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PGI Progiciel de gestion intgre

Description:

Les syst mes actuels sont d'une fragilit extr me et ne rendent pas ... Actuel : Octroi du grade (dipl mation) Actuel : Inscription. Actuel : Offre de cours ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: PGI Progiciel de gestion intgre


1
PGI Progiciel de gestion intégrée
  • Tournée facultaire
  • 2009

2
Contenu
  • LUdeM et le Progiciel de gestion intégré
  • Les modules PeopleSoft
  • La portée du projet
  • Le calendrier de réalisation
  • La structure du projet et les équipes
  • La gouvernance et le contrôle
  • La démarche proposée
  • Les défis

3
LUdeM et le Progiciel de gestion intégré
  • LUniversité de Montréal amorce cet automne un
    virage technologique denvergure qui lui
    permettra doffrir à nos étudiants,
    professeurs, chargés de cours et chercheurs ainsi
    quau personnel de soutien et dadministration
    des systèmes dinformation et des technologies
    fiables, accessibles et conviviales. (Livre
    Blanc, Orientation VII, Objectif 3)
  • Dici 2012, elle aura renouvelé du tout au tout
    ses plateformes informatiques et ses systèmes
    administratifs centraux et procédé à une mise à
    niveau complète de son réseau.
  • Le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une
    composante clé de ce virage technologique.
  • Les systèmes actuels sont dune fragilité extrême
    et ne rendent pas les niveaux de service
    minimaux.
  • La concurrence a à sa disposition des systèmes
    intégrés de gestion ayant pour effet de la rendre
    plus concurrentielle.

4
Quest-ce quun PGI?
  • Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) permettra
    lintégration de lensemble de processus
    administratifs sur une seule plate-forme.
  • Il constituera une source unique dinformation
    pour lensemble des activités administratives de
    lUniversité.
  • Le PGI sélectionné par lUniversité comprend la
    suite de logiciels PeopleSoft pour
  • Lacadémique
  • les systèmes financiers
  • les ressources humaines
  • la recherche

5
Pourquoi lUdeM se dote-t-elle dun PGI
maintenant ?
  • LUniversité de Montréal accuse un retard en
    matière de systèmes dinformation par rapport aux
    autres universités canadiennes et
    nord-américaines
  • 78 des dix-sept universités canadiennes
    comparables à lUdeM
  • 70 des universités nord-américaines.
  • Nos applications sont désuètes et dune
    efficacité souvent douteuse, créant
  • Des pertes de productivité.
  • Le mécontentement des membres de notre
    communauté.
  • Une exposition à des pannes majeures.

6
Universités canadiennes utilisant un PGI
  • Université McGill
  • HEC Montréal
  • Université Laval
  • Université Concordia
  • University of British Columbia
  • University of Alberta
  • University of Calgary
  • University of Western Ontario
  • University of Waterloo
  • Queens University
  • Université dOttawa
  • Dalhousie University
  • York University

7
Les bénéfices attendus du PGI
  • Limplantation de ce progiciel transformera tous
    les volets de lactivité universitaire. Ce
    progiciel permettra
  • Laccès à linformation instantané
  • Lamélioration du rendement de processus clés,
    tels ladmission et la gestion des projets de
    recherche
  • Un meilleur suivi de la gestion financière et des
    ressources humaines
  • Un meilleur soutien à la rétention et à la
    réussite de nos étudiants
  • Loptimisation de la productivité de nos
    opérations administratives
  • Un meilleur soutien à nos gestionnaires, tant
    pour la gestion courante que pour la
    planification
  • La standardisation des plateformes technologiques
    qui supportent nos systèmes administratifs.

8
Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Gestion académique
Communauté campus
Aide financière
Recrutement et admission
  • Gestion académique

Orientation universitaire
Gestion financière des étudiants
Dossiers étudiants
Campus libre service
Libre service
Intelligence daffaires
9
Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Finances et approvisionnements
Gestion des actifs
Gestion monétaire
Facturation
Gestion des achats
Gestion financière
Déboursés
Grand livre
Comptes payables
Comptes recevables
Gestion de lapprovision-nement
Gestion des contrats avec fournisseurs
Inventaire
Gestion des fournisseurs et Gestion de la chaîne
dapprovisionnement
eFacturation
eAchats
Intelligence daffaires
10
Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Ressources humaines et paie
Recrutement
Accueil des candidats
ePerformance
eCompensation
Gestion du recrutement
Profil bureau de travail
eCompensation
eProfil
eDéveloppement
ePaie
Libre service
eAvantages sociaux
Paie globale
Temps et efforts
Gestion des avantages sociaux
Gestion de la main doeuvre
Intelligence daffaires
11
Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Gestion de la recherche
Gestion de la recherche
Subventions
Contrats
Coûts de projets
Intelligence daffaires
12
Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Gestion de la relation client/étudiant
Solution Recrutement et Soutien aux étudiants
Recrutement
Recrutement enligne
Recrutement par téléphone
Soutien enligne
Support libre service client
Libre service
Portail Gestion de la relation client/étudiant
Gestion des communications (courriels et
clavardage)
Intelligence daffaires
13
Paramétrer un PGI Quest-ce que cest?
  • Le paramétrage cest le processus dadaptation et
    de configuration du logiciel dans son cadre de
    référence afin quil réponde aux besoins
    spécifiques de lUniversité.
  • Le paramétrage n'est pas de la programmation
    informatique.
  • Le PGI sera configuré pour répondre aux besoins
    de lUniversité.
  • Il y aura des choix à faire afin dharmoniser le
    plus possible les processus et dintégrer les
    données.
  • Exemples de paramétrage
  • Configuration des dates limites dinscription aux
    cours et dabandon sans échec.
  • Gestion des horaires.
  • Personnalisation dune maison.

