S

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Analyse critique des différents outils
supportant les processus de groupes
Présenté par Isabelle Giroux Sachenne Wagner
2
Plan

• 1- Processus de groupe
• 2- Groupware
• 3- Réactions individuelles
• 4- Utilisation d outils informatiques
• 5- Les outils d aide à la gestion des processus
  de groupe
• 6- Conclusion

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Carte cognitive
Processus de groupe
Télétravail
Système de support des processus de groupe
Prise de décision (GDSS)
Communication de groupe (CGSS)
Outils informatiques (Groupware)
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Processus de groupe

• Définitions
• Ensemble de tâches communes effectuées par un
  groupe qui partage des buts communs
• Mécanismes de partage d opinion et de ressources
• Dans le cadre du cours, processus de groupe en
  contexte d entreprise.

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Processus de groupe

• Avantages
• Compréhension des problèmes et détection des
  erreurs
• Responsabilisation des personnes impliquées
• Multiplication des connaissances et des
  alternatives de solutions ? meilleures
  solutions
• Effet de synergie

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Processus de groupe

• Avantages
• Efficacité d obtention d information
• Distribution de l information d aval en amont
• Communications interdépartementales
  (transversale)
• Équilibre le risque
• Stimule la participation

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Processus de groupe

• Inconvénients
• Pression sociale et conformité
• Processus long
• Manque de coordination et planification
• Mauvaise influence du groupe
• Tendance à se fier à quelquun
• Consensus difficile
• Analyse incomplète des tâches
• Mauvaise ou sous-utilisation de linformation
• Mauvaise représentation du groupe

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Groupwares

• Définitions
• Ensemble de technologies permettant de supporter
  les processus de groupe
• Facilite la résolution de problèmes lorsque
  celle-ci nécessite la collaboration de plusieurs
  personnes.

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Groupwares

• Causes de l émergence des groupwares
• 1- L organigramme des entreprises s aplati.
  Ceci implique donc que la collaboration
  décisionnelle est de plus en plus présente dans
  les stratégies d entreprise.
• 2- L émergence des technologies d information,
  de même que le surplus d information qui en
  découle, ont amené la nécessité, d utiliser de
  nouveaux outils, plus performants que les outils
  traditionnels, pour gérer les communications et
  le flot d information qui en découle

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Utilisation des Groupwares

• Avantages
• Multiplie tous les avantages des processus de
  groupes traditionnels
• Anonymat favorise la participation
• Multiplication des idées
• Abstraction des limites temporelles et
  géographiques
• Baisse des coûts de communications (interurbains)

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Utilisation des groupwares

• Inconvénients
• Changement de culture organisationnelle
  (réticence aux changements)
• Augmentation du nombre d information non
  pertinente
• Coûts liés au tri de l information
• Perte d informations pertinentes
• Consensus plus difficile

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Les réactions individuelles

• Pour que l utilisation des technologies dans les
  processus de groupe soit vraiment efficace,
  l acceptation de celles-ci par les utilisateurs
  est nécessaire.
• Toutefois, chaque personne est différente en ce
  qui concerne l adoption des nouvelles
  technologies.

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Les réactions individuelles

• Une partie des réactions individuelles dépend du
  processus de la diffusion de la technologie. Ce
  dernier peut être défini comme étant
•  Un processus par lequel une idée nouvelle est
  communiquée à travers certains réseaux, formels
  ou informels, composant le système social 
  (Rogers 1983, traduction libre).

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Les réactions individuelles

• Les réactions des utilisateurs dépendent aussi du
  processus d adoption organisationnel
  (engagement, adoption, secteur) de même que des
  bénéfices personnels que peuvent en retirer les
  utilisateurs (niveau d application, cercle
  social, etc..)

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Les réactions individuelles

• Pionniers
• A.P. Adopteurs précoces
• P.M. première majorité
• M.R. majorité retardataire
• retardataires

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Les réactions individuelles

• Le processus individuel sous-tendant l adoption
  des technologies.
• Information persuasion décision utilisation
  (implantation)

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Outils informatiques supportant les processus de
groupe

• Conférences audio-visuelles
• Messagerie électronique
• Chat (monde virtuel)
• Forums
• Système d aide à la décision de groupe  (GADG)
• CGSS

Utilisés individuellement ou en combinaison pour
créer des systèmes supportant les processus de
groupe
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Outils informatiques supportant la gestion des
processus de groupe

• Workflow
• Calendrier électronique
• Gestion des documents

Utilisés individuellement ou en combinaison pour
créer des systèmes supportant les processus de
groupe
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Les conférences audio-visuelles

• Utilités
• Permet de travailler et visualiser simultanément
  sur un même écran ou sur deux écrans différents.
• Permet un échange rapide de données

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Conférences audiovisuelles

• Équipement nécessaire
• Carte
• PC
• Caméra (de bonne qualité)
• Pas de modem standard, mais une boîte sur ligne
  téléphonique ISDN
• OU achat d un KIT complet (gt 20 000)

21
Conférences audiovisuelles

• Quelques produits offerts
• Showme 2.0- Sun solutions
• Aspect- Group logic inc.
• Lotus notes- Lotus development
• Oracle office- Oracle systems

