CDMFR et le Portail rgional de loffre de formation CALESLR

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CDM-FR et le Portail régional de loffre de
formation CALES-LR

• Historique, stratégie, regard critique sur la
  démarche

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Le contexte national

• 4ème Comité Interministériel pour la Société de
  lInformation du 10 juillet 2003, lInitiative
  e-formation a ciblé deux actions
• Informer les publics et faciliter laccès aux
  formations 
• Mettre en cohérence le catalogage des formations
  dans lenseignement supérieur et automatiser sa
  mise à jour.
• Mars 2004 La SDTICE met en place un groupe de
  travail national  CDM-FR , avec pour objectif
• étudier la faisabilité dapplication à loffre de
  formation de lenseignement supérieur Français au
  format  CDM développé par le réseau des
  Universités norvégiennes
• LUNR-LR (J Gros et M Pézeril ) participent aux
  travaux
• 2004-2007 le projet UNR-LR, cofinancé par
  létat, la région, les universités, inclut le
  projet CALES-LR de  portail régional de loffre
  de formation 

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Un projet régional Nombreuses Implantations
Universitaires
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Le projet régional

• Projet UNR-LR (2004-2007) une priorité la mise
  en place de services à valeur ajoutée aux
  étudiants et aux usagers des universités
• Faciliter laccès à distance à linformation sur
  loffre de formation en région un enjeux
  majeur.
• Grand nombre dispersion des sites
  Universitaires accès à linformation difficile
  pour les lycéens
• Faible visibilité à linternational de loffre de
  formation
• 80.000 étudiants dans la région
• Objectif rendre visibles les formations offertes
  dans l  espace universitaire régional  .
  Service accessible à tous les usagers,
• Dès 2003 projet de portail unique de loffre de
  formation denseignement supérieur en région LR
  ,inscrit dans projet UNR-LR
• Soutien explicite des présidents des universités
  et de la région Languedoc Roussillon
  (Co-financeurs du projet avec l état)
• le portail régional CALES-LR offrira en 2009 aux
  usagers un point daccès unique à loffre de
  formation des Universités de la région

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État des lieux
X Sites WEB Pour étudiants
APOGEE
PLOTEUS
APOGEE
Site Université
ONISEP
APOGEE
Site Université
APOGEE (UM1,2,3, UPVD
Portail grandes écoles
Site Université
Sites Université
Autres bases de données
SCUIO
EDUFRANCE
Sites RI
Sites composantes
Site  perso  des profs
EGIDE
Sites formation continue
Plaquettes
Plaquettes
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Le portail mise en cohérence
Param
è
tres
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Problématique et objectifs du projet

• le constat
• hétérogénéité de lexistant une offre éclatée,
  peu lisible, surtout à linternational, publiée
  par des canaux divers, pas toujours à jour,
• Lusager  absent  une approche par loffre qui
  prend mal en compte les  besoins  de lusager
• Objectif prioritaire un portail pour
• Présenter de façon cohérente et fédérée, via un
  point daccès unique, loffre régionale de
  formations des Universités en région LR ,
• Offrir aux usagers une information  lisible ,
  complète, validée mise à jour en temps réel
• Répondre aux besoins des usagers, selon leur
   profil ,
• Présentation attractive, respectant les critères
  daccessibilité, plusieurs modes de recherche
• pour linternational accès multilingue
• Attirer des étudiants Afficher les informations
  de contexte Université, villes universitaires,
  vie étudiante, région
• Les conditions de succès
• Homogénéiser au niveau régional laffichage de
  loffre de formation
• Valider le choix de CDM-Fr pour la description
  des formations et léchange des données entre les
  Université de la région
• Gérer le changement

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principes de fonctionnement du portail régional

• Les données remontent des établissements vers
  le portail régional
• elles sont simultanément publiées sur le
  portail/site de lUniversité (qui est est un
  élément du système dinformation de
  létablissement)
• Létablissement a la maîtrise complète de son
  système dinformation.
• Létablissement assure la gestion de la
  production et de la diffusion de linformation le
  concernant sur son propre site.
• Lextraction des données depuis le SI de chaque
  établissement (APOGEE, LDAP, autre source) est
  automatisée
• Remontée des données depuis les établissements
  vers le portail régionalautomatique synchrone
  (flux XML, au format CDM-FR)
• conditionnée par la validation de cette
  information par chaque établissement
• Létablissement adopte le format CDM-FR les
  règles communes pour la présentation des
  formations
• Affichage homogène des formations des
  informations accord sur les rubriques et les
  référentiels

