Le passage en production ProdInra : le rle des documentalistes http:www'inra'frprodinra

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Le passage en production ProdInra le rôle des
documentalisteshttp//www.inra.fr/prodinra

• Calendrier proposé par O. Hologne
• Rappel des règles pour la création et la
  construction des notices
• Questions diverses
• Comment aller plus loin avec le dépôt des
  publications par des
• chercheurs pionniers ?  success story 

Suzette Astruc Dominique Fournier 16 Novembre
2006(fournied_at_supagro.inra.fr )
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Calendrier pour la mise en route

• Février 2007
• exhaustivité des articles 2005
• besoin pour la LOLF (WOS base de référence
  pour les indicateurs)
• Septembre 2007
• signalement des thèses 2005 et 2006
• et des publications 2006 (articles, thèses,
  ouvrages, congrés ...) pour indicateurs internes
  INRA

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Les acteurs du Work-flow ProdINRA

• Création tout agent faisant partie dune UMR
  INRA (possédant des codes LDAP)
• Construction 1 constructeur par unité
• Validation (avant mise en ligne) 1 référent
  (centre ou département)
• Pour la mise en production les constructeurs
  sont mobilisés également en créateurs (pas de
  communication pour linstant auprès des
  chercheurs)
• Rappel toute notice créée est accessible en
  intranet (éviter de créer trop de notices en même
  temps et de laisser traîner les notices)

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Cas des co-publications Qui crée ? Qui construit
?

• Règle générale cest le 1er auteur INRA qui
  signale sa publication dans prodINRA
• Cest le constructeur de lunité dappartenance
  du 1er auteur INRA qui crée et construit la
  notice
• Conseil prendre contact avec les constructeurs
  des unités des co-auteurs pour convenir
  éventuellement de lunité (ou des unités) qui
  conserve(nt) la publication (à renseigner dans
  Localisation / classement local)

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La création de la notice
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Création dune notice (1)

• Vérifier lUnité INRA pour laquelle vous créez la
  notice (dépend de votre authentification)
• 4 champs obligatoires à remplir
• - Premier auteur (non conservé par la suite)
• - Titre (conservé dans la construction)
• - Année (conservé dans la construction)
• - Diffusion de la notice Interne / public (non
  modifiable par la suite)

création
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Création dune notice (2)

• Description complète informations nécessaires
  pour le constructeur

Remarque Ne pas mettre le DOI dans le champs
URL (ou rajouter le préfixe http//dx.doi.org/
avant le DOI)
création
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Le dépôt de la pièce jointe (1)

• Ne peut se faire que par lauteur

l'auteur (il ne suffit pas d'être créateur!) peut
déposer la version numérique de larticle (pdf
éditeur, version auteur) s'il connaît exactement
la politique de l'éditeur ou s'il n'a pas cédé la
totalité de ses droits (ne pas oublier qu'il doit
apporter des preuves écrites au référent)
création
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Le dépôt de la pièce jointe (2)

• Il est possible de joindre le document numérique
  en précisant que le document ne servira que pour
  le Workflow (et sera supprimé lors de la
  validation de la notice par le référent)

• A défaut de document numérique
• Cocher je mengage à adresser

création
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Importation Endnote (1)

• Utiliser le style Endnote Export_Endnote_ProdINR
  A.ens
• (à télécharger sur Intranet-IST ou dans
  W/Biblio/Endnote7/Styles)
• Exportation depuis EndNote dans ProdInra

création
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Importation Endnote (2)

• Importer les références dans ProdINRA (par petits
  lots)
• Modifier / visualiser chaque référence afin de
  vérifier le circuit de validation (choix de
  lunité pour laquelle vous êtes constructeur) et
  de cocher lenvoi du document papier.
• Les informations complémentaires sont complétées
  à partir des informations présentes dans votre
  base Endnote (type de document, nom des auteurs,
  revues, résumé, WOS).

création
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Transmission de la notice

• Le créateur transmet sa notice au constructeur
  qui la complétera
• Cf. vos identifiants
• Cf. tableau (pour les cas complexes des créateurs
  qui travaillent pour des unités à laquelle ils
  nappartiennent pas sur le plan administratif)
• Rappel 1 seul constructeur par unité !

création
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Recherche des doublons

• Avant de construire la notice, vérifier quelle
  ne soit pas déjà présente dans prodINRA !
• On peut également le faire au niveau du
  constructeur !

