Prsentation PowerPoint

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SECRÉTAIRE
2
LE RÔLE DU SECRÉTAIRE

• LES RESPONSABILITÉS DU
• SECRÉTAIRE
• GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNÉE

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LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE
4
LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE

• Le secrétaire est le conseiller et le soutien du
  président
• Il effectue les tâches sous le contrôle du
  président
• Son rôle essentiel est de veiller à la bonne
  marche administrative du club

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CONSEILLER ET SOUTIEN DU PRÉSIDENT

• Le secrétaire aide le président dans la
  conception et la réalisation du
  calendrier-dépliant du club
• Le secrétaire participe à lélaboration de
  lordre du jour des réunions, en liaison avec le
  président

6
CALENDRIER-DÉPLIANT DU CLUB
7
CALENDRIER-DÉPLIANT DU CLUB

• Le secrétaire établit ou met à jour un fichier
  individuel complet des membres du club
• Ce fichier débute par le formulaire ME6,
  proposition
• daffiliation. Il comprend également
• adresse exacte, n de téléphone, date de
  naissance,
• e-mail,
• situation professionnelle et familiale
• numéros de membre Oak Brook et France (D M)

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CALENDRIER-DÉPLIANT DU CLUB

• Le secrétaire collabore à lélaboration du
  calendrier
• dates des actions nationales, visite du
  gouverneur, du PZ, du PR, dates des CCZ
• dates des congrès, convention nationale et
  internationale
• dates des actions et manifestations du club
• dates de formation des nouveaux bureaux

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ORDRE DU JOUR DES RÉUNIONS

• Le secrétaire, en liaison avec le président,
  établit lordre du jour des réunions
• Il envoie les convocations pour les réunions de
  club, de bureau, de conseil dadministration
• Il envoie les convocations aux 2 assemblées
  générales, établit les feuilles démargement

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EXÉCUTION DES TÂCHES SOUS LE CONTRÔLE DU
PRÉSIDENT
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VEILLER A LA BONNE MARCHE ADMINISRATIVE DU CLUB

• LE SECRÉTAIRE DOIT FOURNIR TOUS LES DOCUMENTS
  POUR QUE LE PRÉSIDENT PUISSE ÉTABLIR LE DOCUMENT
  PRÉPARATOIRE A LA VISITE DU GOUVERNEUR,
• LE LIVRE BLANC ET LE FORMULAIRE A1

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VEILLER A LA BONNE MARCHE ADMINISRATIVE DU CLUB

• LE SECRÉTAIRE DOIT VEILLER A CE QUE LE RÈGLEMENT
  INTÉRIEUR SOIT SIGNÉ PAR TOUS LES MEMBRES ET MIS
  A JOUR (si nécessaire)
• IL DOIT DÉTENIR LES STATUTS DU CLUB ET EFFECTUER
  LES MISES A JOUR (si nécessaire)

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VEILLER A LA BONNE MARCHE ADMINISRATIVE DU CLUB

• LE SECRÉTAIRE DOIT REMPLIR TOUS LES
  DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
• EN RESPECTANT LES DÉLAIS

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GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNÉE

Le secrétaire avant cette journée de formation
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GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNÉE

• POURQUOI ACCOMPLIR
• CES TÂCHES ?

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UN CLUB ?

• Le club fait partie dune association
  internationale, dont le siège social est à Oak
  Brook

• Le club fait partie du District Multiple 103,
  dont le siège social est rue Saint-Jacques, à
  Paris.

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UN CLUB ?

• Le club fait partie du District Ile de France
  Est, dont le siège social est avenue de la
  République, à Maisons-Alfort.
• (15 districts en France)

• Le club est soumis à la loi française
• loi 1901 sur les associations
• Le club doit, pour toute manifestation présentant
  un risque, faire une déclaration dassurance.

