Solucin de EManagement Paperless Office de EConsulting :

1
Solución de E-ManagementPaperless Officede
E-Consulting

• Haciendo Más con MenosJulio de 2001

2
Paperless Office de E-Consulting
Es una Solución de Publicación Automatizada que
provee el siguiente Valor Agregado

• Respalda en línea Documentos deMisión-Crítica
  (DATOS con FORMATO,almacena hasta 3GB de
  información)

• Recupera Instantáneamente y enforma Precisa la
  Información

• Coordina la Colaboración Interna(facilita el
  Trabajo en Equipos)

3
Valor Agregado de Paperless Office

• Acceso a Respaldos históricos

Permite mantener en-línea respaldos de
documentos acumulativos (ej. Facturas, Notas de
Crédito, Cheques, Estados de Cuenta, Historia de
Solicitudes, Rendiciones del personal, cartas,
faxes, e-mails, etc.)
4
Valor Agregado de Paperless Office

• Búsqueda de Información Relevante en el Momento

Permite realizar búsquedas instantáneas,
complejas, sin limitaciones sobre documentos y
datos respaldados de los Sistemas Centrales. Esto
redunda en una menor carga de Procesamiento en
Sistemas de misión Crítica.
5
Valor Agregado de Paperless Office

• Coordinación de Colaboración Interna

Solución innovadora caracterizada por (1)
simplificar el procedimiento para coordinar la
colaboración interna, (2) eliminar duplicidad de
datos, y (3) permitir acumular TODA la historia
del incidente.
6
Solución de E-ManagementPaperless Officede
E-Consulting

• Resuelve efectivamente los problemas de
• Acceso a Respaldos de Datos de Misión-Crítica,
• Búsqueda de Información Relevante en el Momento,
  y
• Coordinación de Colaboración Interna.
• Se Integra a los Sistemas que usa su
  Organización,
• Es un Sistema Independiente del HW y SW de la
  Empresa, el que frente a un desastre puede
  reinstalarse y entrar en operación en sólo horas,
  y
• Está construida con Tecnología robusta y madura
  de NextPage (Folio Views, Folio Builder y
  LivePublish).

7
Solución de E-Management Paperless Office de
E-Consulting

• Basada en Folio Views
• Permite Registrar data histórica en una
  Infobase (ej. transacción, documento,
  formulario, llamado, minuta de reunión, estado de
  una solicitud, etcétera).
• Provee el mejor motor de búsqueda del mercado que
  permite hacer búsquedas por sinónimos y con
  proximidad.
• Permite coordinar la colaboración mediante
  Alertas de color y Notas electrónicas
  aplicadas sobre el texto de sólo-lectura de la
  Infobase Histórica.

8
Caso de Aplicación COBRANZA

• Encargado de Cobranza toma generalmente entre
  10-30 minutos al procesar una cobranza de FC
• Consultar Programa de Cobranza en Sistema (1-2
  min),
• Obtener Copia de FC desde el Libro de Ventas, ó
  consultar la FC en pantalla e imprimirla, (4-20
  min.),
• Anotar información en copia de FC (1-2 min.), y
• Archivar Copia de FC en Carpeta de Cobranza (4-5
  min).
• La información que anota en la FC sólo es
  accesible por el encargado de Cobranza!

9
Paperless Office de E-Consulting Facturas en
línea

• Encargado de Cobranza ocupa menos de 1 minuto en
  realizar su trabajo
• 5 segundos en obtener la FC que busca,
• 30 segundos en registrar incidente
  electrónicamente, y
• 5 segundos en aplicar un Alerta de Color para
  coordinar el trabajo en equipo (con su jefe por
  ejemplo).
• Note que ya no se requiere Archivo de Trabajo
• Todo está en-línea (documento historia del
  proceso) permitiéndo que otros tengan acceso a
  sus anotaciones.
• Genera ahorros en costos de impresión y copiado.
• Protege a la Organización de eventuales ausencias
  del empleado.
• gt Disminución de 90 en Tiempo de Ciclo!

