OUTILS%20PROJETS%20:%20Les%20outils%20informatiques - PowerPoint PPT Presentation

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OUTILS%20PROJETS%20:%20Les%20outils%20informatiques

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Cours distribu sous licence Creative Commons, selon les conditions suivantes : ... Des outils informatiques aident r aliser efficacement ces t ches, lesquels ? ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: OUTILS%20PROJETS%20:%20Les%20outils%20informatiques


1
OUTILS PROJETS Les outils informatiques
Mise à jour du 13 septembre 2018
Rémi Bachelet La dernière version de ce cours
de gestion de projet est disponible en suivant le
lien

Cours distribué sous licence Creative Commons,
selon les conditions suivantes
Source des images indiquées au-dessous ou en
cliquant sur limage
Image Source
École Centrale de Lille Cité Scientifique - BP
48 F-59651 Villeneuve dAscq Cedex
2
Comment utiliser ce cours
  • Mettre les diapos en format plein écran en
    cliquant sur
  • Faire défiler lanimation en cliquant sur les
    diapositives
  • (attention cliquer sur une image ou un lien
    ouvre la page web correspondante)

3
Objectifs
  • À lissue de ce cours, vous devez être capable
    davoir des bases des outils informatiques de
    projet notamment de
  • Connaitre ces outils
  • Bien utiliser le Mél, Windows, se protéger des
    virus
  • Faire des cartes conceptuelles, trouver des
    créneaux de réunion
  • Exploiter internet veille technologiques et web
  • Tirer le maximum des applications bureautiques
  • Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres /
    cloud computing équivalents
  • Sélectionner et mettre en place un collecticiel
    (ou groupware)
  • Groove, Googlegroups, zoho, ProjectPier

4
Les outils informatiques
  • Quest-ce que la productivité pour un ingénieur ?
  • Traiter des chiffres
  • Définir, Planifier, gérer des projets
  • Animer des réunions
  • Verrouiller et suivre les décisions
  • Communiquer à qui et quand il faut
  • Des outils informatiques aident à réaliser
    efficacement ces tâches, lesquels ? Les réponses
    varient selon les situations
  • Parfois ces outils sont indispensables (grands
    projets)

5
Bien utiliser le Mél
Chapitre 1/4
  • Les champs de données
  • et leur signification
  • Les risques
  • Réputation personnelle
  • Risques techniques

6
(No Transcript)
7
Le mél (ou courriel )  utilisation
  • Les champs Sujet, A  / Cc  / cci (Bcc)
  • Sujet dire clairement de quoi il sagit. Sujet
    vide ?
  • projet JEUCART date de RdC
  • jeu dentreprise absence le 12/3
  • Si je suis destinataire principal
  • ? réponse ou action attendue
  • Si copie carbone
  • ? pas de réponse attendue, pour information
  • Si cci (copie carbone invisible)
  • ? Si liste de destinataires confidentielles ou si
    beaucoup de destinataires (éviter la
    réponse-spam)
  • configurez votre signature

8
Pour les centraliens
  • Votre adresse à vie _at_centraliens-lille.org
    (donnée par lassociation des ingénieurs)
  • votre mél officiel à consulter très
    régulièrement infos et communications
    officielles
  • Si vous utilisez déjà une boite autre boite, il
    est facile de rediriger votre courrier
    _at_centraliens-lille.org vers celle-ci

9
Le bétisier ou ce quil ne faut pas fairesur
le net, lire Courrier électronique halte aux
abus
10
Le mél dangers
  • Propager des
  • virus,
  • spams,
  • canulars/hoax,
  • phishing/spoofing.
  • Un mél envoyé ne se rattrape pas !
  • Parler trop vite ? politesse, orthographe
  • Un mél peut circuler et se multiplier très vite
  • Abuser du spam, des copies
  • Arroser des personnes inutilement
  • "Exploser" la boite du destinataire avec une
    pièce jointe trop lourde
  • Une PJ de 10 Meg spammée à 100 personnes ? 1 giga
    sur le réseau de lentreprise.
  • Au delà de 5 personnes, utiliser le groupware, au
    delà de 20 utiliser un Url sur un intranet Le
    fichier est à votre disposition en cliquant ici
    www.ftp.com/PJ
  • (Cette méthode permet aussi dactualiser le
    fichier).