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1- Oak Brook doit avoir connaissance des membres
du bureau. Le document PU101 doit être envoyé
dans les délais, après lAG (date limite 15
mars), afin que tous les documents parviennent
aux intéressés.
19

2- Oak Brook tient un fichier des membres de
chaque club. Le RME est envoyé à Oak Brook, par
le secrétariat du district. Il doit comprendre
toutes les informations demandées.
20
DISTRICT MULTIPLE 103
France
1- Le DM tient un fichier des membres Lions de
France. Le RME est envoyé rue St Jacques, par
lintermédiaire du secrétariat du district. Le
Formulaire de Mise à Jour est à remplir en cas de
nouveau membre, changement dadresse, de nom ou
autre modification .
21
DISTRICT MULTIPLE 103
France
2- La mise à jour de lannuaire se fait par
limprimé BDS3 ou, plus facilement par Internet.
22

Christine DISTRICT 103 IDF Est

• Le district tient un fichier de ses membres, mis
  à jour régulièrement, à réception des documents
  nécessaires RME et formulaire de mise à jour,
  remplis complètement.
• Le district centralise les documents à renvoyer
  par les clubs.

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LE CLUB EST UNE ASSOCIATION LOI 1901

• Le nouveau bureau est à déclarer à la préfecture
  du siège social du club, dès tenue de lAssemblée
  Générale de printemps.
• La préfecture délivre une déclaration de
  conformité, document à produire lors de la visite
  du gouverneur dans le club.

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DÉCLARATION POUR ASSURER LES MANIFESTATIONS

• Le DM103 France a souscrit, pour tous les clubs
  Lions, un contrat comportant 3 garanties
• la responsabilité civile générale
• des indemnités contractuelles en cas daccident
• la protection juridique
• (auprès du groupe Montcalm Assurances)

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GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNÉE

• Les tâches selon leur périodicité
• Comment transmettre ou recevoir les
• informations ou documents ?
• Les principaux documents

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LES TÂCHES A ACCOMPLIR PENDANT UNE ANNÉE

• 2 fois par mois établir le compte-rendu des
  réunions du club (avec le relevé des présents,
  absents, excusés)
• à envoyer à chaque membre
• à envoyer au président de zone, avec copie au
  district ( courrier ou mail)
• Ne pas oublier détablir également le
  compte-rendu des conseils dadministration (1 par
  trimestre)

27
LES TÂCHES A ACCOMPLIR PENDANT UNE ANNÉE

• 1 fois par mois, établir le R M E
• Joindre un Formulaire de Mise à Jour,
• pour tout changement dadresse, de nom, de statut
• pour tout nouveau membre (admission,
  réintégration, transfert)
• en renseignant toutes les cases ..

28
LES TÂCHES A ACCOMPLIR PENDANT UNE ANNÉE

• 1 fois par mois, établir, en cas de transfert,
  le formulaire ME20
• Ce document, indispensable pour enregistrer le
  transfert, indique le club daccueil, et précise
  que le membre transféré est en règle par rapport
  à ses cotisations (signé par le club de départ)
• en renseignant toutes les cases ..

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LES TÂCHES A ACCOMPLIR PENDANT UNE ANNÉE

• 2 fois par an, établir le compte-rendu des
  Assemblées Générales
• 2 fois par an, établir le Tableau de bord des
  effectifs ventilation des membres du club selon
  lâge et les catégories socio-professionnelles,
  
• au 31 décembre 2005 et au 30 juin 2006

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LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

• AG dautomne, avant le 30 septembre 2005
• - approuve le rapport dactivité de lannée
  écoulée
• décide de laffectation de lexcédent des fonds
  du compte de fonctionnement
• approuve les comptes de lexercice écoulé
• donne le quitus au président sortant

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LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

• AG de printemps, avant le 15 mars 2006
• élit les membres du conseil dadministration de
  lannée suivante
• élit le nouveau membre à la Commission Extension
  des effectifs
• vote le budget de lannée suivante, ce qui permet
  de fixer le montant de la cotisation à recouvrer
  le 1er juillet

32
COMMISSION EXTENSION DES EFFECTIFS

• Elle est composée de 3 membres élus au bulletin
  secret
• Le membre élu
• 1ère année membre de la commission
• 2ième année vice-président
• 3ième année président
• Le président de la commission fait de droit
  partie du conseil dadministration

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LES TÂCHES A ACCOMPLIR PENDANT UNE ANNÉE

