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ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO. LA FUNCI

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Title: ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO. LA FUNCI N DE LA CONTRALOR A Author: Margarita Valle Le n Last modified by: Margarita Valle Leon – PowerPoint PPT presentation

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Title: ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO. LA FUNCI


1
ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL
INTERNO.LA FUNCIÓN DE LA CONTRALORÍA
  • MTRA. MARGARITA VALLE LEÓN

16 DE JUNIO DE 2012
2
Reglas.
  • Leer los temas de la siguiente sesión.
  • Antes de comenzar la siguiente sesión contestar
    un control de lecturas.
  • Participación durante la exposición

3
CONTENIDO
Sesión Fecha Tema a Desarrollar
1 16-jun-12 EL CONTROL INTERNO
2 23-jun-12 EL CONTROL INTERNO EN EL CICLO DE INGRESOS
2 23-jun-12 EL CONTROL INTERNO EN EL CICLO DE COMPRAS
3 30-jun-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE PRODUCCION
3 30-jun-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INVENTARIOS
3 30-jun-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NOMINAS
4 07-jul-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE TESORERIA
4 07-jul-12 LA FUNCION DE LA CONTRALORIA
4
EL CONTROL INTERNO
  1. DEFINICION DE CONCEPTOS
  2. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
  3. OBJETIVOS BASICOS
  4. OBJETIVOS GENERALES
  5. ELEMENTOS DEL CI ADMINISTRATIVO
  6. ELEMENTOS DEL CI CONTABLE Y OPERATIVO.

5
1..1 DEFINICION DE CONCEPTOS
SISTEMA
CONTROL
CONTROL INTERNO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
RESPONSABLE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1..2 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
DEFINICION Y ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
EL AMBIENTE DE CONTROL
LA EVALUACION DE RIESGOS
LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACION
LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
LA VIGILANCIA
1..3 OBJETIVOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO
OBJETIVO 1. POLITICAS PRESCRITAS POR LA ADMINISTRACIÓN
OBJETIVO2. EFICIENCIA OPERATIVA
OBJETIVO 3. INFORMACION FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL
OBJETIVO 4. PROTECCION DE LOS ACTIVOS
1..4 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
OBJETIVOS DE AUTORIZACION
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACION DE TRANSACCIONES
OBJETIVOS DE VERIFICACION Y EVALUACION
OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA
1.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS
PERSONAL
SUPERVISION
1..6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y OPERATIVO
CATALOGO DE CUENTAS
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CUENTAS
TECNICAS DE CONTROL APLICABLES A LAS OPERACIONES QUE SE REGISTRAN EN CADA CUENTA CONTABLE
6
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
  • Sistema

7
Sistema
  • Conjunto organizado de las partes que integran
    una estructura, regularmente interactuantes e
    interdependientes, que se concatenan (enlazan)
    para la consecución de un propósito u objetivo
    determinado.

8
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
  • Control

9
Control
  • Fase del proceso administrativo que tiene como
    propósito coadyuvar al logro de los objetivos de
    las otras cuatro fases que lo componen
  • Estas se armonizan de tal manera que todas
    participan en el logro de la misión y objetivos
    de la entidad.

10
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
  • Control Interno

11
Control Interno
  • Comprende el plan de organización y todos los
    métodos y procedimientos que en forma coordinada
    son adoptados por una entidad para
  • Salvaguardar Activos
  • Verificar Información Financiera Administrativa
    Operacional
  • Promover Eficiencia Operativa
  • Estimular Adhesión Políticas Admtvas

12
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
  • Sistema de Control Interno

13
Sistema de Control Interno
ordenado, concatenado interactuante.
  • Conjunto

Objetivos del control interno
Misión
Objetivos de la empresa
14
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
  • Responsable del Control Interno

15
Responsable del Control Interno.
  • La más alta autoridad de la organización

16
1.2 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
  • Consiste en las políticas y procedimientos
    establecidos para proporcionar una seguridad
    razonable de poder lograr los objetivos de la
    entidad.
  • Elementos
  • El ambiente de control
  • La evaluación de riesgos
  • Los sistemas de información Y comunicación.
  • Los procedimientos de control
  • La vigilancia

17
El ambiente de control
  • Combinación de factores
  • Actitud de la administración
  • Estructura de la organización
  • Funcionamiento del consejo de administración
  • Métodos para asignar autoridad y responsabilidad
  • Políticas prácticas de negocios, conflictos de
    interés, códigos de conducta
  • Metas y objetivos de la organización, funciones
    operativas y requisitos legales
  • Descripción de puestos, funciones, jerarquías y
    restricciones.
  • Uso de documentación, autorizaciones y cambios.