11
Les risques de sécurité
Chapitre 2/4
  • Les virus
  • Effet
  • Protection
  • La protection des documents,

12
Les virus
  • dans les .exe .doc .xls .vbs des méls
  • Ne pas exécuter les PJ, se méfier des méls non
    sollicités avec un titre anglais.
  • en naviguant sur le web (avec IE)
  • Faire les MAJ régulièrement
  • en utilisant Outlook, Outlook express
  • Attention à la fenêtre de prévisualisation..
  • Faire les MAJ
  • par des disquettes ou des clés USB
  • par des répertoires partagés ou windows XP
  • Ou simplement par le réseau
  • paramétrer le firewall de Windows
  • utiliser un autre firewall (ZoneAlarm..)

13
Les virus
  • Plus un logiciel ou un système dexploitation est
    répandu, plus il est source de virus.
  • Pièces jointes ? vbs, exe, java
  • Word, Excel ? macro-virus
  • Outlook ? virus mél
  • Explorer ? virus à louverture de pages web
  • Windows ? trous de sécurité
  • Divers types de virus
  • effacent votre système, ouvrent une faille
    permettant de prendre le contrôle de votre PC
  • Se reproduisent par votre réseau, par envoi
    automatique à partir de votre carnet dadresse,
    peuvent rester en sommeil
  • Toujours
  • Avoir un anti-virus à actualisation automatique
    avec la protection temps réél activée
  • Avast et Avira sont gratuits.
  • Ne pas toujours utiliser le même antivirus (sur
    différents PC)
  • Faire des sauvegardes régulièrement sur
    différents supports

14
Les virus
  • Si vous ratez une remise de rapport ou une
    soutenance à cause dun virus ou dun problème
    technique.
  • ce nest pas le virus ou le PC qui est
    responsable, cest vous !

15
La protection des fichiers (1/2)
  • La confidentialité des fichiers (documents,
    boites méls ..) est garantie par des mots de
    passe
  • 95 du temps ces protections sont illusoires
  • Access, Word et Excel 2003, On retrouve
    instantanément votre mpd, quelle que soit sa
    longueur ou le jeu de caractères utilisé.
  • Outlook 2000, il est possible de définir un faux
    mdp pour ouvrir votre boite
  • En général un mdp utilisant un mot du
    dictionnaire est forçable quelle que soit sa
    longueur. En 1999, un mot de passe aléatoire de 6
    caractères était forçable en
  • Les méls sont très peu sûrs (non cryptés et
    copiés sur chaque serveur intermédiaire)
  • Lespionnage industriel par voie électronique est
    répandu (réseau Echelon)
  • 1994 Airbus - McDonnell Douglas, perte dun
    contrant avec la Saoudians Airlines
  • 1994 Enercon, vol déléments techniques pour la
    constructions déoliennes

16
La protection des fichiers (2/2)
  • Un mot de passe dérivé du dictionnaire  marcel 
    ou  louloute87 sera immédiatement trouvé
  • Il est faux de croire que vos données (rapport,
    sites fréquentés, recherches Google, mots de
    passe) nintéressent personne.
  • Gardez votre mot de passe en mémoire
  • En utilisant un mot de passe difficile à
    remémorer, on risque justement de l'oublier ...
    ou de le noter sur un post-it
  • En fait il faut en retenir un seul le mot de
    passe du fichier des mots de passe.
  • Le mot de passe peut être à toute épreuve, cela
    ne sert à rien si la clé de cryptage de
    lalgorithme est faible (lt128 bits)
  • Il existe de nombreuses parades
  • Établir une politique de mots de passe dans votre
    équipe si vous partagez des documents.
  • Access, Word et Excel gt utiliser Open Office ou
    le paramètre cryptage fort
  • Outlook 2000 gt pas de solution, utiliser une
    version plus récente, croiser les doigts
  • Firefox gt cest OK denregistrer vos logins/mdp,
    mais mettre un mdp maître .. qui expire sinon
    affiche en clair tous vos mots de passe mémorisés
    en deux clics.
  • Pour les méls gt utiliser Pretty Good Privacy,
    système à clé publiqueprivée
  • Pour les disques durs gt Truecrypt Pour lIP
    tracking gt tor

17
Exploiter les applications bureautiques
Chapitre 3/4
  • et les logiciels libres équivalents
  • Word/sWriter
  • Excel/sCalc
  • Powerpoint/sImpress
  • Autres outils Internet
  • Veille technologique
  • Organisation de réunions, mind mapping ..

