Microsoft Office System Planificando la estructura de su informacin usando Microsoft SharePoint Port

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Microsoft Office SystemPlanificando la
estructura de su información usando Microsoft
SharePoint Portal Server 2003
José Alberca Acosta Consultor jalberca_at_osmos.com G
esfor Osmos Perú
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Agenda

• Principales características de administración de
  información en SPS 2003
• Por donde empezar?
• Principales áreas de decisión en SPS 2003
• Planificación de búsquedas
• Planificación de alertas
• Planificación de tópicos y áreas
• Planificación de palabras clave
• Planificación de perfiles de usuario
• Planificación de audiencias
• Planificación de sitios personales
• Planificación de sitios colaborativos
• Planificación de la metada
• Conclusiones

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Principales características de administración de
la información en SPS 2003

• Búsquedas e indexamiento
• Colaboración en base a documentos
• Palabras clave y mejores apuestas
• Áreas y tópicos
• Sitios personales
• Audiencias
• Perfiles de usuario
• Colecciones de sitios
• Área de directorio de sitios

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Por donde empezar?

• Qué información necesita su organización?
• Dónde se encuentra esa información?

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Planificación de búsquedas (1)

• Componentes de la funcionalidad de búsqueda
• Orígenes de contenido
• Índices de contenido
• Grupos de orígenes
• Alcance de las búsquedas

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Planificación de búsquedas (2)

• Planificación de índices de contenido
• Índices por defecto en SPS 2003
• Portal_Content
• Non_Portal_Content
• Factores a considerar
• Número de documentos
• Seguridad
• Calendarización
• Propagación
• Backup y restore

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Planificación de búsquedas (3)

• Planificación de alcances de una búsqueda
• El usuario final como objetivo
• Aplicación de las mejores prácticas

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Planificación de búsquedas (4)

• Planificación de orígenes de contenido
• En caso se tenga un portal corporativo con
  múltiples portales divisionales
• Un origen de contenido para el portal corporativo
• Un origen de contenido por cada portal divisional
• Un origen de contenido para las personas de la
  organización
• Un origen de contenido por cada servidor
  divisional de WSS en la organización
• Planificación de deltas entre grupos de origen e
  índices de contenido

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Planificación de búsquedas (5)

• Propagación de índices de contenido
• Aplicable solo a una granja mediana o grande
• Consideraciones
• Actualización de índices de contenido
• Completo
• Incremental
• Incremental (inclusive)
• Adaptativo

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Planificación de alertas

• Las alertas proveen notificaciones cuando la
  información que es de interés del usuario es
  agregada o actualizada
• Diferencias entre las alertas del WSS y el SPS
• Manejo de alertas
• Notificación de la alerta
• Ítems sobre los cuales puede ser notificado el
  usuario

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Planificación de tópicos y áreas

• Tópicos
• Es un área especializada, con web parts y
  listados
• Áreas
• Plantillas de sites que muestran información
  estática
• En SPS existen siete plantillas de áreas por
  defecto
• TOC
• Topic Category
• News Category
• News Home Category
• Community Category
• Shared Page
• Site Directory

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Planificación de palabras clave

• Las palabras clave marcan un contenido especifico
  como relevante para una palabra en particular
• Al buscar, los contenidos específicos aparecerán
  primero en los resultados

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Planificación de perfiles de usuario

• Los perfiles de usuario importan la información
  del AD para explotarla en el portal, como por
  ejemplo
• Búsquedas de personas
• Sitios personales
• Manejo de audiencias
• Importación y actualización de perfiles de usuario

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Planificación de audiencias

• Las audiencias permiten focalizar contenido a
  usuarios en base a cualquier propiedad del AD
• Reglas de las audiencias
• Compilación de las audiencias
• Control de acceso

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Planificación de sitios personales

• La opción de My Site provee a cada empleado de la
  organización un site personal
• Prerrequisitos para los sitios personales
• Web parts en los sitios personales
• Deshabilitación de los sitios personales

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Planificación de sitios colaborativos

• Pensado para equipos de trabajo y/o colaboración
• Configuración de búsquedas con SQL Server 2000 en
  WSS
• Administración del almacenamiento de los sitios
• Propiedad y administración de los sitios
• Archivado y auto borrado de los sitios
  colaborativos

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Planificación de la metadata

• SPS muestra la metadata (o propiedades) de los
  ítems que hayan sido indexados
• Según lo requieran las necesidades del negocio,
  se puede manejar estas propiedades

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Conclusiones

• SPS ofrece una amplia variedad de opciones para
  administrar la información
• Indexamiento y búsquedas
• Perfiles de usuario
• Audiencias
• Sitios colaborativos y personales
• La calidad de la planificación incidirá
  directamente en la implementación, de tal forma
  que la experiencia del usuario en el portal sea
  positiva

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Mayor Información

• Microsoft Office Online SharePoint Portal Server
• http//office.microsoft.com/en-us/FX010909721033.
  aspx
• SharePoint Products and Technologies
• http//www.microsoft.com/sharepoint/default.mspx
• SharePoint Portal Server 2003
• http//www.microsoft.com/office/sharepoint/prodin
  fo/default.mspx
• Windows SharePoint Services
• http//www.microsoft.com/windowsserver2003/techno
  logies/sharepoint/default.mspx