Gestin de Expedientes de Contratacin

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SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN
DEL SERGAS
15 de Octubre 2002
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Índice

• GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN
• MARCO JURIDICO
• SITUACION ACTUAL
• OBJETIVOS DEL SISTEMA
• OBJETIVOS DEL SISTEMA
• ALCANCE GLOBAL
• SISTEMA DE INFORMACIÓN
• CARACTERISTICAS
• CONFIGURACION
• APARTADOS
• INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS

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Gestión de la Contratación - Marco Jurídico
Base Legal

• Ley de Contratos de las Administraciones
  Públicas, texto refundido aprobado por el Real
  Decreto Legislativo 2/2000 de 16 de Junio.
• Reglamento General de la Ley de Contratos de las
  Administraciones Públicas, aprobado por Real
  Decreto 1098/2001, de 12 de Octubre (entrará en
  vigor el 25 de Abril de 2002).
• Ley 30/92 de Régimen Jurídico de las
  Administraciones Públicas y del Procedimiento
  Administrativo Común, modificada por Ley 4/1999
  de 6 de Enero de 1999.
• DIRECTIVAS 92/50, 93/36 y 93/37 sobre
  coordinación de los procedimientos de
  adjudicación de los contratos públicos de
  servicios, suministros y obras respectivamente, y
  la 97/52 que modifica las anteriores.
• Decreto Legislativo 1/1999 de 7 de Octubre por el
  que se aprueba el texto refundido de la Ley de
  Régimen Financiero y Presupuestario de Galicia.
• Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la
  Jurisdicción Contencioso- Administrativa (art.
  2.b)

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Gestión de la Contratación - Situación Actual
Diversas realidades en los centros

• FACTORES EXTERNOS
• DIVERSIDAD DE CRITERIOS en la interpretación del
  marco normativo por parte de las Intervenciones y
  Asesorías.
• POCA IMPLICACIÓN de los servicios promotores y
  otras áreas de Gestión Económica en la
  Contratación.

• FACTORES INTERNOS
• Numerosos recursos humanos implicados en tareas
  REPETITIVAS MANUALES.
• INSUFICIENTE conocimiento de las posibilidades
  que permite el marco normativo.
• DIFICULTAD de seguimiento de los expedientes de
  contratación.

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Objetivos del Sistema
Objetivos del Sistema

• Dotar a los centros de un HERRAMIENTA DE TRABAJO
  que aporte
• AGILIDAD en la gestión. (fac.internos)
• SEGURIDAD en el tratamiento de datos.
  (fac.internos)
• NORMALIZACIÓN de los procedimientos de trabajo.
  (fac.externos)
• HOMOGENEIDAD en el lenguaje de la contratación.
  (fac.externos)
• INTEGRACIÓN con otros sistemas. (fac.externos)
• Fomentar la Adopción de un MARCO NORMATIVO COMÚN
  (fac.externos)
• Facilitar PROCESOS de
• Formación (fac.internos)
• Movilidad de personal. (fac.internos)
• Facilitar explotación de INFORMACION.
  (fac.internos)

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Objetivos del Sistema
Diagrama de contexto
Servicio Promotor
Contabilidad
Medios
Órgano Contratación
GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN
Mesa
Proveedores
Intervención
Asesoría Jurídica
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Objetivos del Sistema - Alcance Global
Fases de la Tramitación
Inicio
Registro de Expediente
Fiscalización
Fecha de Remisión a Intervención
Publicación
Fecha de Fiscalización en Intervención
Recepción de Ofertas
Apertura Plazo de Presentación Ofertas
Adjudicación
Fin Plazo de Presentación Ofertas
Formalización
Fecha de Fiscalización de fase D
Ejecución
Fecha de Firma de Contrato
Cierre
Fecha de Cumplimiento o Resolución
Histórico
Paso a Histórico
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Objetivos del Sistema - Alcance Global
Expedientes a gestionar

• Tipos de Contratos
• Obras
• Gestión de Servicios públicos
• Suministros
• Consultoría y Asistencia
• Servicios
• Administrativos especiales
• Contrato Privado
• Contrato Mixto
• Tipos Arrendamiento
• Serv. Informáticos y Telecomunic.

• Formas de Adjudicación
• Subasta
• Concurso
• Concurso Determinación de tipos
• Negociado
• Negociado - Determinación de tipos
• Contrato Menor
• Contrato Menor sin Fiscalización

• Tipos de Tramitación
• Ordinaria
• Urgente
• Emergencia

• Procedimientos de Adjudicación
• Abierto
• Restringido
• Negociado

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Sistema de Información - Características
Entorno
Estándar gráfico Entorno Windows Integración con
herramientas ofimáticas (Word)

• Visual Basic
• SGBD Multibase / Informix
• Instalación Cliente-Servidor
• Arquitectura 2 capas
• Control de versiones

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Sistema de Información - Características
Acceso a la Información

• Información ordenada
• Localización rápida por
• Características del expediente.
• Previsión de fechas
• ....
• Archivo único de los expedientes.
• Criterios de búsqueda.

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Sistema de Información - Características
Gestión de Documentación
Herramienta de ayuda a la generación, gestión y
archivo de documentación. Existen una serie de
modelos y plantillas predefinidas asociadas a
cada una de las fases.

