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Ordre du jour

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La situation de d part (2004) De nombreux indicateurs et tableaux de ... Qualit V2 de l 'accr ditation, notamment : indicateurs de r sultat ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Ordre du jour


1
Mise en place dune démarche de pilotage à
lAP-HP
Journée ANIORH Vendredi 27 mars 2009
2
La situation de départ (2004)
  • De nombreux indicateurs et tableaux de bord
  • des analyses de qualité
  • MAIS
  • Multiplicité, disparité, incomplétude des
    indicateurs
  • Pas de lien direct avec la stratégie de
    linstitution
  •  Les chiffres ne concordent pas !
  • Diversité, empilement, manque dergonomie des
    outils techniques
  • Système coûteux en temps et en argent (ressaisies
    manuelles, maintenance, etc.)
  • Système peu apprécié des administratifs et pas
    assez  parlant  pour les soignants/médecins

3
Le contexte des besoins immédiats de pilotage
liés aux nouveaux projets de lAPHP
  • Plan stratégique ? suivi de sa mise en œuvre et
    de ses résultats
  • Nouvelle gouvernance ? outils daide à la
    décision pour les pôles et les conseils
    exécutifs locaux et APHP
  • T2A ? outils pour le pilotage prise en compte
    des  règles du jeu 
  • Qualité ? V2 de l accréditation, notamment
    indicateurs de résultat et évaluation des
    pratiques professionnelles
  • Pour les décideurs (pôle, hôpital, siège), les
    instruments de mesure cohérents entre eux, leur
    permettant dévaluer leur performance par rapport
    à leurs objectifs et de se comparer à leur
    environnement afin de les aider à prendre des
    décisions

4
La mise en place des tableaux de bord une
nécessité (1)
  • La nécessité est liée à des contraintes externes
    fortes
  • Contexte de la T2A les recettes ne sont plus
    acquises
  • LEPRD définit les objectifs en terme deffectifs
    de personnel et des autres postes de dépenses
  • La notion de part de marché sinscrit dans le
    fonctionnement quotidien
  • LEPRD permet par ailleurs une plus grande
    liberté dans les choix
  • Contexte de la nouvelle gouvernance certaines
    décisions sont prises au niveau des pôles
    (délégation de gestion) et non plus de
    létablissement

5
La mise en place des tableaux de bord une
nécessité(2)
  • Une vision de plus en plus globale de la
    performance
  • Evaluation des établissements sous toutes les
    dimensions
  • Médico économique,
  • Qualité,
  • Attractivité pour les patients
  • Attractivité pour le personnel
  • Exemple le contrat dobjectif et de moyens de
    lAP HP comprend des éléments dactivité liés
    aux besoins de santé, de politique de gestion des
    ressources humaines et de qualité

6
La mise en place des tableaux de bord une
nécessité (3)
  • Tendance vers des indicateurs de résultat
  • La démarche de certification HAS
  • Dans le cadre dun environnement concurrentiel,
    les démarches de comparaison de performance se
    développent, y compris sous limpulsion du
    Ministère
  • gt La nécessité de développer une dynamique
    vertueuse attractivité / activité

7
Particularités de lAP-HP
  • Une entité juridique unique
  • 38 hôpitaux
  • 180 pôles
  • ? Des besoins de langage commun, de partage
    dinformation à tous les niveaux

8
Quest ce que  piloter  ?
  • La fonction de pilotage stratégique qui revient
    aux décideurs (Conseils Exécutifs, responsables
    de pôles) se caractérise par
  • La fixation et lappropriation dobjectifs
  • Le suivi des résultats sous toutes les dimensions
    de la performance une fois par mois (trimestre au
    niveau pôle)
  • La définition de plans daction, à lissu dune
    évaluation partagée de la situation par rapport
    aux objectifs

9
Démarche utilisée
  • Phase préliminaire dictionnaire dindicateurs
    et liste dindicateurs  socle commun 
  • Phase dexpérimentation mise en place des
    tableaux de bord au niveau de 7 sites et phase
    pilote dun entrepôt de données dactivité
  • Phase de généralisation sur tous les sites puis
    sur tous les pôles