18
El ambiente de control
  • Métodos de supervisión y seguimiento de políticas
    y procedimientos (incluye auditoria interna)
  • Establecimiento de sistemas de planeación y
    reportes de información planeación estratégica,
    presupuestos, pronósticos, planeación de
    utilidades, y contabilidad por áreas de
    responsabilidad.
  • Métodos de desempeño y comunicación
  • Método de investigación de desviaciones.
  • Vigilancia de políticas.
  • Desarrollo, modificación y uso de programas de
    cómputo

19
El ambiente de control
  • Políticas y prácticas del personal
  • Contratación
  • Capacitación
  • Promoción
  • Compensación
  • Códigos de ética.
  • Influencias externas que afectan las operaciones
    y prácticas de la entidad.
  • Clientes
  • Proveedores
  • otros

20
La evaluación de riesgos
  • Identificación, análisis y administración de
    riesgos relevantes en la preparación de estados
    financieros.
  • Riesgos relevantes afecten el registro de la
    información.

21
La evaluación de riesgos
  • Circunstancias que pueden dar lugar a riesgos
  • Cambios en el ambiente operativo
  • Nuevo personal
  • Sistemas de información nuevos
  • Crecimientos acelerados
  • Nuevas tecnologías
  • Nuevas líneas de productos
  • Reestructuraciones corporativas
  • Cambio en los pronunciamientos contables
  • Personal con mucha antigüedad.
  • Operaciones en el extranjero.

22
Sistemas de información y comunicación
  • Consiste en los métodos y registros establecidos
    para identificar, reunir, analizar, clasificar,
    registrar y producir información cuantitativa de
    las operaciones que realizan una entidad
    económica.
  • Para que un sistema contable sea útil y
    confiable, debe contar con métodos y registros
    que
  • Identifiquen y registren únicamente las
    transacciones reales.
  • Describan oportunamente todas las transacciones.
  • Cuantifiquen el valor de las operaciones en
    unidades monetarias.
  • Presenten y revelen adecuadamente dichas
    transacciones en los estados financieros.

23
Los procedimientos de control
Administración de la empresa.
Objetivos de la entidad
Los procesos y políticas
Seguridad razonable
24
Los procedimientos de control
APLICACION
NIVELES DE ORGANIZACION
procedimientos de control
procesamiento de las transacciones.
25
Los procedimientos de control
son establecidos
para evitar errores durante el desarrollo de las
transacciones.
Procesamientos de carácter preventivo
26
Los procedimientos de control
tienen como finalidad
Los procesamientos de control de carácter
detectivo
detectar los errores o las desviaciones
durante el desarrollo de las transacciones
27
Objetivos para cumplir con los procedimientos de
control
Los procedimientos de control
  • Autorización.
  • Segregación de funciones.
  • Diseño y uso de documentos y registros
    apropiados.
  • Establecimiento de dispositivos de seguridad que
    protejan activos.
  • Verificaciones independientes.

28
Vigilancia
  • Es un proceso que asegura la eficiencia del
    control interno a través del tiempo y tiene por
    objeto identificar si operan bien o si necesitan
    ser modificado.
  • La existencia de un departamento de auditoria
    interna o se constituye en forma significativa en
    el proceso de vigilancia

29
Control interno en entidades pequeñas
  • Paletería El Negrito
  • Tamales El Rey

DINÁMICA
30
Control interno en entidades pequeñas
  • El ambiente de control enfatizando la
    importancia de la integridad y el comportamiento
    ético a través de comunicaciones orales
    constantes y el ejemplo.
  • La evaluación de riesgos este proceso tiende a
    ser menos formal y estructurado.
  • Los sistemas de información y comunicación su
    importancia no se debe minimizar.
  • Los procedimientos de control la formalidad de
    los mismos varia.
  • La vigilancia es típicamente desarrollada como
    parte de la participación que la administración
    tiene en la operación diaria.

