Sin ttulo de diapositiva

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CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACION EN
LAS ORGANIZACIONES Y SU RELACION CON LA
GERENCIA DE INFORMACION
Adrián Coutin Lic. (Univ. La Habana) MSc
(Sheffield University)
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I. Relación Información Organizaciones
Aspectos a Tratar
II. Relación Información Gerentes
III. Cultura Organizacional
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I. 1 Imágenes de las Organizaciones
I. Relación Información Organizaciones
I. 2 Algunas Definiciones de Información
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I. 1 Imágenes de las Organizaciones

• Maquinas
• Organismos
• Sistemas Políticos
• Culturales
• Aprendizaje

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I. 1 Imágenes de las Organizaciones
Concibe a la organización como una rueda
mecánica en constante movimiento y la tarea de la
G.I es garantizar que la información es enviada
donde y cuando esta es necesitada a través de
canales de información claramente definidos y
comprendidos entre todos los miembros de la
organización.

• Maquinas

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3
I. 1 Imágenes de las Organizaciones
La información de fuentes internas y externas es
necesaria para mantener la organización en un
estado de equilibrio. G.I tiene un rol critico en
obtener información sobre tendencias y
desarrollo en el medio ambiente externo de
forma que la organización pueda responder a los
cambios creados por las fuerzas sociales,
ecónomicos, tecnológicos y legislativos.

• Organismos

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I. 1 Imágenes de las Organizaciones
Parte del criterio que debido a que diferentes
grupos en las organizaciones tienen diferentes
intereses necesitan y usan la información
distintamente, en el ejercicio del poder y la
influencia, en la búsqueda de apoyo y negociación
de conflictos. Hace énfasis de la ética en la
práctica de la G.I.

• Sistema Político

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I. 1 Imágenes de las Organizaciones
Es un modelo partícularmente fuerte en la idea
de compartir creencias, valores, normas y
significados, haciendo énfasis en ritos,
lenguaje y símbolos. Sugiere que los usos de la
información podrían tener aspectos culturales
para esta. G.I tiene el rol de obtener el
significado e incorporar, através de su práctica,
las creencias y valores de la organización.

• Cultural

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I. 1 Imágenes de las Organizaciones
Sugiere la organización como una comunidad la
cual se regenera ella misma através de la
creación de conocimiento como resultado
del aprendizaje. G.I necesita asegurar que la
organización tiene la información y las
capacidades de información necesarias para la
adaptación continuada a los cambios internos y
externos medio ambiente.

• Aprendizaje

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I. 1 Imágenes de las Organizaciones

• Implicaciones para la G.I. que emerge como
• resultado del análisis de las imáges de las
  organizaciones

1. La G.I tiene el potencial para contribuir en
la realización de las organizaciones.
2. La G.I tiene diferentes propósitos en
diferentes organizaciones. Estos propósitos
pueden estar influenciados por las metas y
objetivos de las organizaciones como por su
cultura y actitud con respecto a la
información.
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I. 1 Imágenes de las Organizaciones

• Implicaciones para la G.I. que emerge como
• resultado del análisis de las imáges de las
  organizaciones

3. La G.I es implementada en un contexto
político, social y cultural lo cual conforma qué
hace la G.I y cómo hace su trabajo.
4. La práctica de la GI esta cargada de valores
por lo que tiene una dimensión ética.
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I. 1 Imágenes de las Organizaciones

• Implicaciones para la G.I. que emerge como
• resultado del análisis de las imáges de las
  organizaciones

5. Los conceptos de organizaciones en
aprendizaje y la teoría son aplicables para la
G.I en algunas organizaciones. No todas las
organizaciones están listas para este
desarrollo, ni es la dirección apropiada para
todas las organizaciones.
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I. 2 Algunas definiciones de información
Las organizaciones están conscientes del
potencial de la información en proveer ventaja
competitiva y en mantener su éxito, evidenciado
en un número de casos de estudios publicados,
etc.
No obstante este concepto IGNORA el lugar de la
información en la fabricación de un sistema
político o en la cultura de una organización.
Diferentes aproximaciones al concepto de
información desde diferentes campos conforman
la sgte. jerarquía de conceptos
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I. 2 Algunas definiciones de información
1. La información como un recurso
2. La información como un producto
3. La información como la percepción
4. La información como una fuerza esencial en la
sociedad.
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I. 2 Algunas definiciones de información

• Implicaciones para la G.I. que emerge como
• resultado del análisis jerárquico de las
  definiciones de
• información

1. La G.I necesita abarcar el rango completo de
la información desde un recurso hasta una
fuerza para el cambio y el desarrollo.
2. La información puede ser integrada en los
procesos de la organización y por lo tanto
puede influenciar en la cultura de la
organización y en sus modelos de estructura y
trabajo.
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I. 2 Algunas definiciones de información