10
Phase préliminaire
  • Constitution dun catalogue dindicateurs
  • Définition des tableaux de bord de pilotage
  • Mise en place dun entrepôt de données partagé

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INDICATEURS et TABLEAUX de BORD
  • Un parti pris une démarche double de
  • définition des objectifs stratégiques avec des
    groupes de travail
  • définition des tableaux de bord de gestion des
    responsables opérationnels
  • La démarche de déclinaison du tableau de bord
    stratégique avec les groupes de travail
  • Groupe médico-économique
  • Groupe qualité et gestion des risques
  • Groupe performance des organisations

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Travail sur le contenu des indicateursavril-septe
mbre 2005
  • Réflexion sur le contenu, synthèse, dictionnaire
    des données
  • Allers/ retours entre les niveaux de
    responsabilité en lien avec les hôpitaux
    expérimentateurs
  • Structuration proposée en trois sous-ensembles
    dindicateurs de gestion

Siège
Hôpital
Pôles
Indicateurs Médico- économiques
Performance des organisations
Qualité et gestion des risques
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Le cadre de définition des tableaux de bord de
pilotage de l'AP-HP cohérence à tous les niveaux
  • Trois niveaux de tableaux de bord APHP,
    hôpital, pôle
  • Des indicateurs reflétant
  • APHP plan stratégique, budget
  • Hôpitaux les objectifs fixés en conférences
    stratégiques puis déclinés en conférences
    budgétaires projets dhôpital
  • Pôles les objectifs du contrat de pôle qui
    reprend les éléments du projet dhôpital les
    concernant
  • Des figures imposées pour les tableaux de bord
    hôpital/pôle
  • Des indicateurs présents dans TOUS les TDB des
    hôpitaux et des pôles les socles communs
    dindicateurs , un minimum obligé à tous les
    niveaux reflétant les objectifs stratégiques
    majeurs (ex taux de transfert à partir des
    urgences, taux dabsentéisme)

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Les éléments constitutifs du tableau de bord
  • Les éléments caractéristiques de la performance
    médico-économique
  • L'évolution de lactivité en nature
  • Une approche de lefficience économiquerapprochem
    ent de lévolution de lactivité et desdépenses
  • Lattractivité de l'AP-HP et lévaluation de la
    qualité de la prestation
  • Qualité vis-à-vis des patients
  • Qualité/attractivité vis-à-vis des personnels
  • Sassurer que les projets clés sont mis en œuvre
    dans les délais requis
  • Amélioration de lorganisation
  • Restructurations / créations de nouvelles
    activités
  • Anticipation des risques

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Tableau de bord 4 cadrans (détail des cadrans en
annexe)
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Principes généraux de lentrepôt de données
  • Source des données les différents outils du
    système dinformation de lAP-HP
  • Données facilement accessibles et fiables
    permettant le pilotage
  • Données dactivité
  • Données ressources humaines
  • Base de données commune et partagée pour tous
    les utilisateurs de lAP-HP
  • Siège
  • Hôpital
  • Pôles
  • Ouverture à tous les sites de lAP HP en mai
    2007
  • Pas de limitation dans laccès aux données

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Utilisateurs de EDP
  • Au niveau hôpital
  • Utilisateurs pouvant faire des requêtes environ
    400 licences (y compris niveau pôle)
  • - Finances, Contrôle de Gestion, cadres
    administratifs de pôle
  • - DIM
  • - DRH
  • Utilisateurs  consommant  des requêtes faites
    par dautres environ 500 licences (y compris
    niveau pôle)
  • - Directeur et directeurs adjoints
  • - Président CCM
  • Pour chaque pôle
  • Responsable de pôle ( consommateur )
  • Cadre paramédical de pôle ( consommateur )
  • Cadre administratif de pôle (peut requêter)

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Dictionnaire de données
  • Annexe indispensable de la base de données pour
    une vision globale, unique et partagée
  • Permet de référencer tous les éléments de la base
    de données (entrepôt de données partagé)
  • Définition des indicateurs
  • Définitions des axes
  • Règles de gestion des indicateurs
  • Cycle de vie des données
  • Outil de compréhension pour lutilisateur final
    et de maintenance pour les administrateurs de la
    base

