Ministerio de Educacin Nacional

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Proyecto de Modernización de Secretarías de
Educación
Implementación de los Procesos Misionales para un
grupo de Secretarías de Educación participantes
en el Proyecto de Modernización Noviembre de
2007
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
República de Colombia
CONVERSATORIO DE REUNIONES EFECTIVAS
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PLANEACION
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Planear una Reunión

• El objetivo de esta sección es aprender a planear
  una exitosa reunión interactiva.

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La Importancia de Planear una Reunión

• Los constructores revisan antes de construir una
  casa. Un equipo atlético, planea antes de
  competir para que todo salga bien y logren su
  meta. Por la misma razón, los líderes y
  facilitadores necesitan crear un plan para sus
  reuniones.

Planificación
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Elementos Clave
6
Elementos Clave
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Objetivo de la Reunión

• Qué es? Contesta el por qué de la reunión. La
  gente se reúne para tomar decisiones, informar,
  planear, reportar y analizar, entre otros.
• Algunos orientan la reunión y requieren toma de
  decisiones (Ej. Agenda) y otros orientan a la
  persona y suministran información (Ej. Operar
  fotocopiadora).
• Por qué es importante? Puede empezar a diseñar
  el proceso orientado directamente a las
  necesidades de los participantes y generar
  motivación, participación y crear la sensación de
  dirección

Acciones para orientar
Información Agenda
para orientar
Fotocopias
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1. Objetivos Comúnes de una Reunión
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Objetivos Comúnes de una Reunión
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2. Análisis del Contexto

• Qué es? Estudio del ambiente para determinar
  eventos que tienen efecto en la reunión o que se
  ven afectados por la misma. Incluye presiones
  externas e internas, grupos políticos, cambios y
  metas organizacionales.
• Por qué es importante? Ayuda a conocer dónde se
  puede ajustar una reunión a todo lo que le
  circunda, a prevenir sorpresas, a tomar
  decisiones acerca de los roles, los resultados y
  la agenda.
• Preguntas Clave Por qué es importante la
  reunión? Cómo afectará a la organización al
  departamento o a las metas? Cómo se relaciona
  con la reunión anterior o la próxima? Qué
  información o eventos organizacionales podrían
  afectarla?

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3. Análisis de Implicados

• Qué es? Método para identificar y lograr un
  entendimiento de cada persona o grupo
  responsables por la decisión final o que se verán
  afectados con los resultados.
• Por qué es importante? Constituye un claro
  entendimiento y busca negociar con las
  inquietudes personales o de grupo.
• Cómo realizarlo? Haga una lista de quienes
  deben tomar la decisión final
• - Haga una lista de los afectados por los
  resultados
• - Haga una lista de los que pueden facilitar o
  bloquear la decisión
• - En cada caso, identifique los éxitos que buscan
  y lo que para ellos es ganar.
• - Seleccione los que irán a la reunión buscando
  que todos estén representados.

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4. Resultados Esperados

• Qué es? Resumen de las expectativas frente a la
  reunión y sus resultados. Existen dos tipos
• Cómo se ven? Con resúmenes escritos específicos
  y mesurados o con escritos desde la perspectiva
  de los participantes. Lo que se llevan los
  participantes.

Productos Listas, planes, decisiones, acuerdos
Conocimiento Conocimiento de Entendimiento
de...
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5. Participantes y Roles

• Existen varias funciones y actividades en una
  reunión que pueden ser efectivas o ineficaces.
  El líder puede elegir quien desarrollará cada
  función
• - Participación
• - Administración del Proceso
• - Manejo de la Información
• - Toma de Decisiones
• Roles Quiénes serán responsables por ciertas
  funciones en la reunión. Una persona puede elegir
  más de una función por consenso.
• Por qué son importantes? Ilustran quién toma la
  responsabilidad con funciones definidas,
  clarifican las expectativas de cómo puede
  participar cada persona y aseguran que todas las
  funciones serán cubiertas.

Depende de la intensidad y complejidad de la
reunión
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6. La memoria del grupo

• Qué es? Herramienta para recolectar información
  visual que permite enfocar al grupo en el
  trabajo, Legitimiza una reunión, ayuda a
  recordarla para la memoria del acto. Incluye
  palabras clave y frases comentadas. Se puede
  crear en diferentes medios Papelógrafo, Tablero
  etc.
• Por qué es importante?
• - Ayuda a enfocarse en la tarea
• - Ayuda a aceptar o legitimar opiniones
• - Despersonaliza ideas
• - Previene repeticiones
• - Libera de la toma de notas
• - Ayuda a recordar ideas/acuerdos
• - Bajo costo, fácil uso y es base para futuras
  minutas.

