts Process
Boundary (border between a system and its
environment)
Bank
Deposit
Dataflows (Interfaces)
This is a flow connecting a system with its
environment
45
A Physical DFD
1. Bubbles are labeled with nouns 2. Data flows
files have physical descriptions
Customer
Sales Clerk 1.0
Order register tape
Cash
Cashier 2.0
Form 66W
Verified register tape
Book- Keeper 3.0
Deposit slip cash
Sales information
Bank
Blue sales book
46
A Logical DFD
1) Bubbles are labeled with verbs that describe
the activity taking place 2) Data flows files
have logical descriptions
1.0 Receive Payment
Customer
Payment
Receipts receipts summary
Verified receipts
2.0 Compare Cash Tape
3.0 Prepare Deposit
Sales record
4.0 Record Sale
Deposit
Sales data
Verified receipts summary
Bank
Sales Journal
47
Latihan Kelompok

• Soal_1. Identifikasi Primary key, dan list 2
  secondary key, tipenya, dan contoh data values
• a. GL e. Cash receipt
• b. A/R f. Purchase orders
• c. A/P g. Cash disbursements
• d. Inventory

48
Latihan Kelompok

• Soal_2. Buatlah document flow chart perusahaan
  pengecer (grosir) untuk sistem pembayaran hutang,
  dan narasikan document flowchart yang dibuat
  tersebut.

49
FORMULIR DOKUMEN

• Transaksi perush adalah penggerak krn sebagai
  input untuk diproses dalam suatu sistem.
• Untuk menjadi input sistem, transaksi hrs direkam
  kedalam dokumen perusahaan
• Dokumen dapat berbentuk hardcopy dapat pula
  berbentuk softcopy.

50
Formulir (dokumen)

• Dokumen yang terdapat dalam perusahaan dapat
  berasal
• -internal
• -eksternal
• Formulir internal digunakan dalam sistem
  informasi akuntansi.
• Formulir eksternal digunakan sebagai pendukung
  form internal dalam sistem informasi akuntansi.

51
Peranan Formulir

• Dasar kegiatan untuk memulai (start), mencatat,
  atau menyelesaikan transaksi.
• Mengurangi kesalahan dalam pencatatan
• Mengirim data dari satu pihak kepihak lainnya
• Merekam transaksi atau meminta dilakukannya suatu
  kegiatan.
• Alat tanggung jawab, melibatkan pihak yg
  menyetujui, melaksanakan dll

52
Contoh formulir

• Faktur (invoice), alat perekam transaksi.
• Permintaan pembelian (purchase requisition),
  adalah alat yang digunakan untuk meminta
  dilakukannya suatu tindakan.

53
Prinsip perancangan Form

• Minimalisasi form asli.
• Menggunakan lembar duplikat (tembusan)
• Sederhana dan ringkas.
• Desain formulir memudahkan pencatatan
• Terkandung unsur internal check
• Dapat dimanfaatkan utk kepentingan statistik
• Memudahkan proses audit eksternal (audit trail)

54
Faktor yg mempengaruhi desain form

• Jumah pihak yang membutuhkan formulir dokumen,
  jml pihak menentukan jml form. Pihak yg terlibat
  menggunakan sbg alat pengambilan keputusan dan
  utk suatu tindakan tertentu
• Jenis formulr lain yg memiliki muatan yang hampir
  sama contoh, faktur dapat digunakan sebagai surat
  pengantar barang, slip pembungkus, dan kadang
  sebagai bukti penerimaan dan tagihan.

55
form

• Cara pengerjaan, manual atau komputer
• Cara penyimpanan, form hardcopy yang disimpan
  dalam suatu tempat penyimpanan mis ordner
  haruslah berbahan kuat agar tidak mudah rusak.

56
Prinsip pembuatan

• Form yg ditujukan ke pihak luar hrs diberi nama
  perusahaan (logo) serta alamat dll
• Judul formulir harus jelas, agar penggunaanya
  mudah dipahami
• Sebaiknya memiliki nomor petunjuk, tgl.
• Jika memiliki tembusan sebaiknya menggunakan
  warna yg berbeda.

57
Flowchart

• Flowchart adalah suatu diagram simbol yg
  menampilkan arus data dan dokumen dan rangkaian
  kegiatan dari tahapan operasional dalam suatu
  sistem.

58
Simbol flowchart

• Basic symbol (simbol dasar)
• Specialized input/output sybol (simbol
  input-output tertentu
• Specialized process symbol (simbol proses
  tertentu)
• Additional symbol (simbol tambahan)

59
Basic symbol (simbol dasar)

• Terdiri dari
• 1. simbol input/output
• 2. simbol proses
• 3.simbol garis arus
• 4. Simbol anotasi atau komentar

60
Basic symbol (simbol dasar)

• Input/output
• Simbol proses
• Simbol garis arus
• Simbol anotasi atau komentar

61
Symbols Input/Output
62
System Flowcharting Symbols Processing
Extract
Merge/file
63
(No Transcript)
64
thanks