• DOCUMENTACIÓN NORMALIZADA MODELOS PREDEFINIDOS
• Documentos para la tramitación
• Notificaciones / Comunicaciones
• PLANTILLAS PREDEFINIDAS
• DOCUMENTOS DE FORMATO LIBRE
• GENERACION DE DOCUMENTACION A PARTIR DE DATOS
  DEL EXPEDIENTE
• ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA AL EXPEDIENTE
  Clasificación de carpetas por expediente.

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Sistema de Información - Configuración
Codificación Normalizada
CONCEPTOS LEGALES CODIFICACIÓN PREDEFINIDA
Listas de VALORES CERRADOS

• Formas de adjudicación
• Tipos de objeto de contratación
• Eventos en la tramitación

• Tipos de tramitación
• Tipos de contratos
• Procedimientos de adjudicación

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Sistema de Información - Configuración
Cuadros de Control
Parametrización de plazos, límites,... para la
gestión.

• Límites para
• Anuncio indicativo
• Publicación DOCE
• Plazos de publicación, presentación,...

Facilidad en la adecuación a modificaciones en
cuanto normativa. Información para el usuario.
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Sistema de Información - Configuración
Mantenimientos del Centro
Configure su aplicación
Datos del Centro. Servicios Promotores. Configurac
ión de firmas / cargos. Motivos de
desestimación. Criterios de adjudicación. Mesas
Permanentes. Catálogos (Suministros,
Contratación, ...) Configuración de documentos ?
Logos en la impresión. Eventos propios.
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Sistema de Información - Configuración
Gestión del Calendario
Relación de eventos (acciones, emisión de
documentos, ...) obligatorios en la tramitación
de un expediente.
Calendario Básico Normalizado Posibilidad de
Ampliación con eventos propios del centro.
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Sistema de Información - Apartados
Cambio de Fase
Puntos de control No se puede cambiar de fase sin
cubrir todos los datos / eventos
obligatorios. Comprobaciones de cambios de fase.
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Sistema de Información - Apartados
Barra de Herramientas

• Botones
• Descripción ampliada del expediente.
• Calendario del expediente ? Situación actual.
  Documentos asociados.
• Plantillas disponibles.
• Documentos de formato libre.
• Comprobación de fase.

Identificación del expediente
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Sistema de Información - Apartados
Apertura del Expediente

• Definición del expediente

• Datos Económicos

• Datos Técnicos

• Criterios de valoración / negociación

• Definición de la Mesa

• Hoja de Especificaciones

Asignación del Número de Expediente CP999/99
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Sistema de Información - Apartados
Publicación

• Registro Publicación

• Registro de Solicitudes

• Envío de Invitaciones

• Control de Plazos

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Sistema de Información - Apartados
Registro de Ofertas

• Registro Ofertantes

• Datos Económicos

• Datos Técnicos

• Comparativa de Lotes

• Motivos desestimación

Registro, valoración, análisis de ofertas.
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Sistema de Información - Apartados
Adjudicación y Formalización

• Marca de adjudicación

• Pagos de publicidad

• Firma del contrato

• Notificaciones de adjudicación, no adjudicación,
  ...

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Sistema de Información - Apartados
Gestión de Garantías

• Registro de presentación
• Registro de cancelación
• Localizacion de las garantías próximas a su
  cancelación.

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Sistema de Información - Apartados
Modificaciones en el Expediente

• Cesiones/Novaciones

• Revisión Genérica

• Prórrogas

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Sistema de Información - Apartados
Finalización del Expediente

• Cierre por
• Cumplimiento
• Resolución
• Anulación
• Declaración de desierto

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Integración con otros Sistemas
Compras y Suministros
Contabilidad Presupuestaria

• Gestión del gasto
• Control de facturas / albaranes
• Ejecución y control presupuestario tramitación
  de documentos.
• Seguimiento de ejecución presupuestaria vs. gasto
• Contabilidad Financiera.
• Contabilización del ingreso.
• Fondo de maniobra.

• Catálogo de Productos
• Gestión de Compras
• Control de almacén
• Control de material en depósito
• Distribución a unidades de consumo
• Pactos de Existencias
• Pactos de Consumo
• Gestión de Stocks en unidades de consumo
• Solicitud informatizada

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Integración con otros Sistemas
Catálogo de productos Necesidades de
Contratación Resultado de adjudicación de
expedientes de contratación
Contratación
Documentos Presupuestarios
Situación económica de expedientes de contratación
Proveedores Codificación Exped.Contratación Produc
tos Maestros generales (epígrafes, ...
Compras y Suministros
Contabilidad
Pedidos y Albaranes
Documentos presupuestarios
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Integración con otros Sistemas
Sistemas de Gestión Datos compartidos

• COMPRAS y SUMINISTROS
• Catálogo de PRODUCTOS.
• Seguimiento de la EJECUCION del expediente
  (seguimiento / control de la COMPRA).

• CONTABILIDAD
• Definición de EPIGRAFES.
• Maestro de PROVEEDORES.
• Seguimiento de la EJECUCION PRESUPUESTARIA.

NÚMERO DE EXPEDIENTE UNICO EN TODOS LOS SISTEMAS
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Centros en proceso de validación del Sistema

• Servicios Centrales de la Consellería de Sanidade
  e Servicios Sociáis
• Gerencia de Atención Primaria de Ferrol-A Coruña
• Complejo Hospitalario Universitario de Santiago
• Complejo Hospitalario Juan Canalejo

• Prevista la implantación antes del fin del 2002
  en
• Complejo Hospitalario Xeral-Cíes de Vigo
• Complejo Hospitalario Arquitecto Marcide de
  Ferrol

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Gracias por su atención.