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Conférences audiovisuelles

• Notes générales
• Dépendant de l équipement, le signal peut être
  retransmis à une ligne ou à plusieurs lignes,
  simultanément. Ex au H.E.C. on ne peut que
  retransmettre le signal sur une ligne alors que
  le kit tout inclus permet de le retransmettre sur
  plusieurs lignes.
• Dans tous les cas, le signal peut être retransmis
  à un ou plusieurs endroit simultanément

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Conférences audiovisuelles

• Avantages
• Facile d utilisation
• Peut se faire avec relativement peu d équipement
• Il est possible de voir les gens et non pas
  seulement le fruit du travail de groupe

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Conférences audiovisuelles

• Inconvénients
• Il peut se produire certains délais entre
  l audio et le visuel.
• Cela nécessite un équipement assez coûteux, si
  l on veut avoir une excellente qualité de son et
  d image
• La vitesse de diffusion dépend de la vitesse des
  lignes téléphoniques

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La messagerie électronique

• Fonctions élémentaire
• lire, écrire et recevoir des messages
• gérer les destinataires
• gérer les messages

26
La messagerie électronique

• Les fonctions évoluées
• Classer des messages
• Liste de diffusion
• Rechercher un correspondant
• Créer et gérer les boîtes aux lettres
  électroniques d un réseau entier
• Écoute et traitement des e-mails à partir d un
  téléphone
• Laisser un message par téléphone qui pourra être
  lu ou écouté par le destinataire

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La messagerie électronique

• Ce que cela inclut
• Infrastructure de messagerie
• Le système de messagerie
• Parfois, un calendrier électronique
• Parfois, un système de plage horaire

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La messagerie électronique

• Quelques échantillons de produits
• ccmail-lotus development
• Microsoft mail/exchange
• MLTS- novell
• time and place /2- IBM
• Sites d intérêts
• Fonctions de la messagerie électronique
• Simulation d implantation

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La messagerie électronique

• Avantages
• Facile à utiliser
• Peu dispendieux (quelques fois gratuit)
• filtres possibles
• sélection et rangement automatique des messages
  possible
• Peut s utiliser à partir de n importe quel PC,
  à partir d Internet

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La messagerie électronique

• Inconvénients
• Interception des messages possible (donc pas de
  message à caractère confidentiel)
• Parfois, les délais peuvent être longs entre
  l envoie et la réception
• Ne convient pas pour effectuer une rencontre
  entière dans le cadre d un travail de groupe.

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Chat

• Conversation retransmise en direct sur internet
  dans un  lieu  virtuel privé
• Mode caractère ou mode graphique
• Création d une liste d usagers autorisés
• Envoi de messages, fichiers et adresses WEB

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Chat

• Inconvénients
• Parasites, si contrôle d accès inadéquat
• Risque de perte de productivité des employés
• Source de virus

• Avantages
• Lien plus interactif que les forums et les
  messageries
• Contrôle des accès
• Communication rapide

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Chat - Logiciels
Activer s Ding
Ichat
ICQ
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Forum

• Transposition électronique d une salle de
  babillard
• Messages actuels et archivés accessibles par tous
  les usagers
• FAQ recueil des questions et réponses les plus
  fréquentes et les plus utiles
• Peut être privé à l usage exclusif des membres
  d un groupe donné

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Forum

• Avantages
• Contrôle des accès
• Obtention rapide dinformation sur un sujet
  précis
• Augmente la connaissance organisationnelle

• Inconvénients
• Gestion difficile des messages lorsque le volume
  est élevé
• La durée de vie des messages dépend de la mémoire
  disponible sur le serveur

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Système daide aux décisions de groupe

• Ensemble de ?logiciels
• ?équipements informatiques
• ?langage et interface conviviaux
• ?procédures et méthodologies
• ?facilitateur - coordonne lutilisation
  des technologies
• ?technologies audio-vidéo
• ?Base de données
• ?lieu spécifique  salle de décision 
• (virtuelle ou réelle)
• supportant un groupe engagé dans un processus
  décisionnel

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Système daide aux décisions de groupe

• Principales fonctions
• Messagerie électronique
• Réunions électroniques
• (vidéo-conférences)
• Gestionnaire dagenda
• Traitement de texte de groupe
• Gestionnaire de projet
• Gestion des bases de données de groupe

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Système daide aux décisions de groupe
Est-ce vraiment pertinent???