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7. Arreglos del Salón

• Qué es? Incluyen sillas, luz, foco o
  distribución del equipo. Algunos son
• Espacio en la pared para carteleras (memoria del
  grupo)
• Mesas y sillas distribuidas para permitir al
  participante focalizar y ajustarse a la reunión
• Por qué es importante? Contribuye a una reunión
  ordenada y focalizada.
• Factores a Considerar
• - Participantes cómodos
• - Crear espacios para la memoria del grupo
• - La meta es el logro de los objetivos y
  resultados esperados

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Arreglos del Salón - Opciones
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9. Métodos para tomar Decisiones

• Qué es? Describe quién debe tomar la decisión y
  cómo otros pueden involucrarse. Hay varios
  métodos, cada uno con ventajas y desventajas.
• Por qué es importante? Permite a quienes deciden
  conocer los límites sobre la participación de
  otros en este proceso.
• Permite que las personas sepan qué esperar y qué
  esperan de ellos.
• Ayuda a construir soporte para la decisión final
  cuando se requiere.
• Construye seguridad, facilita la colaboración y
  compartir responsabilidades sin perder el control.

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Métodos para tomar Decisiones - Niveles de
Compromiso
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Métodos para tomar Decisiones - Niveles de
Compromiso

• Decidir e informar Líder decide e informa. Se
  usa cuando hay poco tiempo para tomar la decisión
  o el grupo puede soportar e implementar la
  decisión.
• Reunir información individual y decidir Líder
  recoge información individual y toma la decisión.
  Se usa cuando se requieren opiniones expertas o
  cuando los intereses de los implicados están
  representados por un grupo.
• Reunir información del grupo y decidir Líder
  cita al grupo a reunión, recoge información y
  decide. Se usa cuando la decisión es importante
  para muchas personas, la sinergia puede dar
  buenas opciones o se busca construir
  entendimiento de una situación y facilita
  implementar la decisión.

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Métodos para tomar Decisiones - Niveles de
Compromiso

• Consenso Líder y grupo buscan decisión
  entendida por todos. Se usa cuando el cambio
  requiere entendimiento del grupo y la compra o
  cuando se requiere conocimiento experto de todo
  el grupo.
• Delegar con límites Líder confía y da poder de
  decisión sobre asuntos de relativa importancia,
  bajo ciertos parámetros y límites.
• Se usa cuando el cambio requiere total
  entendimiento del grupo y el equipo es experto y
  está lo suficientemente maduro para este tipo de
  liderazgo.

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10. La Agenda

• Qué es? Mapa con el camino de la reunión
  (planeación).
• La planeación es el proceso en el que se diseña
  el camino de los tópicos, pasos del proceso y
  tiempo necesario para conseguir resultados.
• Ventaja Permanece escrita --gt Camino lógico y
  secuencial de la reunión.
• Por qué es importante? - Ayuda a prepararse para
  el éxito
• - Ayuda a conocer con anterioridad cómo podemos
  participar
• - TIP Incluir tan pocos temas como sea posible
• - Los participantes tienen 3 clases de
  necesidades Resultados, proceso y relaciones
• - Hacerla entendible para todos los participantes.

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Agenda - Beneficios
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Planificación de la agenda
LA AGENDA
Objetivo de la Reunión
Qué
Cómo
Quién
Cuando
Análisis del Contenido Análisis de Implicados
Resultados deseados Temas
Logística
Participantes, Roles / Arreglos del Salón
Posibles Fallas
Decisión / Método
Visualizando el Éxito
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Puntos clave para construir una agenda
1. Piense cuales son los elementos clave para
reunirse
PARA REUNIÓN ESPECIAL 2. Verifique si necesitará
reuniones adicionales para recopilar objetivos 3.
Escriba el objetivo y los resultados esperados 4.
Liste en orden los temas para el logro del
objetivo
PARA REUNIÓN ORDINARIA 2. Escriba el objetivo de
la reunión 3. Liste los temas a tratar en orden
lógico 4. Escriba los resultados deseados para
cada tema
5. Identifique los pasos del proceso para cada
tópico (Ej. Presentaciones, evaluación, revisión
etc.) 6. Anote quien liderará cada tema y cuánto
tiempo tomará 7. Logística Arregle el salón y
prepare lo necesario 8. Identifique posibles
fallas y posibles prevenciones o soluciones a
éstas. Revise la agenda y piense en las posibles
modificaciones que puede hacer 9. Visualice el
éxito Imagine la reunión y el éxito de la misma
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(No Transcript)
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Comportamientos FacilitadoresAcciones Preventivas
Qué es? Acciones para realizar una reunión
orientada a los resultados y que facilita que
todos estén en el camino. Preventivos
Comportamientos o acciones que facilitan antes y
durante la reunión que el grupo no se desvíe de
lo planeado. Intervención Comportamientos o
acciones durante la reunión que ayudan a que el
grupo vuelva al camino de la reunión.