• Implicaciones para la G.I. que emerge como
• resultado del análisis jerárquico de las
  definiciones de
• información

3. La G.I puede dirigir adecuadamente productos
de información, servicios de información, el
flujo de información y el uso de la misma en
una organización.
4. Utiles evaluaciones de la efectividad de la
G.I pueden estar basadas en el impacto de
la información en la organización.
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I. Relación Información Organizaciones

• La esencia del aporte de esta relación

Proposición 1. La información y su gerencia
contribuyen al cumplimiento de las metas y
objetivos de la organización.
Proposición 2. Para ser lo más efectiva posible
la G.I asume una amplia visión de la información
Proposición 3. La información puede ser
portadora de valor por lo que la práctica de la
G.I también.
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II. 1 El trabajo de los gerentes
II. Relación Información Gerentes
II. 2 Algunas Definiciones de Información
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II. 1 El trabajo de los gerentes
Un grupo de estudios arroja el resultado de que
los ejecutivos en sus puestos de trabajo son
activos, informales, fragmentados y de
naturaleza caótica de acuerdo al trabajo
gerencial que esten realizando.
Cada uno de estos estudio aporta diferentes
aproximaciones a la implantación de la G.I.
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II. 1 El trabajo de los gerentes

• Mintzberg identifica 10 roles categorizados en
  3 grupos

Autoridad Formal. Agrupa los roles de Dirigente,
Líder y Enlace.
Contactos Interpersonales. Incluye los roles
informacionales de Monitor, Diseminador y
Portavoz.
Autoridad Formal de la Unidad Organizacional.
Empresario, Administrador de Disturbios,
Administrador de Recursos, y Negociador.
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II. 1 El trabajo de los gerentes

• Kotter identifica 3 procesos relacionados con
  los
• directivos

Establecimiento de Agenda.
Construcción de redes.
Implementación de sus agendas a través de las
redes
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II. 1 El trabajo de los gerentes

• Luthaus desarrolla el punto de vista de Redes a
  la hora de
• analizar el trabajo de los gerentes 3
  categorías son
• identificadas

Comunicaciones de rutinas.
Administración tradicional.
Administración de Recursos Humanos
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II. 1 El trabajo de los gerentes

• Floyd Wooldridge estudiaron el trabajo del
  gerente intermedio y concluyen que para crear
  una ventaja competitiva ellos integran las
  funciones de

Dirección de Relaciones
Búsqueda de Innovación
Facilitación del Aprendizaje
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II. 1 El trabajo de los gerentes

• Implicaciones para la G.I. que emerge como
• resultado del análisis del trabajo de los
  gerentes (directivos)

1. La G.I tiene el potencial para contribuir a la
eficacia de los gerentes en sus diversos
roles organizaciones.
2. La G.I debe buscar y encontrar las necesidades
de información de los gerentes y aumentar sus
capacidades de información.
3. La G.I debe reconocer las fuentes formales e
informales y fluir hacia la organización
tanto las internas como las externas.
4. La G.I necesita facilitar a los gerentes
integrar la estrategía del negocio y la
información.
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II. 2 Algunas definiciones de información
El paradigma orientado al usuario
Qué información está al nivel de los usuarios
individuales de la información?
Basado en el individuo como creador de nuevo
conocimiento
Ambas perspectivas son necesarias para los
gerentes en las organizaciones.
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2
II. 2 Algunas definiciones de información

• El individuo como creador de nuevo conocimiento

Esta perspectiva vincula el conocimiento
individual y organizacional y parte del criterio
de que el nuevo conocimiento siempre empieza con
el individuo y este conocimiento personal es
transformado en conocimiento de la organización
el cual es de valor para toda la organización.
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II. 2 Algunas definiciones de información

• El individuo como creador de nuevo conocimiento

Cuatro modelos para la creación del conocimiento
en una organización
1. Del conocimiento tácito al conocimiento tácito
2. Del conocimiento explícito al conocimiento
explícito
3. Del conocimiento tácito al conocimiento
explícito
4. Del conocimiento explícito al conocimiento
tacíto
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II. 2 Algunas definiciones de información

• Implicaciones para la G.I. que emerge como
• resultado del análisis de las definiciones de
  información

1. Sí la información en las organizaciones es
conceptualizada como un proceso esta puede
ser integrada en la formulación estratégica.
2. La G.I necesita incluir la información como un
objeto y la información como un constructor
y las interacciones entre ambos procesos.
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II. 2 Algunas definiciones de información

• Implicaciones para la G.I. que emerge como
• resultado del análisis de las definiciones de
  información

3. La G.I tiene un rol en incrementar las
capacidades de información de los individuos
en las organizaciones.
4. Al menos todas las actividades de gestión
tienen un componente de información por lo
que la práctica de la G.I debe responder a
estas necesidades de los gerentes como
usuarios de la información y como productores de
información o creadores del conocimiento.
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II. Relación Información Gerentes