construction
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La construction de la notice
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Compléter / Modifier la notice

• Cette action permet daccéder aux différents
  écrans communs à lensemble des types de
  documents (auteurs, titre, indexation, )
• A tout moment, il est possible de sauvegarder les
  données (enregistrer) ou de quitter la notice
  (enregistrer et sortir).
• On peut passer à létape suivante sans être
  obligé de sauvegarder à chaque écran.
• Attention toutefois à lécran  information sur
  la publication en série  car si votre revue ne
  figure pas dans le référentiel de ProdInra, vous
  devrez quitter sans pouvoir sauvegarder votre
  notice ! Enregistrez au minimum la notice au
  moment du choix de la catégorie ou lorsque vous
  aurez renseigner lécran pagination.

construction
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Informations généralesTitres

• Choix de la langue de la publication
• Titre de la publication (langue à repréciser car
  peut être différente de la langue de larticle)

construction
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Auteurs personnesauteur affilié à lINRA (1)

• Nom / Prénom / Initiale / Matricule
• on recherche lauteur dans BASTIN (mise à jour à
  partir de Compact) ce qui permet de remplir
  automatiquement les champs Auteurs et Unités,
  Département(s),
• Respecter le nom tel quil apparaît sur la
  publication (si différent de BASTIN, le saisir
  manuellement)
• Auteur INRA Oui / Non / Inconnu (à modifier)
• un auteur doit être considéré comme un auteur
  INRA si son matricule ne commence pas par W et si
  le numéro de matricule est compris entre 1 et
  40000 (cas des titulaires INRA) ou entre 50000 et
  99999 (cas des non titulaires INRA CDD,
  Post-doct, doctorants, ). Pour infos, les DU non
  INRA ont un matricule compris entre 40000 et
  50000.

construction
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Auteurs affilié à lINRA (2)

• Cas particulier des auteurs INRA qui ne sont plus
  dans Bastin (doctorants, post-doct, retraités, )
• Saisir manuellement le Nom, Prénom, Initiale
• Sélectionner ensuite lunité INRA

construction
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Auteurs personnesauteur affilié à lINRA (3)

• Possibilité dajouter une affiliation externe
• (cf. auteur non affilié Inra)

construction
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Ajout dun auteur non affilié à lINRA
Sélectionner linstitution ? Nom, Type,
Sigle Signaler toute institution qui ne fait pas
partie de la liste en utilisant la boîte de
dialogue  demande dajout dans la liste
dautorités des unités  Subdivision
correspond à lunité de recherche, laboratoire,
département Essayer dutiliser une écriture
normalisée (pas de liste dautorités)
construction
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Résumé

• Le résumé hérite des mêmes contraintes que
  l'ensemble de l'uvre
• le problème n'est pas de prendre le résumé dans
  l'article en ligne ou dans une base de données,
  le problème est d'avoir une concession de droit
  de la part de l'auteur à l'INRA
• pas de contrat de concession de droit, pas de
  pièce jointe et pas de résumé d'auteur non plus.
• La seule possibilité est alors de faire un résumé
  de documentaliste, suffisamment différent dans la
  forme, de celui de l'auteur, pour ne pas être
  accusé de plagiat.

construction
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Indexation

• Mots clés systématiques
• à rechercher dans la liste
• Mots clés thématiques
• à rechercher dans la liste
• Mots clés géographiques
• à rechercher dans la liste
• Mots clés libres
• un par ligne et en majuscule
• Champs thématiques
• pas encore validés

• Il est important de mentionner les MC en
  anglais (reprendre les MC dauteurs)
• Liste dautorités (cf. fichiers Word)

construction
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Production

• Préciser si cest
• Scientifique
• Technique
• Vulgarisation

construction
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Notes
construction
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Localisation

• Préciser où le document est conservé dans le cas
  de document papier

construction
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Liens

• Préciser le type de liens
• - liens directs URL
• - liens indirects DOI (10.1093/aob/mcl164), WOS
  (000240925800012) ou Pubmed (17085433)
• - pour chaque lien, préciser la nature du
  document vers lequel le lien pointe (Texte
  éditeur, Texte auteur, Préprint, Postprint,
  Extrait, Notice)

construction
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Choisir / Changer la catégorie du document

• Le choix de la catégorie de document permettra
  dafficher des écrans spécifiques (publications
  en série, diplôme, )

• Rappel le démarrage de ProdINRA concerne en
  priorité
• Article (JAS)
• Thèse (VMU)

construction
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Pagination/Collation