• Buts
• Permettre à plusieurs gestionnaires de travailler
  simultanément sur le même projet ou problème
• Encourager la génération d idées, la résolution
  de conflit et la liberté d expression
• Décourager le développement de comportements de
  groupe négatifs comme les conflits destructifs,
  la mauvais communication et les  groupthink 

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Système daide aux décisions de groupe

• Avantages
• Génération accrue d idées par les participants
• Communication au sein de grands groupes
• Accès à de linformation complète, connaissances
  et habiletés
• Accès facile et rapide à des sources
  d information externes
• Vue globale du contexte par les participants
• Meilleure planification et structure du processus
• Résolution de conflit

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Système daide aux décisions de groupe

• Avantages
• Meilleure coordination
• Anonymat des participants
• Interaction simultanée de plusieurs participants
• Enregistrement des idées
• Permet une plus grande fonctionnalité physique
• Favorise la mémoire organisationnelle
• Mobilise des grands groupes à de rapides
  changements
• Réduction de la durée des réunions

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Système daide aux décisions de groupe

• Inconvénients
• Efficacité dépend de la capacité des liens de
  communication
• Exige beaucoup de ressources internes
• Défi accès aux différentes bases de données
• Syndrome du parasite

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Système daide aux décisions de groupe

• Microsoft netmeeting
• Le Module Conference de Netscape Communicator
• Person to Person - IBM
• TeamFocus - IBM
• Council - CoVision
• C.A. Facilitator - McCall/Szerdy
• The virtual NoteBook - The forefront Group
• Live PCs 100/200 - PictureTel
• Lotus Notes
• Fujitsu Desktop Conferencing
• GroupSystems - Ventana Corporation
• VisionQuest - Collaborative Technologies
  Corporation
• Prism

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Système supportant le travail d équipe virtuel

• Ensemble déquipement et d applications
  informatiques et technologiques permettant à des
  gens dispersés géographiquement de travailler en
  équipe
• Temps réel ou différé
• Fonctionnalités disponibles

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Système supportant le travail déquipe virtuel
Analyse de logiciels
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Workflow

• Utilités
• Aide à la gestion du travail de groupe
• Outil de diagramme et d analyse
• Gestion électronique des documents
• Permet la visualisation, la modification, la
  recherche, l impression, l échange,
  l archivage et la sauvegarde des différents
  documents de l entreprise.
• Coordonne les actions des divers intervenants

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Workflow

• Utilités (suite)
• Peut permettre l automatisation de
  l enchaînement des tâches administratives
• Permet de superviser le déroulement des processus

47
Workflow

• Avantages
• Permet la gestion des formulaires (adressage
  automatique des formulaires remplis à ceux qui
  doivent les approuver)
• Permet au gestionnaire de suivre le cheminement
  des documents
• Permet l archive des documents
• Diminue les délais de traitements de
  l information
• Facile d utilisation

48
Workflow

• Inconvénients
• Relativement dispendieux
• Peut consommer beaucoup de temps

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Workflow

• Produits offerts
• Workflow analyst-ATI
• Flowmark - IBM
• Jetform - Jetform Corp.
• CadFrance
• Site d intérêts
• Axys consultants
• Critères d évaluation

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Les calendriers électroniques

• Utilités
• Permet de générer automatiquement une heure de
  rendez-vous où tous les principaux intervenants
  pourront être présents
• Permet de diffuser à grande échelle les
  événements importants de l organisation

51
Les calendriers électroniques

• Les produits offerts
• Plusieurs compagnies offrant le service de
  messagerie électronique offre également le
  service de calendrier électronique. Par exemple,
  Microsoft outlook, novell, etc.

52
Les calendriers électroniques

• Avantages
• Économie de temps
• Diffusion assurée de l information aux personnes
  concernées
• Peu coûteux

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Les calendriers électroniques

• Inconvénients
• Cela prend un certain temps à ce que les employés
  développe le réflexe de toujours regarder le
  calendrier

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Outil de gestion des documents

• Gestion des documents et des images électroniques
  utilisés par un groupe
• Édition de groupe
• Écran partagé de travail
• Base de données des documents
• Peu utilisé

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Outils de gestion des documents

• Avantages
• Mémoire organisationnelle
• Accès rapide à linformation
• Organisation des documents

• Inconvénients
• Le volume de données peut décourager les
  utilisateurs de consulter les documents

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Outils de gestion des documents

• Xeroxs DocuShare 1.0
• 695 / 25 usagers
• (1 serveur)
• 995 / 50 usagers
• (1 serveur)
• Converti les documents en HTML
• Publié via un serveur Web
• Organisation des filières et annotation
• Outil de recherche efficace
• Installation simple
• Seulement avec Windows NT 4.0 ou Sun Solaris 2.5

• Net-it Central 1.0
• 1995 / 100 documents
• 4995 / nombre illimité de documents
• Converti les documents en HTML
• Publiés via le serveur Web
• Faible contrôle et sécurité
• Délai de visualisation court
• Ne permet pas les annotations et commentaires
• Seulement avec Windows NT 4.0 ou 95

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Outils de gestion des documents

• Face-to-Face - Crosswise
• MarkUp - Mainstay Software
• OnGo Document Management - Uniplex
• Workflo - Filenet
• Floware - Recognition Technologies
• Documentum - Documentum, Inc

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Avenues de recherche

• Étude expérimentale sur la quantité d idées
  générée par un groupe dans un contexte
  non-informatisé et un lieu commun comparativement
  à un contexte informatisé où les membres sont
  dispersés géographiquement
• Impact de l utilisation de la messagerie
  électronique sur le délai de transfert des
  informations entre services

59
Références

• Groupware

60
Merci de votre attention

• Des questions?!?