• La esencia del aporte de esta relación

Proposición 1. Los gerentes (directivos) están
en una posición única para integrar la
información y la estrategía de la organización.
Proposición 2. Un proceso de aproximación para
la información apoya la integración de la
información y la estrategía de negocios, y es el
fundamento de la G.I
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II. Relación Información Gerentes

• La esencia del aporte de esta relación

Proposición 3. La G.I debe adoptar una amplia
aproximación a la información en lo que
concierne a ella misma como información como
objeto y como un usuario constructor de
los flujos formales e informales de información
dentro y fuera de las organizaciones, fuente de
información interna y externa, incrementando
las capacidades de información de los individuos
en la organización.
Proposición 4. La eficacia de la G.I puede ser
evaluada por el impacto de la información en la
organización.
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III. 1 Definición de Cultura
III. Cultura Organizacional
III. 2 Implicaciones para la Información
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III. 1 Definición de Cultura
1. Existen más de 150 diferentes definiciones del
término CULTURA.
2. Para los fines de esta presentación
utilizaremos aquella que define a la cultura
como el programa colectivo de la mente
humana el cual distingue a miembros de un
grupo de otros.
3. La Cultura Organizacional es el patrón de
conducta común usado por los individuos y/o
grupos que integran una organización dando
personalidad y características propias a la
misma.
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III.2 Implicaciones sobre la información
1. Es esta misma cultura organizacional la que
define el comportamiento, motiva a sus
integrantes y afecta la forma en que la
organización procesa la información.
2. Se estima que las organizaciones solo muestran
un 10 o 15 del total de su masa. Esto
indica que para el diseño de un sistema de
información se necesite realizar una profunda
investigación que descubra el 90 o 85 del resto
de los valores y creencias de la
organización.
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III.2 Implicaciones sobre la información
3. La combinación de diversos factores muestran
las bases de la cultura organizacional tales
como el uso de la información y su
diseminación, la correspondencia, el uso del
correo electrónico, memos e informes así como
preferencia por las informaciones orales,
rumores, etc.
4. Los cambios estratégicos introducen cambios en
la cultura de las organizaciones lo que
implica resistencia a los cambios.
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III.2 Implicaciones sobre la información
5. La Gerencia de información promueve cambios
sustanciales en el uso y tratamiento de la
información lo que implica que sus
implementadores encuentren resistancia al cambio.
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Ejercicios

• Problema No. 1

Una organización militar deberá garantizar una
correcta información de los mandos con las
siguientes condiciones _ Compartimentación de la
información a determinado nivel _ Prioridad en el
suministro de información a determinadas áreas de
la organización _ Un procesamiento
centralizado y luego, de acuerdo a los temas y
otras reglas claramente expuestas, es
diseminada la información a los diversos
jefes. El único que tiene acceso a toda la
información del sistema es el jefe principal
de la organización Qué imagen de organización
es la que le corresponde?
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Ejercicios

• Problema No. 2

Un banco además de manejar grandes recursos
financieros, como es conocido por todos,
administra o debe administrar un gran flujo de
información entre los ejecutivos y
trabajadores que trabajan allí. Los datos e
informaciones deben fluir de forma permanente y
estricta en cada uno de los niveles
correspondientes. Los altos directivos reciben
al final del dia las informaciones relevantes no
solo del cierre contable sino también de todas
las actividades relevantes donde estuvo
vinculado el banco. Qué imagen de organización
es la que le corresponde?
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Ejercicios

• Problema No. 3

Un centro de investigaciones básicas se
encuentra trabajando en investigaciones
de primera línea a escala mundial. Un promedio de
15 artículos son publicados anualmente por esta
organización además de poseer 3 patentes que
cubren todas las líneas de trabajo. Han sido
identificados tres congresos y talleres
anualmente que generan información clave para el
perfeccionamiento de las investigaciones.
Internamente se coordinan seminarios y
conferencias de manera de intercambiar el
conocimiento entre los investigadores
involucrados en los temas de avanzada. Una red
de computación soporta una Intranet que garantiza
el intercambio de información y conocimiento
entre los miembros de la organización. Qué
imagen de organización es la que le corresponde?

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Ejercicios

• Problema No. 4

_ Crear una organización de cada una de las
imágenes de organización estudiadas en esta
conferencia. Cómo la Gerencia de Información
puede ayudar a cumplir los propósitos y
objetivos de dicha organización? _ Que imagen de
organización le corresponde a su institución?
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Ejercicios

• Problema No. 5

Tomando en cuenta el rol de los jefes cercanos a
nosotros identificar a qué tipo pertenece y cómo
la GI lo puede ayudar en su trabajo.