De la planificacin a la prctica: puesta en marcha de los planes de comunicacin durante una pandemia

1
De la planificación a la práctica puesta en
marcha de los planes de comunicación durante una
pandemia de gripe Jay M. Bernhardt, PhD,
MPHDirector del National Center for Health
MarketingCentros para el Control y la Prevención
de Enfermedades de EE.UU.
2
Objetivos

• Fases de comunicación durante una crisis
• Actividades previas a la crisis
• Planificación/preparación de un plan de
  comunicación durante una pandemia de gripe
• Promoción de alianzas
• Elaboración de recomendaciones por consenso
• Puesta a prueba de los mensajes
• Evaluación de los planes

3
Ciclo del proceso de comunicación durante una
crisis
4
Fase previa a la crisis

• Planificar/Preparar
• Promover alianzas
• Elaborar recomendaciones por consenso
• Poner a prueba los mensajes
• Evaluar los planes

5
Los planes de comunicación durante una pandemia
de gripe deben

• Ser un recurso integrado que proporcione la
  información que se "debe tener" durante una
  pandemia
• Estar bien coordinados entre las infraestructuras
  interdependientes críticas y las entidades
  públicas y privadas pertinentes
• Ser intersectoriales
• Ser explícitos en la definición de papeles,
  responsabilidades y rangos de autoridad
• Ser dinámicos

6
Plan de comunicación durante una pandemia de
gripe elementos operativos

• Aprobación firmada por el líder de la
  organización
• Plan de dotación de personal
• Aumento de la capacidad de respuesta
• Lista con información para contactar al personal
  fuera de las horas de trabajo
• Responsabilidades del personal designado
• Procedimientos para verificar, autorizar y
  difundir la información
• Lista de contactos en los medios de comunicación

7
Plan de comunicación durante una pandemia de
gripe elementos operativos

• Procedimientos para comunicarse y coordinar
  actividades con los equipos clave de respuesta de
  los sectores públicos y privados
• Designación de portavoces oficiales
• Establecimiento de acuerdos con los socios
• Planes y procedimientos para obtener y distribuir
  recursos críticos
• Identificación previa de los vehículos para la
  difusión de la información
• Procedimientos para asegurar la continuidad de
  las operaciones

8
Fase previa a la crisis

• Planificar/Preparar
• Promover alianzas
• Elaborar recomendaciones por consenso
• Poner a prueba los mensajes
• Evaluar los planes

9
Alianzas estratégicas con otras entidades
públicas y privadas

• La respuesta a una pandemia debe ser sostenida y
  prolongada
• La preparación para responder a una pandemia
  requiere de acciones decisivas por parte todos
  los sectores del gobierno y de la sociedad

10
Beneficios de las alianzas estratégicas

• Colaborar con estos grupos y saber qué están
  haciendo y qué pueden hacer permite definir las
  capacidades operativas y las redes para comunicar
  su mensaje
• Aprender de instancias externas a la organización
• Les permite obtener respuestas a preguntas
  básicas sobre planificación y tener acceso a una
  información precisa

11
Alianzas estratégicas previas a la planificación

• Hacer una evaluación para identificar las
  alianzas clave existentes con los sectores
  públicos y privados y las alianzas que deben
  establecerse
• Establecer una comunicación en dos sentidos
• Evaluar las necesidades y explicar el valor
  agregado que su agencia puede ofrecer
• Priorizar según la relación de las entidades con
  el incidente

12
Alianzas estratégicas elementos operativos

• Asegurarse de que los socios estén de acuerdo con
  los procedimientos identificados para comunicarse
  y coordinar actividades con ellos
• Mantenerse en contacto con los socios
• Contar con páginas de Internet para el
  intercambio de información
• Conferencias telefónicas
• Reuniones en persona
• Comprometerse con un cronograma de actualizaciones

13
Fase previa a la crisis

• Planificar/Preparar
• Promover alianzas
• Elaborar recomendaciones por consenso
• Poner a prueba los mensajes
• Evaluar los planes

14
El público preguntará

• Mi familia y yo corremos algún peligro?
• Qué puedo hacer para protegerme y proteger a mi
  familia?
• Debo usar una mascarilla?
• Debo dejar de comer carne de aves?
• Debo quedarme en casa y no ir al trabajo o a la
  escuela?
• Hay alguna vacuna? Hay medicinas? Cómo se
  están utilizando?
• Qué van a hacer para protegernos?
• Cuándo deberíamos buscar asistencia médica
  profesional?
• Cómo cuidamos a nuestros familiares enfermos?

15
Recomendaciones por consenso elementos operativos

• Elaborar mensajes clave para responder a
  preguntas anticipadas previas a un incidente
• Este es el momento para elaborar recomendaciones
  por consenso
• Identificar diferencias de puntos de vista y
  solucionarlas antes de estar en el ambiente
  estresante que genera la respuesta a una
  emergencia
• Ayudar a garantizar respuestas de comunicación
  unificadas y oportunas

16
Fase previa a la crisis

• Planificar/Preparar
• Promover alianzas
• Elaborar recomendaciones por consenso
• Poner a prueba los mensajes
• Evaluar los planes

17
Puesta a prueba de los mensajes antes de una
crisis

• Determinar, antes de que ocurra una pandemia de
  gripe, si sus mensajes y materiales
• abordan las preocupaciones y las necesidades de
  información de sus audiencias
• son comprensibles
• se perciben como creíbles
• tienen efectos no deseados

18
Puesta a prueba de los mensajes antes de una
crisis elementos operativos

• Elaborar borradores de los mensajes en varios
  formatos
• Organizar reuniones de grupos de enfoque con la
  participación de representantes de diversos
  sectores de la población
• Evaluar los resultados de las respuestas dadas en
  los grupos de enfoque
• Adaptar los mensajes y los formatos según las
  necesidades

19
Fase previa a la crisis

• Planificar/Preparar
• Promover alianzas
• Elaborar recomendaciones por consenso
• Poner a prueba los mensajes
• Evaluar los planes

20
Funcionará su plan?

• Revise el plan con las infraestructuras
  independientes críticas y las entidades públicas
  y privadas pertinentes identificadas durante el
  proceso de elaboración del plan
• Determine quiénes más deben saber y entender el
  plan, e identifique los métodos para entrar en
  contacto con ellos
• Obtenga reacciones sobre el plan y la forma en
  que se integra con otros planes

21
Evaluación del plan elementos operativos

• Capacite a las personas que participarán en las
  actividades de comunicación
• Practique el plan
• Puede hacer sesiones de torbellinos de ideas,
  realizar actividades concentradas solamente en la
  comunicación y hacer ejercicios a escala real con
  escenarios realistas
• Identifique las fortalezas y las debilidades, así
  como los recursos que hacen falta
• Aclare los papeles y las responsabilidades
• Mantenga vigente el plan (practíquelo y
  actualícelo con regularidad)

22
Muchas graciasJay Bernhardtjbernhardt_at_cdc.gov