• ACCIONES PREVENTIVAS
• Al comienzo
• Acordar Resultados esperados, Agenda, Roles,
  Toma de decisiones, Reglas de juego
• Durante
• - Sugerir cómo pueden proceder y llegar a
  acuerdos
• - Hacer preguntas abiertas para aumentar la
  participación
• - Solicitar juicios a quienes se los reservan

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Comportamientos Facilitadores Acciones de
Intervención

• 1. Boomerang Devolver una pregunta hecha por un
  participante a él o al grupo
• 2. Devolverse al tema Estar seguro que todos
  están hablando de lo mismo
• 3. Preguntar/Decir Decir lo que pasa, lo que no
  funciona y dejar que hablen
• 4. Reforzar acuerdos y reglas Recordarlos cuando
  discuten o se salen del foco

5. Aceptar, legitimizar, estar de acuerdo o
diferir Para salir adelante en una dificultad
con la gente o situación. El grupo elige si el
tema es apropiado o si se deja a futuro 6. Usar
el lenguaje del cuerpo Reforzar sus palabras con
lenguaje corporal apropiado y congruente con el
lenguaje verbal 7. Usar humor Las bromas y
chistes pueden aliviar la tensión, pero no deben
ser a expensas de otro ni estar fuera de contexto

• Esto permite
• Escuchar lo que el grupo dice
• Que el grupo tome responsabilidad por su
  comportamiento
• Acercarse al éxito en los resultados de la
  reunión

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Intervención
Retroalimente a todo el grupo
RECOMENDACIONES - Comience con intervenciones
muy sutiles y amables - Si el comportamiento
continúa, escale gradualmente la intervención -
Permita a los participantes de alejarse
elegantemente de situaciones difíciles
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Seguimiento al Éxito
3
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Seguimiento al Éxito
El objetivo de esta sección es aprender cómo
completar la reunión de manera que incremente el
éxito y la implementación del objetivo
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Seguimiento al Éxito
Qué es? Proceso para concluir la reunión de
forma que el aprendizaje se relacione con las
actividades que acontecieron, implementar las
acciones tomadas y facilitar que las enseñanzas
se apliquen en futuras reuniones
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Minutas de la Reunión

• Revisar cada página, chequear títulos,
  asegurarse que el escrito sea legible y las
  oraciones tengan sentido.
• Retire la memoria del grupo de las paredes.
  Ponga las páginas en orden y numérelas.
• Escriba nombre de los participantes y fecha de
  la reunión. Delegue un responsable para la
  minuta.
• La minuta con los principales puntos tratados se
  puede archivar para consulta de todo el equipo.

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4
Recomendaciones
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Reglas de juego

• SILENCIAR CELULARES
• Respetemos las ideas de los demás.
• Participemos activamente.
• Escuchémonos.
• Mantengamos actitud de conciliación.
• Rompamos esquemas.
• Visualicemos la organización como si fuéramos el
  cliente,
• Qué esperaríamos recibir?.
• Tomemos decisiones que beneficien a la Secretaría.

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Ayudas para Conducir Reuniones

• Escuche antes de hablar
• De soporte, no sermones
• Confronte, no pelee
• Lidere, no le de gusto a todos
• Cree un ambiente libre de
• amenazas
• Confíe en el grupo
• No actúe siempre como experto
• Permita silencios
• No adoctrine
• Fomente la reflexión
• Profundice en las discusiones

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Sugerencias para el Desarrollo de Reuniones
Efectivas

• Suministrar información con tiempo
• Definir claramente el objetivo
• Establecer los temas a tratar
• Programar reuniones cortas
• Conformar grupos pequeños
• Tomar decisiones y distribuir responsabilidades

37
Sesión de Preguntas
???
38
Finalización
Gracias !!!