• 1 fois par an, établir
• Le formulaire PU101, destiné à Oak Brook,
  indiquant le nouveau bureau
• Le BDS3, pour le DM, ce qui permet la mise à jour
  de lannuaire
• La déclaration à la préfecture du nouveau bureau

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LES TÂCHES A ACCOMPLIR PENDANT UNE ANNÉE

• 1 fois par an, établir
• Le Livre Blanc de lannée écoulée, avant le 30
  juin synthèse de la vie sociale du club
• Le Rapport Annuel dactivités
• ce formulaire A1, destiné à Oak Brook, est
  une synthèse du Livre Blanc

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LES TÂCHES A ACCOMPLIR PENDANT UNE ANNÉE

• 1 fois par an, demander
• La récompense 100 Président
• La demande de récompense, décidée par Oak
  Brook, est à envoyer au district
• Les récompenses 100 Secrétaire et 100 Trésorier
  sont demandées par le président. La demande est à
  envoyer au président de zone qui transmet au
  district.

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LES TÂCHES A ACCOMPLIR PENDANT UNE ANNÉE

• de manière ponctuelle
• Demander les chevrons dancienneté (au DM)
• les clés de parrainage, les
  distinctions Melvin
• Jones
• Faire publier les candidatures à laffichage pour
  les nouveaux Lions (30 jours avant
  lintronisation)
• Commander les fournitures nécessaires au club

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COMMENT TRANSMETTRE OU RECEVOIR les informations
et documents ?

• Sur papier imprimé, en utilisant les services de
  la poste, ou la remise de main en main
• Par Internet

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QUE PERMET FACILEMENT INTERNET ?

• Envoyer des informations, recevoir des
  informations,
• Communiquer

PR, PZ, District, DM, autre Lion
Le Lion
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QUELS AVANTAGES OFFRE INTERNET ?

• Gain de temps
• Diminution du coût
• Fiabilité des informations transmises
• aprius _at_ wanadoo . Fr
• aprins _at_ wanadoo . Fr

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COMMENT COMMUNIQUER ?

• avec le District Multiple
• E-mail maisonlions_at_compuserve.comERVE.COM
• Site www.lions-France.orgwww.lions-France.
  org
• avec le District IDF Est
• E-mail lions103ie_at_club-internet.fr
• Site www.lions-103ie.org

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LES DOCUMENTS

• Une précaution et une nécessité administrative et
  juridique

Original envoyé
Double à conserver dans les archives
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LES DOCUMENTS (1)
Liste des documents pouvant être téléchargés sur
le site du district

• Situation administrative
• Statuts et Règlement intérieur
• Document préparatoire à la visite du Gouverneur
• Calendrier du Gouverneur
• BDS 3
• PU 101

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LES DOCUMENTS (2)
Liste des documents pouvant être téléchargés sur
le site du district

• Communication
• Charte graphique
• Dossier presse
• Procédure pour la mise à jour du fichier du DM,
  par Internet
• (remplace le BDS3 par papier)

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LES DOCUMENTS (3)
Liste des documents pouvant être téléchargés sur
le site du district

• Action du club
• Livre Blanc
• Formulaire A1 (livre blanc international,
  destiné à Oak Brook)
• Formulaire pour les délégués de club aux
  commissions
• Formulaire dassurance au groupe Montcalm

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LES DOCUMENTS (4)
Liste des documents pouvant être téléchargés sur
le site du district

• Effectifs
• Tableau de bord des effectifs
• R M E et mode demploi
• Formulaire de mise à jour
• Demandes de récompense 100 président,
  secrétaire, trésorier
• Formulaires compagnon Melvin Jones et membre à
  vie

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LES DOCUMENTS (5)
Liste des documents pouvant être téléchargés sur
le site du district

• Effectifs (suite)
• Imprimé pour la réintégration dun Lion
• Bordereau de transfert ME 20
• Formulaire daffiliation M 6
• Formulaire de candidature à laffichage
• Formulaire dinscription au séminaire de
  formation pour les
• nouveaux Lions

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(No Transcript)
48
BONNE ANNÉE 2005-2006 !

Le secrétaire après cette journée de formation
49

MERCI DE VOTRE ATTENTION !