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Au coeur du projet Un dispositif pour les
Universités Au cur du dispositif un outil de
CMS (système de gestion de contenu et de
workflow) pour Faciliter lextraction, la
production dinformation sur les formations,
Faciliter la production de contenu éditorial, et
la gestion des FAQ Unifier-sans uniformiser- les
contenus, (format règles dusage communes),
les processus et les circuits de production
dinformation sur les formations Rendre cohérente
linformation sans la centraliser Permettre de
faire circuler avec le minimum deffort de
ressaisie linformation de sa source à sa
cible Permettre la validation de linformation
produite et sa diffusion simultanée sur plusieurs
sites supports Impact dépassant de loin la
problématique du portail , car il touche aux
systèmes dinformation des établissements et au
mode de production des informations sur les
formations , au fonctionnement des différents
services concernés
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Un pari combiner l adoption dun format et de
règles communes et la diversité de lexistant

• Le point de départ une extrême hétérogénéité
• Des formations existantes (L,M,D et non L,M,D),
• Des données dans Apogée, LDAP..(complétude,
  cohérence )
• Des systèmes dinformation
• Des acteurs et services concernés par la
  production des informations
• Des priorités et enjeux de chaque université
• Un contexte mouvant renouvellement des
  habilitations
• chaque Université, voire composante a des
  procédures des façons de faire très diverses
• Du travail en commun recherche de consensus pour
• saccorder sur
• la façon de décrire les parcours et les profils,
  les domaine et disciplines,
• des règles dusages communes pour décrire et
  afficher l offre de formation,
• les référentiels appropriés,
• Spécifier les données à extraire des systèmes
  dinformation et/ou des bases  source  pour
  les exporter vers le dispositif prévu
• Trouver le temps pour analyser lexistant, et
   tester  les propositions
• Résoudre les divergences

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Un constat

• Ladoption de CDM-FR comme format pivot commun
  est compatible
• avec les données existantes dans les SI des
  établissements,
• avec les données produites pour lhabilitation
• avec les informations produites par les services
  (RI, forma continue..)
• CDM-FR permet la saisie des informations du
  supplément au diplôme
• Le dispositif permet aux établissements
• de conserver la maîtrise complète, de la
  production et de la validation des informations
  présentées
• leur remontée une fois validées-vers le portail
  régional
• Sans CDM-FR comme élément pivot pour le
  traitement et léchange des données, il ny
  aurait pas de portail régional
• Ceci posé tout le reste (décrit plus haut) reste
  à faire!
• Les spécifications détaillées révèlent les
  difficultés  pratiques 
• Un préalable une analyse fine de lexistant
• Un vrai chantier , mobilisation des acteurs,
  formations, plan de communication gestion du
  changement simposent

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La démarche du projet

• Le portail régional part d une demande des
  Universités de la région
• Démarche initiale validée étude des besoins
  2006- mi 2007 en inter-établissement
  intra-établissement
• définir les typologie et les besoins des
  usagers,
• identifier les infos utiles sur le portail
  régional ,les flux dinformation
• Identifier les contenus existants , les processus
  de production , les acteurs
• spécifier des règles de présentation communes ,
• Définir lergonomie, les rubriques, la charte
  graphique du portail
• Se conformer aux exigences européennes (ECTS
  EDS),
• Prendre en compte les besoins contraintes des
  composantes et services
• préconiser un outil de production de
  linformation , commun ou compatible avec les
  systèmes existants des Universités,
• Définir larchitecture du dispositif
• Sinscrit dans l approche  normative  du
  groupe de travail national CDM-FR
• Conclusion
• démarche rendue possible par lexistence de
  CDM-FR par le travail régional fait pour
  décliner localement lapplication de CDM-FR
• Mais la phase de spécification détaillée et de
  mise en uvre révèlera la complexité de la tâche

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Bilan 1ère phase étude des besoins

• Recueil des besoins contraintes des 4 U
• Sadapter au contexte de chaque établissement,
  aux formations LMD non LMD
• Faciliter la production, la mise à jour et
  laffichage de linformation sur les formations,
  simultanément sur le portail sur le site de
  létablissement éviter les ressaisies
• Garantir la cohérence, la fiabilité , la
  lisibilité de linformation sur tout support
• Partir des systèmes dinformation existants des
  extractions automatiques depuis APOGEE, LDDAPou
  autres bases
• Garantir la validation de linformation par
  létablissement qui en garde la maîtrise
• Analyse de lexistant identification des données
  existantes
• Analyse technique, charte graphique et maquettage
• Une maquette pour valider le concept , une charte
  graphique déclinable par chaque établissement
• Un cahier des charges fonctionnel technique
  pour la phase de réalisation du portail
• Une restitution des travaux aux Présidents des U
  validation des résultats,
• Définition du périmètre du marché
• décision de lancement du marché (groupement
  dachat inter-U)
• Bilan 1ère phase
• Le niveau inter-établissement a bien fonctionné
• implication plus limitée au niveau de
  lintra-établissement
• Analyses de lexistant insuffisantes (problèmes
  réapparaissent plus tard..)
• Les équipes de direction les services
  concernés valident lapproche les objectifs
  mais apprécient mal les enjeux et contraintes de
  mise en uvre

