La signature lectronique au service de l'mission de factures dmatrialises

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La signature électronique au service de
l'émission de factures dématérialisées

• Un cas B-to-C

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Plan de la présentation

• Les origines de dématérialisation des factures
• Enjeux de la dématérialisation
• Rappel du cadre juridique français
• Offre Clic Facture de France Telecom
• Extensions et évolutions de l'offre vers un
  système d'échange
• Retours d'expérience et chiffres collectés

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Historique

• Dès l'apparition du document électronique, les
  usagers professionnels, dans leur échanges et
  transactions, ont cherché à réduire voire à
  éliminer le papier.
• Au delà du support électronique, on s'est posé
  également la question de l'échange des documents,
  d'où l'usage des supports de transmission
  (réseaux électroniques)
• Quid du document à valeur probante (documents
  officiels, transactions commerciales, papiers à
  entêtes, etc) échangé par des acteurs aussi bien
  domestiques que commerciaux.
• La signature électronique par laquelle le salut
  arrive
• Les solutions

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Enjeux

• Economiques
• Fluidité de l'échange de l'information entre les
  acteurs et opérateurs économiques
• Simplification des procédures par une
  automatisation accrue
• Automatisation des traitements
• Fiabilité des traitements
• Coûts inhérents aux traitements de la facture
  réduits
• D'une manière générale, on peut évoquer une
  dynamique nouvelle intronisant un nouveau type de
  traitement de l'information économique
• Administratifs
• Simplification de la relation entre les
  entreprises et l'administration fiscale sur la
  question de la facture légale
• Centralisation des opérations sur les factures
• Contrôle et accès aux documents simplifiés
  (l'archivage probant)

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Enjeux (Suite)

• Juridiques (si bien encadrée par les dispositifs
  légaux)
• Traçabilité des actes
• Identification des acteurs
• Les incidences des litiges liées aux transactions
  commerciales (Decroissance possible !)
• Sociaux
• Accès et production de factures pour le grand
  public Etc
• Environnementaux
• Suppression de la matière "papier"
• Sécuritaire
• Réduction des menaces dues au sinistres
  industriels (architecture des systèmes
  d'information et des solutions d'archivage
  redondées)

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Cadre juridique Européen (Français)

• Encore en 2001, en Europe les opération de
  facturation n'étaient pas uniformes du fait de
  plusieurs réglementations en vigueur
  (Essentiellement application de TVA propre à
  chaque membre)
• Cette directive introduit un format de facture
  unique donc structuré, pouvant être décliné
  aisément sous format électronique
• Elle oblige également les états membres de l'UE à
  reconnaître la valeur probante d'une facture
  électronique.
• Elle reconnaît également la valeur probante des
  échanges EDI en tant que procédé légal dans toute
  transaction faisant appel à des systèmes
  supportant des échanges EDI.

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Les conditions imposées par l'UE

• Le certificat électronique qui permet d'apposer
  les signatures électroniques, par des mécanismes
  reconnus fiables et dignes de confiance
• L'archivage probant pouvant s'affranchir de
  l'aspect géographique donc pouvant être souscrit
  au près de tiers (y compris dans d'autres états
  non membres de l'UE)
• les principes fondamentaux à garantir,
• lintégrité des données transmises,
• lauthenticité de lorigine des factures,
• les délais légaux darchivage des factures
• 6 ans pour le code général des impôts,
• 10 ans pour le code de commerce,
• 30 ans pour le code civil.

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Clic Facture overview de l'offre dématérialisée

• Orange Business Services propose une offre de
  dématérialisation de factures FE et Data Managée
  au moyen de la signature électronique.
• Elle met à disposition
• des factures signées au format PDF accompagnées
  de la signature (sous forme d'empreinte
  électronique détachée du document principal) et
  du certificat, les principales données de la
  première page sont structurée au format XML,
• les factures via un service Internet qui permet
  de naviguer facilement tout en visualisant et/ou
  téléchargeant ces dernières.
• - Dès la souscription de ce contrat, l'envoi des
  factures "papier" est suspendu.