Paramétrage
Établissement des règles daffaires
14
Portée du projet Gestion académique
15
Portée du projetFutur Gestion académique
16
Calendrier de réalisation
Mise en opération
17
Structure du projet
Gouvernance du programme
Parrain du projet
Jacques Frémont
Guy Breton Jacques Frémont Éric Filteau Jacques
Gresset Joseph Hubert Monique Kirouac Irène
Cinq-Mars Ghilaine Roquet Jean-Claude
Lebrun Serge Fortier (LGS/IBM) Danielle
Branchaud (LGS/IBM)
Comité directeur
Comité dimplantation PGI
Dominique Bérubé Pascale Carrier Alexandre
Chabot Pierre Chénard Irène Cinq-Mars A-I
Cojocaru Éric Filteau Raymond Lalande J-C
Lebrun Matthew Nowakowski Jacques
Pelletier Ghilaine Roquet Michel Steben Danielle
Branchaud (LGS/IBM)
Équipe de gestion du programme
Directeur du programme UdeM Directeur du
programme (LGS/IBM) Conseiller stratégique Contrôl
eur de projet Coord. de ladministration Chefs de
projet
18
Structure du projet
Implantation du programme
Direction du programme
Chefs de projet Technologie
Chefs de projet Fonctionnels
Chefs de projet Gestion du changement
Chefs de projet Formation
Chef de projet Infrastructures
Conseillers en gestion du changement
Admin. de systèmes
Concepteurs principaux
Analystes fonctionnels
Formateurs
Admin. de bases de données
Concepteurs en développement informatique
Analystes en développement informatique
Gest. de produits
Concepteurs Rôles et permissions
Experts de domaine Agents de changement
Super-utilisateurs
19
Gouvernance Tableau de bord
  • Les indicateurs de projet sont
  • Échéancier Respect des jalons clés du projet
  • Budget Respect du cadre budgétaire, tant au
    niveau monétaire que des efforts.
  • Biens livrables Qualité des biens livrables et
    respect des délais dapprobation.
  • Ressources Affectation des compétences et
    expertises requises au sein du projet.
  • Gestion du changement Soutien aux parties
    prenantes clés.
  • Les indicateurs sont rapportés par domaine et
    consolidés au niveau de lensemble du Programme.

20
Gouvernance Tableau de bord
  • Les sept clés du succès sont
  • Le niveau de préoccupation des parties prenantes
    clés,
  • La réalisation des bénéfices attendus,
  • La planification des travaux et du calendrier,
  • Le niveau de performance de léquipe,
  • La gestion de la portée,
  • La gestion du risque,
  • Les avantages pour lorganisation.

21
Crans darrêt
  • Rapports hebdomadaires comprenant au besoin des
    mesures de contingences
  • Tableau de bord mensuel au Comité directeur du
    projet
  • Personne spécialisée au Bureau de la vérification
    interne dans le domaine de linformatique
    disponible pour répondre aux mandats ad hoc du
    comité de la vérification
  • Tableau de bord trimestriel au Comité de
    vérification du Conseil
  • Facturation et paiement de lintégrateur sur une
    base mensuelle

22
La démarche proposée pour les Facultés
Démarrage
Familiarisation et processus
Intégration du PGI
Amélioration continue
mars 2009
mars-octobre 2009
novembre 2009 février 2012
mars 2012 -
Communications et Gouvernance du Projet PGI
Parties Prenantes Clés Doyens, Vice-Doyens,
Adjoints aux vice-doyens, Responsables de
programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et
adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.
Principes directeurs Emphase sur les bénéfices
du changement du point de vue de chaque
clientèle, accompagnement graduel, démarche
orientée sur les processus, maximiser les
interactions.
23
Les parties prenantes clés seront impliquées tout
au long de la démarche
Parties Prenantes Clés Doyens, Vice-Doyens,
Adjoints aux vice-doyens, Responsables de
programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et
adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.
  • Besoin de la connaissance des processus et des
    systèmes dinformation dans le but
  • Dinfluencer la définition de la solution.
  • De sassurer que la solution répondra aux besoins
    de chaque Faculté.
  • Besoin que la conduite du changement se fasse au
    sein de la Faculté.
  • Mise en place dun réseau clarifiant les rôles et
    responsabilités de chaque partie prenante.
  • Ces parties prenantes clés comprennent les
    experts de domaine qui seront impliqués tout au
    long du projet. Il y aura des moments dans le
    cycle du projet où une implication accrue sera
    nécessaire.

24
Défis
  • Le PGI plus quun changement de logiciel
  • Le déploiement dun progiciel de gestion intégré
    requiert une analyse complète des processus.
  • Ces changements sont cruciaux au déploiement
    réussi du PGI.

Vieux processus
Nouvelle technologie
Vieux processus qui coûtent cher


25
Courbe dapprentissage
Déploiement
Amélioration
Performance des ressources de lUniversité
Engagement
Période dadaptation
Vallée du désespoir
Temps
  • Votre leadership dans la gestion du changement
    permettra un passage moins profond et plus rapide
    dans la vallée du désespoir et facilitera la
    période dadaptation.

26
Conclusion
  • Limplantation du PGI ne sera pas facile mais
    elle est essentielle à latteinte de nos
    objectifs.
  • Léquipe de projet mettra lemphase sur la
    gestion du changement et laccompagnement de vos
    ressources.
  • En bout de ligne, nous en sortirons tous
    gagnants.

27
Questions
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