10
Otros Casos de Aplicación con Paperless Office
de E-Consulting

• Sistema de Adm. De Facturas Electrónicas,
• Sistema de Adm. de Relac. con Clientes /
  Proveedores,
• Sistema de Adm. de Solicitudes,
• Sistema de Adm. de Historial Clínico de
  Pacientes,
• Sistema de Adm. de Centro de Llamados,
• Sistema de Adm. de Mesa de Ayuda,
• Sistema de Adm. de Telemarketing,
• Sistema de Adm. de Investigaciones,
• Sistema de Adm. de Casos Judiciales,
• Sistema de Adm. de Curricula,
• Sistema de Biblioteca Virtual,
• Etcétera.

11
Solución de E-ManagementPaperless Office de
E-Consulting

• Arquitectura
• Cliente/Servidor en Módulo Básico para LANs y
  WANs
• Peer-To-Peer en Módulo Opcional para Intranet /
  Internet
• Requerimientos de HW y SW
• Desde PC Intel 386 de 50 MHz, 8 MB, con Win 3.X
  equivalente o superior,
• Requerimientos de Red
• Novell en todas sus versiones,
• Redes Microsoft en todas sus versiones, y
• Redes con NFS e IBM.

12
Resumen Paperless Office de E-Consulting

• Experiencia del Usuario Hago Más con menos !
• Acceso Instantáneo a Información Histórica en
  línea,
• Fácil Coordinación de Colaboración interna
  mediante Alertas y Notas electrónicas sobre Data
  Histórica de sólo-lectura, y
• Interfaz amigable, fácil de modificar según sus
  necesidades.
• Impacto en la Administración Libero recursos
  !
• Puede destinar a otras tareas personal que
  archivaba,
• Puede mantenerse integrada a los sistemas
  actuales y futuros de la firma, y
• Disfruta una Solución que requiere muy poco
  mantenimiento.

13
Aplicación de Alertas

• Los Alertas se aplican en sólo cuatro pasos
• 1. Seleccionar el texto a resaltar,
• 2. Aplicar el Resaltador Alerta ... respectivo,

3. Agregar una Nota al margen del párrafo donde
se aplicó el alerta, y
4. Guardar los cambios en la Infobase.
14
Consulta de Alertas

• Los Alertas se revisan en sólo dos pasos
• 1. Invocar el comando Consulta de Alertas del
  menú Buscar, y

2. Seleccionar el resaltador Alerta ...
respectivo a consultar.
15
Administración de Alertas y Formatos

• Son creados / modificados por el Adm. del Sistema.

• Ejemplos de Alertas definibles
• Alerta Servicio Cliente,
• Alerta Servicio Cliente Juan Pérez
• Alerta Gerente General,
• Alerta Gerente Finanzas,
• Etcétera.

16
Uso de Módulo Opcional LivePublish

• Permite acceder a Respaldos Históricos desde un
  Navegador usando el motor de búsqueda de Folio
  Views

17
Funcionamiento de la SoluciónPaperless Office
de E-Consulting
USUARIO
18
Costo Total de PropiedadPaperless Office de
E-Consulting

• Inversión Requerida US 4.950 IVA
• SW requerido US3.200 IVA (servidor y 5
  usuarios),
• Integración de Sistema US 950 IVA c/u (ej.
  Ctas. Por Cobrar, Ventas, Control de Costos,
  etc.), y
• Entrenamiento US800 IVA (cursos de 4 12
  horas).
• Mantención Anual SW US 640 IVA
• Mantenga siempre actualizado su software
• Plazos Involucrados 20 días Hábiles
• 10 días hábiles por Sistema a Integrar, y
• 10 días hábiles para Cursos de Entrenamiento.
• (Consulte por implantación acelerada en 10 días
  hábiles)

19
Beneficios dePaperless Office de E-Consulting

• Mejora el Servicio al Cliente
• Clientes tratan con personal que tiene toda su
  información disponible, en todo momento, y en
  todo lugar.
• Aumenta la Eficiencia Operativa
• Mejora la Calidad del Servicio al Cliente al
  reducir drásticamente los tiempos de ciclos
  administrativos,
• Libera recursos destinados a tareas de archivo
  que no agregan valor a la Gestión, y
• Disminuye el Riesgo Operativo frente a un
  Desastre.
• Aumenta el Valor de los Accionistas
• Facilita procesos de Auditoría, y
• Induce en el personal preocupación por hacer las
  cosas bien a la primera, según los Procedimientos
  y Políticas vigentes.

20
Solución de E-ManagementPaperless Office de
E-Consulting

• FIN(más información en www.e-market.cl)