Lvaluation de limpartition

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L Évaluation de l impartition

• Alain Boucher
• Bureau du Vérificateur du Canada
• 28 septembre 2000

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Travaux publics et services gouvernementaux Canada

• Autres formes de prestation de services
• limpartition des services de gestion immobilière
• Chapitre 18 du rapport de septembre 1999

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Objectifs de la vérification

• Intérêts du gouvernement sont protégés
• Mesures pour réduire les risques
• processus dapprovisionnement conforme aux règles
  du gouvernement
• période de transision gérée efficacement
• cadre de responsabilisation adéquat

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Nous navons pas remis en question la décision
dimpartir

• Nous navons pas vérifié les activités de
  lentrepreneur

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Direction des services immobiliers

• 400 édifices
• 6 million de mètres carrés despace à bureau
• 3000 baux et plus de 500 milliard de dollars en
  loyers par année
• 3600 employés

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La décision

• Examen des programmes
• Etude des activités essentielles et non
  essentielles
• tendance à limpartition
• Évolution de lindustrie immobilière

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Objectifs visés

• Atteinte des objectifs de réduction des effectifs
• Économies
• Se concentrer sur les activités essentielles

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Étapes préparatoires

• Analyse des options
• Analyse des risques
• Détermination des services à transférer
• Évaluation des coûts actuels de ces services
• Étude de rentabilisation du projet dimpartition

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Immeubles visés par linitiative

• 300 immeubles répartis en 13 portefeuilles
• un contrat pour chaque portefeuille
• Peut-être un 14e portefeuille bientôt

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Catégories de service

• gestion des immeubles (nettoyage, chauffage,
  etc.)
• réalisation de projets (construction,
  réparations, etc.)
• services de location de locaux commerciaux
• projets de services demandés et financés par les
  locataires (réaménagement, améliorations, etc.)

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Type de contrat

• Contrat à prix coûtant plus honoraire, avec
  plafond
• Honoraires entre 5 et 6.8
• Période initiale de 3 ans avec options de
  renouvellement (maximum 7 ans)

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Processus dappel doffres

• Consultation
• demandes de qualification
• demandes de proposition
• critère de prix maximum à respecter
• accent mis sur la supériorité technique
• importance accordée aux employés

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Le gagnant

• Brookfield Lepage Johnson Controls
• Offre supérieure pour tous les contrats
• Au total, 170 million de dollars par année
• économies de 20 million de dollars par année
• embauche de tous les employés au même salaire

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Structure des honoraires

• 15 des honoraires fondés sur le rendement
• prime à lexcellence jusquà 5 des honoraires
• programme de proposisions (partage des bénéfices)

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Points forts

• Spécifications précises et complètes
• Processus dappel doffres bien géré
• Utilisation de surveillants de léquité
• Transfert des employés bien géré
• Prise en charge par lentrepreneur sans heurts
• Accent sur le rendement plutôt que sur le
  processus
• Dispositions qui favorisent linnovation

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Points faibles

• Des retards importants dans la mise en place de
  mécanismes de suivi et de gestion des contrats
• définition et entente sur les normes spécifiques
  de rendement beaucoup plus longue et complexe que
  prévu
• ce qui a empêché le ministère deffectuer une
  évalution complète du rendement durant la
  première année et une partie de la deuxième

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Trop tôt pour juger si les économies prévues se
concrétiseront

• Incertitudes quant aux
• montants de références (coûts actuels des
  services)
• qualité et quantité des services qui seront
  livrés par lentrepreneur
• coûts de gestion des contrats (taille de
  linfrastructure mise en place pour gérer les
  contrats)

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Autres formes de prestation de servicesDéfense
nationale du Canada

• Contexte militaire différent du contexte civil
• Estimations des économies surestimées
• analyses de rentabilisation mal effectuées
• mise en place plus lente que prévue
• résistance de la part des employés

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Autres formes de prestation de servicesDéfense
nationale du Canada

• Les ministères de la défense de dautres pays
  rencontrent les mêmes problèmes incluant les
  Etats-Unis (ne rencontrent pas les échéanciers et
  ne réalisent pas les économies espérées)
• considèrent de plus en plus de permettre aux
  employés de faire des propositions pour réaliser
  le objectifs de réduction des coûts

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Quelques Leçons

• Établir des calendriers réalistes et des plans
  durgence
• apprendre à surveiller efficacement plutôt quà
  faire
• consultations, communication, importance accordée
  aux employés augmentent les chances de succès
• la décision et la manière dépend des
  circonstances et des buts propres à chaque
  organisation