19
Dictionnaire de données
  • Dans un premier temps ensemble de fiches de
    définitions dindicateurs standardisées
    disponibles sur le site intranet de documentation
    sur les tableaux de bord (exemple en annexe)
  • Dans un second temps dictionnaire de données de
    bout en bout, informatisé, en lien avec la base
    de données, permettant aussi de faire des
    analyses dimpact en cas de changement dune
    règle de gestion, dun indicateur etc

20
Phase d'expérimentation
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Phase dexpérimentation
  • Principe de lexpérimentation
  • Du tableau de bord Conseil Exécutif AP HP
    (depuis octobre 2005)
  • Avec des sites pilotes HEGP, Tenon,
    Saint-Antoine, Paul Brousse, Jean Verdier (entre
    février et décembre 2006)
  • Objectifs
  • Les outils
  • Test du modèle à 4 cadrans
  • Enrichissement du dictionnaire dindicateurs
  • Expérimentation de lentrepôt de données partagé
  • La fonction de pilotage
  • Mise en œuvre de principes nouveaux (modèle
    commun de tableau de bord, partage de
    linformation, fixation dobjectifs)
  • Test dune organisation nouvelle (commentaire du
    tableau de bord en commun)

22
Utiliser le retour dexpérience
  • Lexpérimentation du tableau de bord Conseil
    Exécutif AP HP et des tableaux de bord des
    sites pilotes a permis de constituer les outils
    suivants
  • Un guide méthodologique de mise en place des
    tableaux de bord
  • Des socles communs dindicateur
  • Des fiches indicateurs précisant les définitions
  • gt Pour la généralisation, les hôpitaux et pôles
    partent dune base de travail commune accessible
    sur un site intranet (Infopil)

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Généralisation du dispositif
Sensibilisation des décideurs au niveau des
conseils exécutifs Formation ciblée des
principaux acteurs cadres administratifs de
pôle, contrôleurs de gestion
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Sensibilisation des décideursrencontre des
conseils exécutifs locaux
  • Rencontre systématique de tous les comités
    exécutifs locaux (CEL) par la directrice de
    cabinet et la directrice du projet ou la
    responsable du projet
  • des sites MCO ( entre février et mi mai 2007 23
    CEL ont été rencontrés)
  • puis des sites SSR- SLD (en juin 2007 par GHU).
  • Présentation du dispositif institutionnel
    (enjeux, objectifs et outils) par la directrice
    de cabinet
  • Débat avec les membres du CEL pour échanger sur
    les outils de pilotage

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Généralisation les acteurs
  • Mise en place dun responsable des tableaux de
    bord au sein de léquipe pilotage
  • Nomination dun pilote des tableaux de bord par
    site (procédure délaboration du tableau de bord,
    coordination du remplissage, pré analyse avant
    CEL, aide à lélaboration des Tdb des pôles)
  • Les producteurs des tableaux de bord sont
  • Au niveau hôpital les contrôleurs de gestion
  • Au niveau pôle les cadres administratifs de
    pôle

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Appuis du pilote
  • Le CEL doit être porteur de la démarche par sa
    composition transversale, sa situation au cœur
    des projets, son rôle de décideur
  • La direction pour lever les réticences à donner
    linformation
  • Les directions fonctionnelles pour préciser les
    indicateurs et fournir linformation
  • Le DIM pour le domaine  activité 
  • Le SIL pour préciser la faisabilité et donner les
    accès informatiques
  • Le responsable du domaine pilotage du NSI
    formations, rencontres individuelles

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Généralisation les outils
  • Guide méthodologique (25 pages)
  • Socles communs
  • Pour les pôles de type MCO, SSR et plateaux
    médico technique
  • Site intranet dinformation
  • Mise à disposition de fiches de définitions
    détaillées
  • Mise à disposition des socles communs de tableaux
    de bord
  • Documentation sur la théorie des tableaux de bord
  • Glossaire, formation PMSI, tableaux de bord du
    conseil exécutif central