• Préciser les numéros de pages, ou le nombre de
  pages
• Articles 145-149
• Thèses 234 p.

construction
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Informations sur la publication en série

• Les champs titre de la série, Pays, ISSN et
  Editeur se remplissent automatiquement
• Signaler si titre absent du référentiel
• Attention, cette information est obligatoire !
  La liste est fermée. Vous serez bloqué si votre
  titre de revue ne figure pas dans le référentiel
  de ProdInra (Enregistrer la notice à lécran
  précédent)
• Compléter Volume, Numéro (et supplément)

construction
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Classement

• Il faut préciser si la revue comporte ou non un
  comité de lecture
• Ce choix peut savérer délicat

construction
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Communication (1)
Cas des articles ayant fait lobjet dune
communication antérieure Préciser le type de
communication, le lieu et date du colloque, )
construction
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Communication (2)
Règle décriture pour les dates de
congrès YYYY/MM/DD-DD Exemple complexe Pour
un congrès dont les dates seraient à cheval sur 2
mois 29 novembre au 3 décembre 2006, il faut
écrire la zone 2006/11/29-2006/12/03
construction
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Cas des thèses

• La thèse suit les autres oeuvres en ce qui
  concerne le droit d'auteur. Il est nécessaire que
  le doctorant signe un contrat de concession non
  exclusive au profit de l'INRA
• Un petit vademecum va être réalisé pour les
  thèses.
• En attendant - il est rappelé que seul le
  doctorant peut déposer sa thèse, à la création de
  la notice- il est conseillé d'effectuer ce dépôt
  sous embargo jusqu'au 31/12/2007, pour éviter
  toute contestation. Mais pb après la
  soutenance, le doctorant nest plus considéré
  comme un ayants-droits (plus de codes LDAP)
• Comment vérifier que la version déposée est
  conforme à celle autorisée par le jury de thèse ?
  
• pas évident

construction
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Diffusion

• Cette notion concerne les documents non édités
  (mémoires, thèses)
• Il faut préciser qui peut diffuser ce travail
  (unité de recherche, ville et code postal)

construction
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Diplôme
Préciser le diplôme et spécialités, le nom du
directeur de thèse, les laboratoires INRA et les
universités, Pour les options indiquer les
noms des Ecoles doctorales, Formations et
spécialités en les séparant par des virgules (ne
pas mettre à quoi cela correspond dans le champ
 option )
construction
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Transmission de la notice

• Le constructeur transmet la notice au référent
  (centre ou département)
• Cf. tableau
• Remarque Cest le référent département qui
  prime sur le référent de centre

construction
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Le réseau documentaireCentre de Montpellier
(13/11/06)
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Le réseau documentaireCentre de Montpellier
(13/11/06)
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Comment valoriser votre travail dans ProdINRA ?

• Liens dynamiques vers les publications de votre
  unité (exemple BEPC)
• Edition de listes bibliographiques (Panier)
• Création dalertes (Historique)

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Arguments pour amener les auteurs à déposer dans
ProdInra

• Pourquoi déposer ?
• accessibilité, visibilité, universalité
• pérennité, interopérabilité,
• Que peut-on déposer ?
• 70 des éditeurs autorisent le dépôt de la
  version auteur (intégrant les modifications des
  referees) site Romeo Sherpa http//www.sherpa.ac
  .uk/romeo.php
• 80 des articles publiés dans des revues à
  comité de lecture (WOS) 2005 2006 par les
  chercheurs du centre de Montpellier pourraient
  être déposés (version auteur / après une période
  dembargo dans 20 des cas)
• Quand la politique éditoriale de léditeur ou le
  contrat de cession des droits signé par lauteur
  ne permettent pas le dépôt, il faut renégocier
  avec léditeur de la revue
• Comment peut-on déposer ?
• en créant un notice dans ProdINRA et en y
  associant le document en pièce jointe (utiliser
  le modèle Postprint proposé voir Intranet-ist)

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Questions diverses

• Manuel de catalogage (fin nov.)
• Aide en ligne (?)
• Mantis pour déclarer des bugs
• http//www.inra.fr/intranet/Produits/mantis-INRA/m
  ain_page.php
• gt Connexion (utiliser les codes LDAP)
• Proposition dune réunion Constructeur /
  Chercheurs qui souhaiteraient être pionniers pour
  le dépôt de leurs publications