31
1.3 OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO
  • Objetivo 1 fomentar y asegurar el pleno respeto
    , apego, observancia y adhesión a las políticas
    prescritas o establecidas por la administración
    de la entidad.
  • Objetivo 2 promover eficiencia operativa.
  • Objetivo 3 asegurar razonabilidad,
    confiabilidad, oportunidad e integridad de la
    información financiera y la complementaria
    administrativa y operacional que se genera en la
    entidad.
  • Objetivo 4 protección de los activos de la
    entidad.

32
1.4 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
  • Objetivos de autorización
  • Objetivos de procesamiento y clasificación de
    transacciones.
  • Objetivos de verificación y evaluación.
  • Objetivos de salvaguarda fisica.

33
1.5 ELEMENTOS EN EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
  • Organización
  • Dirección.
  • Coordinación.
  • División de funciones.
  • Asignación de responsabilidades.
  • Procesamiento
  • Planeación y sistematización.
  • Registro y formas
  • Informes.
  • Personal
  • Reclutamiento y selección.
  • Entrenamiento.
  • Eficiencia.
  • Moralidad.
  • Retribución.
  • Supervisión.

34
1.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y
OPERATIVO
  • Catálogo de cuentas es una relación ordenada y
    personalizada de las cuentas contables necesarias
    para registrar las transacciones financieras
    realizadas por una entidad económica.
  • Instructivo para el manejo de las cuentas se
    entiende como a la descripción de los movimientos
    de cargo y abono de cada operación y su registro
    contable inherente además, lo que representa el
    saldo de cada cuenta que forma parte del
    catálogo.
  • Técnicas de control aplicables a las operaciones
    que se registran en cada cuenta contable
  • ACTIVOS CIRCULANTES Y NO CIRCULANTES ( PAG
    21-50)
  • PASIVOS A CORTO Y A LARGO PLAZO ( PAG 50-58)
  • CAPITAL (PAG 58-61)
  • CUENTAS DE RESULTADOS (PAG 61-75)

35
1.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y
OPERATIVO
  • Guía de Contabilización se entenderá el
    documento que consigna el procedimiento de
    registro contable de un conjunto integrado de
    operaciones interrelacionadas. Pag 77
  • Paquete de estados financieros se debe entender
    el conjunto de documentos que muestran la
    situación financiera de la entidad o una fecha
    dada y los resultados de operación por un periodo
    determinado (con su correspondiente comparación
    con el presupuesto de operación), complementados
    con las notas a los estados financieros y los
    anexos que sean necesarios para proporcionar el
    conjunto informativo base para conocer cómo se
    encuentra la entidad y para la toma de
    decisiones.
  • Catálogo de formas que inciden en el sistema
    contable refiérese a las formas o formatos que
    se utilizan como soporte y para dar efecto al
    proceso contable, operativo y administrativo en
    su conjunto.

36
EJERCICIO
  • Un consultor se encuentra evaluando el sistema de
    control interno de una empresa y, en ese marco,
    mantiene una entrevista con uno de sus
    Directores, quien
  • a) Le informa que la responsabilidad por el
    diseño, implantación y mantenimiento del sistema
    de control interno ha sido asignada al
    Departamento de Organización y Métodos y que, por
    ende, no está en condiciones de informarle sobre
    el tema.
  • b) Le plantea que, luego de implementar las
    recomendaciones que resulten de la evaluación en
    curso, quisiera que el sistema de control interno
    asegure el logro de los objetivos de la
    organización.

37
EJERCICIO
  • c) Le indica que entiende innecesario incluir en
    la evaluación el ambiente de control, ya que él
    recorre instalaciones y oficinas de la empresa
    frecuentemente y comprueba personalmente que todo
    el personal trabaja con ahínco en sus tareas.
  • d) Le manifiesta su preocupación sobre las
    herramientas que la empresa utiliza para efectuar
    el planeamiento estratégico y el desarrollo de
    los planes anuales, a las que considera
    inadecuadas.