28
Formations
  • Volet de formation  démarche de pilotage  au
    sein de la formation institutionnelle des trios
    exécutifs de pôle à la nouvelle gouvernance
  • Formation de tous les cadres administratifs de
    pôle et contrôleurs de gestion à la démarche et à
    lutilisation des outils, informatiques en
    particulier
  • Formation informatique à lutilisation des outils
    de restitution de la base de données

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L'accompagnement
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Conditions de réussite de la mise en place d'un
tableau de bord
  • 1 - Appropriation par chaque entité concernée
    (démarche participative, autonomie matérielle)
  • 2 - Intérêt pour les indicateurs ( enjeu réel
    pour la gestion)
  • 3 - Marges de manoeuvre / écarts constatés /
    possibilité d'agir
  • 4 - Dialogue horizontal aussi bien que vertical
    (échanges d'informations entre services)
  • 5 - Souplesse, évolution du tableau de bord /
    problèmes

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Accompagnement tableaux de bord
  • Rencontre avec les pilotes désignés par les sites
    après leur désignation (2 fois par an environ)
  • Rencontres des sites et des pôles  à la
    demande 
  • Mise en place dune formation  analyse des
    tableaux de bord  en cours

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Accompagnement entrepôt de données (EDP)
  • Support utilisateurs réponse aux questions
    fonctionnelles ou techniques
  • Lettres aux utilisateurs dEDP environ tous les
    2 mois pour information sur les nouveautés,
    anomalies en cours de traitement etc
  • Manuels utilisateurs EDP cartographie
    dalimentation, dates de chargement des données,
    définition et règles de gestion des indicateurs
    et des axes

33
t
BILAN
34
Bilan de la mise en place des tableaux de bord
  • Mise en place des tableaux de bord au niveau
    hôpital au deuxième trimestre 2007 tous les
    sites MCO avaient un tableau de bord même
    partiellement renseigné et au moins un pôle a
    établi une maquette
  • Mise en place des tableaux de bord au niveau
    pôle au mois de juin 2008, 91 des pôles avaient
    une maquette partiellement remplie (activité)
  • Mise en place des cibles au niveau pôle
  • Utilisation de lentrepôt de données partagé

35
Bilan dutilisation de lentrepôt de données
partagé
  • On observe sur lannée 2008 75.2 utilisateurs
    par jours en moyenne, avec des pointes à 104 (sur
    700 licences de distribuées)
  • Taux dutilisation très élevé pour les cadres
    administratifs de pôle et les contrôleurs de
    gestion
  • Utilisation moins régulière par les DIM (qui ont
    dautres outils à disposition) mais en
    progression
  • Forte progression de lutilisation par les DRH
    pour les données mises à disposition plus
    tardivement (dépenses de personnel, données sur
    les effectifs et labsentéisme)

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Principales difficultés
  • Le temps à y passer la mise en place du tableau
    de bord nécessite un fort investissement au
    niveau établissement et pôle.
  • La fixation des cibles même au niveau central,
    les indicateurs ne disposent pas tous dune cible
  • Insuffisance du périmètre actuel de lentrepôt de
    données (en particulier recettes et dépenses
    prévu en 2010)

37
Evolution des tableaux de bord
  • Le tableau de bord du conseil exécutif central a
    subi tous les ans des modifications de la liste
    des indicateurs (ajouts dindicateurs de
    performance de la gestion financière, des
    indicateurs deffectifs de ressources humaines et
    dabsentéisme)

38
CONCLUSION
  • Avant tout un projet de management
  • Partage de linformation, du diagnostic puis des
    plans dactions
  • Définir des objectifs
  • Apprentissage de la notion de dictionnaire les
    données ne sont pas fausses, cest juste un
    problème de définition, de périmètre..
  • Implications nécessaires du Conseil Exécutif
    Local et du directeur
  • Formation et aide en ligne destinée
    principalement aux exécutants du tableau de bord
    en particulier cadres administratifs de pôle

39
t
ANNEXE
Détail des cadrans du tableau de bord du conseil
exécutif
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