18
Les logiciels gratuit ou OpenSource
  • Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et
    gratuites ?
  • Open office (ou oOo) équiv. MS Office compatible
    Windows - Linux - Mac OS
  • Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer
  • VideoLAN MS Media Player en mieux et sans
    espionnage de votre activité,
  • projet d'étudiants de l'ECP commencé en 1995 ..
    désormais diffusé à 40M dexemplaires, repris
    par Google Vidéo, distribué à 150k lycéens sur
    clé USB, etc
  • GanntProject (équiv. MSproject). Un simple
    tableur peut aussi faire laffaire comment créer
    un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org
  • 7-zip, Freeplane, VUE , Foxit pdf reader
  • PDFCreator pour la compatibilité en lecture et
    lenvoi en PJ de fichiers pdf. Pour des pdf avec
    des lien actifs, utiliser oOo.
  • Extensions de Firefox utiles (Mouse Gestures,
    CustomizeGoogle, Adblock..)
  • ZoneAlarm
  • . Et bien sûr Linux

19
Powerpoint / OpenOffice sImpress
  • Transparents (ou diapositives ou "Slides")
  • Pour animer les réunions
  • Attention aux photos taille fichier (compresser
    les images)
  • Le correcteur d'orthographe fait parfois faire
    des fautes (d' abord au lieu de d'abord etc)
  • Réserver le vidéopro à lavance cf. guide
    réservation salles.
  • Sécuriser lappareil (3-5 k) et éviter de
    claquer la lampe (300-400) en débranchant avant
    que le ventilateur ne soit arrêté.
  • Le but nest pas de faire des animations
  • impressionnantes mais de communiquer
  • efficacement des informations pertinentes

20
Word / OpenOffice sWriter
  • Il sagit vraiment dun traitement de texte .
  • Permet décrire rapidement des documents clairs
  • Si on sait sen servir, permet de délaborer un
  • rapport à plusieurs
  • définir une feuille de style pour faciliter la
    fusion
  • sous-documents et document-maitre pour travailler
    en parallèle
  • Fonctions principales
  • Vérification d'orthographe ('F7')
  • Styles attributs de mise en forme (police,
    paragraphe)
  • Styles Titre1 gt Table des matières automatique
  • Attention à la taille mémoire de vos rapports
    compresser les images ou faire un pdf, NB il ne
    sert à rien de zipper un format compressé gif ou
    jpg pour gagner en taille, il réduire sa
    définition)
  • Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre à
    taper avec tous les doigts.

21
Excel / OpenOffice sCalc
  • Lutilisation du tableur et de feuilles de calcul
    est le pain quotidien de lingénieur.
  • Permet
  • déditer des listes de personnes, de les filtrer
    sur critère
  • de faire des calculs, des statistiques...
  • de présenter des résultats et des tableaux de
    bord sous forme graphique
  • décrire des macros qui dautomatiser
    lactualisation, des fonctions qui font des
    calculs complexes

22
Publisher / OpenOffice Draw
  • Pour le poster de présentation de votre projet à
    rendre en fin de G2
  • Format A1 ou A2
  • À publier sur CentraleWiki au format pdf

23
Les raccourcis clavier à connaître
24
Autres outils
  • Doodle organiser des rendez-vous
  • Freeplane organisation

25
  • Modèles de compte-rendu de réunion
  • au format.doc et Google Docs.
  • pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au
    format Freemind
  • Mind map de brainstorming de définition de projet
  • en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister
  • éditable au format Freemind

26
Internet
  • LInternet est aussi un outil de projet pour
    chercher et diffuser des informations
  • Outils de recherche Google desktop.
  • Outils cartographiques www.kartoo.com
  • Des outils permettent de concevoir et de mettre
    en ligne des sites web FrontPage, Dreamweaver