38
EJERCICIO
  • SE PIDE
  • Analice críticamente las manifestaciones del
    Director teniendo como referencia los conceptos
    sobre control interno para el ambiente de
    control.

39
EJERCICIO
  • ENTORNO S.C. es una empresa familiar,
    actualmente propiedad de dos hermanos, quienes
    ejercen la Dirección de la entidad
    distribuyéndose las funciones de Gerente
    Comercial y Administrativo-Operativo
    respectivamente.
  • Cuenta con unos 50 empleados, que en su mayoría
    fueron contratados por ser amigos o familiares de
    los socios o a partir de recomendaciones
    realizadas por otros empleados.
  • Al ingresar, cada funcionario es asignado al
    área para la que fue contratado y sus compañeros
    y jefes directos son quienes les comunican
    oralmente las políticas de trabajo, sus
    responsabilidades y que es lo que se espera de
    ellos.
  • La empresa, que históricamente generaba leves
    resultados positivos, ha logrado importantes
    ganancias en los últimos dos ejercicios, lo que
    los socios atribuyen a
  • i) la presión ejercida con los vendedores en el
    logro de los objetivos de venta,

40
  • ii) la política de incentivos implementada con
    éstos en ese período (se retribuye en función de
    los niveles de venta logrados),
  • iii) el ahorro de gastos en remuneraciones y
    asesores, producto de las medidas que se detallan
    a continuación
  • el despido del Gerente de Contaduría - que
    ocupaba el cargo desde hacía 10 años y era
    responsable también de la planificación y el
    presupuesto- el que fue sustituido por el hijo de
    uno de los socios, estudiante de tercer año de
    Facultad de Ciencias Económicas.
  • el despido del Encargado del Centro de Cómputos,
    sustituido por el sobrino del otro socio.
  • la eliminación del departamento de Auditoría
    Interna, que había sido creado ocho años atrás
    por el padre de los socios hoy alejado de la
    conducción de la entidad- y estaba compuesto por
    una Contadora y un estudiante avanzado de
    Ciencias Económicas,
  • el cambio de asesores fiscales, decidido debido a
    que a los socios consideraban que los anteriores
    cobraban honorarios muy altos y eran
    excesivamente estrictos en el cumplimiento de las
    normas tributarias.

41
  • Además del ahorro resultante, las medidas antes
    mencionadas produjeron los siguientes efectos
  • El nuevo Gerente de Contaduría dejó de elaborar
    el presupuesto, debido a que insumía un tiempo
    considerable. Por su parte, el nuevo Encargado
    del Centro de Cómputo modificó procesos,
    eliminando controles que calificó de burocráticos
    y dejó de emitir informes que los socios no
    utilizaban (en la actualidad pasó a
    proporcionárseles exclusivamente un informe
    trimestral de situación y resultados). Ambas
    medidas fueron bien vistas por los socios, dado
    que en realidad no utilizaban esos elementos para
    dirigir la empresa ni para controlar su gestión
    en virtud de su gran conocimiento histórico del
    negocio y de la existencia de información propia
    que reciben directa e informalmente del personal
    de su confianza.
  • El nuevo Gerente de Contaduría introdujo cambios
    en la aplicación de políticas contables,
    adoptando criterios menos conservadores que su
    antecesor para la valuación de activos y el
    reconocimiento de ingresos.

42
  • SE PIDE
  • a) Defina el concepto de Ambiente de Control y
    enumere los factores que lo favorecen o
    perjudican Para la empresa ENTORNO S.C.
  • i. Estableciendo los supuestos que estime
    necesarios, Qué consideraciones le merecen las
    medidas adoptadas para con los vendedores en lo
    referente a sus efectos sobre el ambiente de
    control?
  • ii. Considerando los factores por Ud. enumerados
    en el punto a), relacione la información que
    posee de la empresa con cada uno de ellos,
    fundamentando su respuesta.
  • iii. Indique cuál sería su opinión global
    respecto del Ambiente de Control en la empresa.
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