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Le challenge de la phase de mise en uvre

• Traiter le problème dans son ensemble
• production des informations /accord sur des
  usages communs/publication simultanée sur le site
  de chaque U. et le portail régional,
• moteur de recherche performant,
• traiter de façon concertée et cohérente les
  problèmes relatifs aux
• modèles de données, à CDM-FR, aux extractions
  dApogée et de LDAP,
• services offerts aux usagers, à la charte
  graphique et à lergonomie du portail,
• Intégration aux SI de chaque U, aux processus de
  production des informations,
• en traitant sur chacun des ces points les
  questions techniques, organisationnelles,
  pédagogique la gestion du changement
• Respecter les préconisations nationales et les
  spécificités des partenaires
• Favoriser une implication forte des services
  concernés -ayant dautres priorités-
• Respecter les plannings
• La validation des spécification détaillées du
  planning les 2 points clefs de cette phase

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pilotage inter-établissement

• Une approche inter-établissements avec une équipe
  de pilotage mandatée par les présidents
• Un maître douvrage (chef du groupement
  dachat) UM3-METICE
• 2005-2007dans le cadre du projet UNR-LR
  validation des étapes clefs par les présidents ou
  VP
• 2007 un prestataire retenu Anyware Technology
• 2008 Mise en uvre du projet, UM3 avec un comité
  de pilotage inter-établissements
• Dans la phase de mise en uvre les validations
  sont surtout techniques une étape clef les
  spécifications détaillées
• validation in fine du résultat par les présidents
  ou VP

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Condition du succès

• un pilotage inter-U, légitime, compétent,
  réactif, disponible
• pérenne (point critique)
• en prise sur le terrain prenant en compte les
  spécificités des U.
• Mandatée capable de régler les problèmes et den
  rendre compte,
• Ouverte dans une démarche de recherche du
  consensus
• Flexible Acceptant les évolutions des pratiques
• Contrainte
• une charge de travail important
• Respect du calendrier et des échéances
• Obtenir la validation stratégique par les
  responsables (VP CEVU) et la validation technique
  (services scolarité, SI..)
• Dans la pratique pas si facile
• Manque de permanence de léquipe de pilotage
• Charge de travail supplémentaire
• difficulté à obtenir la double validation
  politique technique,
• difficulté à maîtriser le planning,
• disponibilité des compétences pas acquise, peu de
  relais sur le terrain
• Implication limitée des services compétents
  sollicités (autres priorités)
• la gestion du changement relève dautres
  pouvoirs/ peu impliqués
• Les relations maîtrise douvrage /équipe de
  pilotage/prestataire pas toujours consensuelles
  (prévoir la gestion des conflits)

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Pilotage au niveau de létablissement

• Bonnes pratiques
• Mise en place dun groupe de pilotage
• Implication des services concernés
  (spécifications, plan de test)
• Suivi du projet par la même équipe
• Participation aux phases de validation, test,
  recette
• Mise en uvre dune politique daccompagnement,
  dinformation, de communication
• Problèmes
• appui difficile à obtenir en interne (notamment
  pour validation ou arbitrages, pour libérer les
  personnes/services compétents)
• Faible perception du projet, faible mobilisation
• Les calendriers de chaque U, pas en phase avec
  ceux du marché
• Autres priorités.
• Constat linter-établissement pose finalement
  moins de difficultés que lintra-établissement
• Un pilotage  fort  en intra-établissement
  faciliterait le travail

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Où en sommes nous?

• 2006- mi 2007 Etude des besoins rédaction
  cahier des charges technique fonctionnel
• Mi-2007 marché public
• Septembre 2007-octobre 2008 phase de
  spécification détaillées de réalisation
• Novembre 2008-janvier 2009 vérification
  daptitude VSR
• Ouverture au public 1er trimestre 2009..

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A terme

• Un référencement du portail
• Une remontée des informations du portail vers les
  portails nationaux (MESR, ONISEP)
• Une traduction des informations (Anglais ,
  Espagnol..)
• Un moissonnage pour des formations plus visibles
• Une extension à dautres établissements
• Une adaptation aux évolutions du contexte
  universitaire
• Une amélioration des fonctionnalités services
  aux usagers
• merci pour votre attention
• vos questions ???