27
Sélectionner et mettre en place un collecticiel
Chapitre 4/4
  • Les réunions en ligne
  • Les collecticiels
  • Partage de fichiers basique
  • Groove, zoho, ProjectPier, wiki proposé par le
    Rézoléo
  • Des applications web 2.0 Googlegroups, Google
    documents

28
Utiliser un collecticiel dans votre projet
  • Un collecticiel ou groupware
  • pour quoi faire ?
  • Permet de travailler à plusieurs plus
    efficacement
  • Aide à faire circuler linformation (pilote,
    équipe, client )
  • Un outil de travail professionnel

29
Collecticiels les fonctions
  • Faire circuler l'information
  • Réunions en ligne
  • Prendre des décisions
  • Les voter, les formaliser
  • Mettre à jour et archiver les documents
  • comptes-rendus de réunions,
  • Budget, CdC
  • Diagrammes...
  • Travailler ensemble sur les rapports à produire
  • Concours, rapports d'étape
  • Gérer les tâches et les échéances
  • Qui fait quoi pour quand, rappel..

30
Collecticiels tableau de synthèse
Faire circuler l'information Réunions en ligne Prendre des décisions archiver les documents Travailler ensemble sur les rapports Gérer les tâches et les échéances Facilité d'utilisation
Skype
Google Groupes
Google Wave
EtherPad
MindMeister
Dropbox
Google docs
Google Agenda
Zoho Project -
Groove
Project Pier -
31
Les réunions en ligne
  • Dès que l'on a des contraintes de distances,
    voire d'organisation de réunion physique
  • Faire la réunion sous Skype (téléconférence
    gratuite)
  • Utiliser des outils comme Google Wave EtherPad ou
    MindMeister pour
  • Préparer lordre du jour
  • Formaliser les informations et décisions au fur
    et à mesure
  • Faire office de compte-rendu

Image Source
32
Dossiers partagés sur un PC personnel
  • Avantages
  • Installation très simple
  • Utilisation très simple
  • Inconvénients
  • Partage de fichiers seulement
  • Pas de gestion des autorisations tout le monde
    peut détruire les fichiers
  • Sécurité faible Celle de Windows - virus,
    piratage
  • Accessibilité très faible Seulement sur réseau
    local
  • Si le PC qui contient le répertoire est éteint
  • Variante
  • Compte ftp sur winscp

33
Dossiers partagés sur dropbox.com
  • Ce service dinformatique dans les nuages utilise
    un client multi-système d'exploitation sous
    Linux, Mac, Windows ainsi que sur iPhone.
  • Avantages
  • La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2
    Go
  • permet la synchronisation des fichiers stockés
    sur différents ordinateurs
  • fonctionne de manière transparente (les
    sauvegardes et synchronisations sont
    automatiques)
  • le site web permet d'accéder à une copie des
    fichiers, mais également à leurs versions
    successibles ( versionning ) et à une copie des
    fichiers détruits.
  • Inconvénients
  • Partage de fichiers  seulement 
  • Pas de possibilité de travailler à plusieurs sur
    un fichier simultanément
  • Gratuit donc sans garantie de continuité
  • Pour vous inscrire sur Dropbox cliquez ici

34
Dropbox fonctions essentielles
35
Dropbox gestion des ordinateurs
Image Source
36
Dropbox versionning
37
Les collecticiels de Google
  • Deviennent de plus en plus incontournables
  • Google docs
  • Travailler à plusieurs sur un rapport
  • Le plus on peut travailler simultanément à
    plusieurs sur le même document, permet de
    partager un répertoire contenant tous types de
    fichiers, alertes de suivi.
  • Le moins 100 online (sauf gears), moins
    sophistiqué quun traitement de texte classique,
    alternative avec office Microsoft Office Web
    Apps
  • Google Agenda
  • Agenda et todo list du projet
  • Le plus simple, partage, synchronisation avec
    des agendas individuels, compatibles smartphones,
    envoie de proposition de Rv par mél, combinable
    avec Doodle.
  • Le moins 100 online (sauf gears), pas
    dattribution des tâches aux personnes, pas de
    planification de projet
  • Google Wave
  • Mieux que le mél pour travailler
  • Le plus synchrone, asynchrone, addons (vote,
    mindmap..)
  • Le moins 100 online
  • Google Groupes
  • Le plus fils de discussion, surtout utile pour
    une mailing-list archivage, configuration
  • Le moins 100 online, assez lourd sur les
    fonctions de partage de fichier.