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Principales fonctionnalités

• Recevoir ses factures par messagerie électronique
  
• Visualiser les duplicatas factures (domaine fixe
  et mobile).
• Télécharger les duplicatas factures (domaine fixe
  et mobile).
• Demande de ré-émission de duplicata (domaine fixe
  uniquement).
• Gestion des utilisateurs accédant à l'application
  (domaine fixe uniquement, fonction réalisée par
  le biais d'un portail).
• Visualisation des données détaillées reportées
  sur les factures (domaine fixe uniquement).

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La diffusion des FE (Facturation entreprises)

• Cible PME/GC
• La diffusion des factures dématérialisées est
  réalisée soit par mail soit par téléchargement.
• Diffusion par mail
• un mail pourra contenir plusieurs factures,
• les factures sont au format PDF,
• chaque facture est associée à un fichier
  signature,
• le certificat est intégré au fichier signature,
• L'enveloppe électronique contenant lensemble
  facture pdf signature les données structurées
  sous format XML, est systématiquement compressé.
• Nota bene En cas de volumétrie du mail
  supérieure à 2Mo, les fichiers compressés sont
  envoyés dans plusieurs mails. Ceci est
  techniquement préconisé pour éviter de saturer la
  plupart des mailbox dont la taille est limitée.

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Diffusion via un accès internet

• Cible compte GC
• Diffusion par téléchargement
• Le téléchargement est fait par le client via le
  service Clic
• Visualisation à partir du portail Orange Business
  Services.
• La disponibilité de/des factures est précédée par
  lenvoi dun mail au client pour linformer de la
  mise à disposition de sa (ses) facture(s) en
  téléchargement
• Il s'agit d'une option paramétrable avec des
  fonctions de notification avancées (le portail
  spécifique de clic facture permet d'activer de
  telles fonctions pour les utilisateurs qui le
  souhaitent)

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Principes techniques de Clic Facture
Module de signature électronique
Certificat X-509 France Telecom
Facture PDF émise par le SI Facturation
Génération de signature
Enveloppe Facture PDF signature Clé
publique France Telecom
France Telecom
Client Clic Facture
Réception enveloppe PDF signature clé
publique France Telecom
Certificat X-509 Clé publique France Telecom
Vérification de signature
Facture PDF
Outil déployé chez le client
Validation de signature
Consultation de la facture Acrobate Reader
Optionnel
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Archivage légal
Système d'information (modules de facturation)
Système d'archivage
Clic facture
France Telecom
Client
Service clic visualiser
Envoi par mail
Téléchargement des fichiers, mais aussi
configurer les notifications
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Extensions aux Factures EDI

• LEDI facture consiste à recevoir les factures
  du fournisseur par voie électronique
• Les factures électroniques sont reçues sur la
  plate forme déchanges électroniques FT, puis
  transmises par interface au système de
  comptabilité fournisseurs (Comptafour pour France
  Telecom)
• Lobjectif est denregistrer automatiquement les
  factures électroniques dans le système comptable
• Des contrôles sont effectués sur ces factures
  EDI ces contrôles peuvent occasionner des rejets
  à 2 niveaux
• Au niveau de la plate forme EDI, les contrôles
  portent essentiellement sur la structure du
  message EDI (conformité aux spécifications)
• Au niveau de Comptafour, il sagit de contrôles
  fonctionnels existence du n commande, identité
  du Siren fournisseur entre facture et commande,
  n de poste de commande, facture non déjà
  existante dans le système .
• Les factures rejetées, que ce soit au niveau de
  la plate forme EDI ou en entrée de Comptafour, ne
  sont pas prises en compte par FT. Elles font
  lobjet dun mail à destination du fournisseur
  lui demandant de re-émettre les factures erronées
  après correction

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Plate-forme EDI avec accès Web
Gestion Commerciale SI Fournisseur
Plate Forme EDI T r a d e X p r e s s Unix AIX
X25 / X400
Fichier Export En mode natif
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Convertisseur
Fichier XML
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France Télécom
Fournisseur
(Syntaxe Edifact) Module MySign En option
(Syntaxe Edifact) Module MySign En option
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Quelques chiffres !
Gisement potentiels de bénéfices
1,5
2
15
0,5
1,5
12
1
0
3
9
3,2
Coût global facture 13,5 avec
dématérialisation le coût est de 6,2
5
6
0
3
1,5
0
0
1
Réception
Imputation Comptable
Validation
Règlement
Archivage
Gestion de relance
Litiges