38
Google Groupes
39
Google docs
Image Source
40
Google Agenda
41
Google Wave
Image Source
42
Compte Google et autres applications
  • Conseil ouvrir un Compte Google sur votre
    adresse de travail (_at_centraliens-lille.org)
  • Accès à dautres applications utiles
  • Pour faire rapidement un site web (en y intégrant
    google agenda ou des googles docs) Google Sites
    (voir la catégorie  groupes-projet utilisant
    Google Sites ) 
  • Pour augmenter et suivre la fréquentation de
    votre site web Google analytics, Google
    webmasters tools
  • Marques-pages accessibles de partout Google
    Toolbar
  • Recherches sur votre ordinateur Desktop
  • Retouche/partage photos Picasa
  • Autres outils Reader, Blogger, SketchUp,
    Alertes, Gears
  • Des google apps permettent d'intégrer ces outils
    pour faire de la gestion de projet, par exemple
    Manymoon
  • D'autres solutions permettent de travailler avec
    MS office http//www.officelive.com/fr-FR/ ou
    OffiSync

43
La bonne solution ?
  • Elle nexiste pas dans labsolu gt critères
  • Accessibilité
  • Sécurité
  • Installation simple
  • Utilisation ? complexe
  • Fonctionnalités
  • Fiabilité
  • Principaux problèmes

44
Conclusion / Avertissement
  • Toutes ces possibilités sont gratuites pour vous,
    il en existe dautres (Zoho Project,
    OpenGroupware)
  • Les outils 2.0 se développent Teambox
  • Attention aux pertes dinformation et autres
    virus cela arrive et vous arrivera
  • sauvez régulièrement
  • À noter un outil qui na jamais été utilisé
    dans la communication sur le projet (par exemple
    avec les encadrants, le partenaire) le blog. Il
    peut avantageusement remplacer une newsletter.

45
  • Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les
    cours/documents mis à disposition,
  • Il est aussi possible de vous inscrire pour être
    prévenu lors de la mise en ligne de nouveaux
    cours et modèles.

46
Pour en savoir plus
  • Mes autres cours de management de projet
  • en vidéo (diapos son des commentaires)
  • Fondamentaux de la gestion de projet et Animation
    déquipe-projet et motivation
  • en diapositives animées
  • Fondamentaux de la gestion de projet
  • Les bases des outils d'organisation projet
  • Groupware et outils informatiques de gestion de
    projets
  • Introduction à l'analyse stratégique en
    management de projet
  • Comment animer un  Brainstorming et 4 topos de
    Méthodes de Résolution de Problèmes
  • Cours d'analyse fonctionnelle
  • Introduction à la gestion des risques
  • Démarche de gestion des risques et plan de
    prévention
  • Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant
    certains des cours

47
Rémi BACHELET
  •  Enseignant-chercheur,    Ecole Centrale de
    Lille
  • Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours à Centrale Gestion de
projet, sociologie des organisations, recueil,
analyse et traitement de données, prévention du
plagiat, module de marchés financiers, cours de
qualité et méthodes de résolution de problèmes,
établir des cartes conceptuelles, utiliser
Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching
pédagogique et à l'encadrement, référencement et
SEO
48

49
Groove
  • www.groove.net (version gratuite dessai
    disponible, inclus dans certaines versions de
    windows vista)
  • Accessibilité bonne toute personne peut être
    invitée, même totalement extérieure
  • Sécurité ultra-forte
  • logiciel p2p
  • gt Pas de serveur
  • Il est judicieux davoir un PC allumé en
    permanence pour avoir la version la plus récente
    de lespace de travail.
  • Fonctionnalités Le plus complet
  • fichiers partagés,
  • liste de tâches,
  • calendrier,
  • discussions,
  • messagerie instantanée
  • Problèmes
  • lenteur
  • Installer Groove
  • En anglais
  • à part un invité, nimporte qui peut détruire un
    fichier
  • Limites de la version gratuite (3 espaces,
    enregistrer pour utilisation perso ou 90 jours
    seulement, bande passante réduite)
  • Espaces de test et dexemples . à ouvrir à
    partir du forum
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